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第七章 明朝的秘书工作

发布时间:2013-01-03  来源:原创  作者:主编:钟小安 楼淑君 副主编:雷鸣  发布者:网络秘书  浏览次数:1092  
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第七章明朝的秘书工作
 
本章知识要点
基本点:
明朝的官职机构;
内阁、六科、通进司、司礼监等中央秘书机构;
票拟、贴黄、行移勘合等文书工作制度。
重点:宦官干政的顶峰。
难点:监生“历事制度”、明朝档案工作。
明朝从朱元璋1368年称帝到1644年灭亡,共传十六帝,历277年,是中国历史上继元之后的统一王朝,也是中国传统政治的再建。明朝的疆域极盛时,北控蒙古、西有西域、东北征服女真、西南管辖西藏、南方建立了交阯郡,并在少数民族地区实行羁縻卫所制度和土司、土官制度,促进了中华多民族的统一和发展。
明朝是我国古代秘书工作的大发展时代。丞相制的废除,使得皇帝对内阁等秘书机构倚重,各部也出现了司务厅、经历司、照磨所等专门的秘书事务机构;地方各级行政单位,秘书机构和人员的配备当规整。文书工作在继承前代经验的基础上,有了大的进步,公文的种类大量增加,文书工作制度更加完备。各级官僚机构中普遍建立了档案室——架阁库,档案工作专业化、制度化管理走向规范。宫中宦官形成以司礼监为首的一套机构,通过锦衣卫、东厂、西厂、内厂等控制各级官员、干预朝政,利用代皇帝批红的机会擅行大权。王振、刘瑾、魏忠贤等宦官倒行逆施,为患甚烈。
第一节明朝的官职机构
明朝初年,沿袭元制,由中书省总领全国政务。朱元璋总结历代的教训和自己起家的经验,认识到要重建强大而统一的国家,必须高度集权于上而适度分权于下。
洪武九年(1376年),太祖着手整顿地方官制,废除地方在统治机构方面,权力过分集中的行中书省,改设承宣布政使司、提刑按察使司和都指挥使司,合称“三司”。相应设置了布政使、按察使、都指挥使分管省级地区的民政、司法和军队。三司长官不相统率,直接对中央负责。全国除京师(南京)和边疆少数民族地区外,分浙江、江西、福建、北平、广西、四川、山东、广东、河南、陕西、湖广、山西12个布政使司。洪武十五年(1382年),增设云南布政使司,共13个布政使司。13个承宣布政使司(类似今天的省政府),总管本省行政、民政、钱谷等事。省下设府(知府)、县(知县)两级和部分直隶州(知州),主管地方兵刑钱谷,为“亲民之官”。在边远和少数民族地区,由都指挥使司和宣慰使司、宣抚司、招讨司、蛮夷长官司、军民州、土州、土县等,统辖军民之政。
洪武十三年(1380年),明朝对中央统治机构进行调整,废除了沿袭1 600多年的丞相制度,撤除了横亘于皇帝和百司之间的中书省,废丞相不设,皇帝直接君临百司,主断大小事宜,将国家和政府首脑合而为一,从体制上保证了君主在中央集权政治中的绝对权威。吏、户、礼、兵、刑、工六部的地位提高,六部尚书和左右侍郎直接听命于皇帝。同时设立庞大的秘书机构来协助皇帝处理政务,明朝的秘书机构体制有很大的变化,史称“内阁制”。其后历永乐、洪熙、宣德,逐渐形成内阁制度。内阁参赞机务,但首辅无丞相之名,一切决策取决于皇帝批红。
值得注意的是,中书省废除以后,皇帝以一人之力直接处理全国政务,很快就出现了力不从心的劳累状态。《明太祖实录》卷133记载,朱元璋深感:“人主以一身统御天下,不可无辅臣。”于是,于洪武十三年(1380年)九月设春、夏、秋、冬四辅官协赞政事,洪武十五年(1382年)取消四辅官,仿宋制设华盖殿、武英殿、文渊阁、东阁诸学士,“皆侍左右,备顾问”。朱元璋任用翰林院的学士检讨、修撰、侍读等文学侍从官员来协助做一些文案工作。具体职责是:①帮助皇帝阅看各级报来的章奏和执行封驳的工作;②根据皇帝的意图或明确意见草拟处理意见;③随时听候皇帝差遣,处理其他辅助性工作。他们虽在皇帝身边,具有近身特点,但是并不能参与重大政务的研究,更不能独自处理什么问题。仅仅由于他们经常在宫廷殿阁(通称皇宫)之内工作,以与皇帝的工作节奏和生活节奏合拍,遂被称为内阁学士或大学士,简称“内阁”。被调来工作,俗称“入阁”。洪武十三年(1380年)之前,由于中书省是仅次于皇上的最高权力机关,丞相是负责人,翰林院的文学侍从们即使“入阁”,充其量不过是作为中书省的补充,偶尔或不太经常地、名不正言不顺地充当皇帝的兼职秘书而已。
内阁不是一个正式的国家机构,不能独立地对帝国的各个法定的机构发布指令,而只能为皇帝提供顾问、咨询和草拟对各种章奏的处理意见,因而,从名分上说,是皇帝的机要秘书机构。但后来的发展使得内阁逐渐凌驾于六部之上,成为有实无名的宰辅机关。内阁大学士也逐渐有了首辅、次辅和群辅之分。不仅可以召集高层次决策会议,在草拟各种章奏的过程中直接参与机务,甚至能与皇帝分庭抗礼,封驳皇帝的诏旨。“虽陛下圣意有所予夺,亦必须由内阁议而后行”。《明经世文编遵祖训以端正本疏》卷145。因而,出现了许多权臣,如徐有贞、严嵩、张居正等。《四库全书总目》有论:“至嘉靖间始委政内阁,而居首揆者责任尤专,凡一时政治得失者视其人为轻重”。内阁职掌的变化也引发了后人对内阁定位上的分歧,有以为是皇帝的机要秘书部当时内阁及其大学士只能使用翰林院兼手驳诸司文章事某官的名义,“职卑位微”“帝方自操威柄,学士鲜所参决。”《明史》卷27《安然传》。
中央统治机构中调整的另一特色是:充实和完善监察系统制度。设立都察院,为最高监察机关,过问民情,监察百官。受命出巡视察地方的巡察御史,权力颇重,小事立断,大事奏裁。设六科言官给事中(一般为正七品),各事规谏、驳正和稽核文印百司之事,品位虽低,但有资格参与中央的高级会议,直接对皇帝负责,是十分有影响的中央官员。另外,明朝在宫禁里设东、西厂,秘密监督百官的行踪,成为皇帝和司礼太监的直接耳目。
明朝的官制建设一改秦汉的三公九卿、郡县制的块块化管理模式,也不同于隋唐以来条块结合的管理模式,从中央到地方各级官僚机构的设置基本上反映出条条化的面貌。
由于整套行政结构的划分越来越细密,在集权化思想下形成的条条化格局,过去一个部门负责的公务,需要三四个或更多互不相属的独立机构来处理,相互的协调和牵制更为明显和大量增加,公文的往返和会议增多。公牍文种达30种以上,互不相属机构往来的文种,则有12种之多。各种协调工作的会议也趋于经常化和规范化。地方各省的大事,没有元首式的长官主断,由三司会议商决。
第二节明朝的秘书机构和秘书
明朝秘书官吏的素质比较高,明朝选用秘书除了要求有很高的文化水平外,还注重实际工作能力,在京城设国子监,挑选秀才或举人入监读书,称为监生。监生历事期满,根据其能力、表现,送吏部附选候补。明朝选用各级秘书的主要方法是通过科举考试。中央六部,五军都督府,御史台等官署中的秘书官员大多由进士担任。地方各级政府中的秘书官员,也需从举人、贡士等科班出身者选用。
明朝中央秘书机构主要是内阁、通政司、六科、司礼监和文书房。它们互不统属,共同为皇帝服务。从职能分配看,内阁主要负责批答各种上呈的奏章,做初步的处理意见,草拟诏令,呈进皇帝裁决;六科是协助皇帝处理六部事务的秘书机构,具有稽核、侍从、规谏、补阙、拾遗等职能;通政使司是全国上下行公文案牍的出纳总汇;文书房和司礼监是禁中宦官秘书机构,负责替皇帝批阅奏章,传宣谕旨,草拟一部分诏敕。
一、内阁及其职责
洪武十五年(1382年)朱元璋在宫内设文渊阁,从翰林学士中选择可信者入阁,“详看诸司奏启,兼司平驳”。当时的大学士,还只是纯粹意义上的秘书侍从人员,无权参与机务,“不得平章国事”。解缙、胡广、杨荣等入直文渊阁,因“授飨大内,常侍天子殿阁之下”《明史》卷72《职官志一》。,所以称为内阁。内阁大学士之职责,大致是参与机务,充当顾问,出纳帝命,收阅奏章,起草诏诰谕敕,典藏御笔文书、档案、图书以及一切文书记录整理等。这时期,虽有内阁之名,但大学士们参与机务只能是通过接触一些奏章和草拟皇帝的诏旨,间接提出一些建议,并无中枢决策权力。
内阁大学士,无定员定制,其编制大约在3至7人之间。起初,阁臣之间地位平等,无轻重之分。明仁宗继位以后,升任黄准为通政使兼武英殿大学士,杨荣为文渊阁大学士兼太常寺卿,文渊阁大学士金幼孜为户部左侍郎,左春坊大学士杨士奇为礼部左侍郎兼华盖殿大学士,均为正三品。内阁成员有了实际的行政职务,兼领部务。后来,大学士官居一品,位列“三孤”“太子三师”。嘉靖以后,杨廷和作为顾命大臣,总揽朝政,阁臣中形成了首辅、次辅、群辅之别,“同在阁中,亦有等差,大事皆首辅主持,次揆以下不敢与较。”《廿二史札记·明内阁首辅之权最重》卷33。史载张居正任首辅,吕调阳、张四维分别为次辅和阁老,居正父丧回老家江陵数月期间,大小事宜文案均由差人每日快马送往江陵批阅,吕调阳、张四维竟无事可做。由此可见,当时阁臣中的地位差别。
明成祖继位以后,内阁权力扩大,宣宗宣德年间,内阁增加票拟(即在奏章上写上初步处理意见)和面议大事之权。“各部之事,皆听命于阁下”。内阁权力不断扩大,但从其机构性质看,明朝内阁实是皇帝的机要秘书处。景泰年间,内阁设诰敕房、制敕房,由中书舍人掌书办制一切诏敕机密文书。正统年间,大学士会同各衙门于内阁集议国家大事成为定例。天顺年间,徐有贞、李贤等入阁,“以政府视之,人亦称为宰相矣。”《明史》卷72《职官志一》。世宗年间,大学士都由尚书充任,黄瑜《双槐岁抄》说:“朝位班次,俱列六部之上。”这样,内阁便由最初的纯粹的秘书机构,逐渐演化成兼具机要秘书部门和行政决策中枢双重性质的宰辅机关。
内阁的职能《明史·卷72职官志一》记载是:“掌献可替否,奉陈规诲,点检题奏,票拟批答,以平见庶政。”此外还有主持廷议,会试,草拟诏令和封、谥、赠号,以及主修实录、撰史、扈从、居守监国等职能。
1.献可替否实际上行使的审议封驳之职。内阁大学士参与机务以后,对皇帝裁决的政务,可以提出自己的见解,或面奏或上疏,称之为“献”。取得皇帝的认可而得以施行,是为“献可”。若有不同意见,进行谏止,予以封驳,称之为“替否”。明史记载内阁封还皇帝诏旨的事例不胜枚举,如嘉靖初,“(杨)廷和先后封还御批者四,执奏几三十疏。”《明史》卷190《杨廷和传》。万历时,张居正多次封还神宗小皇帝的谕旨。皇帝的命令在转发给诸司的过程中,内阁如果认为上谕不妥,可以不奉行或要求更改,将诏旨封还皇帝。
2.奉陈规诲是以儒家的经典,历代明君的政绩和皇祖“宝训”规劝教诲皇帝,是内阁正面影响、左右皇帝的重要方式。主要是通过讲解经史,“陈说圣贤修己治人之要,开告帝王端心出治之方,”《明经世文编·上讲学疏》卷32。来启迪圣心,从而达到规诲的目的。另外还可上疏或廷谏,用书面奏章规谏或当面规谏。
3.点检题奏凡是呈报朝廷的题奏本,都要经过内阁点检,也就是审核,而后呈送皇帝。明朝公文制度规定,公事用题本,私事用奏本。
4.票拟批答明朝公文由通政司呈交皇帝阅览后发至内阁,由大学士以皇帝名义拟写批答草稿,用墨笔小票写出,贴在章疏上,呈报皇帝,称为“票拟”。票拟批答是明朝中期以后内阁辅助皇帝处理政务的主要方式。票拟实际上是代天子而言,因而,能够充分体现阁臣对各项事务的主观意志,既是内阁行使的一项秘书职能,也是一种决策行为的体现。皇帝如同意内阁票拟意见,即亲自或由司礼监秉笔太监用朱笔照票拟内容批答下发,称为“批红”,如不同意,则发还内阁重拟,称为“改票”。皇帝阅后不发内阁,不作处理,称为“留中”。
5.起草诏令诏令是皇帝下达诸司的文件,是指导国家政务活动的重要方式。内阁负责撰拟诏令,经皇帝审核同意后,下达诸司。起草诏令分为主动与奉命两种方式。如遇皇帝登基或驾崩等事,例由大学士主动会商草拟诏旨,颁行天下。内阁奉命起草诏旨,是内阁起草诏书的主要方式,草拟完毕,加盖文渊阁印呈送皇帝审阅,不得直接下发诸司。如皇帝同意,则以皇帝名义颁发。世宗即位,杨廷和奉命拟《即位诏》,洋洋万言,革故鼎新,对嘉靖初年的政治、经济、法律改良起到重大指导作用,直接导致“嘉靖新政”的产生。
6.参与议政参与议政是内阁的正常工作。内阁议政始于洪武十五年,到了明朝中后期,内阁议政成为国家政务活动中必不可少的一环。内阁议政的方式有面议、内阁会议和廷议等,几种方式同时存在。宣德以后,因嗣君英宗年幼,不能与内阁面议政事,改为内阁会议,或廷议。自此,阁议形成制度,“政无大小,悉咨内阁。”《明通鉴》卷40。会议讨论作出的决定,奏请皇帝裁决。遇有特别重大的事,内阁会议不能决定,则由“阁臣与各衙会议大政,”《明大政纂要》卷23。称之为廷议。
从职掌可以看出,内阁是兼具政务中枢和机要秘书双重性质的非正式国家机构,明朝的内阁对政务的处理、决策,是在行使秘书职能的过程中间接发挥出来的。
内阁之中,还设有三个专职的秘书部门:
内阁设中书科、制敕房、诰敕房三个办事机构。
中书科:洪武初年,中书省内有承敕监、司文监、考功监,负责起草诏敕等文书事务,内设中书省直省舍人。中书省废除以后,这些部门多被撤销,但保留中书省直省舍人,改名为中书舍人,员额为20人,组成中书科,职责仅为缮写正本,誊抄副本,事毕后即离开。
制敕房:宣德初年,从进士、监生、儒生及平民中挑选善于书写者,集中于内阁的西小房,负责誊抄、缮写制诏、敕书、诰命、册、表、皇文、玉牒、讲章、碑匾、题奏、揭贴等重要机密文件,以及各王符的敕符底簿,是内阁内部的秘书机构。
诰敕房:设在内阁大学士办公处东阁,称东诰敕房,同样从进士、监生、儒生等人中选拔善书写者,任为中书舍人、序班、译字等官,负责缮写誊抄诰敕、释译敕书、外国文书和誊录揭贴、兵部记功簿及勘合底簿等。
二、通政使司及其职责
通政使司又称通政司,因职掌类似宋代的通进银台司,故又习称银台,是明朝朝廷的总收文机关。“掌受内外章奏敷奏封驳之事”,《明史》卷75《职官志四》。长官为通政使,正三品,下设左、右通政各1人,誊黄通政1人,正四品;左右参议各1人,正五品,其属经历司经历1人,正七品;知事1人正八品。
通政使司“职专掌出纳,与内外诸司俱无文移,有径行本司者,以违制论。”“本司奏事虽小必闻,凡每日早朝引奏天下臣民及入递所奏事,或五事七事,明世遇大寒大暑减免,奏数不一”。《古今图书集成》卷365。明朝的通政使司是一个独立的专门化中央秘书机构。
通政使司的具体职掌是:
一是收受“四方陈情、建言、申诉冤滞或告不法等事”的文书,将申诉、告发的缘由事项登记在册,连同原状一起进呈皇帝。
二是收受“天下臣民实封入递”的文书,于公厅内启封、初阅,节写副本后进呈皇帝。
三是五军、六部、都察院等官府的重大或机密文书,须保留本司印信进呈,即无权拆封检阅。
四是收受外官陈奏公事的“题本”、陈奏私事与密事的“奏本”及京官的“奏本”,在早朝时统一进呈皇帝。
五是对官员不经过通政使司而私自向皇帝递呈的奏章,有权提出否决意见。
六是午朝时,引见有事面奏皇帝的臣民。
七是随时进呈机密文书及其办理情况。
八是每月底向皇帝按“抄发、照驳、公移、勘合、讼牒、勾提”等类别汇报一次文书传递情况,称类奏;每年底将全年的文书传递情况向皇帝作一次总汇报,称通奏。
九是“凡议大政、大狱,及会推文武大臣,必参预”。也就是参与国家大事、大案要案和重要官员任命的讨论。
通政使司是一个纯粹的接纳并进行择录整理后呈送皇帝的上行案牒总汇机构,封驳之权多未行使。通政使司的设立,其独立化和地位的提高,一方面说明明朝对秘书工作的高度重视,另一方面也从侧面反映了明朝秘书工作的专门化程度,地位相当重要,是明朝中央仅次于内阁的高层秘书部门。它集收文、信访、议政于一体,处于下情上达的咽喉位置。
三、六科及其职责
明朝的六科是一个特殊的机构。作为协助皇帝处理六部事务的秘书机构,吏、户、兵、礼、刑、工六科均设有都给事中、左右给事中、给事中等官员。都给事中每科1人,主管一科事务,掌本科给事中印,又称掌科官;左、右给事中每科各1人,协助都给事中处理事务;给事中各科6至10人不等,负责各科的具体工作。六科给事中与御史合称科道,或合称台垣(台指御史,垣指六科给事中),六科给事中与御史的工作性质有相近之处。《明史》记载:“六科,掌侍从、规谏、补阙、拾遗、稽察六部百司之事。凡制敕宣行,大事覆奏,小事署而颁之,有失,封还执奏。凡内外所上章疏下,分类抄出,参署付部,驳正其违误。”《明史》卷74《职官志三》。从这个意义上说,六科是明朝的监察机构。但它既不领属都察院,独立行事,又有收发文书,封驳敕旨章奏之权,具有秘书机构的部分功能,还可以参决刑狱,参加高级政务会议。具体说来,六科的职责有以下几方面: 
一是侍从规谏、补阙拾遗。皇帝让这些品秩很低的官员轮流侍立朝堂一侧,一方面记录圣旨与廷议,另一方面,及时对皇帝提出建议,补之不足,拾之漏疏。
二是驳正御旨违失。《明史职官志》:“凡制敕宣行,大事覆奏,小事署而颁之,有失封还执奏。”也就是对内阁根据皇帝旨意拟制的制敕,重大事情请皇帝复审,一般事务就由六科签署颁发,不合要求的封还给内阁。
三是科参。六部向皇帝奏请的章疏,必须经过给事中审查,呈进皇帝批阅后,仍发还六科,再由六科抄发六部执行。若六部奏疏有不便之处,“给事中驳正到部,谓之科参。六部之官,无敢抗科参而自行者,故给事中之品卑而权特重。”《日知录集释》。
四是稽察弹劾。给事中通过抄发和注销之制稽察六部。六科根据稽察结果,可以弹劾不称职的官员。“各衙门一应奏题,旨意既明,覆奏发落稽缓。五日内不覆奏旨,该科劾之。”《春明梦余录》卷25。六科有考核群臣和法律监督的职责,可以参加推举大臣的廷议,行使否决权。
五是办理官员赴任手续。吏部上呈选官名单时,吏科都给事中须同至御前请旨;外官赴任前领取“文凭”(任命书)须先到吏科签字。其他各科类似事务亦照此办理。“凡吏部引选,则掌科同至御前请旨。外官领文凭,皆先赴科画字,内外官考察自陈后,则与各科具奏。拾遗纠其不职者。”《明史》卷74《职官志三》。
六是检查各官府奉旨办理的事务是否完成,每5天汇总一次情况,完成者注销,未完成者注明情况,然后向皇帝报告。
七是所收受的题、奏、本、状和奉旨发落的事目,由各科掌科官于早朝一并送至御前。收集文件,督办事务。将每天经手的文书逐一抄录副本,汇编成册,每5天一次送内阁,以备编纂。
八是参与朝廷大政廷议、重要官员廷推及大案廷鞫。
九是六科轮流充任乡试考试官、会试同考官、廷试受卷官以及册封宗室诸藩、告谕外国的正副使。
十是遇处决犯人、投书伸冤等事,由六科负责向皇帝请旨。
明朝中央秘书机构除了内阁、通政使司、六科以外,还有行人司和尚宝司。行人司有司正、左右司副,下隶行人若干,以进士出身者担任。掌奉使出外,传宣诏命。明朝分封藩王于某地,中央与他们常有文书往来,凡有颁诏、册封、抚谕、征聘等事,皆由行人出使。当时中书舍人、行人、评事、博士,合称“中、行、评、传”。尚宝司是明朝廷中专管印信符节的机构。明朝皇帝的印玺有24种之多,用途不一,特设尚宝司专管,同时保管“玺牌”“铜符”“合牌”“铜牌”“牙牌”等符信的发放、验收。官员有司卿(又称符台、玺卿)、少卿和司丞(又叫玺臣)。
第三节明朝的宦官秘书
明朝中央决策层中有一个权倾朝野的秘书机构——司礼监。司礼监的职权主要有三项:一是批答奏章,传宣谕旨,这是司礼监最重要的职权;二是总管有关宦官事务,司礼监不仅在各宦官机构中处于“第一署”的地位,而且实际上也居于总管、统领其他宦官机构的地位;三是兼顾其他重要官职,当时宦官系统的其他一些重要官职,如东厂提督、南京守备等,或专由司礼兼领,或为司礼外差,这也是司礼监职权的一个重要方面。
朱元璋建朝之初,为防止强奴欺主,宦官干政,在宫门树立铁牌,镌刻:“内臣不得干预政事,预者斩”的严厉训告,不准宦官识字断文。洪武末年,朱元璋颁发定制,宫内设有司礼、内官、御用、司设、御马等12监。惜薪、钟鼓、宝钞、混堂等4司及兵仗、银作等8局,总称为24衙门,各设专职掌印太监。作为宦官机构,从制度上讲,是宫廷的服务组织。到了明成祖朱棣,这一制度变化,开始把宦官视为心腹,当作控制外廷大臣的一股重要力量。“内臣不得干预政事”被悄悄地改为不得擅自作主。并派他们出使、专征、监察、分绩、刺臣民隐事,继而让宦官提督东厂。
朱棣之所以任用宦官,委以大权,是因为在夺取皇位的“靖难之役”中,尚为燕王的朱棣靠勾结受建文帝压迫的宦官而掌握了建文帝的动向,此后又在围攻南京时,与宫内的宦官里应外合取得了胜利,登上了皇帝宝座。因此,朱棣上台后,害怕会有失意的宦官像出卖建文帝一样出卖自己,所以不惜背叛祖训,拉拢宦官。而朱棣自己的宦官,如“狗儿”等,在“靖难之役”中表现得非常勇猛,率军与南兵对冲,为朱棣在战场上立了功。
宣宗时,改太监不得识字的祖制,在宫内设内书堂。令学官教小太监识字。英宗时,掌权宦官王振网罗部分官僚为党羽,形成阉党,开明朝宦官专政先声。此后,宦官之祸迭起。成化年间的汪直、武宗时期的刘瑾、熹宗时期的魏忠贤等,都是权倾朝野、势力显赫的权宦。他们专横跋扈,排斥异己,巧取豪夺,屡兴大狱,加剧了明朝政治上的腐败,给人民带来无穷灾难。英宗皇帝9岁即位,司礼太监王振乘机专权,“王命天宪,悉出其口,生杀予夺,任已爱憎”,《日知录集释》卷9《宦官》。宦官专权的局面开始形成。英宗以后,许多皇帝不临朝问政,皇帝与朝臣之间诏令颁发章奏批答,全由宦官操纵。“自成化至天启,一百六十七年,其间延访大臣不过弘治之这样,末数年,其余者皆帘远堂高,君门万里。”赵翼《陕余丛考》卷18。武宗时,宦官刘瑾掌司礼监,纠结党羽,除控制东、西厂之外,又增设内行厂,监视范围更广泛,用刑更酷烈。大臣的章奏,要先送他审阅,然后才送朝廷。人们说有两个皇帝,“朱皇帝、刘皇帝”,或者叫做“坐皇帝(武宗)、立皇帝(刘瑾)”群臣包括内阁大学士在内,都趋之若鹜,竞相攀附。宦官任职机构膨胀,宫廷宦官人数激增,至明末多达数万之众。
司礼监设立于明太祖时期,最初在二十四衙门中地位并不高。司礼监设提督,掌印,秉笔,随堂等太监。提督太监督理皇城一切礼仪,刑名,及管理当差听事。凡皇帝口述命令,例由秉笔太监用朱笔记录,再交内阁撰拟招谕颁发负责日益奢华的皇室生活。司礼监因负责“掌章奏文书,照阁票批朱”,而与内阁形成直接的权力互动关系。皇帝、内阁、司礼监组成了一个不等边三角形,其中皇帝高踞于顶端,内阁和司礼监位于底边的两端,孰长孰短,孰强孰弱,完全视皇帝与其关系的密切和信任程度而定。内阁通过“票拟”加强皇权的统治效能,而司礼监则通过代皇帝“批红”来监督和制约内阁的权力。明中叶以后,皇帝多深居后宫,荒嬉享乐,不理国政,常常由司礼监秉笔太监代行“批红”大权,故司礼太监代皇帝“批红”,是在代行皇权。皇帝授权司礼监代行“批红”,是利用宦官势力牵制内阁,代表皇权监督和控制政府机构的施政活动,事实上成为了皇权的代言人,以确保皇权的利益不受损害和侵犯,并防止任何违背皇帝意图的行为出现。太监通过“批红”大权,可以暗中扩展势力,对抗内阁,进而对抗整个官僚阶层。
由于司礼监拥有代皇帝批红和传谕圣旨的权力,因而它的内部机构也逐渐完备起来。司礼监的最高长官是掌印太监,只有一人。下设秉笔太监几人,专管批红。秉笔太监中有一名负责管理东厂,称“提督太监”,位居其他秉笔太监之上,称为次辅。司礼监下设文书房,由掌房十员组成,协助掌印、秉笔太监处理通政司所进章奏、内阁票拟、皇帝的圣旨等,地位也十分重要。机构的膨胀,人员的增多,加上近侍皇帝的位置,宦官势力的抬头是不可避免的。这样,太监们一方面掌握厂卫(东厂、锦衣卫),直接参与司法工作,又有批红之权,身近皇帝,很容易擅权。
司礼监从性质上讲,属于皇帝的私人秘书机构。其所发挥的秘书作用可归结为以下几方面:
(1)辅助决策。司礼监的太监利用切近皇帝的特殊地位,经常对朝廷大事根据自己的好恶提出建议,尤其是官员的升降、任免方面,插手其中,直接参与皇帝的决策过程。
(2)传宣帝命。秉笔太监随侍皇帝左右,记录皇帝口述的命令,交付内阁票拟诏谕,颁发施行,或被委派出宫,口宣皇帝诏命。
(3)批阅章奏。成祖以后,明朝许多皇帝懒于阅办大臣们上呈的章奏,渐渐委任秉笔太监轮流值日,阅览章奏,摘取其中重要内容向皇帝扼要汇报,而后把皇帝的处理意见形成文字,用朱笔批答在奏章上,谓之“批红”。“批红”的过程也是太监擅权弄事的过程。
(4)草拟诏旨。秉笔太监记录和传达皇帝的口头诏令,但有时,也受皇帝委托,直接起草正式的诏谕。如神宗即位时,秉笔太监冯保精明强干,文才很高,经常为神宗小皇帝起草诏命,下发内阁,首辅张居正把关后,就可以交付六科抄发执行。在这一过程中,宦官们有时假传王命或不经内阁而直接矫诏(作假诏)。司礼太监除了承担部分秘书职责外,还参与司法和监察,重大的司法案件必须由宦官听讼、会审。明朝的特务机构东厂、西厂直接受司礼监提督太监掌管,锦衣卫中的高级人员也多是司礼监派出的宦官。
明朝宫廷内设置的文书房也是一个重要的秘书机构,设有掌房十员,以太监充任,掌收受各类上奏文案,分门别类交司礼监转呈皇帝。皇帝批红之件,也由文书房登记转发。
明朝中央的其他部门也根据需要设立了相应的专门秘书机构:如六部中各设有司务厅,长官为司务,主公文收发、登记、检查、催办。五军都督府内,设有照磨所和经历司,专掌文牒。地方的各级行政机构中,也配有一定的秘书机构和秘书人员。在省一级,按察使司、布政使司内均设有经历司和照磨所,其人员经历、照磨均属吏员,专事上下文书的收发、勘合。府和直隶州亦有经历司和照磨所,除经历、照磨等吏员外,还有知事、检校各一人。县级政府的文秘工作由主簿主管,下有书吏一人辅助,掌抄写、誊印等事。明朝地方的秘书部门和秘书人员比较少,在府一级设立专门的秘书机构属首创之制。
第四节明朝的文书档案工作
明朝,文书工作无论处理程序、类别、体式还是工作制度,都达到了一个相当的高度,在中国公文史上可以算是一次发展高峰。明朝档案数量浩繁,科学技术也被用于档案的收藏和管理,各级政府普遍建立了档案库。中央政府所建立的档案库规模宏大,收藏繁富,建筑技术高超,因而,明朝的秘书工作中,文书档案工作极有特色。
一、明朝的公文类别和体式
(一)明朝公文的类别
明朝公文的类别分五大类三十二种,每一种公文都确立了固定的应用范围。
1.皇帝下行公文有诏、敕、诰、制、册文、谕、书、符、令、檄十种谕、书为明朝首创。谕的使用范围较广泛和随便。皇帝有所宣示多用谕,对臣子的过失予以警示,则称诫谕。书,多用于对外活动。明朝与朝鲜、越南等国使节往来多用书,朝廷与国内割据政权往来也用书。
2.下行公文有照会、札付、下帖、故牒四种照会为明朝首创,用于都督府下行六部,六部下行布政司,都指挥司、布政司下行应天府。札付是纯粹的下行文类,是比较常用的官府下行公文。下帖的应用范围扩大,各级官府均可用下帖。牒分故牒、平牒,故牒是下行文,平牒是平行文。故牒的应用也十分广泛,军、政、财经上级部门均可用故牒向下级部门发号施令。
3.臣僚上奏的公文类别有奏本、题本、表笺、讲章、揭帖、书状、文册、制对、露布、 译十种奏本和题本是明朝公文首创的公文类别,奏本和题本使用最广泛。凡臣民建言、陈情、谢恩及有所议论皆用奏本;诸司上奏政务用题本。讲章是经筵讲官的讲稿。揭帖是明朝内阁专用于进奏机密要事的公文,用文渊阁印封进,为明朝首创。揭帖是内阁大臣专用奏密的文书,形状比题本窄小。
4.上行公文主要有咨呈、呈状、申状、牒呈、牒上五种每一种都有固定的使用范围,如咨呈,用于六部上行五军都督府,布政使司上行六部; 牒上用于千户所、兵、马指挥司上行府、州等。
5.官府平行公文主要有平咨、平关、平牒三种各衙门堂上正官的品级即是该衙门的品级,平行公文常用于同一品级的官府之间,但也有例外。如州与兵马指挥司品级不同,但可以互行平关文。王府长史司与府品级不同,也可以互行平牒。
(二)明朝公文的体式
明朝公文不仅种类繁多,而且格式要求也有定制。
明初规定,臣民具疏上于朝廷者为奏本,东宫者为启本,皆用细字。后因为诸司奏本不便,凡公事用题本,其制比奏启小而字稍大。嘉靖八年,奏准本式遵照大明律后附写尺寸,参考当时适中式样,定:题本每幅六行,一行二寸格,抬头二字,平行十八字。头行衙门官衔姓名疏密俱作一行书写,不限字数,年月下疏密同。若有连名,挨次俱照六行书写;奏本每幅六行,一行二十四字,抬头二字,平行二十二字。头行衙门官衔,武士儒吏典军民灶匠籍贯姓名,疏密均作一行书写,不限字数,右谨奏闻二字,右字平行,计纸字左右,谨字前一行,与谨字平行差小。《大明会典》卷76。除题、奏本有定格式外,其他公文也有规格,六部照会各布政使司文移同。
二、明朝文书工作制度的完善
实行科举制之后,选拔的官员都擅长写长文章,而公文是一种应用性文体,行文宜朴实简明,明朝却是文牍主义盛行,长而空的公文比比皆是,明朝屡次严禁繁文但收效甚微。
明朝初年,朱元璋亲自处理朝廷政务,对官吏起草的公文动辄数千言万言非常反感。洪武二年(1369年)《明太祖实录》卷四○,洪武二年三月戊申条记录了他对翰林侍读学士詹同说:“古人为文章,或以明道德,或以通当世之务,如典谟之言,皆明白易知,无深怪险僻之语。至如诸葛孔明《出师表》,亦何尝雕刻为文?而诚意溢出,至今使人诵之,自然忠义感激。近世文士,不究道德之本,不达当世之务,自立辞虽艰深而意实浅近,即使过于相如、扬雄,何裨实用?今翰林为文,但取通道理明世务者,无事浮藻。”
《明太祖宝训》卷二记载:洪武六年,朱元璋对内阁中书省臣僚说:“唐虞三代,典谟训诰之词质实不华,诚可为千万世法。汉、魏之间,犹为近古。晋、宋以降,文体日衰,骈丽绮靡而古法荡然矣。唐、宋之时,名儒辈出,虽欲变之,而卒未能尽变。近代制诰表章之类,仍蹈旧习。朕尝厌其雕琢,殊异古体,且使事实为浮文所蔽。其自今凡诰谕臣下之词,务从简古,以革弊习。尔中书宜播告中外臣民,凡表笺奏疏,毋用四六对偶,悉从典雅。”
洪武九年,刑部主事茹太素上奏一篇政事建言,竟达17 000字。朱元璋让中书郎中王敏念给他听,念到6 370字时,还不知讲些什么,朱元璋大怒,命人将茹太素打了一顿;次日又命王敏接着念,念到16 500字以后,才讲到要谈的5件事,可见,后500字足可说明问题,而前边16 500字,多属浮文。朱元璋颇为感叹地说:“朕所以求言者,欲其切于事情,而有益于天下国家,彼浮词者,徒乱听耳。”于是朱元璋命令中书省定立了建言格式:“颁示中外,使言者陈得失,无繁文。”朱元璋的强硬手段使文牍主义得到了一定程度的控制,为了巩固这一成果,紧接着朱元璋又从制度上对文牍注意进行堵塞,制定了条令。洪武六年(1373年)九月,降诏禁止表笺公文使用骈俪文,规定以唐代柳宗元《代柳上绰谢表》、韩愈《贺雨表》作为笺表方式,颁行天下仿行;洪武九年(1376年)命中枢省颁《陈言格式》并亲自为之作序,以引起臣下重视;洪武12年(1379年),颁《案牍减繁式》,文中要求发文要少而精,语言要通俗易懂;洪武十四年(1381年)七月,正式颁布《表笺定式》;洪武十五年十月,刑部尚书开济上奏说,内外诸司议刑奏札,动辄千万言,泛滥无纪。朱元璋当即下令:“虚词失实,浮文乱真,朕甚厌之。自今以繁文出入人罪者,罪之。”后来真有工部尚书薛祥以“繁文”治罪而被杖死。洪武二十九年七月,命翰林学士刘三吾,右春坊赞善王俊华等人攥写《庆贺谢恩表笺成式》,颁行诸司。所有这些条令的颁布,都是为了建立政府机关行文秩序,防止文牍主义之弊,提高行政办事速度,实现中央集政治统治。
朱元璋的这些严厉措施,当时对于克服繁文之弊确实起过不小的作用,但由于朝政日趋衰败,至嘉靖年间,繁文之弊又有所抬头。都察院左都御史胡世宁上书:“乞申敕内外诸司,凡事当奏题者,务照弘治以前旧规,删去繁文。”嘉靖皇帝接受了胡世宁的意见,遂“令诸司章奏,不许繁词,第宜明白,开陈要旨,庶易省阅。”隆庆年间,大学士张居正又上言论述繁文虚言的生成、流弊以及禁绝之法,请求皇上“扫无用之虚词,求躬行之实效”“内外诸司,凡有章奏,务在直陈其事,意尽而止……存恭肃之作,且还简实之风”。隆庆皇帝接受了这一建议,遂下令:“近来章奏,信多繁词,且语涉肆慢,甚非人臣奏对之体。所司通行严禁,违者部院及科臣劾治之。”
明朝对繁文一禁再禁,但其弊始终未能禁止,到明末崇祯时,不得不想出“贴黄”的办法来提高公文处理效率。文牍主义与政治腐败相伴而生,封建社会后期政治日趋腐败的现实,决定了少数有作为帝王或大臣的努力是无法改变文书工作的这种趋势的。
明中央上行文处理遵循这样的程序:通政使司收呈交内阁转呈或直接呈送宫廷文书房,文书房开拆奏本,“口占注语节略”,列出要点,并作出书面记录,然后连本送到司礼秉笔太监处,由秉笔太监转呈皇帝或扼要汇报后发内阁票拟,内阁票旨后,交回司礼监,再由司礼监批阅或呈皇帝批阅,若同意内阁票旨,则由皇帝书“照票旨”等字样,交六科誊抄后发交相关官员或部门照旨办理,称为发科。在这一过程里,各个环节都至关重要。洪武永乐前期,通政使司对章奏只作必要的登记,实封进呈,不得事先拆阅。英宗时,有人投匿名文书言事,引起政治风波,于是通政使司采取防范措施,先由通政使司启视,节写副本,然后奏闻。六科对批答后的章奏要严格审阅,驳正违误。题奏有字词小错,给事中从旁改正,加盖六科官印。如遇紧急情况,上奏的题本或奏本也不完全遵循这样的程序。在京各衙门有印信的题本或几个衙门的联名公疏,可直接交给禁城左顺门值门宦官封进,甚至从门隙投入,所在内臣立送御览。有的官员还可由鸿胪寺官引奏面呈。各军事重镇总兵官、都指挥使等官差来奏事者,可以经由“鸿胪寺序班连本带人引进,候本进讫,该管序班引出,收在本寺宿歇,次日早天明放出”。内阁密疏言事,可以直接送达御前,不受任何部门审阅。
明朝强化秘书工作,在着力健全机构的同时,还致力于改进规章制度,与高度发展的封建君主专制相适应,继承和开创了相关的文书工作制度:
(1)首创票拟制度。内阁大学士阅读奏章后,先拟写对所奏问题的初步处理意见,贴于原奏章上,以供皇帝批阅时参考,类似于现代文书处理中的“拟办”,这种做法以及由此产生的要求规定都属明朝首创。赋予内阁参政、议政大权,有利于皇帝在文书处理中听取臣僚的参考意见,也有利于提高公文处理的效率。
(2)贴黄制度完备。文书贴黄制度始于唐宋,明朝在上呈皇帝的章奏文书中也有贴黄做法,贴黄的要求、内容与唐宋不同。崇祯即位后,取消司礼监“批红之权”,亲自阅办章奏。命内阁制作统一的贴黄格式,令进呈章奏的官员将文书中的内容以一百字以下概括出来,贴附于文尾,节约皇帝的时间和精力,提高公文处理效率。
(3)明确公文格式。关于公文格式,前面已经有过详细介绍,需要强调的是,它不仅仅是一种格式要求,而是中央政府颁布的带有法律效力的明文规定,因而在秘书工作史上的意义就更大。
(4)制订了行移勘合制度。洪武十五年(1382年),朱元璋以立法形式颁布了《行移署押体式》和《行移往来事例》,对文书程式、使用范围及行文关系作了具体明确的规定。《行移署押体式》主要规定官府文书程式和每种文书的使用范围,《行移往来事例》则规定文书往来的行文关系和官衙的行文权限。这两个条例的制定,对防止文移混乱,加快文书承办,维护衙门之间的运作秩序等,起到了积极的作用。《明太祖洪武实录》卷一四一
制定文书行移勘合制度,所谓勘合,即“以簿册空纸之半,而编字号,用内府关防印识之,右之半在册,左纸册付天下布政司、都指挥使司及提刑、按察司、直隶府、州、卫、所收之,半印纸藏于内府。凡五军都督府、六部、都察院有文移,则于内府领纸,填书所行之事,以下所司。所司以册合其字号,印文相同,则行之,谓之半印勘合,以防欺弊”。文书行移勘合制度的实质是要加强对全国的军事、政治、经济各个方面的文书行移的监察。实行这一制度后,一方面加强了皇权,另一方面沉重地打击了当时盛行的文牍主义,有利于防止中央部门私自乱发文书、弄虚作假、巧立名目、假公济私、贪赃枉法、逼扰下面、害及于民的腐败现象,并有利于提高行政办事效率。
(5)公文文体首次有了官方详尽的明文规定,规定奏本用《洪武正韵》字体,黄册用细字,并不准浮帖,错处须用印压盖。明朝还规定了严格的文书书写制度。违规者皆要受到处罚;在文书的拟写、修改、誊抄过程中,还形成了一套表示不同意义和规定的符号,类似于现今出版行业现行的校对符号。
(6)明朝很重视对公文的检查,催办,除六科负责督促,催办各官衙外,皇帝还经常派员检查各官衙的公文处理情况。
(7)明朝继承了元朝的公文照刷,磨勘制度。
(8)明朝制定了《授职到任须知》,将元朝的当面交卷制度以法律形式规定下来。
(9)明朝的公文传递制度已经完善,有水驿,陆驿和水陆兼驿,州、县还设有专门检查,督促公文译传的官员。
(10)明朝公文的保密制度尤其严格,对文书档案的保密工作,明朝实行“密疏”制度,并制定严厉的法律对泄密行为进行惩处,并根据实际需要不断增补保密条律。
三、明朝的档案工作 
明朝高度重视文书档案库的建设。在宫中建大本堂、文渊阁。在南京后湖的中心小岛上,修建收贮全国赋役档案的专门档案库房——后湖黄册库。《南齐书》卷三十四的赋役档案详细记载全国各地的人口、地亩、钱粮、徭役等情况,是历代封建王朝赖以生存的重要经济命脉,是所谓“民之大纪,国之治端”。因此国家对这类档案控制管理十分严密。后湖黄册库由明王朝中央直接领导,先由户部侍郎兼管,后由南京通政使司户科给事中、户部清吏司主事主管。明朝亦重视地方档案库建设,当时全国共建有档案馆库200余座,数量颇为可观,管理达到了当时的先进水平。明嘉靖时修建的皇史宬更代表了中国古代档案库建设史上的最高成就。
为了确保文书档案的保存安全,明朝除建大量的档案馆库外,还制定了一系列法律规定予以防范。《明律集解·附例》卷三规定:“凡弃毁制书,及起马御宝圣旨,起船符验,各衙门印信,及夜巡铜牌者斩。若弃毁官文书者,杖一百,有所规避者从重论”,无意“遗失制书、圣旨、符验、印信、巡牌者,杖九十,徒二年半;若失官文书,杖七十”。对各级官吏也提出明确的要求,《明太祖洪武实录》卷二百四十六规定对文书档案使用和保管中所发生的各种问题,特别是各种失职、渎职和犯罪行为,“当该官吏知而不举,与犯人同罪”。这些规定加强了各机关档案册籍的管理。《明太祖洪武实录》卷二百四十六对档案人员的选拔任用资格,也作了严格的规定。如规定五军都督府掌管文书档案人员必须是“吏部选国子生,年三十以上者,分隶诸司练习政事,月给米一石,三月则考其勤怠,能者擢用之”。严格的选拔条件,保证了档案人员的素质,有利于提高档案管理水平,有利于档案事业的发展。
明朝重视利用档案编史修志,编史修志工作十分发达。据统计,宋元两朝共编志书500余种,而明朝就编撰了1 500余种,几乎每个皇帝在位期间都要撰修志书,通志、府志、州志、县志、镇志皆有。著名志书有全国性通志《大明一统志》90卷及《寰宇通志》等。编史修志事业的发达,反映了明朝档案事业的成就。
明朝是我国文书档案工作制度的集大成者,许多制度规定对其后的清朝甚至近现代秘书工作有直接的影响和示范作用。
思考与练习
1.试述明朝通政司的职责、作用与地位。
2.唐朝和明朝的“贴黄”制度有何区别?
3.为何说明朝是我国古代秘书工作的强化时期。
4.简述明朝六科给事中的具体职掌。
5.明朝的文书工作制度有何特色?

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