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模块二行政秘书常用写作 项目三行政公务文书写作

发布时间:2013-01-05  来源:原创  作者:主编:朱利萍 韩开绯 副主编:陈连锦 韦志国 易思平  发布者:网络秘书  浏览次数:1565  
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模块二行政秘书常用写作
 
项目三行政公务文书写作
【知识目标】
懂得报告的适用范围、分类、结构和写法以及写作注意事项。
懂得请示的适用范围、结构和写法,以及请示与报告的区别、请示写作的注意事项。
了解批复的适用范围和写作结构。
了解决定的适用范围及写作要求。
懂得函的适用范围、分类,请批函与请示的区别,答复函与批复、答复报告的区别,信函式公文格式,函正文的结构和写法,函写作的注意事项等。
懂得会议纪要与会议记录的区别、会议纪要的格式、会议纪要正文的结构和写法、会议纪要写作的注意事项。
【能力目标】
能熟练写作公文类通知。
能熟练写作表彰通报、批评通报和情况通报。
能熟练写作工作报告、情况报告和答复报告。
能熟练写作请示、批复。
能熟练写作实施意见和建议意见。
能熟练写作各类决定。
能熟练写作公函。
能熟练写作会议纪要。
职场情境
时间过得真快,俞琴在秘书部工作已经一年多了。由于其工作出色和她在工作中表现出来的写作才华,经公司研究决定提升她为秘书科科长,俞琴感到肩上的责任更重了,唯有更加努力地工作来报答领导对自己的栽培。很快俞琴又接到一个任务:公司计划在下半年举行一次职工技能比武,需要俞琴拟写相关的文字材料。
项目描述
通过向上司了解技能比武的方案,俞琴明白了自己的具体任务:技能比赛需要公司总部同意并给予资金支持,所以先要递交请示;因为要请省劳动厅职业技能鉴定所专家来主考,所以得致函劳动厅;技能比赛的具体项目需要听取职工代表大会意见和建议,需要根据初步方案写一份议案提交职工代表大会通过;整个活动情况需要报告公司总部,还应写一份报告。因此俞琴确定了自己所要拟写的文书:请示、函、议案、报告等。这些文书都属于行政公文,在使用和写作上具有严格的规定性。它们的适用范围如何?写作上有哪些规范和要求?这是俞琴迫切需要解决的问题。
 
任务一通知的写作
情景导入
××市林业局领导交代秘书小王写一则会议通知,内容是:局将在12月14日到17日召开关于会计决算编审工作会议,主要布置决算报表和审计工作以及编审2008年林业贴息贷款计划等事宜。于是,小王就写了下列一则通知:
关于××市林业局召开会计编审工作会议的通知
 
各区县林业局,市局属各单位:
兹定于12月14—17日召开2008年度会计决算编审工作会议,现将有关事项通知如下:
一、参加人员:各区县林业局及市局属各单位主管决算工作会议1人
二、会议地点:××市开竺圃(××县××乡)
三、报到时间;12月14日上午10:30
××市林业局
思考:文中有哪些错误与不足?这类通知与我们在日常生活中经常看到的张贴事务性通知有什么不同?
必备知识
一、通知的含义
通知适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;任免人员。
通知一般为普发性的下行文,即机关、企事业单位发给相关的下属机关、公司或部门。
二、通知的特点
(一)使用范围广
通知内容广泛,可涉及国家生活和社会生活的各个方面。下达指示,部署工作,告知事项,联合举办活动,转发上级、同级、下级机关的公文,任免干部,召集会议等,均可使用通知。
(二)使用频率高
由于通知涉及内容较广,是上情下达的重要工具,因而使用频率很高。
能力技巧
一、通知的写作技巧
(一)批示性通知的写作技巧
批示性通知,指转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文所用的通知。
1.标题一般由发文机关+批转(转发)+被转发文件名称﹢文种(通知)组成。如《国务院批转证监会关于提高上市公司质量意见的通知》。
注意:被转发文件名不用加书名号,如转发文件的文种是通知,可省略最后的“通知”。如《浙江省人民政府转发国务院关于开展全国食品卫生大检查的通知》。
2.正文批转、转发通知正文须把握二点:一是对批转、转发的文件提出意见,表明态度,如“同意”“请认真贯彻执行”“望遵照执行”“请结合实际参照执行”等;二是写明所批转、转发文件的目的和意义,提出希望和要求等。
(二)贯彻周知性通知的写作技巧
贯彻周知性通知,指上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排或就某一具体事项布置工作,交代任务所用的通知。
1.标题一般由发文机关﹢事由﹢文种(通知)组成。如《浙江经济职业技术学院关于评选优秀班主任的通知》。
2.正文通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。发文缘由要简洁明了,说理充分。任务一般分条写,要具体明确、条理清楚、详略得当,充分体现此类通知的政策性、权威性、原则性。执行要求要切实可行,便于受文单位具体操作。
3.结束语贯彻周知性通知一般用“以上通知,请认真贯彻执行”;“特此通知”;“望转属知照”等结束语。
(三)会议通知的写作技巧
1.标题一般由发文机关﹢关于召开﹢会议名称+文种(通知)组成。如《美达公司关于召开2009年度业务工作会议的通知》。
2.正文一般应写明召开会议的原因、目的,会议名称、会议议题、会议的时间和地点,参加会议的对象、需准备的材料等。
3.结束语会议通知一般用“特此通知”结束,或省略。
(四)任免通知的写作技巧
任免通知一般只写决定任免、聘用的机关、依据,以及任免、聘用人员的具体职务即可。
案例评析
【案例一】
交通运输部文件
交应急函〔2010〕3号
 
关于转发国务院应急办关于做好近期雨雪天气防范应对工作的通知
 
各省、自治区、直辖市、新疆生产建设兵团交通运输厅(局、委),上海市、天津市交通运输和港口管理局,长江、珠江航务管理局,各直属海事局、救助局,中远、中海、中外运长航、招商局、中交建设集团:
据中央气象台预报,未来一周冷空气将影响我国大部地区,现将国务院应急办下发的《关于做好近期雨雪天气防范应对工作的通知》转发给你们,并提出交通运输行业贯彻意见如下:
一、高度重视,切实抓好各项工作。入冬以来,我部就应对冬季灾害性天气陆续下发了《关于认真做好2010年道路水路春运工作的通知》(交运发〔2010〕35号)、《关于做好极端天气应对工作的紧急通知》(交应急明电〔2010〕1号)和《关于切实做好“两节”及春运期间交通运输安全生产工作的通知》(交安委明电〔2009〕23号),请按照通知要求,认真抓好各项工作。特别是春节将至,交通运输的畅通直接影响公众出行,影响节日市场供应,影响社会稳定,各地各单位一定要高度重视,结合近期雨雪天气、冰冻天气、雾霾天气、海上大风天气的特点,合理安排好交通运输工作,确保人民群众生活和生产不受影响。
二、突出重点,确保旅客和重点物资运输安全。各单位要密切配合有关部门,做好煤电油等能源物资、粮油蛋菜奶等生活必需品的运输,确保城乡正常生活秩序和生产运行。要与气象、海洋、公安交通等部门加强沟通和会商,及时发布节日期航班和车次信息,加强旅客出行引导。各地海事部门要密切关注大风和海冰情况,严格执行客船、滚装客船签证方面的有关规定,严把开航关。
三、加强值守,确保信息畅通。各地各单位要实施领导带班制度,建立突发事件应急处置机制,按照应急预案的要求及时处置发生的突发事件;同时要按照部《交通运输突发事件信息报告和处理办法》(已公布在部外网)的规定,及时向部报告突发事件信息。
四、密切关注,充分做好防灾抗灾准备工作。要充分估计极端天气可能造成的危害,组织充足的人力,准备充足物资、器材、设备,做好应对突发事件的准备工作。
附件:国务院应急办关于做好近期雨雪天气防范应对工作的通知
二○一○年二月十日
【评析】这是一份紧急的转发性通知,针对春运期间有可能出现的恶劣天气,国务院应急办发布了《关于做好近期雨雪天气防范应对工作的通知》,交通运输部及时转发并结合实际提出落实所转发文件的希望和要求。
【案例二】
 
国务院办公厅文件
国办发明电〔2009〕25号
国务院办公厅关于做好强降雪防范应对工作的通知
 
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
近日,受冷暖空气共同影响,华北地区及西北地区东部普降大到暴雪,河北省南部、山西省中南部暴雪创历史纪录,给这些地区生产、运输和群众生活带来一定影响。对此,党中央、国务院领导同志高度重视,作出了一系列重要指示。各有关地区和部门积极采取有效措施,取得了初步成效。为进一步做好防范应对工作,经国务院同意,现就有关事项通知如下:
一、高度重视,加强领导。当前,我国正处在应对国际金融危机的关键时期,也是电煤迎峰度冬以及防治甲型H1N1流感疫情的重要时期,做好强降雪防范应对工作具有重要意义。各地区、各有关部门要以对人民群众高度负责的精神,把保民生、保运输、保生产放在突出位置,密切关注气象变化,相应完善、及时启动并组织实施应对预案,科学调度,周密部署,狠抓落实,切实维护人民群众生命财产安全和生产生活秩序,最大程度减少可能造成的损失。
二、确保城乡群众正常生活秩序。各地区、各有关部门要采取有力措施,保障暴风雨雪等灾害天气情况下群众的正常生活。要组织好粮油、肉、蛋、菜、奶等市场供应,保持价格基本稳定,满足市场需求。要切实保证居民的水、电、暖、气供应,做好各项应急准备。要排查房屋特别是中小学校、卫生院、敬老院房屋隐患,防止出现人身伤亡。旅游部门要加强对各旅游景点设施设备的安全管理。卫生部门要组织做好医疗救助准备工作,满足群众就医需要。对生活发生困难的群众,要及时进行救助。
三、努力保障交通运输安全畅通。公安、交通部门要加强对事故易发路段的巡逻,一旦发生雪情,采取科学疏导车辆、除雪除冰防滑等措施,全力保障高速公路、主要国道、省道的安全畅通。铁道部门要充分考虑雨雪天气对铁路运输的影响,加大运力配置,确保旅客及电煤等重要物资的运输。民航部门要针对暴风雪、大雾、霜冻对机场和飞行器可能造成的影响,组织制订和落实各项安全防范措施,及时除雪除冰,确保飞行安全。各地区、各有关部门要密切协调配合,妥善安排好滞留旅客和司乘人员的吃饭、饮水、保暖、医疗等服务工作,切实维护良好的交通运输秩序。    
四、切实保证工农业生产正常运行。有关生产经营企业要认真做好暴雪可能造成的生产安全事故的防范应对工作准备,特别是要加强对电力、通信、供水、供热、供气等设施的安全检查,确保安全正常运行。要指导农民做好农林作物、牲畜的防寒防冻和冻后救助工作,尽快恢复受损的蔬菜大棚、禽畜栏舍等生产设施,努力保护生产能力,保障蔬菜及鲜活农副产品的供应。
五、进一步加强监测预警和信息发布。各级气象部门要做好暴风雪、强降温天气过程的监测、预报、预警工作,及时发布信息,搞好气象服务。这场暴雪过后,各有关地区和部门还要高度重视可能出现的低温冰冻以及大雾天气带来的危害,做好防范工作。
六、切实安排好值班工作。各级人民政府、各有关部门及应急管理机构要进一步加强值班工作,落实24小时值班和领导带班制度,值班人员要坚守岗位,随时关注天气变化情况,密切跟踪灾害发生过程,及时了解雪情雨情风情灾情,确保通信联络畅通;一旦出现灾情,要立即向有关地方政府和部门报告;涉及跨部门、跨行业领域的灾害过程,要主动互相通报情况。
国务院办公厅
二○○九年十一月十二日
【评析】这是一则贯彻周知性通知,开头交代发布通知的背景和目的,主体交代具体事项和执行要求,内容简洁、层次清晰,语气肯定,符合下行文的行文风格。
【任务演练】
根据职场情境的材料,代俞琴写一则职工技能比武的通知。
任务二通报的写作
情景导入
2009年5月中国出现第一例甲流后不久,卫生部明确表态甲流实施零报告和日报告制度。到了6月,围堵甲流已难以抑制其向社区发展,全省每日增加几十例的现象也时有发生,并与季节性流感混合。为此,从卫生部到省卫生厅都调整防控策略,转为减缓社区发展,重点放在救治重症病例。甲流疫情如无特殊,不再每日通报,而改为每周一、周三、周五通报。调整通报时间,意味着甲流已进入常态化管理。
思考:为什么出现重大疫情的时候,卫生部要实行日通报制度,通报在日常工作和生活中随处可见,那么作为红头文件的“通报”一般用于什么情况呢?
必备知识
一、通报的含义
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报也是普发性的下行文。
二、通报的种类
(一)表彰性通报
用以在一定范围内表彰好人好事,评价经验、宣传先进思想、树立学习榜样等。
(二)批评性通报
用来批评后进,纠正错误,打击歪风,指出有关单位或个人存在的错误事项,提出解决办法或处理意见。
(三)情况性通报
 用于传达上级重要精神,沟通信息,互通情况,以推动本单位或全局工作。
三、通报的特点
(一)题材的典型性
通报的题材,不论是表彰性的、批评性的,还是通报情况的,都要求有典型意义。典型就是既有普遍性、代表性,又有个性和新鲜感的事实。
(二)思想的引导性
通报的内容,不论是肯定性的,还是否定性的,其价值都并不仅仅在于宣布对事件的处理结果,而是要树立学习榜样,或者提供戒鉴,使读者能够总结经验、汲取教训,思想上受到启迪,得到教益。
(三)制发的时效性
通报所涉及的事实比较具体,写作时对发生的时间、地点等要素都要进行交代。人们对当下发生的事实兴趣较高,而且,发生已久的事实也必然会跟最新的现实有所偏离。因此,通报的写作和传播都应该是迅速及时的。
能力技巧
一、通报的写作技巧
(一)标题
一般由发文机关+事由+文种组成,也可省略发文机关。如《关于表彰“2009浙商风云人物”的通报》《广电总局关于处理影片〈苹果〉违规问题的情况通报》。
(二)正文
一般由主要事实、事实评析、决定和要求组成。
(1)表彰性通报的正文内容。着重介绍先进典型值得人们学习、效法的主要事迹,要写清时间、地点、人物及基本事件过程,并据此分析先进典型的精神实质和意义;然后作出表彰决定;最后提出要求,号召学习。
(2)批评性通报的正文内容。首先写清楚错误事实或现象;接着对错误性质或危害进行分析;再次提出惩罚决定或治理措施;最后提出希望要求,以便受文单位能够高度重视,汲取教训,引以为戒。
(3)情况性通报的正文内容。先写清通报的缘由和目的;再具体写清通报情况与信息;最后在明确情况的基础上,对受文单位提出希望和要求。
案例评析
【案例一】
天顶乡人民政府文件
天政〔2008〕12号
关于表彰陈建良、彭炳文同志见义勇为的通报
今年10月5日上午,我乡燕联村村民陈建良和彭炳文同志回家途中,在曾家坝组路段听到有人喊“抓贼”,发现一窃贼偷盗黄姓村民家铝合金窗户后,两人迅速骑摩托车追赶窃贼,追至龙王港桥头时与窃贼展开搏斗,窃贼突然抽出作案所用十字起朝两人猛刺,陈建良同志颈部不幸被起子刺中,严重受伤。
窃贼逃窜,陈建良忍着剧痛和彭炳文徙步追出200多米,为防窃贼逃脱,陈建良同志又返回原处骑上摩托车,与彭炳文同志一道继续追出约1公里,在麓云路南端将窃贼擒获,并交到闻讯赶到的派出所民警手中。
陈建良同志因失血过多,昏眩倒地,被群众急送湖南航天医院救治,由于胸腔大量积血生命垂危,后转至中南大学湘雅三医院抢救,直至10月8日上午才脱离生命危险。陈建良、彭炳文同志见义勇为的感人事迹在《长沙晚报》《三湘都市报》和长沙电视台政法频道等媒体进行了报道,赢得社会广泛赞誉。乡政府决定给予通报表彰。
希望受表彰的同志珍惜荣誉,再接再厉,争取更大的光荣。乡党委、乡人民政府号召,全乡广大干部群众要以陈建良、彭炳文同志为榜样,认真学习他们的先进事迹,自觉维护社会治安,为推进“平安天顶”“和谐天顶”建设作出积极贡献。
天顶乡人民政府
二○○八年十月十三日
【评析】这是一则表彰性通报,开头对先进事迹进行概述,接着分析意义,然后写表彰决定,最后提出号召希望和要求,既包括对被表彰者的勉励和期望,又包括对广大群众的号召和希望。
【案例二】
广电总局关于处理影片《苹果》违规问题的通报
 
各省、自治区、直辖市广播影视局,新疆生产建设兵团广播电视局,各电影制片单位、电影发行公司、院线公司,在京电影直属单位:
由北京劳雷影视文化有限责任公司、北京保利博纳电影发行有限公司、北京中鸿房地产开发集团有限公司联合出品的影片《苹果》,在电影制作、参加国际电影节、互联网传播及音像制品制作等方面,严重违反《电影管理条例》(以下简称《条例》)及相关法规,造成了不良影响。现将有关情况通报如下:
一、影片《苹果》的主要违规问题
(一)违规制作色情内容的片段(未经审查通过),并擅自将未经审查通过的含有色情内容的影片在互联网上传播及制作音像制品,违反了《条例》第二十五条的规定。
(二)将未经审查通过的电影版本,送第57届柏林电影节参赛,违反了《条例》第二十四、三十五条的规定。
(三)在影片发行放映中进行不健康、不正当的广告宣传,违反了《条例》第三条和《广告法》的相关规定。
二、鉴于影片《苹果》发生上述严重违反法规问题,为加强和规范电影制片及发行放映的管理,确保电影及各种媒体的传播健康有序,进一步净化银幕视频,为广大群众特别是青少年观众营造良好的文化环境,根据《电影管理条例》《电影剧本(梗概)备案、电影片管理规定》《互联网等信息网络传播视听节目管理办法》等相关法规,并按照《广电总局关于重申禁止制作和播映色情电影的通知》《广电总局关于加强互联网传播影视剧管理的通知》等要求,现对影片《苹果》的上述违规问题作出如下处理决定:
(一)依据《条例》第四十二、四十三、五十六条的规定,吊销该片的《电影片公映许可证》,没收未经审查通过的影片拷贝及相关素材,制片单位15天内将拷贝等送达总局电影局;停止该片在影院发行、放映;停止其网络传播;建议有关行政部门停止其音像制品的发行。
(二)依据《条例》第五十六、六十一、六十三、六十四条的规定,对负有主要责任的北京劳雷影视文化有限责任公司,取消其两年内摄制电影的资格;该公司的法定代表人方励,两年内不得从事相关电影业务;对负有相关责任、参与投资拍摄的北京保利博纳电影发行有限公司和北京中鸿房地产开发集团有限公司,进行通报批评,责令其限期整改。
(三)对参与该片拍摄的制片人、导演及相关演员,则进行严肃的批评教育,并要求其作出深刻检查。
二○○八年一月三日
【评析】这是一则批评性的通报,先陈述错误事实以及错误性质,再结合相关规定提出处理意见。结尾如果能提出一些警示性的建议和要求则更好。
【任务演练】
根据职场情境的材料,代俞琴写二则职工技能比武的通报,一是表彰技能比武优胜者;二是通报本次技能比武的组织情况。
任务三报告的写作
情景导入
2003年春天,我国遭遇了一场突如其来的“非典”疫情重大灾害,给全国人民带来了恐慌。党中央、国务院把人民群众的身体健康和生命安全放在第一位,及时研究和部署防治非典工作。卫生部启用疫情零报告制度。零报告制度就是从初次上报报表到本次上报报表之间的时段内,即使没有出现新情况,也要将报表填上“0”上报的制度。上报报表的时间和时间间隔是上级规定的,目的是为了掌握某时段内的最新情况。
2009年,甲型H1N1流感同样实行零报告制度。现在不单在传染病统计工作上实行“零报告制度”,在一些特殊时期的其他工作也实行“零报告制度”,比如自然灾害、交通安全、生产安全、社会安全、政治事件等。
实行“零报告制度”,“零”的情况也要报告,就意味着有关方面要负起责任。因为故意“错报”比“不报”的罪过要大。
思考:在一些特殊时期或特殊行业,零报告制度有什么作用?
必备知识
一、报告的含义
报告适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。报告是典型的上行文,因而在写作时必须有签发人。
公文的报告不同于一般的调查报告、经济活动分析报告、考察报告、英模报告、会议报告等,这些都不属于公文。
二、报告的种类
按内容分,公文的报告有工作报告、情况报告、答复报告。
按性质分,有综合报告和专题报告。综合性报告,是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性,写作难度较大,要求较高;专题性报告,是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告,在内容上具有专一性。
三、报告的特点
(一)陈述性
在报告中汇报工作、反映情况,大都采用叙述、说明的表达方式,因而是陈述性。
(二)建设性
报告的撰写目的是为了向上级机关达情献策,是为上级机关更好地制定政策、指导工作服务的。
(三)沟通性
报告是“上传下达”的主要手段,目的在于加强交流。报告是上下级间沟通情况、交流信息的主要公文之一。
能力技巧
一、报告的写作技巧
(一)标题
一般由发文机关+事由+文种组成,也可省略发文机关,如《浙江经济职业技术学院2009届毕业生就业情况报告》《全国农资打假督查情况报告》。
(二)正文
1.工作报告正文工作报告正文的主要内容包括:基本情况,成绩和经验,问题和教训,对策、措施或今后的打算。
不同目的的工作报告,对上述各项内容有不同的侧重点。重在总结经验、教训的工作报告,应当注重工作情况的分析,对经验和教训详作归纳;重在汇报工作情况的工作报告,则应详述工作情况、过程、做法,略写经验、教训。
2.情况报告情况报告正文部分写作内容一般包括:陈述情况或问题,进行原因分析,提出基本看法(有时可提出处理意见或建议)。
反映事故、灾情的情况报告,其具体内容、结构为:简要叙述事故发生的时间、地点、单位,事故的简要经过、伤亡人数、直接经济损失的初步估计,采取的措施及事故控制情况,事故发生原因的初步判断,对事故的看法和态度。
3.答复报告正文答复报告是针对上级的询问,作出答复的报告。其开头必须交代答复依据,一般分下列三种情况:
1)如收到上级问询函,开头一般这样写:“《关于××函》收悉,现将……问题报告如下:”。
2)如接到上级问询电话,开头一般这样写:“××月××日电悉,关于……问题报告如下:”。
3)如接到上级通知,要求完成某一工作后写一份答复报告,开头一般这样写:“按照《关于……的通知》(×发〔××××〕×号)精神,现将本单位……情况报告如下:”。
答复报告的主体是答复事项。即针对上级询问的问题一一答复。
二、报告的写作要求
(一)综合报告应抓住重点,突出主要问题和矛盾的主要方面。
(二)专题报告要一事一报,体现其专一性。
(三)忌将报告提出的建议或意见当作请示,要求上级指示或批准。
案例评析
【案例一】
国家航空产业基地管委会2008年度信息公开工作报告
 
市信息化领导小组办公室:
根据西安市信息化领导小组办公室《关于信息化建设绩效考评工作的通知》(市信化办发〔2008〕13号),并按照《〈西安市目标责任综合考评试行办法〉实施细则》(市办发〔2008〕1号)的要求,全面贯彻落实《西安市人民政府信息公开规定》(市政发〔2008〕37号)和《西安市信息化建设绩效考评细则》(市信化办发〔2008〕4号)文件精神,我航空基地管委会高度重视,积极推进航空基地政务公开、信息公开工作,于2008年7月开始全面开展基地各部门信息公开目录的梳理和修订工作,政务公开基本情况如下:
一、高度重视
航空基地党工委一直非常重视基地信息化建设和信息公开工作,成立了信息公开领导小组,并由管委会主任担任组长全面主持工作,各部门主管直接负责本部门的信息公开梳理和修订工作,而且要求各部门、各中心确定一名信息公开工作联系人,承担信息公开具体工作,保证了基地信息公开工作及时、有效开展,切实做到层层分解抓落实,一级对一级负责、一级抓好一级的信息公开工作机制。同时结合航空基地自身情况,梳理编制了《航空基地政府信息公开制度》《西安阎良国家航空高技术产业基地信息公开目录》,并按要求及时上报电子政务网络中心。
二、注重实效、认真落实
按照西安市开发区政府网站信息公开目录编制参考方案,结合航空基地自身的实际情况,把企业、群众普遍关心的、涉及公众切身利益的事项作为信息公开梳理的重点来抓,细分各项办理业务。一是对需要公开的信息以内容真实、及时有效、便于监督为原则。二是公开内容涵盖机构介绍、政策法规、规划计划、人事信息、财政信息、工作动态、统计数据、应急管理、业务信息方面。三是要求公开的信息标准统一、运作规范,做好信息公开以及已公开内容存档备查、备案等工作。四是依托基地门户网站,增设政务公开、虚拟政务大厅等栏目从信息公开、电子政务和便民服务三个方面入手推进电子政务建设和网上政务公开。五是积极配合市经委、规划局等单位补充其所需的政务信息资源共享需求。
三、加强维护、不断改进
一是要加强内部监督,严把公开内容和项目关,既要防止应该公开的不公开,又要防止不该公开的乱公开。二是各部门、各中心抽调人员作为信息员积极配合信息公开目录及内容整理工作,及基地门户网站信息公开内容的维护工作,同时安排专人对中国西安政府门户网站政务公开栏中内容的维护更新。三是加强门户网站的建设和管理。认真做好门户网站的改版升级,增强网站的服务能力和影响力;建立健全网站内容保障工作机制,明确部门责任,加强保障工作考核;逐步扩大网上审批、年检、办证、咨询、求助和投诉的涵盖面,提高工作效率,方便公众办事;逐步设立互动式政务公开平台,扩大政府与群众的网上沟通渠道,更好地体现透明性、民主性。四是不断充实完善政务公开,细化目录内容,目录调整情况及时上报,并向社会公布。五是继续认真落实市信息化领导小组办公室部署的各项工作任务。
国家航空产业基地管委会
二○○八年十二月二十八日
【评析】这是一份专题工作报告。正文首先介绍了工作依据和工作的做法、措施、成效。文章展开内容采用分条列项法,内容排列具有逻辑关系。本文语言流畅,明晰。
【案例二】
潜江市粮食局关于潜江市粮油储备公司雪灾情况的报告
 
省粮食局:
2008年2月3日,储有省级储备粮760吨的潜江市粮油储备公司渔洋粮库拖市粮站容量为100万公斤的1号库,因屋面积雪厚达50 cm,仓库木架不堪重负,在清晨5时许突然坍塌三间。事件发生后,该公司迅速组织30多名精干力量奋力展开抢险救灾工作。上午8时,我局接到灾报后,立即成立了由局长金泽新任组长、副局长李孝安、工会主任赵生福同志任副组长,业务科、资管办等相关科室负责人为成员的抗灾救灾领导小组,并于9时赶到现场指挥救灾工作,同时,采取了三个措施以防类似事件再次发生。
一是组织了三个专班,深入到各国有粮食企业对所有仓库、厂房及相关设施进行了“拉网式”检查,全面掌握了雪情;二是督促各粮食企业组织员工及时清扫重点部位的积雪;三是集中一切人力物力,清理抢修坍塌仓库,确保储粮绝对安全。当日下午6时,受灾仓库的清理抢修工作顺利完成,造成直接经济损失5 059元,预计灾后维修带来间接损失20万元左右。
此次事件的发生,充分说明我市国有粮食仓库的不安全因素很多,给我们敲响了安全警钟,我局将切实加强仓库安全管理,加大资金投入,做好仓库维修工作。同时,恳请省局对我市的仓库维修工作给予政策倾斜,以确保仓库维修工作顺利进行。
潜江市粮食局
二○○八年二月十八日
【评析】这是一则突发性情况报告,先概述事故经过、结果及相关处理工作,接着分析事故的原因,然后提出今后措施。全文结构严谨,条理清晰。
【案例三】
凤县文化教育局、凤县人事和劳动社会保障局
关于易巧艳信息网留言的答复报告
凤文教〔2007〕57号
 
县政府:
县政府公众信息中心公众意见阅办单收悉。现对安康学员易巧艳同学公众信息网留言回复如下:
根据我县教师队伍状况和初高中教师缺编缺科情况,今年我县拟招聘2007届师范类本科生30名充实到初高中教师队伍中。因撤点并校工作的启动和计划生育、迁徙等原因出现的小学生源等因素,目前小学教师人员较充裕。
根据《教师法》《教师资格条例》和《宝鸡市中小学教师高学历教育3666工程》等法律法规要求,我县凡新聘教师均要求具备师范类本科学历、教师资格证两个条件,经审查面试合格后由人事等部门负责办理招录手续,文教局负责安置工作岗位。
特此答复
凤县文化教育局
二○○七年四月二十八日
【评析】这是一篇答复报告,开头引用答复依据,主体针对问题作出答复。两个机关双重行文,只写上主送机关字号,因是联合上报,结尾也只需盖主办机关章即可。
【任务演练】
根据职场情境的材料,代俞琴写一份报告将技能比武整个活动情况报告给公司总部。
任务四请示的写作
情景导入
王赢因工作业绩出色被提升为营销科科长。走马上任后,王赢仔细盘算了一下营销科的工作,发现现有员工人数不能满足业务开展的需要,而且营销科经常有临时性任务需要外出或接待外来客户,也没有一辆可以应急的商务车。因此,王赢就跟总经理提出希望招聘一批有经验的员工,购置一辆商务车的要求。经理听了王赢的汇报后说:“你的主意不错,可以考虑,不过,你得先打个书面报告上来”。王赢虽然业务工作不错,但文书写作基础并不好,这个报告该怎么写了,王赢陷入了思考……
思考:如果你是王赢,该从哪些方面组织材料呢?是否真的用报告行文呢?
必备知识
一、请示的含义
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
请求指示,指在工作中遇到重大或疑难问题,请求上级机关给予指示。请求批准,指遇到经上级批准才能办理,或必须处理但本单位又无权处理的事项,请求上级批准。请求帮助,指本单位应办或上级交办的事项,需一定人力、财力、物力,本单位难于解决,请求上级帮助解决。
二、请示的特点
(一)上行性
请示是典型的上行文,向上级机关呈送,但不得直接送领导者个人,也不能同时抄送同级或下级机关。如双重领导,主送机关也只能是一个,有必要时抄送另一个上级机关。
(二)请求性
注意上行语气,不能用命令语言。待批事项一般用“拟”。
三、请示和报告的区别
请示和报告都是上行文,都有向上级汇报情况、陈述意见的内容。但请示和报告是两种不同的公文,在现实使用中不能将两者混淆,更不能写成“请示报告”。其主要区别有:
(一)行文时间不同
请示的事项是要等上级机关批准后才能处理实施的,必须事前行文;报告所涉及的事项大都是过去的或者正在进行中的,可以事后行文,也可以事中行文。
(二)行文目的不同
请示的目的在于请求上级指示或帮助解决,为上级批复提供依据;报告的目的是向上级反映情况、汇报工作,为上级机关提供信息和经验教训或答复上级的询问。
(三)上级反馈不同
上级机关收到请示,不管同意与否,均必须及时批复;收到报告,大多是了解下级工作情况,没有特殊情况可以不回答。
能力技巧
一、请示的写作技巧
(一)标题
一般由发文机关+事由+文种组成,也可省略发文机关。如《浙江经济职业技术学院关于开设空中乘务专业的请示》。
(二)正文
1.请示理由请示的开头充分阐明请示的背景情况、道理依据、实际困难、请示缘由。要求理由充分、具体,体现出请示事项的重要性、迫切性。它是上级机关是否批准请示事项的重要依据。
2.请示事项请示的主体具体说明本机关解决问题的打算和意见,以供上级机关参考,可以引用有关的政策和法规,需要解释的问题可以详细说明;然后提出对上级的要求。内容复杂的也可加附件。这部分要具体明确,便于上级机关作明确答复。
3.请示结语请示的结束语一般比较委婉,如“以上意见妥否,请批示”;“当否,请批准”;“妥否,请批复”;“如无不当,请审批”等。
二、请示的写作要求
1)请示事项单一,坚持“一文一事”原则。
2)请示的主送机关只能一个,不能搞多头请示。如双重领导,必要时可抄送另一个上级机关。但不能写给领导者个人。
3)按隶属关系逐级请示,不可越级请示。
4)请示必须有签发人,同时在附注处写上联系人、联系电话。
5)请示不能与报告混用。切忌写成“关于……的请示报告”。
案例评析
【案例一】
关于注册会计师执业年龄的请示
 
中国注册会计师协会:
前不久,一位注册会计师有感于媒体报道“一位70岁律师不服年满70岁不予执业的规定状告司法部门而获胜”的一则新闻,给黄友秘书长写信认为:注册会计师执业年龄等规定与《注册会计师法》相悖。对此,我会已向贵会作了汇报,并给该注册会计师作了答复。
近日,在我会办理年检过程中,该注册会计师又向四川省财政厅正式提出了行政复议申请(附后)。其申请事项为:四川省注册会计师协会川注协〔2004〕2号文件规定年龄70周岁的注册会计师不能继续从事注册会计师业务,撤销注册,收回注册会计师证书的规定有悖于注册会计师法第十三条的规定,特申请复议并裁定停止执行该项规定。申请理由主要有:《注册会计师法》第十三条对撤销注册的情形作出了具体规定,其中并无执业年龄的限制,也未授权财政部门或注协可以规定其他应予撤销注册的情形,中国注册会计师协会制定的《注册会计师年检办法》第五条的规定有悖于《注册会计师法》第十三条的规定;《注册会计师法》第10条不予注册的规定中“财政部门规定的其他不予注册的情形”不适用于撤销注册的情况;《注册会计师法》第37条规定,“注册会计师协会应对注册会计师的任职资格和执业情况进行年度检查。”这里明确了年检的内容是任职资格和执业情况,对于已取得注册会计师证书的人员,影响任职资格的只能是注册会计师法第十三条的规定;国务院办公厅国办发〔2003〕84号文件规定“对现由国务院部门及其内设机构设定,由各地方人民政府实施的行政审批,各地要作如下处理,国务院部门内设机构设定的行政审批,一律取消。”中注协应属财政部门的内设机构。
我省的注册会计师年检工作是严格按照中国注册会计师协会制定的《注册会计师年检办法》进行的,对此,我会特向贵会请示对此类问题该如何处理,并请尽快回复。对此问题,我们应做好行政诉讼的准备。
附件:余宪礼行政复议申请
四川省注册会计师协会
二○○四年二月二十三日
【评析】这是一篇请求指示的请示。开头说明请示的缘由,然后说明请示的事项,最后请求上级单位给予指示。正文内容简洁明了,请示事项单一明确。
【案例二】
黔南州水利局关于申请2009年州级水利建设项目前期工作经费的请示
 
州人民政府:
十七届三中全会把加强以水利为重点的农业基础设施建设作为解决“三农”问题的重大举措,明确提出了水利建设的三项重要目标:2010年年底完成大中型和重点小型水库除险加固任务,2012年解决农村饮水安全问题,2020年基本完成大型灌区的续建配套与节水改造任务。根据省水利厅开会传达的精神,我省2009—2011年水利建设投资的重点主要有农村饮水安全、大型灌区改造、病险水库治理、重点骨干工程建设(加强西部地区重点中型水库建设、重点中小河流治理)、水土流失治理等五个方面。
结合当前国家拉动内需的背景,在多次与省水利厅汇报对接的基础上,我局及时按照省水利厅的要求开展了充实修改黔南水利建设2009—2011年项目储备库的工作,并如期完成。我州水利建设2009—2011年项目储备库分为大中型水库、大型灌区、农村人饮安全、病险库、中小河流治理、节水示范项目、水土流失综合治理、农村小水电、城市防洪、其他小型水利,共计十类项目,总投资71亿元,估算需前期工作费1.6亿元。主要包括:大中型水库项目16个,估算投资24.38亿元;大型灌区项目1个,估算投资1.76亿元;农村人饮安全项目,估算投资9.62亿元;病险库项目138个,估算投资2.77亿元;中小河流治理项目53个,估算投资12.28亿元;节水示范项目8个,估算投资0.42亿元;水土流失综合治理项目,估算投资1.86亿元;农村小水电项目16个,估算投资2.19亿元;城市防洪项目9个,估算投资5.38亿元;他小型水利项目76个,估算投资10.42亿元。按照轻重缓急的原则以上项目拟分三个年度申请中央投资。
根据国家发改委、水利部的要求,项目在申请中央投资时必须至少达到可行性研究的前期工作深度。目前,我州的水利建设2009—2011年项目储备库中仅有很少部分(如2009年人饮安全项目、12个中小河流治理项目、瓮福灌区一、二期、瓮安杜仲河中型水库等)有可行性研究报告,其余绝大部分项目尚未开展前期工作,主要原因是没有前期工作经费来源,这个情况严重地影响了我州在3年水利大投入中争取中央资金的机会。
为了抢抓这次水利建设的大好机遇,在州政府的大力支持下,经多次与省水利厅衔接,初步预计在前期工作具备的前提下,2009年可以争取到中央投资的项目有:①2009年人饮安全项目20万人,总投资1.0亿元,需前期工作费200万;②病险水库除险加固(9座小(一)型水库),总投资3 850万元,需前期工作费220万;③中小河流治理项目(1~2个项目),总投资3 000万元,需前期工作费100万;④瓮福灌区续建配套改造,总投资3 600万元, 需前期工作费120万。
以上项目前期工作费共计640万元。
中型水库三都县冷水沟水库因前期工作费较大,需州级出资部分待下一步再定,其他2009年的后续项目待进一步向中央、省争取。
为确保以上项目投资到位,根据水利部及省水利厅前期工作费的有关要求,州、县前期工作费各占50%,按此计算2009年州级前期工作经费共需320万元,从2010年开始这320万元作滚动使用(即实施一个项目,由项目业主归还该项目的前期费)。鉴于时间紧迫,建议在2009年州发改局的前期工作预算中先期安排水利项目前期工作经费320万元,以使我局及时安排力争2009年拟上项目的前期工作,确保我州水利建设前期进度能赶上国家的要求,从而能争取到中央和省的更多的项目投资。
当否,请批示。
黔南州水利局
二○○九年三月十七日
【评析】这是一则请求上级机关支持、帮助的请示。正文依次介绍了水利建设的背景,水利建设的类型、投资情况及其资金困难等情况,这是请示的原由。在此基础上,提出了请示事项,即需解决的资金的类别及数量。全文以惯用语“当否,请批示”作结。文章在陈述困难及事实时,注重用统计数字说明问题,显得理据充分,要求合理。
【任务演练】
请代××学校写一份请示。
××学校田径场为渣质400米的跑道,地势低洼,又无排水设施。如遇雨天,场地积水数日不退,严重影响了体育课教学的正常进行,妨碍了全校师生的身体锻炼。同时,也不符合国家教委关于高职办学条件评估的要求。现需请示市财政局拨款30万元,学校自行解决10万元,将田径场改造为塑胶跑道,并增添排水设施。
任务五批复的写作
情景导入
 
××乡政府:
对你乡的多次请示,作如下答复:
1.原则批准你乡建立联合贸易公司,负责本乡的内、外贸易工作。你乡应尽快使联合贸易公司开始营业。
2.你乡提出试行“关于违反计划生育规定的处罚办法”最好不执行,因为这个办法违反上级有关文件精神。
3.今年你乡要盖礼堂一座,并准备开辟为对外营业的影剧院,有利于活跃农民文化生活,增加宣传阵地。批准你们的请示。
4.同意你乡“关于开展学习拥军模范赵香同志活动”的请示。赵香同志支持丈夫、儿子上前线。在丈夫牺牲后又鼓励女儿报考军队护校,她还给前线战士寄书、写信,鼓励他们保卫祖国,事迹是感人的,应大力宣传。
××县政府
××××年××月
思考:此批复存在哪些问题?
必备知识
一、批复的含义
批复适用于答复下级机关的请示事项。批复是下行文。
二、批复的类型
(一)对请求指示的批复
是针对下级机关提出的难以理解的政策、法规和没有明文规定的疑难问题,作出具体明确的解释和答复,或表明意见和态度。
(二)对请求审批的批复
是针对下级机关请求批复的事项,进行认可和审批,具有表态性和手续性。
三、批复的特点
(一)权威性
批复代表着上级机关的权利和意志,对请示事项的单位有约束力,受文机关必须执行批复内容。
(二)针对性
批复必须是针对下级机关请示事项而发,属被动行文,一文一事,内容简单,针对性强。批复的内容是由请示的内容来决定的,批复的主送单位只能是请示机关。
(三)指示性
批复的目的是指导下级机关的工作,因此批复在表明态度以后,还应当概括地说明方针、政策以及执行中的注意事项。
能力技巧
一、批复的写作技巧
(一)标题
批复的标题由“发文机关+事由+批复”组成。批复的事由大致有两种写法,一种是用表示关联范围的介词“关于”加上请示或批复的事项来表述,如《国务院关于杭州市城市整体规划的批复》;另一种是在“关于”和请示或批复事项中间再插入一个表态动词“同意”来表述,如《国务院关于同意天津古海岸与湿地等十六处自然保护区为国家级自然保护区的批复》。
(二)正文
批复的正文一般由三个部分组成:
1.引语批复的开头通常要引述请示的字号、标题、请示事项、内容等作为批复的依据。如“你单位《关于××××的请示》(××〔2009〕×号)收悉。现批复如下:”。
2.主体这部分应针对下级机关请示的事项。如下级单位请求指示的,即给予明确的指示。如下级单位请求批准的,首先表示同意与否的态度,如不同意还要阐述不同意的理由;如同意一般也要站在上级单位立场上提出希望和要求,给执行请求事项的答复指明方向。答复请示事项针对性要强,答复要明确具体,简明扼要,表达要准确无误。
3.结尾一般写上结束语,如“特此批复”“此复”等,也可省略。
案例评析
 
关于同意浙江物产国际贸易有限公司挂牌
 
出让浙江瑞豪汽车有限公司国有股权的批复
 
浙江物产国际贸易有限公司:
你公司上报的《关于准予浙江物产国际贸易有限公司挂牌出让浙江瑞豪汽车有限公司国有股权的请示》(浙物国投〔2007〕7号)收悉。经2007年3月30日集团公司董事会审议,就有关事项批复如下:
一、鉴于浙江瑞豪汽车有限公司(以下简称瑞豪汽车)的现状,为盘活国有资产,同意你公司出让瑞豪汽车35%的国有性质股权。
二、在浙江省产权交易所申请挂牌转让瑞豪汽车国有性质股权,挂牌底价为808万元。应遵循国有产权转让和公开挂牌转让国有产权的有关规定和程序要求,做到规范操作,及时转让,不留后遗症。
三、在股权转让过程中,要及时向集团公司汇报,并与省国资委等有关部门进行沟通,控制股权转让风险。
特此批复
浙江省物产集团公司
二○○七年四月三日
【评析】批复是与请示对应的文种,“一请示一批复”。例文针对性强,标题中用“同意”表态,开头部分引述来文的标题和文号,说明批复缘由和根据,正文中用“同意你公司出让瑞豪汽车35%的国有性质股权”进行明确答复,态度鲜明。最后又站在上级的立场上对出让工作提出了具体要求,便于下级机关执行,体现了批复权威性的特点。
【任务演练】
针对“任务四”中的请示,代市教育局写一篇同意田径场改造的批复。
任务六意见的写作
情景导入
国务院于2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》,与国务院办公厅于1987年2月18日发布、1993年11月21日修订的《办法》相比,在发文时间、总则、文种和适用范围、格式、行文规则以及办理、归档、管理等方面均有所不同。其中文种的变化主要是一增——增加了“意见”一个文种;一删——删去了“指示”一个文种。此外,还取消了“报告”原有的“提出意见或者建议”这一适用范围,将原来“指示”和“建议报告”改用“意见”行文。
思考:你觉得国务院作上述改动的主要目的和意图是什么?有什么好处?
必备知识
一、意见的含义
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可以作为上行文,也可以作为平行文和下行文。
二、意见的种类
意见的种类很多,按性质和用途可分为指导性意见、实施性意见、具体工作意见和建议性意见等几种。
(一)指导性意见
这是用于布置工作的下行文,是对某一时期的某一方面的工作提出的大体构想。它指示了一个时期内某项工作的要点、原则和努力方向,一般没有具体的办法和措施。它的特点是注重原则性和灵活性、规定性和变通性的结合。如《国务院关于公立医院改革试点的指导意见》。
(二)实施性意见
贯彻某一重要决定或中心工作所制定的实施方案的下行文,它重在阐发上级的有关精神,提出较为具体的行动方案和工作安排,指导下级工作。如《农业部关于全面推进“无公害食品行动计划”的实施意见》。
(三)具体工作意见
这是对如何做好某项工作提出意见,内容较具体,往往有一些可操作性的办法、措施等。如《最高人民法院关于贯彻宽严相济刑事政策的若干意见》。
(四)建议性意见
这是向上级提出工作建议、设想的上行文,它分呈报性建议意见和呈转性建议意见。呈报性建议意见是向上级机关提出某方面的建议,供上级机关决策参考;呈转性建议意见是有关职能部门就某项专门工作提出设想和打算,呈送领导审定后,批转更大范围的有关方面执行的意见。所以又叫待批性意见。
三、意见的特点
(一)指导性
意见是一种重要的指导性公文。主要针对带有普遍倾向的问题或需急待解决的问题进行具体指导,阐明工作的意义、原则、目的、要求和策略、措施、方法、步骤等。
 (二)原则性
意见当用于上行文时,一般是对重要问题提出原则性的见解。主要是有关主管部门为了开展某项工作而阐述和说明工作活动的指导思想、原则、要求等。越是对带有全局性的问题,其发表的见解原则性越强。
 (三)多向性
意见的行文方向有交叉,具有多向性。既可以作为上行文上报,又可以作为下行文下发(下行文较多),还可以作为平级机关或不相隶属机关的平行文。
能力技巧
一、意见的写作技巧
(一)标题
一般由发文机关+事由+文种组成。根据行文的需要可以在文种前加上“几点”“若干”等说明性的文字。如《中共中央国务院关于深化医疗卫生体制改革的意见》。
(二)正文
1.开头写明提出意见的目的、依据、意义、原因。最后一句习惯用语一般是“为进一步加强……,特提出如下意见”,或者“为了全面贯彻落实……文件,进一步推动……工作的顺利开展,现提出如下意见”等,以此作为过渡衔接主体部分。
2.主体即意见条文,这是意见的主要内容,一般以条文形式分述目标、任务、实施要求、措施办法、建议事项等。要把对重要问题的见解或处理办法一一写明。如是内容繁多的意见,可列小标题作为大层次,再分条表述。要注意不同层次意见的不同要求。高层次领导机关发布的指导意见比较原则;下层机关的意见则比较具体、操作性强;实施性意见要把任务、措施、步骤和实施监督等要素,写得具体、可行。
3.结语即执行要求。有些意见需要对贯彻执行提出一些要求,可以列入条款,也可以单独写一段简练的结束文字。如无必要,此项可省略。根据意见的行文方向、行文内容酌选“以上意见如无不妥,请批转有关部门执行”“以上意见,请予考虑”“以上意见供参考”等惯用语作结。主体部分若已文意完足,也可不设专门的结语。
二、意见的写作要求
(一)注意与相近文体的区别
如与通知的区别。写法上,下行文的意见与通知有相似之处,但意见除措施、步骤、实施要求外,还需对意见的正确性、切实可行性予以阐发、说明。又如呈转性建议意见,通常是行政职能部门需要在较大范围内开展工作,而采取的措施、办法超出了本部门的职权范围,必须借助上级的权威加以推动时才能用,不能随意乱用,更不能写成报告或请示。
(二)注意行文的得体
指示性、实施性意见的语气要注意严肃、平和、决断,但不能过分使用命令性词语。呈转性建议意见,形式上的上行文,实质上目的在于经上级批转后交有关部门执行,提出的意见、建议主要不是针对上级,而是针对下级和有关方面而提出,撰写时尤其要注意行文的得体。
案例评析
泸县工商局、卫生局、经济和商务局、环保局、建设局关于加强夜市管理的意见
 
县政府:
    近年来,随着泸县经济的不断发展,人民群众生活水平不断提高,泸县夜市也迅速发展起来,这对方便人民群众生活、特别是对丰富城镇物质文化生活发挥了积极作用。但夜市的设置、夜市经营时间、经营条件、食品卫生等方面都存在不同程度的问题,有的甚至影响了人民群众的正常生活和身体健康。为规范夜市经营行为,进一步加强夜市管理,维护广大人民群众的利益,促进夜市健康发展,根据《中华人民共和国食品卫生法》、国务院《无照经营查处取缔办法》等有关法律、法规的规定,特提出如下管理意见:
一、规范夜市经营场所、经营时间
(一)县城夜市设置由城市管理部门提出方案,报县人民政府批准;
(二)各镇夜市设置由当地镇人民政府自行划定,报县人民政府、县经济和商务局、工商局备案;
(三)各夜市经营时间原则上不超过零时。
二、夜市经营的基本条件
(一)夜市经营者必须经工商行政管理部门批准,发给营业执照后,在政府划定的经营场所范围内经营。县城夜市占道者应到城管部门办理占道手续,并服从城管人员管理;
(二)凡是夜市饮食、面食、小吃等食品经营的业主及其服务人员必须经健康体检合格后,持健康证及卫生知识培训合格证上岗;
(三)凡涉及食品卫生的业主必须取得《卫生许可证》到工商部门办理《营业执照》后方可从事经营活动,其他经营项目按国家有关规定办理;
(四)经营夜市业主的摊位、门市必须具备防尘、防蝇、防鼠设施,餐具要有“一清、二洗、三消毒”的卫生设施。
三、从事夜市经营的业主及相关人员应遵守如下规定:
(一)业主必须把好商品质量关,不购进“三无”商品和其他来路不明、标识不全、质量无保证的商品;
(二)不销售假冒伪劣商品、有毒有害商品、不合格商品和国家明令禁止销售的商品;
(三)不销售过期失效、腐烂变质、死因不明的畜禽产品、水产品;
(四)遵循“平等、自愿、公平、质价相称、诚实守信”的原则,做到文明经商、礼貌待客、童叟无欺,树立良好的职业道德观念;
(五)各业主对经营场地实行“三包”(即包卫生、包绿化、包秩序),保持良好的环境卫生和优良的经营秩序。
四、广大消费者进入夜市要文明消费,不高声喧哗、酗酒闹事,不影响他人的正常生活,做一个文明、礼貌、理智的消费者。
违反上述规定者,由相关职能部门予以依法查处,触犯刑律的移交司法机关处理。
五、工商、卫生、城管、环保、经济商务、公安等部门要密切配合,各司其职,加强夜市的管理,充分发挥职能作用,维护优良的经营秩序,促进夜市健康有序发展。
二○○六年四月十五日
【评析】这是一则呈转性建议意见。由于这种意见是有关职能部门(工商局、卫生局、经济和商务局、环保局、建设局)就某项专门工作(夜市管理)提出设想和打算,呈送领导机关(县政府)审定后,批转更大范围的有关方面执行的意见。因此,形式上是上行文,实质上还是下行文的语气,提出工作的具体措施要求。
思考:县政府同意后,应该采取哪一文种行文?
【任务演练】
进入大学后,各种社团组织不断向你抛出橄榄枝。但同时,你肯定也发现大学学生社团虽然名目繁多,但是学生社团的群体优势往往没有得到充分发挥,规模效益还不明显,社团工作的制度化、规范化建设有待于进一步加强。请你以校团委的名义写一篇关于加强学生社团管理的意见。
任务七决定的写作
情景导入
吴晓是某公司安全处的助理。春节将近,公司要求安全处起草一份有关春节期间做好安全工作的文书,该任务落到吴晓身上。吴晓认为这项工作很重要,为了引起各部门的重视,决定用“决定”行文。
思考:吴晓的想法正确吗?究竟什么情况才用“决定”行文呢?
必备知识
一、决定的含义
决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
二、决定的种类
(一)指挥性决定
用于部署事关全局、涉及重大方针政策和战略决策的重要工作。这类决定具有极强的指挥性,受文机关必须严格贯彻执行。
(二)事项性决定
用于对重要的具体事项作出安排,如调整行政区划、设置重要机构、召开重要会议、安排人事事务等。
(三)奖惩性决定
用于表彰作出重大成绩、贡献的单位或个人,或者用于惩处、批评发生重大失误、严重错误的单位或个人。
三、决定的特点
(一)指挥性
决定是指挥性公文,用于党政机关、企事业单位对重要事项或重大行动的安排部署,是党政机关、企事业单位统一部署、协调一致,规范下级机关单位的行为,进行管理的重要依据。受文者均应接受指挥、认真贯彻执行,以保证工作任务的顺利完成。
(二)重要性
决定的内容应该是较为重要的事项和对重大行动的布置或安排,因而往往经会议讨论通过而产生。有的决定如同法规,对工作具有战略性的指导意义。这是决定区别于其他文种的关键,而工作中较为具体的日常事务则可以用通知、通报等文种行文。
能力技巧
一、决定的写作技巧
(一)标题
一般由发文机关+事由+文种,也可省略发文机关。如《国务院关于全面推行依法行政的决定》。
(二)正文
1.指挥性决定的正文开头通常为行文的背景、依据、目的、原因等。主体部分应分条列项地写明决定的具体事项,提出工作任务、措施、方案、要求等。结尾通常是提出希望号召或执行要求。若主体部分已言尽其意,可不作专门的结尾。
2.奖惩性决定的正文开头为情况概述,即概述奖惩对象的事迹、情况;然后对所述情况进行分析评价,接着写明具体的奖惩决定,此为决定事项部分;最后发出号召或提出希望,要求以表彰对象为学习榜样,或者希望以惩戒对象为前车之鉴。
3.更改性决定的正文开头直接写明发文机关或有关会议对下级的有关决定予以变更、撤销的缘由。接着应对决定事项加以展开,若是“变更”,应具体说明其变更的具体内容;若是“撤销”,则应具体说明所涉及的事项如何处理。
二、决定的写作要求
写作决定主要是与相似文种进行区别。
(一)决定与决议的区别
决定和决议在党的机关公文中并存,现行的行政机关中只有决定,没有决议。一般来说,决议的内容原则性、理论性较强,公布经会议讨论通过的事项;而决定相对比较具体,侧重于布置工作,提出要求,不一定要会议讨论通过。
(二)决定与命令、通报的区别
命令、决定、通报均可用于奖惩事项,但在具体行文时,并非任选其一即可。应根据法律的规定、职权大小以及奖惩的性质、种类、级别、发布范围等具体情况,选择使用相应的文种。
奖惩性命令(嘉奖令、惩戒令)是奖惩性文件中规格最高的文种。宪法规定,命令适用于县级以上的行政机关,奖惩最具典型性和影响力的功绩、楷模或过错、弊端,其公示的范围也最广泛。奖惩性通报则是各级各类社会组织均可使用的奖惩性文种,用于奖惩具有一定典型性的功过,其公示范围较狭。奖惩性决定也是各级各类社会组织均可使用的文种,其公示范围可广可狭,其规格和适用范围则介于奖惩性命令和奖惩性通报之间。
案例评析
【案例一】
云南金孔雀交通运输集团有限公司工会关于2008年度先进表彰决定
 
公司所属各车间工会:
2008年,在公司党委和普洱市总工会的正确领导下,全司各级工会紧紧围绕公司的中心工作,以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,认真学习党的十七大和工会十五大精神,以科学发展观和科学维权观为统领,牢牢把握企业工会职责,积极主动地开展工作,为促进企业各项任务的完成,发挥了应有的作用。
各车间工会,按照要求、对照条件,对2008年度的工会工作,认真进行自检自查和总结的基础上,通过公司于2009年4月23日工会委员扩大会议评比,评出普洱客运站等23个车间工会为一等奖,镇沅运输分公司等3个车间工会为二等奖,张忠东、段玲等24位同志为优秀工会工作者,柴树仙、李世华等75位同志为工会积极分子。对评选出来的2008年度先进单位和个人,公司工会决定给予表彰和奖励。
希望受表彰的车间工会、优秀工会工作者和工会积极分子,继续努力,认真分析和把握企业工会工作面临的新形势,切实增强做好工会工作的责任感、紧迫感和使命感,找准位置、明确职责、照顾全局、把握重点,继续保持以主人翁的姿态和热情,创造性地、积极主动开展工作,为促进企业的发展作出更大的贡献。
附件:2008年度先进车间工会、优秀工会工作者、工会积极分子名单
云南金孔雀交通运输集团有限公司工会
二○○九年四月二十九日
【评析】这是一则表彰习惯的决定,开头简述表彰的背景。主体内容指明表彰的内容和决定,最后提出希望要求。
【案例二】
浙江省人民代表大会常务委员会关于加强食品安全工作的决定
 浙江省第十一届人民代表大会常务委员会第十四次会议听取和审议了省人民政府关于全省食品安全工作情况的报告。会议认为,近年来,全省各级政府及其职能部门,认真贯彻实施《中华人民共和国食品卫生法》《中华人民共和国食品安全法》等法律、法规,在加大食品安全工作力度,促进食品产业健康发展,提高食品卫生水平,保障人民身体健康方面做了大量工作,取得了明显成效。但是,必须同时看到,食品安全隐患还未从根本上消除,监管体制仍需进一步完善,监管能力与现实需要还存在较大差距。为进一步推动食品安全法律法规贯彻实施,切实加强食品安全监管工作,保障人民身体健康,推进和谐社会建设,省第十一届人民代表大会常务委员会第十五次会议经过审议,作出如下决定:
一、加强组织领导,依法履行监管职责
各级政府要切实加强对食品安全工作的领导,统一组织协调各有关部门开展食品安全监管工作。当前要根据新一轮机构改革要求,抓紧职能调整,理顺关系,落实责任,按照分工,依法履职。各相关职能部门要主动沟通,配合协作,切实把好食品安全源头关、生产关、流通关、入口关,实行全程监管。全面落实食品安全各个环节的监管责任,严格执行领导问责制,加大责任追究力度。省政府要抓紧对食品生产加工小作坊、食品摊贩、食用农产品流通、前店后厂、现做现卖等行为的监管责任进行研究,明确各环节的衔接措施和空白领域的监管职责,通过开展综合执法、联合执法和监督抽查等,保证食品安全监管到位。
二、加强基础工作,提升食品安全水平
各级政府要支持和鼓励企业加大技术改造力度,加快新技术、新工艺、新设备的推广应用。积极研究提高产业集中度的政策措施,扶持农业龙头企业、食品龙头企业扩大生产规模。继续推进“千镇连锁超市、万村放心店”工程扩面提质,扶持连锁超市、配送中心建设,规范农村食品市场秩序。推进实施品牌战略和标准化战略,大力培育优势企业、优质产品和优秀品牌,推动食品产业加快升级。各监管部门要督促食品生产经营企业和生产经营者建立健全食品安全制度,加强从业人员培训,完善内部质量控制,严格执行食品安全标准,加强诚信体系建设,自觉守法生产经营。
三、加强综合监督,切实保障食品安全
各级政府要针对我省食品生产经营企业和生产经营者数量多、规模小、分布散的特点,积极探索加强食品安全监管的途径和办法。加快建立覆盖食品生产经营各环节的食品污染源、食源性疾病检测和食品中有害因素监测体系,加强食品安全风险监测及风险评估体系建设。加快食品安全检验检测资源整合步伐,充分利用有限的资源,实现检测计划统筹安排、检测经费科学分配、检测信息互通共享、检测能力优化配置。加强基层检验检测设施的配置,切实改善检测监管条件。充实县级以及乡镇(街道)食品安全监管力量,积极探索和不断强化农村、社区食品安全监督网络建设,努力提升基层食品安全监管能力,维护人民群众食品安全利益。
四、加大执法力度,构建食品安全长效机制
系统有序地开展食品安全整治,坚持重点治理与经常性治理相结合。要加大对食品安全生产经营领域违法犯罪活动的打击力度,加快行政执法与刑事司法的衔接,依法追究违法犯罪分子的刑事责任。要结合我省实际,加强食品安全规律性研究,总结梳理成功有效的经验、做法,深化农村食品安全的“三网”建设(农村现代流通网、政府监管网、群众监督网)和示范创建活动。建立事前预警、事中监督、事后控制的科学监管方式和全社会的食品安全风险预警防范体系。要合理设定食品生产经营的准入门槛,规范食品生产经营行为,尤其要加强对婴幼儿食品、学校食堂等重点食品、重点场所的监管。要加强农兽药残留的检测监控和食品添加剂的生产使用监测,注重对无公害食品、绿色食品、有机食品的监控,严格保健食品、清真食品的监管。推进建立食品安全控制技术体系,提高科学监管水平。
五、加强宣传教育,增强全社会食品安全意识
各级政府及有关部门,要充分认识食品安全的重要性,增强法制意识和责任意识。加大食品安全宣传力度,大力普及食品安全常识,提高消费者的防范意识和维权能力。加强对食品从业人员的教育,使广大食品生产经营者知晓应承担的责任和履行的义务。加强信息公开和舆论监督,进一步健全食品安全新闻发布制度和举报奖励制度。新闻媒体要坚持正确舆论导向,及时、客观、全面报道食品安全信息,并加强对自觉遵纪守法、产品质量优良的食品生产经营企业的宣传,引导鼓励企业加强食品安全,努力营造良好的社会环境。
省政府要加快食品安全地方性配套法规的起草,及时提请省人大常委会审议,进一步完善食品安全的法律保障,努力提升我省食品安全的总体水平。
二〇〇九年十二月三十日
【评析】这是一则指挥型的决定,开头提出颁布决定的背景,主体部分提出加强食品安全工作的五条措施和具体要求。全文语气肯定,体现了规范下级机关单位的行为,进行管理的权威性。
【任务演练】
根据下面的材料,写一则决定。
黎明职业大学2009年度在全校开展了福建省大中专学生志愿者暑期“三下乡”社会实践活动,活动开展一年来,学校涌现出了一大批先进集体和先进个人。为了表彰先进,总结经验,经研究决定,授予机电系“生产过程自动化相关专业人才需求状况调查”实践队、经贸系“泉港外贸企业发展情况及新农村建设”调研队、外语系东美社区暑期社会实践队、工商系“国家助学贷款学生入户调查”社会实践队为2009年“暑期社会实践活动先进团队”荣誉称号;授予洪群应、傅强、林宏三位老师为2009年“暑期社会实践活动优秀工作者”荣誉称号;授予07外语(1)班张左一等252名同学为2009年“暑期社会实践活动积极分子”荣誉称号。
任务八会议纪要的写作
情景导入
张景是某公司市场部经理,有一天,公司总经理到市场部召开现场座谈会,了解该部门的经营情况,听取群众意见。总经理肯定了该部门近两年来的经营业绩,希望张景将本次座谈会的记录整理成会议纪要,下发到其他部门推广学习。张景非常高兴,当晚就将所作的会议记录认真整理打印出来,第二天交给总经理,却被告知不合要求。
思考:什么是会议纪要?跟会议记录到底有什么区别?
必备知识
一、会议纪要的含义
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。其主要作用是沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作。
二、会议纪要的种类
(一)按会议的形式
可分为工作会议纪要和座谈会议纪要;
(二)按会议的内容性质
可分为决策型会议纪要、研讨型会议纪要和交流型会议纪要。
三、会议纪要的特点
(一)纪实性
会议纪要是在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的,内容要求真实准确。
(二)纪要性
会议纪要不同于会议记录,不能事无巨细,有闻必录。必须对会议进行整理,择取其要,提炼出精华,概括出主要精神,归纳出主要事项。
(三)决议性
会议纪要一经下发,便对有关单位和人员产生一种指示作用和约束力,实际上起着决议的某些作用。
能力技巧
一、会议纪要的写作技巧
(一)标题
(1)“主办单位+会议名称+纪要”。如《杭州市人民政府企业改制专题会议纪要》《浙江经济职业技术学院思想政治教育座谈会纪要》。
(2)会议名称加纪要。如《甲型H1N1流感防控专题会议纪要》《关于2010届毕业生就业工作会议纪要》。
(二)正文
1.开头会议概况,包括会议名称、时间、地点、规模等形式要素;会议宗旨、意义、议题、议程、成果等内容要素;会议举办者、主持人、与会者等人员要素。以上要素应酌情择要交代,不必面面俱到。
2.主体议定事项,一般包括会议研究的问题、讨论的意见、作出的决定和提出的措施办法等。写作时,常用“会议一致认为”“会议指出”“代表在发言中指出”“会议强调”“会议决定”“会议要求”等惯用语引领段落。主要有以下几种写法:
1)集中概述法。对会议主要精神、领导讲话、研究讨论的重要问题、与会者所形成的共识、提出的任务要求等予以陈述,可采用总分式结构。较复杂的工作会议或经验交流会议的纪要多采用这种写法。
2)分项叙述法。适用于部署工作的会议或办公会议,以及研究具体事物事项较多的工作协调会等。写作时,可按会议议题将议定事项分门别类,分条列项写出,逐条分别陈述其讨论的意见、形成的决议、提出的任务等。
3)发言提要法。摘录重要发言的要点,按议程为序或按议题分类,予以层次井然的表述。这种写法相似于会议记录,但不是照搬会议记录的所有内容和流水账式的结构。此形式可以更具体地反映与会者的见解,常用于较重要的座谈会、学术讨论会或高层领导会议。
一般情况下,一篇会议纪要会综合几种方式写。
二、会议纪要的写作要求
(一)正确区分会议纪要与会议记录
写作会议纪要常见的错误是跟会议记录混淆。因此,要学会区分会议纪要与会议记录。首先,会议记录是在会议进行当中,对会议作的原始记录,按会议进行的顺序,无选择的全方位的记录;会议纪要是在会后,根据会议记录内容,有选择的记载会议的主要精神和议定事项,按一定的逻辑顺序记载。因此,写作会议纪要不需要面面俱到,动笔前要对记录进行归纳整理,找出要点,删繁就简,做到既体现会议的精神又不繁杂啰唆。
(二)吃透精神、领会实质、把握基调
一定要仔细研析会议记录,分析每一位发言者的发言,归纳会议决议,全面吃透会议精神,领会好会议实质,把握好会议基调,确保传达的会议精神不失真、不跑调。
(三)体现会议语言风格技巧
对于复杂纷繁的内容,用“会议指出”“会议认为”“会议强调”“与会者一致认为”等惯用语自然分层,以体现清晰的条理。
三、会议纪要格式
在《国家行政机关公文格式》中,对会议纪要格式的规定如下:
会议纪要标识由“×××××会议纪要”组成。用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。
如:
×市××局局长办公会议纪要
×劳纪〔2009〕3号
 
 
 
注意:由于会议纪要不加盖印章。因此,不能单独行文,而以通知为载体下发。
案例评析
关于进一步加强甲型H1N1流感防控工作的专题会议纪要
2009年6月15日下午3时,刘天祥局长在州人民医院五楼会议室参加完省卫生厅甲型H1N1流感防控工作电视电话会议后,主持召开了防控甲型H1N1流感工作专题会议,进一步安排部署甲型H1N1流感防控工作措施。州卫生局相关科(室)、州疾控中心、州卫生监督局、州食品药品监督管理局、州人民医院、州中医院、贵阳医学院第三附属医院领导及相关人员参加了会议(参会人员名单附后)。
会议首先通报了自6月10日以来我州开展对成都至广州东、广州东至成都两趟过境列车与甲型H1N1流感接触者在黔南境内下车乘客的追踪排查及密切接触者处置情况。会议认为,自6月10日启动甲型H1N1流感防控应急预案以来,在州委、州政府的领导下,全州各级医疗卫生机构高度重视、积极应对、科学处置,取得了阶段性的成效。为进一步做好甲型H1N1流感预检分诊、密切接触者医学观察、疑似病人医疗救治及社区暴发流行控制工作,会议议定:
一、全州各级医疗卫生机构要站在讲政治、讲大局的高度,按照州委、州政府甲型H1N1流感防控应急工作预案以及省卫生厅电视电话会议上王建富厅长对当前和下一步防控工作的八条要求,增强紧迫感,切实履行工作职责,规范做好预检分诊、密切接触者医学观察、疑似病人医疗救治及社区暴发流行控制工作。
二、各级医疗机构要进一步规范发热门诊的建设,加强预检分诊,加强医护人员个人防护,做好医院内感染控制工作,增强防控意识特别是强化医务人员自我保护意识,同时做好防控物资、器材、消杀药品、病床设施、设备的准备工作,科学、规范、及时应对和处置疫情。
三、贵阳医学院第三附属医院要尽快完善州传染病院呼吸病房各种诊疗设施,为疑似病人的隔离观察和治疗提供人性化的环境和服务。同时进一步加强病区及病房工作的管理,强化医务人员职责,做好安全保卫措施,坚决杜绝再次发生疑似病人擅自出走脱离看护的现象发生。
四、调整防控策略。根据卫生部关于甲型H1N1流感防控从应急防控转为常态防控的精神,结合我州甲型H1N1流感疫情的发生与发展,防控工作重点将从目前外防输入、内防扩散、注重救治转入社区暴发流行控制工作,下一步要根据《社区甲型H1N1流感暴发流行控制工作方案(试行)》,强化联防联控措施,采取综合性防控措施,减缓疫情传播、控制疫情蔓延。
五、强化属地防控原则。根据州人民政府防控甲型H1N1流感专题会议精神,各县(市)人民政府负责组织辖区内的甲型H1N1流感防控工作,州对各县(市)主要提供技术支持;都匀地区防控以都匀市政府为主,防控资源可统一由都匀市政府统一调配,对下车乘客的追踪、密切接触者的家庭或医学观察、现场流行病学调查、个案信息收集和整理、建档、疫点消杀等均由都匀市承担。州传染病院的医疗救治由州级负责。
六、各级医疗机构筛查出来的发热病人,经专家会诊后确需转州传染病院隔离观察或治疗的,必须由州紧急救援中心负压救护车进行转运,不得使用普通救护车辆转运需隔离观察或治疗的发热病人。
七、规范甲型H1N1流感防控信息报送渠道和管理。严格执行国务院关于甲型H1N1流感防控信息归口管理的明电规定,明确全州甲型H1N1流感防控信息统一由州疾控中心负责收集和整理,呈报省疾控中心、省卫生厅应急办、州政府分管领导、州政府应急办、州卫生局。其他任何部门不得以通报形式向上级反映本地疫情情况。
【评析】这篇会议纪要导语部分写明这次会议的出席者、内容概况、目的等,主体部分写清会议决定的内容,采用条目式,将会议认定的事项分条列项阐述,思路清晰、条理清楚。这个会议纪要一经下发,便对有关单位和人员开展甲流防控工作起到指示和约束作用。
【任务演练】
组织全班同学召开一次“工学结合”主题班会,认真作好会议记录,形成会议纪要。
任务九函的写作
情景导入
函——原指装信的封套。古代寄信用鱼形木匣递送,这种木匣称为“函”。后称信件为“函”,如“函件”“信函”“来函”“公函”等。小学时我们学过书信的写作、中学时学过邀请函等应用文的写作、本教材的模块四我们还将学习商务信函文书的写作,那么公文的“函”到底跟日常的信函、商务信函等有什么区别与联系呢?
必备知识
一、函的含义
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
函是一种以平行文为主的公文,而且是公文中唯一的平行文。也就是说,不管行文内容是什么,只要是平行文(不相隶属机关之间行文)就一定用函。
二、函的种类
(一)按照内容划分
(1)商洽函。用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。
(2)询问答复函。用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。
(3)请批函、批准函。指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函,及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。
注意:向上级机关请求批准用请示;向不相隶属机关请求批准用函。答复上级机关用报告;答复下级机关用批复;答复不相隶属机关用复函。
(二)按往来关系划分
(1)来函。即主动发出的函,也叫去函、发函;
(2)复函。即答复函。
三、函的特点
(一)行文对象的广泛性
函可以是任何不相录属机关之间的单一行文。
(二)行文方向的平行性
它的基本行文方向是向同级机关和不相录属机关之间行文。
(三)内容的简便灵活性
函的内容大多简约直接,形式精短,因而在商洽工作、联系有关事项时十分灵活。
能力技巧
一、函的写作技巧
(一)标题
函的标题也是由“发文机关+事由+文种”组成。如《浙江物产国贸公司关于要求增加广交会招展摊位的函》;答复函要在标题中写明“复函”,如《中国机电产品进出口商会关于同意增加广交会招展摊位的复函》。
(二)正文
发函即主动与对方机关商洽工作、询问问题、征求对方意见、请求批准事项等所用的函。
    发函开头:发函的开头写清发函缘由,即商洽、询问、请求批准的理由、依据等。此处不必像写私人信函那样写客套话,而是开门见山,直奔主题。
    发函主体:发函的主体写发函事项,即商洽、询问、请求批准的主要事项。这部分要求具体明确。
    发函结束语:如要求对方答复,就写明“特此函达,请函复”“特此函询,请函告”等用语;如无须对方回答,则写上“特此函达”“特此函告”等用语。
(三)复函的写作
复函开头:复函的开头跟答复报告、批复等相似,交代批复的依据,即针对哪个函作答复。一般引用来函的标题、字号等。如“你公司《关于要求增加广交会招展摊位的函》(浙物国总〔2005〕16号)收悉。经研究,答复如下:”。
复函主体:复函的主体写明答复事项,即针对来函商洽、询问或要求批准的事项一一作答。要求态度明确。
    复函结束语:复函一般用“特此函复”“此复”等作结语。
二、信函格式
《国家行政机关公文格式》第11条规定了公文的特定格式,其中对函的格式规定如下:
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30 mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4 mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20 mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170 mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。
与“文件式”公文相比,信函式公文主要有以下特点:
(一)发文机关标识不同
信函式公文的发文机关名称不用简称。比如国务院文件式公文的版头为“国务院文件”,而信函式公文的版头应该为“中华人民共和国国务院”。
(二)眉首诸要素标识不同
文件式公文在发文机关名称之下,有一条红色反线,份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在反线之上;而信函格式有一条武文线,下页边还有一条文武线。其份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在武文线之下。
注意:单位内部各部门之间行文只能用信函格式。
信函版式:
 
三、函的写作要求
(一)正确使用文种
凡是向不相隶属的机关,无论是高级别、低级别,还是相同级别行文,一律使用“函”。
(二)开门见山,不问候、喧寒、客套。
(三)一事一函,简洁明了。
(四)语言得体
既要符合本机关的职权身份,又要尊重对方、讲究礼节,不能强人所难,忌用指令性语言。
案例评析
【案例一】
浙江物产国际贸易有限公司关于要求购买商务车的函
 
省控办:
我司系浙江省物产集团公司控股成员单位,主要从事进出口及内贸业务,2004年取得了良好的经济效益。实现进出口总额为7.36亿美元,销售额90亿元。
随着对外贸易进一步扩大,国内外客户互访日益增多,现有车辆已不能满足业务用车需要。为更好地做好接待服务工作,拓展公司业务,现申请购买型号为ACR30LMFSEK丰田面包车一辆。
专此函请,望予以批准为盼!
浙江物产国际贸易有限公司
二○○五年六月二十一日
【评析】此文属于请批函,因两个单位之间不相隶属,因此,不能用请示,这份函用简洁的语言将请批缘由和事项交代清楚,以便省控办审批。
【案例二】
北京市联华超市总公司关于租借云河商厦五楼开设超市的商洽函
 
北京云河商厦:
我公司为了扩大连锁超市的经营规模,方便顾客,特别是外地顾客的购买需求,进一步繁荣北京的商业市场,拟租借贵商厦目前闲置的五楼商场楼面,开设联华超市云河商厦店,望贵商厦能大力协助,满足我们的要求。
特此函达,请予函复。
北京市联华超市总公司
二〇〇八年二月十一日
【评析】正文开头指出去函的目的,主体说明去函的具体事项,结尾用礼貌性语言恳请协助。
 【案例三】
关于统计培训班收费的复函
 
市统计局:
你局《关于举办统计从业资格考试考前培训班收费问题的函》(阳统函 〔2009〕4号)、《关于举办统计专业技术人员继续教育培训班收费问题的函》(阳统函〔2009〕5号)、《关于举办2009年市直有关单位统计年报培训班收费问题的函》(阳统函〔2009〕6号)收悉。根据市委办、市府办《转发〈关于加强强制性培训收费管理的意见〉的通知》(阳办〔2000〕19号)、市委组织部《关于印发〈2009年市直有关单位抽调干部参加业务培训班计划〉的通知》(阳组通〔2009〕48号)等文件规定,现函复如下:
一、同意你局依照有关法律、法规、规章等有关规定开展三期统计业务培训按每人每课时不超过3元的标准收取培训费,即每人每天收取培训费21元。
二、各期培训班培训收费最高标准:
1.统计从业资格考试考前培训班为期15天,即每人收取培训费315元;
2.统计专业技术人员继续教育培训班为期3天,即每人收取培训费63元;
3.统计(2009)年报培训班为期5天,即每人收取培训费105元;
教材资料费按实际收取。
你局要严格按照实际上课时间收取培训费,不得少培训多收费或不培训只收费。
 三、上述培训收费从发文之日起执行,培训完毕即时废止。收费要使用规定票据,并按照有关规定认真做好收费公示工作,自觉接受有关部门监督检查。
此复
阳江物价局
二〇〇九年六月二日
【评析】例文是不相隶属的单位答复问题时所使用的答复函,先引述来函情况,接着表明态度,最后提相关要求。
【任务演练】
××学校想让相关专业的学生参观某计算机管理的大型电力中心项目,目的是想增强学生对现代电力工程管理的感性认识。请以该大学名义写一封联系参观事宜的公函。
项目三综合实训
(一)知识目标鉴定
1.正确说出通知的使用范围、常见类型。
2.正确说出通报的适用范围、种类。
3.正确说出决定的适用范围、种类。
4.正确说出嘉奖令、表彰性通报与表彰决定的区别。
5.阅读下面这则通报,指出它的毛病。
××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报
 
各乡镇人民政府:
××××年××月××日中午十二时左右,××百货商店××路门市部售表柜台前来了一个青年顾客,提出要买一块“北京”牌手表。青年营业员×××同志将手表拿出上了几扣弦后递给这个顾客,又忙着接待别的顾客。一种强烈的责任促使他随时盯着买表人的动作。忽然,发现那人侧过身子挡住营业员的视线,把表放在耳边装作听表样。这种行为引起了×××同志的警觉,他心想:挑表为什么要侧过身子背对着营业员呢?当他把表交回来的时候,×××同志立即进行了检查,发现弦是满的,表面上有两道划纹。他马上认定新表已被换走,于是当机立断,喊了一声:“你停一下!”那人听到喊声,慌忙向店外跑去。见此情景,×××同志一跃跳到货圈外,用尽力气拼命追赶。霎时间,那家伙穿过胡同,跑出数百米。营业员边追边喊:“抓住他!抓住他!”终于在××分局同志的协助下,将罪犯逮住扭送公安派出所,从其衣袋里搜出换去的新表。
×××同志机智果断,不顾个人安危与坏人坏事作斗争,保住了国家财产,精神可嘉。决定给予通报表扬,并颁发奖金,以资鼓励。
公章
××××年××月××日
6.正确说出报告的适用范围、种类;通报与报告的区别。
7.正确说出请示的适用范围;请示与报告的区别;请示写作注意事项。
8.仔细阅读下面这则公文,思考该文中选择是否正确,观点是否单一,材料是否恰当,并做出修改。
××市财政局关于申请追加广播事业费预算指标的请示报告
×财字[2008]第12号
 
财政部:
为适应形势发展的需要,满足我市广大群众的要求,经市委领导同意,我局决定筹备成立××电视台。初期先举办电视教学讲座,计划今年国庆正式开播。目前开播讲座的准备工作正在进行。今年需要开办费90万元。主要包括:购置六频道发射机一台38万元……。××电视台初期举办的电视教学讲座计划开播英语讲座、电视大学自学考试辅导等。这些讲座都是我市急需开办的,市委领导指示,通过三、五年的电视教育,将在我市初步形成一个电视教育网,这必将为我市的建设提供大量的人才,是件投资少、见效快、效应高的好事情。现初步估算,每年需人员经费及正常的技术措施经费80万元。以上两项经费共185万元,我市广播事业预算指标和机动财力中难以解决。特此申请。
××市财政局
2008年4月10日
9.评析下列批复。
关于新建办公楼请示的批复
 
××厂:
有关请示已悉。关于新建办公楼一事,经研究,还是以不建为宜。此复。
10.正确说出意见的适用范围,种类和行文关系。
11.正确说出函的适用范围;请批函与请示,答复函与批复、答复报告的区别。
12.正确列出信函式公文格式。
13.正确说出会议记录与会议纪要的区别。
(二)能力目标鉴定
1.根据以下材料写一通知。要求按文件格式拟写公文,文号、主题词、发文日期、印发日期自拟。
××省标准局2006年4月20日检查出下列家用电器产品安全性能不合格:蓝鲸牌电熨斗(轻工第二实验厂生产)、千叶牌电饭煲(广州产)、彩乐牌电水壶(宁波产)、梅花牌插座(浙江产)。要求各市、县标准局立即查封并禁止销售上述产品,写公文办理,应抄送给省商务厅等单位。
2.根据以下材料写一通报。
 ××区花楼工商管理所青年职工肖栋十分热爱本职工作,工作责任心很强,无论上级交给他什么任务,他都认真履行自己的职责,克服困难去把工作干好。搞基层工商行政管理员的工作经常与一些做生意的人打交道,在这种环境中,他能拒腐蚀、顶歪风,事事以国家利益为重,处处维护国家工商管理干部的形象,作风正派。2005年6月7日,肖栋在一次执行任务时对一辆长途客运汽车进行例行检查,由于他平时业务熟练,所以走私货物逃不过他的眼睛,因此他当场查获走私分子张××携带的走私名表400多只,价值人民币20多万元。在押送走私分子途中,张犯先以5 000元人民币企图贿赂肖栋,被肖栋严词拒绝后张犯凶相毕露,狗急跳墙,拔刀行凶刺伤肖栋胸部,妄图逃跑,肖栋负伤流血不止,但他临危不惧,紧追张犯不放,与张犯展开英勇搏斗,后在群众和闻讯赶来的巡警的协助下,终于制服张犯。
为此,肖栋所在区工商管理所给予肖栋全区工商系统通报表扬,记一等功,给予奖金1万元,并号召全区工商干部向肖栋学习。
3.根据下列材料代学院起草一份规范的教学检查的实施性意见。
检查主要内容:各专业计划的执行情况、教学进度、教学大纲的执行情况及效果;各专业理论教学、实践教学、教学管理存在的问题;教师教学态度、教学方法、教案、教学效果和批改作业等教学情况;实验、实训课程的组织管理措施及效果;学生出勤、课堂纪律等情况。
检查时间:第10周—11周,即4月17日—4月30日。
检查方式:根据新修订的《教学工作质量检查暂行办法》(同时下发)实施检查,采用教师互评和学生评议相结合的方式。各教研室开展教师互相听课和评教活动,学院督导对各系进行抽查听课;各系召开教师和学生座谈会。
其他要求:各系领导要高度重视,认真部署,要求实事求是完成此项工作;各系注意总结经验,对检查过程中发现的有关问题,上报教务处,并积极、及时地进行整改;各系在12周把教学检查工作的有关情况和《系(部)教师教学情况综合评定表》报教务处。
4.根据下面的材料写一则决定。
2009年元旦、春节期间,琅琊区企业响应区委、区政府号召,积极开展 “送温暖献爱心”捐款活动,琅琊区总工会对活动组织突出且捐款数额较大的企业进行表彰,授予滁州瑞兴化工有限公司等10家企业“2009年‘送温暖献爱心’捐款荣誉企业”荣誉称号。
5.根据以下材料写一则函。
根据××市委深入学习实践科学发展观活动的总体要求,2009年6月8日×市中小企业局深入学习实践科学发展观活动领导组办公室欲向各县(区、市)中小企业局、开发区经济发展局征求关于“领导班子分析检查报告”修改意见,希望各县(区、市)中小企业局、开发区经济发展局于2009年6月15日前反馈回市局学习活动办公室。
领导组办公室电话:245677 
联系人: ×××
6.请根据下面的会议记录,拟写一份会议纪要。
××市××区人民政府区长办公会议记录
时间:××××年12月9日下午。
地点:第一会议室。
主持:阎逸(区长)。
出席:李萍、赵迅、于明华、钱诗涛(副区长)。
列席:吴奎(农办主任)、常聚智(研究室主任)、王布久(商委主任),孙浩长(畜牧局长)、张良(粮食局长)、金铃(教育局长)。
记录:王春春、常降智。
阎区长:今天研究三个问题:①请李萍同志传达市商业工作会议精神,研究决定我们明年的商业工作重点。②请于明华同志谈谈当前奶牛发展中的主要问题,研究解决办法。③请钱诗涛同志谈市人大代表视察我区教育工作时提出的意见,商定我们的解决办法。先请李萍同志讲。
李萍:市里的商业工作会议是上月十五日到十八日开的。会议纪要和市领导同志的讲话已经印发给大家了,就不重复讲了。这次会议主要解决两个问题:一是商业改革问题。会上介绍了一些商业、服务业的门店实行租赁制的经验。二是增加商业网点,方便群众问题。全市新建小区不少,那里群众反映商业网点太少,生活真不方便。会议要求各区、县要设法解决这些问题。咱们区今年商业工作进步很大,特别是在一些中小门店搞租赁试点以后,出现了一些新气象。过去亏损的门店扭亏为盈,服务态度也有了较大的改进。我们区的“城门前综合商店”,这次还在市的商业会议上介绍了经验,受到了与会者的重视。
赵迅:这个店的经验很值得重视。这个店的地理位置不错,经营品种也不少,可过去半年亏损,群众反映很大。实行租赁后,大大改观了。我找一些商店经理谈过此事,他们认为“城门前店”的办法可以推广。
钱诗涛:租赁这件事可以搞,但时间太短,应当看一看。
于明华:中、小型门店可以实行,大型的可不可以搞,恐怕还得再调查研究一下。
李萍:我也认为可以在中、小型门店推广这个办法(以下详细论述了租赁制的具体作法及优、缺点)。
阎区长:搞租赁制是个好办法,明年我们先在中、小型门店实行,不断总结经验,研究存在的问题,不断加以完善。大家是否同意这个意见?(大家表示同意)这件事就这么定下来。下面是不是等三件事都谈完了,我们一并讨论,以节省时间。请李萍同志接着讲。
李萍:会上提出商业网点问题,咱们区问题较大。这几年在咱们这儿盖了许多楼房,形成了二个小区,几十栋高层建筑,几万人口。一下子增加这么多人,商业压力很大,群众也有意见。电台、晚报等新闻单位转来不少群众来信,我也收到一些提意见的信,看来必须尽快解决。我同商委的同志研究了一下,明年商业工作的重点是:加快小区商业点建设,在楼群中开三至四个综合商店,再搞一批代销点;在中小型商业门店中,当然也包括服务、饮食、修理业,我们把这些也都包含在商业中了,推行租赁制,以这种改革促进服务质量的提高,改进服务态度。具体工作计划在这次会以后报道,明年初召开一次全区的商业工作会议进行部署。讲完了。
阎区长:请于明华同志谈。
于明华:市里召开的发展奶牛、改善牛奶供应会议以后,区里决定在山坡乡区办三个奶牛场,各乡也要发展集体或户养奶牛。经过近二年的努力,咱们区奶牛发展很快(以下介绍了奶牛发展的情况),给市里提供了新的奶源,受到市领导的表扬和群众的称赞。当前饲料成了问题,特别是精饲料,粮食供应不足。各乡还可以自己想点办法,区办的三个场,困难更大。这三个场的牛奶产量占全区的1/2以上,因此,急需解决它们的问题。当然乡办的集体牛场和一些养牛专业户也有这个问题,但目前还能维持,从现在抓起,不会产生大的影响。解决的办法我看还要粮食局设法调拨。张局长,吴主任,你们看怎么办好?(张、吴表示可以帮助解决。)
阎区长:老于讲完了吗?(答:完了。)请钱诗涛同志说。
钱诗涛:本月一日、二日,市人大代表一行八人来我区视察教育工作。他们走访、视察了十六所小学,对各校工作的成绩给予了充分的肯定,对学校领导、老师、学生提出的一些问题作了解答。有的代表还接受了学校的邀请,答应抽时间给师生作报告。视察结束后,代表们提了一个很重要的意见,要求区里立即解决前山、子母堡、洼地三个小学的危险教室的翻修问题。这三所小学各有二、三个教室是危房,有倒塌的危险。(以下谈了具体情况)
阎区长:金铃同志,你立即给三个小学打电话,这些教室马上停止使用,并在周围设立屏障和危房标志,必须确保安全。具体办法过一会我们研究。(金局长去打电话)。诗涛同志接着讲。
钱诗涛:解决这三个学校的危险教室问题已迫在眉睫。现在主要是经费不足,我的意见无论怎么困难也得先翻修。修教室期间,学生们可以分二部制上课。我讲完了。
阎区长:对这三件事。我讲以下意见,然后大家讨论。
一、商业会议明年初开。同意商委意见,明年工作重点是:推行租赁制,先在中、小型门店搞;加快网点建设,除了依靠我们自己的力量,还要发动群众,多办些代销点,货源我们保证,形成一个网。
二、奶牛场饲料问题,保证区办的三个场。请粮食、畜牧局同志协商解决。一定尽力优先解决这三个场的问题,保证一定量的牛奶供应。乡里要因地制宜,早做规划,尽快解决饲料供应问题,不要等到不能维持时才办。这件事情请张局长、孙局长协助各乡办好。
孙浩长:饲料问题我们一定尽力解决,饲料公司已有准备。(下面谈了具体解决的办法。)
阎区长:好。饲料公司还是有远见的,优先解决区办的三个奶牛场的问题。
三、三所小学危险教室问题我应该检讨,这么严重的问题,不及时解决会出乱子的。这件事,先停止使用,教育局立即筹款请城建部门协助,找最好的施工队,在短期内翻修好。修房期间可以实行二部制,不要影响学生上课。过两天,请金铃同志跟我到这三所学校看看。大家对这三件事这么办有什么意见,请发表。
(大家表示同意这么办,并补充了一些情况。)
没有不同意见,这就这么决定了。散会。

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