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第七章 秘书口语修辞

发布时间:2013-01-11  来源:本站原创  作者:孙汝建教授  发布者:网络秘书  浏览次数:1031  
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第七章 秘书口语修辞
 语言有口语和书面语两种不同的形式。口语是人们口头上运用的有声语言,具有口语风格。口语常呈现为当面交谈,有特定语境的衬托、身手姿态和语音变化因素,具有较多辅助性信息作为支持。口语带有简短、疏放、较多省略的特征。书面语是用文字写下来的以口语为基础而形成的语言形式,与口语风格不同。书面语趋于周密、严谨,结构完整,长句较多。
 
第一节 口语修辞的要素
 口语修辞,顾名思义,指善于用口语准确、恰当、生动地传递信息、组织活动、表情达意。口语修辞的要素包括语音调节、词语锤炼、句式选择、辞格运用。
语言的高级形式是文学语言,指经过高度加工并合乎规范化的语言,文学语言既有书面语形式,又有口语形式。修辞是人们在运用语言传递信息、表情达意的过程中,追求最佳表达效果(准确、鲜明、生动、形象)的言语实践。修辞的实质即在这些同义形式中进行选择,选取最合适的一个以获得最佳表达效果。“合适”指所选中的语言表达形式合乎具体的语境,合乎人物角色等。
秘书工作的语言环境正式、庄重,使用语言的高级形式。秘书以完成公务为己任,秘书的公务交际比较讲究方式、规则和礼节,秘书口语当属经过加工、锤炼的口语形式的文学语言。
 
一、语音修辞
 语音是人类说话的声音,这些声音承载有意义内容,语音修辞是口语修辞最重要的一部分,不借助语音这一语言的物质外壳就无法实现口头信息的传递。一个秘书要艺术地完成口头交际,需具备以下语音素养。
 
秘书语音修辞要素

准则
具体表现
不应出现的现象
汉语标准音
(普通话)
一口标准流利的普通话是秘书口语的规范要求,也是最基本的职业口语要求。
方音重,影响听者理解话语的意义。
口齿清晰
吐字清晰,思维有逻辑,口语组织力强,表达流畅。
含混不清,口吃;听者听得吃力,理解困难。
音色优美
音色优美,嗓音圆润,给听者以美感享受。
沉闷、沙哑,不悦耳。
音响适中
音量的大小根据现场的空间情况调整,既让人听清楚,又不引人反感。
声音太低难以听清;声音过高则刺耳,令人生厌。
节奏感强
善用重音、停顿、语气等语音技巧,抑扬顿挫,语调有变化
像背书;平板、无变化。

 
语音修辞主要表现在秘书的汉语音准、规范,吐字清晰,流畅,不带口头禅,语速、音量适中,善用语调、重音等语音技巧。
(一)语音标准
现代汉语,俗称普通话,以北京语音为标准音,普通话是正式场合的工作语言,秘书口语必须发音标准。语言是交际工具,普通话有广泛的听众基础;方言的通行地域有限,一个秘书如果只会说方言,工作就会受到很多限制,例如不能主持正式的会议,不能接待上层或官方领导或来自四方的企业客户。甚者,口语语音差的秘书,有损企业单位形象。
秘书口语的首要原则是规范,语音规范为其一,我国《宪法》总纲第十九条明确规定:“国家推广全国通用的普通话。”2001年1月1日起施行的《国家通用语言文字法》明确了普通话作为国家通用语言的地位。若希望取得秘书职业资格并成为合格的从业者,应该克服方音,练习普通话,前往所在地的语言文字工作委员会机构,通过普通话水平培训与测试,获得语音标准的凭据——普通话水平等级证书(应不低于二级乙等)。
(二)口齿清晰、音色优美
口头交际借助声波传播语言信息,而声波瞬间即逝。心理学家曾作过测试:听话的过程中能够精确留在记忆中的大概不超过7-8秒钟。一个听者在没有文字可凭据的情况下,仅凭借听觉接受信息,对说话人发音的清晰度、流畅度、语速、音响度等方面都有一定要求。
口齿清晰。说话发出信息其目的是什么?为了将信息输送给接受者——听话人,所以说要为听着想:每一句话是否能让人听清楚、听懂。口头传递信息时,听众仅借助语音(无文字凭据)接受信息,声波又瞬间即逝,只有说话时口齿清晰才能保障顺畅地上递下传信息。秘书说话首先要口齿清晰,说得清楚、连贯,不结巴,不带口头禅。如果发音吐字含混不清,或期期艾艾,磕磕绊绊,听者听起来就很吃力,不能轻松、准确地理解秘书的意思。有的人喜欢重复“这个……这个”,或每句后面用“啊、啊”,一句话中“杂质”频现,都会影响话语的清晰和流畅,应力戒口语中的这些坏习惯。
音色优美。在发音准确、口齿清晰的基础上,秘书还应美化声音,音色优美,嗓音圆润,给听者以美感享受。声音是语言的物质外壳,优美动听的声音会为秘书口语锦上添花,如山涧清泉,潺潺流淌,声声入耳,娓娓动听。声带与嗓音虽有先天因素,通过后天的学习与训练也能掌握运用声音的技能。
(三)音量、语速适中
音量。针对不同的交际环境,秘书选择合适的音量:电话沟通,与上级、客户、同事面对面的交流,应选择中等音量,声音轻柔。主持会议,发布通知等信息,音量要大,洪亮而有力。要把信息用声音传送到所有听者的耳朵里,只有用足够的响度让人听清楚,才能让人接收语音承载的话语意义。音量的大小要根据现场的空间情况调整,既要让听的人听清楚,又不引人反感。过高过低都不合适,声音太大,刺耳,令人生厌;声音太小则难以听清。
语速。语音留在记忆中的时间短至数秒,语速就不可太快,否则影响听解。一般每分钟说200字左右,最快不能超过每分钟280字。新手的语速往往比较快,急于把话赶紧说完,给领导毛躁的印象,应注意放慢语速;但是过慢的语速又会让人感觉秘书的性格拖拖沓沓。那么怎么掌握语速呢?用日常会话的自然语速,不用极端的速度:像说快板——过快,像念悼词——过慢。
另外,听觉注意力的时间也不长,因此,发言最好也不太长,以简短有效为佳,冗长的发言反而使被吸收的信息大大削弱。
任何时候秘书都不要以自己说为中心,而要以别人的听为中心和目标,不要认为:“今天领导让我传达的指示,我都跟你们说过了!我的任务完成了(至于你们听到多少又记住多少,那就不是我的事儿了)。”秘书永远都要自问:他们听明白我的话了吗?我是不是说得含糊不清/过快/声音太低/……了?
(四)语音修辞的基本技巧
巧妙运用语音技巧会达到出乎意料的修辞效果。例如设疑辞格用在口语语境时,停顿是关键环节。“这个婆娘不是人”,一个长停顿,然后给出下句“九天仙女下凡尘”。如果不懂得停顿在此的作用,就没法获得其独特的表达效果。
语气。语气是说话的口气。语气能透露说话人的感情色彩,是语句内在感情的外化,它表现在声音气息的变化上。
董事长说长沙有个会议,你和小沈去一个,你考虑到小沈是长沙人,开会可以顺道回趟家。你用什么语气表达你的意思:
a你去。 b你去吧。 c你去! d你去,好吗?
b和d较好,祈使和疑问语气带有协商、征询的口气,即使是你让给沈秘书的机会,也应尊重他人。a用陈述语气,没有感情成分,略显冷漠。c最不好,命令的口气,只应用于指挥士兵或命令犯人。秘书口语交际多用能够传达商议、征询、委婉的口语,显现职业礼仪。
 
语气的声音变化
序号
感情色彩
声音气息变化
序号
感情色彩
声音气息变化
1
爱意
气徐声柔
5
愤怒
气粗声重
2
憎恨
气足生硬
6
悲哀
气沉声缓
3
着急
气短声促
7
恐惧
气提声滞
4
喜气
气满声高
8
犹豫
气细声粘
 
语调。语调是语音的高低升降轻重的调配。语调(与语气有交叉)可表达不同的语气,表现出说话人喜怒哀乐等感情态度,具体落在每句的句调上。语调有平直调→、高升调↗、降抑调↘、曲折调(升高再降低或先降后升)四种。如:六月中旬某日午间休息时,空调办公室,小杨正在电脑上下五子棋,王处长来电话:“小杨,去市委张秘书长那儿取文件,现在就去啊!”小杨用上扬的语调答道:“好!↗”王处长满意地挂了机。小杨用上扬的高升调传达出愉快的语气,表示能在炎夏的午休时间无怨地接受任务,这个语调令王处长听了很舒服。假如用平直调则是冷漠地回应,公事公办,“你是头儿,我只好去。”若使用降抑调就透露出他满心的不情愿或勉为其难。曲折调通常表示讽刺、厌恶、夸张,更不能用,无疑是说:“这个时候叫我去,亏你想得出来!”
重音。一句话如果有十个音节,每个音节说的时候平均用力,每句话都这么处理,那么听起来就十分呆板,像敲木鱼的声音平板而没有生气。如果使用重音就会有改观,就有了节奏和变化。重音分三种,一是语法重音。在句子中谓语中心(动词)、修饰语(定语、状语、补语)、表疑问和指示的代词往往要重读:太阳慢慢地升起来了。二是逻辑重音。根据说话的内容和重点确定重音落在哪个词语上,要强调这个会由张秘书而不是其他人主持:张秘书主持明天的酒会。三是感情重音。安排重音的位置决定于强烈的感情或细微的心理。显示重音的方法,一是拖长音节,二是加大音量,三是一字一顿。运用重音的同时还要说好轻声(用缩短音节的办法),正确地发好轻声,重音也能被突出出来:这样的(轻)好事谁做的?真是太谢谢(轻)了!
停顿。说话的时候停顿,首先是生理需要,得呼吸喘气,这是自然停顿,即语法停顿,书面语中用标点符号表示应该停顿的地方。那么口语中如何停顿呢?
新疆|代表|团长|途|跋涉|来|到北京。
这句话的停顿出了很多错,一是话要一句一句地说,不能一个词一顿一个词一顿;二是“长途”是一个词,不应该在词的中间停顿;三是停顿错了地方,造成意义破碎。应该是:
新疆代表团|长途跋涉|来到北京。
逻辑停顿是说话人根据要强调的作停顿,满足表达意义和感情的需要。例如交通安全宣传,说起来应该这样停顿(当然还用重音配合)
每天的太阳|是您的,晚霞|是您的,健康|是您的,安全|也|是|您的
再看这例:最贵的一张|值一千元。表示最贵的只有一张,其它的皆不足一千元。
 
二、词语修辞
 
汉语里有丰富的同义词、同义短语,例如形容女子长得好看,可以有一组意义相同或相近的词语来表达:美丽、漂亮、俊俏、靓等。但同义词语“浑言则同,析言则别”,存在细微的差别,或用于不同的语体,或感情色彩有异。
词语修辞便是在同义词语中选择一个,能够获得最好的表达效果,在一组同义词语中,被选中的这一个是最恰当的,不仅用得规范、准确,而且表达效果最佳。
秘书的职责——上传下达,其用语首先是规范,准确;工作环境——端庄典雅,对上司也好对企业客户也好会议场景下也好,彬彬有礼的谈吐,端庄典雅的用语,含蓄委婉的应对与拒绝,机智灵巧的语意转换,都是秘书的职业口语修辞内容。
(一)词意准确
秘书起着沟通作用,如向上汇报工作,向下传达上级精神,布置工作,发布通知,接待客户,信息准确是第一要义,这就要求秘书所选用的词语必须规范、准确,不能含糊其辞,晦涩难懂。
客观信息用词准确。多用数词,少用表义模糊的词。通知会议的时间地点参会人名等必须精确无误,否则酿成大错。
以听者的接收效果衡量用词“准确”度。看例句,“没事”和“有空”是一个意思,用哪个词,局长才不反感?如:
局长,您现在没事吧,麻烦您审阅一下这份文件。
局长,您现在有空吗?麻烦您审阅一下这份文件。
调用临时同义词语,增添委婉含蓄的效果。如:
这件事我已经向领导作了汇报,领导在研究,适当的时候会把结果告诉您。
研究 = 事情还没结果;适当的时候 = 现在还不能说。
(二)词语色彩恰当
词除了有客观的理性意义,还有附加的色彩义,主要有语体色彩、感情色彩、形象色彩等。
1.语体色彩的差异使词语分为两类:一类用于口语语体,一类用于书面语体。秘书口语虽然用于口语语境,但是工作场景是正式的,即使是宴请,于秘书及其服务对象而言,仍属于公务场合,一些口语词汇不适合用在秘书口语中。因此必须摒弃俚俗词语,包括熟语中的糟粕,因其不雅;方言词通常为口语词,因地域色彩浓郁影响受众理解,也不应使用。
书面语词带有庄重严肃的风格,如,凝聚、珍重、诚挚、神往等,往往在正式场合中使用,譬如口头交际中的外交谈判,秘书口语亦然;成语的书卷气息浓厚,能衬托人的素养不凡,恰当使用能体现秘书口语素质,如:高山景行、翘首企足等。
2.感情色彩,秘书的角色决定了他对别人的赞誉多于批评,因此要准确把握感情色彩选用词语,尽量将褒扬色彩的词语用于交际对象特别是对上司、来访者、商业客户——“大驾光临,令小公司蓬荜生辉啊!”对同事和下属亦然,即使话语内容不值得用褒义词,也可以选用中性词,不随便使用贬义词。秘书要同事帮她忙。先说“哎,买新衣服啦!好漂亮……”再说正事:“能帮我准备一下会议室么,下午总经理开会要用?”用褒义词对听话人适当赞赏,使之更乐于接受秘书的话语内容。
词的色彩在语境中会发生转移,例如“别尽说漂亮话”,“漂亮”的褒义变为贬义,使用时需留心。另外,巧妙调遣词语的色彩则可以增添婉转的语气。例如a句用“点儿”淡化了对中性词“咸”的否定。b把对新秘书的批评变得语气委婉。
a菜咸了点儿,招待不周,请王总见谅,不过“咸中有味儿淡中鲜”嘛。
b新秘书总的来说还不错,就是动作慢点儿。
3.形象色彩,描绘事物形态、动态、颜色、声音、触觉等的词语,例如,瘦西湖、玉带巷、牵牛花、雪豹、墨菊、乒乓球、暖和和、酸溜溜、明眸皓齿……秘书工作并非每时每刻都平板无奇,色彩词语在活跃气氛、营造欢快和谐氛围时就派上用场了。
a楼下陆秘书整天乐呵呵的,大家都愿意到他那里办事。
b今天谈判顺利,彭经理,尝尝这道狮子头,扬州名菜啊,不油不腻,愿咱们的工程圆圆满满!
c接待室的小李唇红齿白,清丽俊俏。我们就愿意接她的电话——声音脆脆的,甜甜的。
 
三、句式修辞
 
修辞中的“句式”范围大于语法所谓句式,可以指汉语中所有的句子:意义上相同或相近的在表达效果上具有细微差别的多种不同句式(同义句式)。汉语有种类繁多、丰富多彩的同义句式,句式修辞便是从中选取表达效果最佳的句子。以语气不同,可在陈述句、祈使句、疑问句、感叹句中选择;以语体不同,可在书面语句式和口语句式中做出选择;以语序不同,可于常式句与倒装句中选择;以结构繁简不同,可于长句与短句中作选择;以形式不同,可在整句与散句中选择等等。
秘书口语常用口语句式、短句句式,便于口头上有效传递信息,其工作环境决定秘书应选择能表达婉转礼貌的语气,因此常常用含有请求、商榷口吻的祈使句;否定句的语意弱于肯定句;双重否定句和疑问句中都委婉语气的表达方式,秘书言语中应善加运用。
(一)简洁明快的短句
在语音修辞部分我们了解到声波瞬间即逝,人耳接受声音的时间不能持久,要保障信息传播的畅达与有效,在句式上应首选短句,短句是口语语体中常用的句式,词语少,结构简单,其修辞效果是简洁灵活,明快有力。
秘书口语要力避长句,长句词语多,结构复杂,冗长的句子收听起来困难,容易造成信息丢失。且长句有一连串复杂的成分或多层关系交织在一起,易出现有违语言规范之处。换句话说,长句子让说的人费劲,听的人也吃力,电话、会议发言等,秘书应将文件中的书面语句式化为短句。
本着可开可不开的会议不开,可缓开的会议缓开,必须开的会议做好准备,
缩短会议时间,能下去开的会议就下去开的精神……
“本着……精神”,中心语“精神”带了四个短语并列起来的长长的定语。原文为了表达的周密,滴水不漏地将所有会议情况全部举出。但是为口头传达带来了困难(一口气都没法说完),需将一个长句变为数个短句,减轻口述的负担:
本着精简的精神,可开可不开的会不开,可缓开的会缓开,必须开的会
做好准备,缩短会议时间,能下去开的会就下去开……
另外也常用简洁、活泼、自然的口语句式,它和短句有所交叉,口语句式多用短句,结构比较简单,不用或少用关联词语,不用文言句式。例:“倘若人人有闲暇,请参加本社春日冶游。”口头通知时改为“要是各位周末有时间,敬请参加社里的春游活动啊。”(“倘若”改为“要是”;“春日冶游”变为“春游活动”)后一句更容易听懂。
口语交际中秘书要学会选用“上口”,听者“入耳”的口语句式、短句句式,为沟通创造便利。
(二)婉转礼貌的语气
1.使用带有商量口吻的祈使句。根据语气,句子分陈述句、祈使句、感叹句、疑问句四类。祈使句分两种:表示命令、禁止的祈使句一般带有强制性,口气强硬、坚决。另一种表示请求、劝阻的祈使句,这类祈使句语气和缓,和秘书的职业身份吻合,可以用来表达请求、敦促、商请、建议和劝阻。而前一种语气的祈使句,作为秘书,口气未免强烈,有失礼貌,除非必须,应尽量少用。例如“老板,凭什么不让我参加?”“经理,怎么还不批复?文件我早就给你了!”这种含有质问口气的句子,当作为秘书禁忌语而放弃使用。
表示请求的祈使句,多以肯定形式出现,会用语气词“吧”或“啊”。表示劝阻的祈使句,多以否定形式出现,会用语气词“啊”或“了”。用语气词“吧”带有商量的口气,用“啊”则略带敦促的意味。
说啊。(带催促的意思,等于含有“说啊,怎么不说呢?”的意思)
说吧。(有商请的意味,等于含有“说吧,我听你说”的意思)
请求或敦促别人做事,总是有商量的余地,比较客气,因此宜于使用重叠形式的动词,有时配以敬词“请”,常用主语。
您说说。/您坐坐,我就来。/您先请。
张秘书长,别客气,咱们自己人嘛。
不用了吧。
王先生,您别着急啊(我马上办好)。
2.使用含独立语的句式。独立语在语法结构上是句子的间接成分,独立语中表示对情况的推测与估计的插入语,其语气委婉,对所说事实留有商量、重新考虑的余地,在请示性和建议性汇报常用,“王主任,你看,这么办行不行?”“下周的商洽会我是这样安排的,您看,合适不合适?”
或者是为了引起听话人的注意,使之能同意所说的内容,“王总,您瞧,小金的计划挺周密的哦。”
客观叙述的事件也可以用插入语突出句中的某一点内容,“周董,王鹏一向,你晓得的,做事规矩,利索,让人放心着呢。”
但是,要注意,在告知性的汇报中不能随意用这种句式,告知性汇报是要进行客观表述,说清楚信息的细节(人、事、物等),摆明发展线索,利害关系,不用据说、估计、可能之类不确定的词语,以免上司误以为你汇报不实。
(三)弱化语意的疑问句、否定句
1.使用否定句。同一个意思可以用肯定句也可以用否定句表示,但二者语意的轻重、强弱有别,否定的说法语意弱些。比较:“今天天气糟糕。”“今天天气不好/不太好。”前一句的语意比后一句重。如果批评新来的小王,哪一句的修辞效果好:
a小王,字打这么慢,难怪文件还没印出来。
b小王,字打得不快啊,文件还没印出来送到主任那儿呢,多练练手哦。
第二句批评意味婉转,更易被小王接受。
通常人们都知道双重否定表示强烈的肯定,但有的双重否定句可用来表示一种委婉的语气,秘书要留心学习。
a张总,我们这次谈判能成功,不能不感谢您的鼎力相助啊!
b李部长,今晚有个重要会议,您不会不来吧。
c这恐怕不会不是事实吧(比较:铁证如山,这就是事实!)。
直接用肯定句,如“李部长,今晚的会议您一定要来”,就失去了委婉、迂回曲折的语气了。这种双重否定句的特征是用“不+能愿动词+不+动词”格式,句末可以带语气词:
不能不+动词……(+语气词)
不会不+动词……(+语气词)
不敢不+动词……(+语气词)
2.使用疑问句。语法范畴里的疑问句有多类,特指问、是非问、选择问、正反问等。修辞范畴里的问句都属于无疑而问,目的是增强表达效果。从语气强弱的角度考虑,一些疑问句的语气比陈述句弱,可以用来表达婉转、客气的意味。
a下属:张秘书,你希望我去吗?
张秘书:我有必要回答吗?
b下雨了,明天再走。
下雨了,明天在走不好么?
c怎么不敲门就进来了。
进来前,是不是先敲门?
d我先发言/我必须先说/我就不能先说吗?
我先说两句,好吗?
a张秘书对下属的回答用反问句,语气过于强烈,非常不友好。b用后一句的疑问句式,就有了商量的口吻,加浓了劝导的意味,使听者易于接受建议。c用后一句的疑问句式,口气婉转,听的人更愿意接受者淡化了的批评。d“好吗?”疑问句式给出的是征询的意味,客气而礼貌,没有咄咄逼人的蛮横,更易获得先发言的机会。
 
第二节 常用辞格
 
同一个意思的表达既可以使用修辞格,也可以不用修辞格。所不同的是,用了修辞格,可以使话语离开平铺直叙,进入生动形象的境界。秘书要善于调用各种辞格,为口语交际增色。汉语辞格丰富,多学益善。秘书可以借用辞格来丰富自己的表达,为口语表达增光添彩。
 
一、反复、顶真
 
这两种辞格于口头传达信息很有利,反复能够突出意义,顶针便于记忆口语信息。
(一)反复
同一个意思,有意地一而再、再而三的出现,它是根据表达需要所采取的一种积极的修辞手段,强调突出话语意义,它与重复罗嗦有着本质的区别。
兹定于九月八日晚十八时于阳城酒店宴请冯市长,恭请准时出席。
秦秘书拨了电话,把通知转给了黄处长的秘书:“你好!小张吗,我是小秦。咱公司有个宴会请张市长吃饭,麻烦你提醒一下黄处长:9月8号晚上6点阳城酒店,记住啊8号,晚上6点,阳城,准时哦,张市长要来的。好,再见!”
秦秘书用反复辞格,将通知中的关键信息,做了强调,意在给听者加深印象。反复和重复不同。重复是一种语病,使人感到内容贫乏,语言罗嗦累赘。反复是积极的表达手段,起突出中心意思、强调感情的作用。
(二)顶真
用上一句结尾的词语作下一句的起头,前后句子首尾蝉联,上递下接,又叫联珠。“咱们做的事越多,老百姓就来得越多;老百姓来得越多,人们的力量就越大。”因为下一句起头的词语就是上一句的结尾,记忆句子内容的负担就减轻了,口头文学中常常利用这个辞格,借助这一便于记忆的辞格传唱英雄史诗、民谣、儿歌等。秘书口语也可以利用它的优点,将之用于口头传递信息。
韫佳跟着主任,在公司外面与客户洽谈,要叫张会计到值班员那里取一份资料,中午主任和客户吃饭时,张会计带资料过来作陪。韫佳给张会计电话:“张会计,你好!麻烦你去二楼值班室去一下材料。二楼值班室,靠窗的文件柜,柜子第二层抽屉,抽屉右手有个文件袋,袋上写着‘5月资料XXX’。拿到以后,中午……到……来。好,再见!”
假设张会计对中午吃饭的地方不熟悉,韫佳再怎样用反复辞格叮嘱她中午会合的时间、地点?又怎样运用顶真辞格告诉她酒店的位置?
顶真与回环辞格不同。顶真只着重于下句之首与上句之尾的衔接,可以由此及彼,顺流而下,由彼及其余,其轨迹是直线形。回环辞格着重于两个事物之间的辩证关系,如“疑人不用,用人不疑”,由此及彼,再由彼及此,其轨迹是圆周形。两种辞格可以综合使用,如本节所举的薄熙来之例。
 
二、引用、婉曲
 
(一)引用
引用是指在讲话中援引现成的语言材料来表达自己的思想,指明出处,“古语说:‘文如其人’,这是说什么样的人,就写什么样的文章。”暗引则不指明引用的来历,“挽断‘自发三千丈’,愁杀黄河万年灾。”引用他人特别是有权威性质的话语,可以增强自己语言的说服力和感染力,所以秘书在劝导、提建议时常用这种辞格。另外古语名句的引用还能体现秘书较高的修养。
a“三人行必有我师焉”,潘秘书长,把您的经验拿出来,叫我们几个新手几招吧。
b每天养成好习惯,“吾日三省吾身”,秘书工作天天总结、反省,才能每天不断进步。
c从火车上遥望泰山,几十年来有好多次了,每当想起“孔子登东山而小鲁,登泰山而小天下”那句话来,就觉得过而不登,像是欠下悠久的文化传统的债似的。
d“养兵千日,用兵一时”,紧急关头,张部长,让我跟您去玉树吧。
援引先哲前贤的话作依据,可使说理透彻,表现生动,引用反面观点并有的放矢地批驳,可强化针对性和辩驳力。运用引用时应注意两点:一要深刻领会所引的语言材料,不能断章取义,随意删节,搞实用主义。二是引用的目的是用来增强自己语言的说服力和感染力,因此引用要准、要精,不能喧宾夺主。
(二)婉曲
语言中有现成的话语,但是直接说出来也太直白了,故意换一种含蓄委婉的说法,婉曲的修辞效果是平和、动听,使人乐于接受,有时曲折婉转,容易感染对方。例如把“婚姻恋爱”换做“个人问题”,把“逝世”换做“写下生命的休止符”等。
黄一平提前到酒店确定了菜单和烟酒,在单子上签了名;要了杯茶,趁吃饭之前歇息一下。有叮叮咚咚的敲门声,酒店前台经理进来:“黄大秘书,酒店新进了一批上好龙井,是专供中南海的特级品,一斤茶才两千五百元。丁市长秘书小吉在这里招待客人,带走了二斤。要不要给你弄点?”黄一平不接小吉那个话头,指着杯子里的茶,自我调侃说:“就这种十块钱一杯的茶,我也只敢偶尔尝个鲜哩。”经理看看话不投机,讪讪地退了出去。(选自丁邦文《中国式秘书》)
黄一平的话直接说便是:2500元一斤太贵!我买不起。不买!黄一平身为冯市长的第一秘书,平时内心就不屑小吉贪小便宜,而且对酒店利用公务签单消费把价格提高几倍的勾当心知肚明,当然不愿签单拿走茶叶。被冯市长评为“不俗”的黄秘书,有话不直说,用婉曲辞格拒绝经理的无理要求。
有些不雅或刺激过强的词语,往往用婉曲的辞格,换其他的同义形式表达,强调含蓄、得体。例如接待、会客时,引导外来者洗手;对方身体有缺陷;或对方家人遭遇不幸,都需要使用这种辞格。
婉曲重在意思含蓄委婉,但其真正含义一定要让人理解,不能过于晦涩而产生歧义,使人误解。看下面的例子,是否能一读便知其意。
a这两位朋友是在十年前的这个季节长眠于南部边地的。十年前南部边地曾经有过战事,两位朋友是在战事中间离开我的。
b天塌下来砸个儿大的,县里个儿大的是书记县长,常务副县长是具体干事的,何况自己也快到站了。
c古副司令与我们一同背着风办事。军人有这本事,停车就能放出水来,不停也能再轻松坚持几小时。
 
三、比喻、比拟、借代、夸张
 这四种非常传统,也是人们最为熟知的辞格,能够使秘书的语言形象生动富于情感表现。
(一)比喻
比喻是用相似的事物来打比方。描绘事物用比喻可以获得形象生动的效果,如a、d句;也可以用于形容抽象的东西来说理,使道理变得浅显,如b、c句。
a远远望去,一座细长的泥桥像一条发白的绷带,在把这条裂痕马马虎虎地包扎起来。
b这世道就像一杆秤,不会总摆不平。
c我一直认为疼痛是一种力量,是使一个人早熟的催化剂。
d王仁讲:“我那天输得脸上都没图像了。”
(二)比拟
比拟是把物当作人写或把人当作物写,或把甲物当作乙物来写。比拟赋予该人或物自身没有的行为或动作,可获得生动的表达效果——a句里荠莱能挥动手掌招呼、欢迎;b句里猫爪能当印章印出花样;c句里的诗篇能生根发芽;d句里夕阳能被装入桶里担回来等。
a清明,公司组织扫墓,野外嫩生生的荠莱,在微风中挥动它们绿色的手掌,招呼我们,欢迎我们。
b猫……或是在你抄写文件的时候,跳上桌来,在稿纸上印几朵小梅花。
c不管怎样,且把这矛盾的诗篇埋在地下,它也许不合你秋天的季节,但到明春准会生根发芽。
d小孩子在稻草堆里打滚,姑娘们从溪边挑回一担担摇晃的夕阳。
比拟和比喻都是两事物相比,但有区别。比喻重在“喻”,以乙事物(喻体)来说明甲事物(本体),甲乙两事物有主有从;比拟重在“拟”,干脆把甲事物当作乙事物来写,甲乙两事物不分主从,浑然一体。
(三)借代
不直接说某人或事物的名称,借用同它密切相关的名称去代替,这种辞格叫借代,又叫“换名”,它能够引人联想,使表达收到形象突出、特点鲜明、具体生动的效果。
a(张处长回来了)小李,你赶紧回你们室吧,你隔壁头把椅子回来了。
b得,谁也不敢反映真实情况,都怕丢了乌纱帽啊……
c哟,宝马又来电话找你啦,王秘书,叫他捎上咱办公室一伙儿人吧。
有时候类似于暗语,这样的借代显得不礼貌,不能用于面称,只能用于背称。
d“四眼”又来找你了。秦秘书,快去啊,在传达室等着呢。
借代和比喻里的借喻不同,借喻因为是比喻,可以补出本体改为明喻,借代不能。
(四)夸张
夸张是为了表达的需要故意言过其实,对客观的人或事物作扩大或缩小的描述。夸张通过对事物的渲染,表达说话人鲜明的感情态度,能够引起听者的强烈共鸣。
秘书事务性工作中,如汇报,传达、布置工作,传递话语,都不能用夸张。在宴请,谈判,生活接待中活跃气氛时可以适当使用。
a“隔壁千家醉,开坛十里香”,这酒不错,挺有名的,您看,咱们宴请恒通集团老总,就上这个吧。
b听说过张老的传奇吗——当兵一当三四年,打仗总打了百十回吧,身上一根汗毛也没碰断。知道吧,他老人家是这儿的第一任市长。
c不行,不行,小欣秘书刚来,还不习惯这些场面,您看她酒还没沾唇,脸倒红得像关公了(超前夸张)!
d李医生给他看病,药方没开,他的病就好了三分(超前夸张)。

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