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第六章 辽金元时期的秘书工作

发布时间:2013-01-03  来源:原创  作者:主编:钟小安 楼淑君 副主编:雷鸣  发布者:网络秘书  浏览次数:1217  
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       第六章辽金元时期的秘书工作
 
本章知识要点
基本点:
辽、金、元时期的秘书选拔;
辽、金的秘书工作;
元朝的驿传。
重点:公文传递等制度。
难点:元朝的照刷磨勘、朱销文薄制度。
公元10世纪至13世纪,中国北方先后崛起几个少数民族所建立的国家,即契丹(建国为辽)、西夏、金和元。元帝国最后攻灭南宋,统一了全中国。辽、金和元政权,在官制建设上具有杂糅本民族和汉族封建官制的特色,秘书工作也受到职官制度和其他政治制度的影响。辽国的秘书工作比较简单,但秘书机构的设置和人员的配备有一些民族色彩。金国的秘书工作借鉴唐、宋模式,逐渐规范,创设的公文传递急递铺制度,影响了元、明、清。元朝政权建设完备,秘书工作全面继承唐、宋的经验,有不少创新。
第一节辽金的秘书工作
公元916年,契丹族首领耶律阿保机建立辽国,境域主要在现东北地区,南境至今天津、河北霸县、山西雁门关一线,与北宋接壤。1125年为金朝所灭。后来辽皇族耶律大石率部西去,重建辽朝,史称“西辽”,1218年,西辽在蒙古大军的进攻下最后灭亡。
一、辽国的秘书工作
(一)辽国中央机构的秘书工作
《辽史》卷45《百官志一》记载:辽国中央政府的官僚机构分为“北面官”和“南面官”双轨制:“契丹旧俗,事简职专,官制朴实,不以名乱之,其兴也勃焉。太祖神册六年,诏正班爵。至于太宗,兼制中国,官分南、北,以国制治契丹,以汉制待汉人。国制简朴,汉制则沿名之风固存也。辽国官制,分北、南院。北面治宫帐、部族、属国之政,南面治汉人州县、租赋、军马之事。因俗而治,得其宜矣。”北面官系统治理契丹及境内的少数民族,官吏均由契丹贵族担任,沿用契丹旧制,设大于越府、北南宰相府、北、南大王院,下设夷离毕院掌刑狱、大林牙院掌文翰、敌烈麻都司掌礼仪、宣徽院掌百工。大同元年(公元947年),始置枢密使,从而有北枢密院。北面官中的大林牙院,是皇宫中的主要秘书机构,设有都林牙、林牙承旨、林牙、左右林牙等官员,负责拟制、颁布诏书等事务。内设三省、六部、台、院、寺、监,外设节度、观察、防御、团练等使。
辽国的林牙院与宋朝的翰林院类似,林牙的职掌与翰林学士类似。除了专掌文翰的大林牙院以外,辽国北面官中的枢密院、宰相府、大王院、宣徽院等军政机构中,也设有林牙、知院贴黄、知圣旨头子事、掌院头子、院掾史等官员,分别负责各机构的秘书工作。头子之名始于五代,又称头引,是帝王的简短手令,宋朝的头子类似现在的介绍信,辽国以头子名官,掌文书事务。
南面官系统是辽国统治汉人的行政机构,系统虽然庞大,但职简权轻,远不能与北面官相比。设中书、门下、尚书三省和枢密院,下设吏、兵、工、户、礼、刑六部,秘书监、御史台、翰林院等台、监、寺、院等机构。秘书工作体制规模略小、环节更少、文书更简、权力更小。比如中书省内设中书舍人院,负责起草外制;翰林院设都林牙、林牙、学士承旨、学士、知制诰等官,负责起草内制。南面官门下省的起居舍人院,掌修起居注;通事舍人院,负责传宣诏命,引进觐见;符宝司,负责保管印玺;登闻鼓院、匦院、谏院,掌规谏等。
《辽史·百官志》记载,翰林院官员的主要职能是“掌天子文翰之事”,具体有下列四个方面:一是随从皇帝出巡或出征,以备咨询。二是为皇帝起草诏书、敕书、册命;为皇帝、后妃、贵族以及各级高官撰写“墓志铭”“碑”“记”等;为皇帝掌管重要文书,记录皇帝起居,整理、撰修“国史”和“实录”。三是参加某些重大的礼仪事务或在礼仪活动中担当比较重要的角色。四是参与其他有关政务。
(二)辽国地方机构的秘书工作
辽国的地方官制在其本族之内无所谓地方制度,在当权力范围扩大到汉族地区以后,才建立地方行政机构。辽国地方行政区,基本以五京为中心,设五道,下辖州、军、县、城。其职官,主要有京官、财赋官、府州县官等。《辽史·百官志》载:“上京为皇都,凡朝官、京官皆有之;余四京随宜设官,为制不一。大抵西京多边防官,南京、中京多财赋官”。上京、中京、南京、东京、西京的留守官员,官称“某京留守”。五京是辽国比较固定的政治、经济、文化、军事中心,五京官员负责管理各京的主要事务。西京大同府,南与北宋交界,西南与西夏毗邻。南京、中京是辽朝重要的经济地区。作为地方行政部门,五京均设有最高办事机构“留守司”,最高长官“某京留守”,兼行京城府尹之事,留守由中央直接选派。契丹、汉人均占相当比例。
头下军州是辽国地方州县中一种特殊的行政建置。所谓“头下”指契丹诸王、贵戚、权臣以各种形式和手段掠取的人口。其民族成分,以汉人和粟末靺鞨族居多。头下军州不能随便设置,要由“朝廷赐州县额”,即要得到皇帝的准许。能够享有这一特权者,主要是横帐诸王、国舅、公主。一般来说,头下军州的节度使任免由朝廷任命,管辖有关军政事务。其有两种情况:其一,节度使由朝廷任命,管辖有关军政事务。其二,“刺史以下皆以本主部曲充焉”,委派权在头下主。
辽国地方官中还有边防官、军官等职。辽国从中央到地方的各级各类官府中均设有不同层次、不同等级的秘书人员。如节度使下设掌书记、县府设主簿(中央政府许多机构亦设主簿)掌文书翰墨,各官府中均有数目不等的令吏、译史、敞史等一般秘书官员,负责具体的文书工作。辽国南面官职简权轻,大量文人充任令史之职,素质普遍较高,中书省所置令史大多是进士出身。
译史和敞史是辽国特有的官职。译史指州以上官府中从事文书译写的吏员。辽国境内民族众多,文书需以多种文字发布,故设译史。敞史相当于随员,是官长的服务性秘书人员。
辽国统治者一方面对汉族士人抱有强烈的戒备心理,一般不轻易授予高位重职,即使设置了一整套完整的汉官系统,仍使之无实际权力。另一方面他们注意利用汉人的学识。在与宋王朝的交战中,辽军俘虏或招纳了不少汉族士人,统治者都予以使用,主要是让他们担任各级秘书官职,以期依靠他们的学识、经验建立起自己的秘书工作。
(三)辽国的文书档案工作
辽国的文书档案工作相当落后,在它二百多年的历史中,文书档案工作简略,史料很少,迄今已无法窥其全貌。但从一些零星的记载中,可以看出辽国统治者学习宋王朝文书档案工作的努力。主要有以下几方面:
1.大胆使用汉人在辽与宋交战中,俘虏和招纳有不少汉族士人,统治者大都注意使用,让他们担任文书档案官职,以图依靠他们的经验、学识、才华建立和发展自己的文书档案工作。如汉人邢抱朴、张砺被用为翰林学士承旨,王言敷、和凝为翰林学士,室昉为翰林知制诏,马铉、张干被用为中书舍人,杜防、程翥被任为起居郎、起居舍人,刘景先后担任过左、右拾遗,马德臣为谏议大夫,李琬为通事舍人等,乃至形成“其国多文学之士,其史纪表志传皆详明正大,虽在元代之前,而远出元代之上。”魏源.《古微堂集》卷四“书辽太祖事”。
2.重金搜求宋朝的文书档案辽统治者不惜重金,用各种方法竭力搜求宋朝的文书档案,既从中了解宋王朝的内部动向,也作为开展文书档案工作的参考。宋王朝军机政要的案牍、臣僚的奏章、士人的策论等,无所不有,辽统治者借助于这些材料,制订了许多典章制度,其中也包括文书档案工作的规章制度。苏辙奉命使辽归来后,在《论北边事札子》中向朝廷汇报说:宋朝各种典章案牍,“北界无所不有”。
3.档案保密严格辽国统治者对文书档案工作十分重视,对于自己的档案要求保密,规定无论是文书档案、国人著述,只准在境内流行,如有传于境外者处以极刑。“契丹书禁甚严,传入中国者法皆死”沈括《梦溪笔谈》卷15上海书店2003第132页。“辽制,书禁甚严,凡国人著述,惟听刊于境内,有传于临境者,罪至死。”梁章钜《退庵日记》卷16说:“盖国之虚实,不以示敌,用意至深。”这是辽国档案工作的显著特点之一。
辽国档案工作只是初具规模,档案管理制度不够完善,形成的档案数量较少,再加上金灭辽时,没有能很好的收集保存辽代的文书档案,致使散佚很多。
二、金国的秘书工作
完颜阿骨打于1115年建立金国,1125年灭辽,统一北方,以秦岭、淮河一线为界,长期与宋王朝对峙。1234年,金国被蒙古与南宋联军所灭,存在120年。
金自完颜阿骨打建国至海陵王正隆元年(1156年),官制发生了三次重大变化,每一次官制的变革都不同程度地促进了秘书工作的发展。第一次是阿骨打把部落联盟直接改造为国家机构。这种改造兼容了原部落联盟、孛堇制度和辽北、南面官制以及汉族三省制,形成中央政权勃极烈制度和地方政权行三省制度这样一种“混合型”官职体制。金朝官制的第二次改革是熙宗天会十三年(1135年),废除中央勃极烈制,全面采用汉官制度,在中央设立尚书省、中书省、门下省,三省之下新建或完善了一些机构,设立六部、御史台、都元帅府、大宗正府、宣徽院、国史院、翰林院、殿前司、劝农司、太常寺、秘书省等。第三次改革是海陵王正隆元年(1156年),废中书、门下二省,确立尚书省为皇帝之下唯一最高辅政机构。三省制变为一省制,是中国封建政治制度史上的一次重大改革,直接影响到其后的元乃至明、清。金国的秘书工作,在机构设置、文书档案工作等方面都高于辽代的水平,究其原因,主要有如下几点:
第一,女真族与契丹族社会经验、文化水平不相上下,都处于向封建社会转化的过程中,金灭辽后,不仅吸收了辽代秘书工作的经验(如任用汉士人为秘书官等),还更多地仿照了唐、宋制度,从两个方面吸取经验,其发展速度自然较快。
第二,金的南部边界直达淮河、秦岭,比辽更深入中原地区,更多地接受了中原地区先进的生产方式和文化,有助于秘书工作的发展。
第三,金兵曾攻陷北宋都城汴京(今河南开封市),将宋王朝中央收藏的大量文书档案悉数掠取,这些文书档案为他们提供了宋代成熟的秘书工作经验,对发展他们自己的秘书工作起了促进作用。加上金任用大批汉族士人为秘书官,因而,其秘书工作的水平高于辽代。
(一)金国中央机构的秘书工作
金国立国之初,官制简略,官号也只有女真族原有的一些简单称号。女真族首领乌古迺(1021—1072)时开始设官。官长都称为勃极烈,即管理众人之意。金熙宗时,废置所有原女真族原始官号,仿辽、宋体制,中央政府设尚书省总揽政务,最高长官为尚书令,下有左右丞相、左右尚书丞、参政知事、都事等官员。
尚书省下仍分设六部,各部有郎中、员外郎掌本司奏事,受事付事之外,都兼修起居注衔,是各部中的秘书工作负责人。各部中具体从事秘书工作的有主事、架阁库管勾、检法、令史、译史、通事等秘书官吏。各种秘书官吏人数多少视各部事务繁简而定。如户部有主事五员、管勾一员、令史七十二员、通事八员、译史五员等。其中主事一般以进士充任,掌本司内检勾稽失、省署文牍、检校架阁等事。
金国海陵王官制改革以后,秘书工作机构设置、人员配备和工作制度,都迅速成熟完备。
中央秘书工作由尚书省左、右司和翰林院承担。左司设郎中一员,正五品,员外郎一员,正六品,“掌本司奏事,总察吏、户、礼三部受事付事,兼带修起居注官,回避其间记述之事。每月朔朝,则先集是月秩者为簿,名曰阙本,及行止簿、贴黄簿、并官制同进呈,御览毕则受而藏之。”另设“都事二员,正七品,掌本司受事付事,检勾稽失,省署文牍,兼知省内宿直,检校驾阁库等事。”右司设郎中一员,正五品,员外郎一员,正六品,掌本司奏事,总察兵、刑、工三部受事付事,兼带修注官,回避其间记述之事。都事二员,正七品,职掌同于左司之都事。
翰林学士院内置翰林学士、翰林学士承旨、侍读学士、侍讲学士、直学士、翰林待制、知制诰、翰林修撰、应奉翰林文字等官员,负责拟制诏命。皇帝与尚书省、枢密院之间设有奏事官,起联络作用。凡皇帝下达命令时都单独召见奏事官,宣授旨意,由奏事官向有关部门传达;凡省院有须奏请皇帝裁决之事,由奏事官入殿上章表题奏,然后予以登记,称“检目”;凡省院官员上殿议事,奏事官有权参与,不得记录,但须默记,议毕后整理成文字,交皇帝复审;省院有事上奏,奏事官也可参与讨论如何拟制奏章。可见,奏事官的职掌兼有内侍与修注之责,是皇帝的亲信秘书官员。
金国设有都元帅府主管全国军事,章宗泰和八年改称枢密院,其中,从事秘书工作的主要有都事、知事、检法、架阁库管勾、令史、译史、通事等官吏。都事和知事是秘书工作负责人,同“掌受事付事、检勾稽失、省署文牍兼知宿直之事”(《金史·百官志》)。
(二)金国地方机构的秘书工作
金国在地方行政中,逐渐形成了一套汉官制度,有长史、行枢密院,地方政权建设的规范化促进了地方行政中秘书工作的成熟。金国地方府、州、县各级官府中普遍设有掌书记、主簿、孔目等秘书官员。熙宗皇统年间,将掌书记、主簿等官统称为“幕职官”,孔目以下统称为“吏”。
金国各级各类官府中除了普遍设有秘书官员之外,另设有名目众多的秘书吏员,除令史、译史、通事、孔目之外,还有书写、都目、吏目、典吏、书吏、抄事、司吏、主文、知印等名称。书写又称史馆从事,是国史院中负责抄写、誊清文牍的人员,须精通大、小契丹文字和汉字,并能互译。都目是官府中管理文书工作日常事务的人员。吏目是官府中处理有关吏员事务与文牍的人员。典吏的职责与吏目相同,但地位略低,可视为吏目的助手。书吏有汉人书吏、女真书吏,多从终场举人中选任,是官府中从事文书工作的吏员之一。抄事是官府中专事抄录文书事目、书写法状的吏员。司吏是地方官府中管理文书案牍及衙门事务的吏员。主文是官府中抄录文书的吏员。贴书是主文的助手,不属于正式编制,每当文书过多,主文忙不过来时聘用之。知印是掌管印章的吏员,多从孔目或司吏中选员兼任。
金国的秘书工作比辽国更为进步,汉化程度更深,体制更健全,机构与人员设置也更完善。除上述机构与人员之外,其他如谏院、登闻鼓院、登闻检院、记注院等机构与所属官员均一应俱全。
金国创设了快速传递官方文书的急递铺制度。据《金史》记载,泰和六年(1206年),金王朝已设有提控急递铺官,掌管急递铺事务。在军事要道上每十里设置一铺,以铺头一人为首,辖铺兵三人。铺兵传递公文时,腰系响铃,乘快马,规定每天须驰行三百里。如为特派专递机要文书,则发给牌符为凭,称为“信牌”。递送皇帝敕书者授予木质朱漆金字牌,递送尚书省六部和元帅府公文者,授予绿油红字牌。急递铺制度大大提高了公文的传递速度,为元以后各朝所沿用,是金国对文书工作的一大贡献。
档案工作方面,金国仿照宋制,中央各部均置档案部门架阁库,设管勾、同管勾各一员,以识女真、契丹、汉字之人充当。有的部还设立勾当官、检法等专职秘书官员,其下还设有令史、译史、通事等吏员秘书数十名(如礼部就有令史十五人,内女真五人,译史二人,通事一人)。各院、台、寺、监的秘书机构和人员配备情况不一,名称也不尽相同,常见的主管秘书工作的官员有都事、经历、管勾、知事、勾当官等名称,其下有令史、译史、通事、经历、照磨等吏员秘书,几人到几十人不等。普遍设立的秘书机构是架阁库,说明金政府对档案工作也十分重视。同时,记注材料的积累与编修等工作也较为规范,各帝实录较为齐备,故金史材料较辽史更丰富。金王朝官府的架阁库中收藏有女真文、契丹文和汉文三种文字的档案,金王朝要求档案管理人员必须通晓两种以上文字,以便及时地为统治者提供档案的利用。
第二节元朝的秘书工作
1206年,全蒙古的贵族举行大会,推举铁木真为全蒙古的首领,号“成吉思汗”。成吉思汗及其继承者窝阔台、忽必烈等率领蒙古铁骑,东征西战,先后攻灭西夏、金国,1271年11月,忽必烈宣布国号“大元”,在《建国号诏》中宣称自成吉思汗至忽必烈以来的统一事业是“历古所无”的“既成大业”,要继承秦汉隋唐“古制”“绍百王而纪统”。1279年,忽必烈灭南宋,中国历史上第一个由北方少数民族入主中原的统一封建帝国——元朝诞生了。
元朝所建立的政权官制大体上是沿袭宋、金旧制,但又有较大变化。元朝的中央政府以中书省为中枢,尚书省时设时废,门下省则废而不置,三省制至此完全被瓦解。其他如枢密院、翰林院、御史台、六部等中央机构均设置如常。元朝的政权官制既有蒙古民族的特色,又有历史局限。
一、元朝中央机构的秘书工作
(一)中书省内的秘书机构与人员
元朝只设中书省,作为中央行政中枢,下仿尚书省编制,设吏、户、礼、兵、刑、工六部,分管王朝各方面事务,中央政府的秘书中枢也因而位于中书省内。
中书省的长官为中书令(往往以皇太子充任),省内有左、右丞相(以右为上)、平章政事、左、右丞、参加政事等官员。省内设有参议府,负责处理日常事务,类似于今天的办公厅,其长官称“参议中书省事”,主管省内秘书工作,并有权参与商议军国大事,相当于今天的办公厅主任。中书省内的专职秘书部门有:
承发司:负责文书的收发。
管勾司:掌出纳四方文移,启折缄封、邮递事务,有管勾主管,下有典吏8人。
检校所:掌检校左、右司、六部的公文程期、文牍稽失等事,以检校为主官,下设书吏6人。
照磨所:负责文书的照刷、磨勘,设照磨主管,下有典吏8人。
时政科:负责记注皇帝言行和省、台、院诸司秦闻之事。设有文学掾1人主管,有起居注(后改为给事中兼修起居注),左、右补阀(后改为左、右侍议奉御兼修起居注)等官员。
由于元朝境内民族众多,中书省颁下的公文以多种文字拟制,所以,规定由左、右丞相分工负责不同文字的公文处理工作。如窝阔台时,凡中书省发往西域、畏兀儿诸地的公文,一律用畏兀儿文拟制,由右丞相镇海负责;发往汉地、契丹、女真族的公文,则分别用汉文和契丹文拟,写由左丞相耶律楚材负责。
除上述秘书工作主管官员之外,中书省中还大量配有令史、译史、典吏、汉人书写、蒙古书写、回回书写、监印、知印、宣使、省掾、必阇赤、通事、书吏、舍人等多种名目的中下层秘书人员。这些名目的秘书人员中,大多数名目是前朝已有过的,而宣使、省掾、必阇赤等则是元朝所特有的。宣使是专门负责传宣诏谕的吏员。省掾一般认为是书吏的别称,但比一般书吏地位要高,往往从七品文官或令史中选充。必阇赤是蒙古语“书史”的译音,又译作必彻彻。
(二)六部中的秘书人员
元朝尚书省废置无常,六部之制却一如唐宋。由于尚书省不常置,故六部的职掌较唐宋要宽,权力要大。这一点对明清政治有极大影响。六部的主官称尚书,下有侍郎、郎中和员外郎等。六部作为具体的办事部门,在主要官员之下,又设有数量众多的秘书官吏,承担大量的日常事务。这些秘书官吏主要包括主事、必阇赤、令史、知印、奏差、书写、典吏、提控案牍、照略案牍、译史、通事、管勾、书吏、照磨、典簿等。奏差与中书省的宣使职掌略同。典籍、照略案牍、提控案牍都是各部下属的监、司中管理文牍簿书的低级官员。
(三)翰林院
元朝仿唐宋旧制,设置翰林院。但是将它一分为二:一曰翰林兼国史院,主掌修撰国史,设有侍读学士、侍讲学士,兼有陪同皇帝读书的职责,二曰蒙古翰林院,负责拟制、翻译和颁降皇命文书,置有承旨、学士、直学士、侍制、写圣旨必阇赤等官,是皇帝的机要秘书处。
此外,还设有内八府宰相,负责安排诸王觐见皇帝的事务,遇有诏令,则与蒙古翰林院官员共同译写、润色。在皇太后的徽政院、皇后的资正院、皇太子的詹事院中各设有照磨、管勾等秘书部门,负责处理本院的文书和日常事务。
元朝中央政府的机构设置,从总体上来说,比唐宋时代要精简得多,而工作效率差不多,一个重要原因正在于元朝各类官府中的中下层秘书官吏人数众多、分工细致而周密,从整体上表现出一种权力下移的趋势。这种趋势对元明清各朝,亦即中国古代社会的后期产生了不可估量的影响。这种影响既有正面的,也有负面的。
二、元朝地方机构的秘书工作
元朝在地方创设行中书省,简称行省或省,代表中央政府管理地方事务,下有路、府、州、县各级政府。《元典章》中明确规定:“统郡县、镇边鄙,与省为表里”;并有“征伐之役,分任军民之事”的权责。凡“钱粮、兵甲、屯种、漕运、军国重事,无不领之。”(《元史》卷85《百官志一》)元行省一级中的秘书,工作与中央中书省一样,受到格外重视,秘书机构和人员的配备以及分工都比较齐全、规整。郎中、员外郎、都事具体负责行省的秘书工作,其下配备了数量不等的令史、书写、必阇赤等低级秘书人员,分科分房办理秘书事务。路、府、州的官衙内各设有经历司,负责文书工作和处理日常事务,以经历为主官、知事为副手;省衙内设有主簿,主管秘书工作,官秩为从八品至九品。路、府、州内设经历司,负责文书工作,处理日常事务,管理吏员,相当于办公室,以经历为首,知事为副;县府内仍设主簿主管秘书工作,为从八品或正九品的小官。
元朝各级政府机构中的一般秘书人员,其名目大多沿袭前朝,如都事、主事、令史、吏目、主文、贴书、典吏、书写、书吏等,除此,还增设了一些新的名目,如:
照略案牍:中央及地方各级衙门中主管文书案牍等事务的官员,多由吏员升任。
提控案牍:地方官衙中负责文书案牍等事务的官员,设于路总管府和肃政廉访司内的为兼职,设于府、上州和中州等官衙内的为专职,多由书吏和都目升任。
典簿:监、司等官署内管理文牍、簿书等事务的官员,为从七品,但群玉内司的典簿为正七品。
必阇赤:又译作必彻彻,系蒙古语“书史”之意,其中用蒙文拟写公文者又习称蒙古必阇赤。
主案:地方官衙中起草公文的人员,是吏员的助手,也是吏员的来源。
写发:官府中抄写文书的见习吏员。
立国之初,各级官府中记写文牍的吏员一般均称书史,后改蒙语称之,而且元朝文书一般先以蒙文拟写,再译作契丹、汉等其他文字。
元朝地方官府与中央官府呈倒置状态,上简而下繁。政务、军务和监察三大机构均有分支,代表中央管理各地军政事务,如行中书省统摄地方政务(省作为我国地方最高行政区划即由此而来)。行枢密院统摄地方军务、行御史台统摄地方监察。元以军事立国,也以军事治国,全国普遍以军事建制划分管理区域,虽有路、府、州、县等传统形式的行政建制,但基本上处于万户、千户之类的军事长官的绝对控制之下。《元史》云:“各处总兵官以便宜行事者,承制拟授,具姓名以军功奏闻,则宣命敕牒随所索而给之,无有考覆其实者。于是名爵日滥,纪纲日紊,疆宇日蹙 ,而遂至于亡矣。”
元朝地方官府如路、府、州、县官吏虽设置如常,但权力却远不如唐宋时为重。一般而言,路府中负责秘书工作的官员主要是经历、知事、照磨兼承发、照略案牍、提控案牍、架阁等,吏员有译史、通事、主案与写发等。州府中负责秘书工作的官员主要是知事(或吏目)和提控案牍(下州不置),吏员有主案、写发等。县府中仍以主簿为秘书官员,吏员也有主案与写发。
三、元朝秘书人员的选拔
元朝不重科举,参照金国有关吏员管理经验,制定了一套完整的吏员出职制度。吏员出职制度是元朝选拔官员的主要途径,吏员以其在职衙门品级的高低,分为不同等级,同衙门的吏职,地位也不同。次要的吏职可以升转重要的官职,下级官府的低等吏职可以升入上级官府的高等吏职。
元朝官员多数不通文墨,难以胜任管理工作,因而设置了一大批识文断字的文士辅助。秘书人员的作用得到充分发挥,但也出现“越俎代庖”的现象。逐渐引起了元朝统治者的重视。国家机器的正常运转离不开大量低层吏员秘书的参与,为了调动吏员的积极性,提高地位,改善待遇,于是便有了元朝独特的吏员出职任官制度。
元朝的吏员秘书分为四大类别:
1.负责案牍的吏员秘书这类秘书主要包括必阇赤令史、司吏、和书吏等,其职责主要是管理府衙中的公文、表册、档案等材料。必阇赤是皇帝的机要秘书,掌大汗命令的拟草大权。元朝正式建立以后,必阇赤被广泛设置在各类机构之中,并且分蒙古必阇赤和回回必阇赤。前者使用蒙古文字,后者使用波斯文字。回回必阇赤在职官志中多称为回回令史。令史一般设在二品以上衙门,如中央中书省、枢密院、御史台,地方的行省、行枢密院、行御史台,中央六部等机构中,均置有令史若干名。司吏的设置比较广泛,中央部分院、台、寺、监,地方的路总管府,府、州、县、军队中的录事司等机构均有设置。书吏是设在中书省、行中书省检校所、御史台察院、肃政廉访司等衙门中的重要秘书。
2.负责翻译的吏员秘书主要有译史和通事两种。译史是书面翻译吏员,有蒙古译史和回回译史之分。蒙古译史的职责是将各种上传下达的公文翻译成蒙古文字,供皇帝或蒙古官员审阅或执行,带有较高的保密性。回回译史又称西域译史,为色目官员服务,将公文表册译写成波斯文字,供色目官员审阅或照办。通事,蒙古语称“怯里马赤”,经常服务于官员左右,充任口头翻译,地位较高,常被派作官员的代表办理公事。
3.负责传达事务的吏员秘书这类秘书有宣使和奏差两种。宣使的职责是宣读诏书或官府命令,传达本衙门长官指令,催促各项政务或押运货物,一般设在一二品衙门中。奏差直接听命于长官,传达政令,汇报要达,实为行人事,一般设在三品衙门中。
4.负责文书的收发、铃印事务的吏员秘书主要有知印、典吏等。知印掌管衙门印章、印信。中央部以上机构设知印,基层路、府、州、县不设。典吏负责衙门文书、档案、表册等收取、发送、启缄、保管等具体事务。
元朝对被征服的各民族实行严酷的种族歧视,把治下的民众分为四等:蒙古人、色目人、汉人与南人。各级官员大多由蒙古人和色目人担任,吏员大多由色目人和汉人担任,南人几乎无任何入仕的可能。直到英宗至治年间,才有限制地选用部分南人入官府办事。元朝虽然实行严酷的种族歧视,但对学校与书院都持宽容态度。尤其是元朝书院,较宋朝尤盛。书院不像官学那样看重科举制艺,是一种更好的教育。它使民族文化素质在整体上得以保持。从某种意义上来说,这也为元帝国,乃至后来的明帝国提供了坚实而广泛的人才基础。
元朝对秘书官吏的逐级升补有十分严格的规定。《元典章吏部》记录各级官衙在选任秘书官吏时,须从“年深通晓刑名、练达公事、廉慎行止、不作过犯”的吏员中挑选,具体要求是“首论行止,次取吏能,又次计月日多者为优”。也就是说,选拔一名秘书官吏,首先要求他品行优良,廉洁奉公,办事谨慎;其次要求他熟悉业务,有很强的工作能力;在达到这两个要求之后,又以工作时间长者为优。根据这些条件挑选出来的秘书官吏,还须有身份名望、诚实可靠的人具结担保,然后经过监察官员的审查,认为合格者方可正式任用。
中央政府机构中的秘书官吏,选任要求则更严,规定凡中书省的秘书官吏,须从枢密院、御史台的秘书官吏中选任,而中书省主要的文字秘书令史一般要求是进士出身。枢密院、御史台的秘书官吏从六部的秘书官吏中选任,六部的秘书官吏则从诸路的“岁贡”中选任。所谓“岁贡”,是指各地每年须按规定向中央贡献人才。元朝严格选拔秘书官吏的基本办法是逐级升补。如写发是官府中抄写文书的见习吏员,不属于正式编制,如果任写发五年,工作可以胜任,不出差错,又没有品行上的问题,即可升任正式吏员。路、州、府的吏员则依次从下一级官府的吏员中选充。一般吏员经一定年限,可升任典吏、吏目等流外官;吏目经过严格的考核期,则可升为入品的都目之类。
四、元朝的文书工作
元朝文书工作方面,较唐宋有进步,标志有三:一是文种简洁而实用,二是制度完备而健全,三是讲究效率。
(一)元朝的文书名称
元朝文书总称“文卷”“簿籍”。
元朝对文书名称进行改革,各种文书名称趋向简洁而实用。
一般情况下,皇帝颁下的文书统称为圣旨。这就是把皇帝旨意称为圣旨的由来。除圣旨外,元朝皇帝的文书还有黄榜、宣命、敕牒等称号。黄榜也称皇榜,是皇帝公开告谕臣民的文书。宣命、敕牒都是皇帝封赠百官的文书,宣命用于封赠五品以上官员,敕牒用于封赠六品以下的官员。与皇帝的文书称圣旨相适应,皇太子及诸王颁发的文书称“令旨”,皇后颁发的文书称“懿旨”。
上行皇室文书名称,在一般情形下,官员上呈皇帝用“奏”,上呈皇太子用“启”。
官府往来文书名称,中央机关的行移文书,上行的用“呈”“申”,平行用“咨”“平关”,下行用“札付”。呈用于陈情,申用于申述;咨与宋朝的咨报类似,平关即宋以前的关或刺。
地方官府的文书,上行的用“牒上”“牒呈上”“申”,平行的用“平牒”,下行的用“今故牒”“指挥”。另外,元朝设立了各种名目的户籍、田产文书,如青册、鱼鳞册等。
(二)元朝的文书工作制度
元朝文书工作制度完备而健全,除了沿用一些前朝的文书工作制度外,元朝又创设了一些独特的文书工作制度。
1.照刷、磨勘制度照刷、磨勘,实际上是一种监督公文处理过程的方法,元朝首创。“明察曰照,寻究曰刷,复核曰磨,检点曰勘。”元朝设照磨官,专门负责文书的检查复核。检查文书有无稽迟、失误、遗漏、规避、埋没、违枉等事,叫做“照刷”。照刷之后,对文书再作一次全面复查,看其中的错误是否已经改正,叫做“磨勘”。照刷、磨勘一般都是定期进行,初为每季一次,后改为每半年一次,照磨对象、内容、方式及处罚都有详细规定。凡经过照磨的文书,均由照磨官根据其质量,分别标明“稽迟”“违枉”“已绝”等字样。只有按规定处理完毕,经照磨没有差错的文书,方可标明“已绝”,才能送交架阁库收存。
2.朱销文簿制度为了防止文书稽失违误等事的发生,也为了便于照磨,元朝规定从中央到地方各级官府中都需设置“朱销文簿”。凡应处理的文书均应按时间先后逐日逐项登记在文簿上,处理完一件就用朱笔勾销一件,以保证公文及时得到处理。
3.文书缮写制度元朝统治者特别注意文书的准确性,对时间、数字的书写,错漏的改正,官吏的署名等都作出了严格的规定。尤其是元朝文书一般先以蒙文拟写,然后或以蒙文颁发,或译成回文、契丹文、汉文颁发,这就使文书多了一道翻译手续,增加了出现差错的可能性。
4.文书押署制度唐宋时朝文书的判署、签押制度已经非常成熟,元朝各级官府主官多为蒙古、色目人,大多数不识字,连自己的名字也不会写,在公文上签押时只能以印章朝替。
5.印章的制作、保管与使用制度元朝官员以“刻名印”朝替亲笔草书在文书上签押,这使得元朝用于文书的印章有了两种,一种是官印,一种是刻名印(即现朝的手章)。元朝对印章的制作、保管、使用特别重视。元朝中央政府内,设有专门的印玺管理机构,铸印局掌管刻制和销毁各级官衙的印章;符宝局掌管皇帝宝玺等。在中央和各行省、州府官衙中还设有专掌官印的知印官,多由长官的亲信属吏担任。在掌有重权的官衙中,还设有监印官,负责监视、守护、使用印章,与知印官相互制约,防止滥用、冒用印章。
6.文书的承办制度元朝对文书的承办人、承办期限有明确规定,责任明确。如中书省行文,左、右丞相分别负责不同文字文书的拟制与颁行。
7.文书立卷制度办理完毕的文书,经照磨官照刷、磨勘之后,须分门别类编号、立卷与上架。文书编号与立卷须区别新案与旧案,采用一案一卷法。立好的案卷每个季度整理一次,依时间先后顺序调整卷内文书,并在卷首具列事目。卷内事目应与朱销文簿上所登记的事目一致。
8.案卷移交制度经过文书工作官吏整理好的案卷再交照磨官复核,如符合要求,须在规定时间内送架阁库,由架阁库管勾编号上架。
9.年终交案制度元朝各级官员文书多有积压,累年未办,而且,这些文书往往掌管在同一个或同一类吏员手中,容易被用来营私舞弊。为此,元朝规定,不论办完与否,年终均须向有司移交文书,这就是所谓的“周年交案”。交案时,文书上的贴签和收文登记簿上的事目必须完全一致。
10.公文催办制度至元八年(1271年),元颁发了《行移公事程限》,规定紧急公文必须随到随办,不得稽迟。使臣办事必须大事五天办完,小事三天办完。官府处理公文程限为:小事七天办完,中事十五天办完,大事三十天办完。根据上述程限,建立了公文定期催办制度,在京都各衙署,十日催,五日再催;对外地官府,五百里内,十五日催,十日再催;五百里外,三十日催,二十日再催;千里外,五十日催,四十日再催;三千里外,七十日催,六十日再催。三催不报,以罪论之。
第三节元朝的驿站
金国在公文传递上首创急递铺制,专递紧急重要公文。元继承并发展了这一制度,对一般性公文的驿传也建立了完善的制度。元朝是中国封建大帝国,疆域辽阔,公文传递任务之大前所未有。元朝承袭金国急递铺而发扬光大,使之真正成为庞大元帝国的血脉交通。元以前的驿传组织曰“驿”,曰“站”,元时合称“驿站”,蒙古语称“站赤”。
元强化了驿传组织,在总结前朝经验的基础上,完善了公文的传递制度。元朝邮驿开始于蒙古国创始人成吉思汗时期,在世祖忽必烈之前,察合台汗已修好由山丹州起,经过河西走廊、畏兀儿境直到他的驻幕地阿力麻里附近之虎牙思的驿道。大规模的邮驿设置则开始于忽必烈时期。公元1264年忽必烈迁都燕京(今北京),公元1271年设燕京为大都,建国号为元。同时,在耶律楚材的主政下,颁布《站赤条划》,并以此为依据,统一蒙古站赤及汉地邮驿制度;适应统治中心的转移,规划以大都为中心的邮驿系统;建立以驿站为主体的马递网路和以急递铺为主体的步递网路。从而形成规模庞大、称雄一时的元朝邮驿,沟通了中央和地方及地方间的联系。驿传站点星罗棋布,朝令夕至。驿站分陆站、水站和水陆相兼站三种,遍设于帝国辽阔的疆域之内,最多时达一万多处。驿站由中央通政院和兵部双重管辖。设驿令、提领、驿丞、百官、脱脱禾孙等员。
元朝驿站除了迎送使臣、提供食宿与交通工具外,平时也兼运送贡品、行李等少量货物,战时还承担军需给养的运输任务。驿站系统于交通枢纽处还设有车站,专门运输金银、宝物、贡品等贵重急需的物资。驿传运输参照宋制,除以马匹递送为主体的驿站网外,还有一套以步递为主体的急递铺网,专门传送官方文书。
《元史·兵志》:“元制,站赤者,驿传之译名也。盖以通达边情,布宣号令,古人所谓置邮而传命,未有重于此者焉。凡站陆则以马以牛,或以驴,或以车;而水则以舟。其给驿传玺书谓之铺马圣旨。遇军务之急,则可以金字圆符为信,银字者次之。内则掌之天府,外则国人之为长官者主之。其官有驿令,有提领,又置脱脱禾孙于关会之地,以司辨诰,皆总之于通政院及中书兵部。而站户阙乏逃亡,则可以时令补且加赈恤焉。于是四方往来之使,止则有馆舍,顿则有供帐,饥渴有饮食,而梯航毕达,海宇会同。元之天下,视前朝所以为极盛也。”
急递铺将公文划分为“最速”“次速”“平常”三个等级。最速公文日行四百五十里至五百里,次速公文日行三百五十里至四百里,平常公文日行三百里,以轻捷之良马,采用“接力赛”的办法昼夜不停传递。
传递公文,均要装袋封记,挂不同颜色木牌,作缓急标志,有黄漆青字牌,黑漆白字牌,黑漆赤字牌等。紧急公文,内用布包裹,再用油绢卷缚,外用夹板束系。如边关紧急公文,则用“匣子”封锁,挂黑漆赤字牌。凡递公文的牌与匣,均须编号登记,注明收发官署、时间等项。收到公文包、件的铺,由铺司检查验收,办理登记、交待手续。急递铺所在地方监察官署,要定期派员对所传递公文有无延缓、拆封、短少、损失等情况进行检查,如发现问题,即由主管官署和御史台给予处罚。
元朝急递铺之全貌,反映了元朝文书工作讲求效率的突出表现。《马可波罗游记》记载:“汗巴路为大可汗之所居,故皆有大道,以通各省及诸藩属。大道之上,每隔二十五英里或三十英里,必设驿站一所,以便官员或公差在此歇宿。此等驿站,名之曰雅伯木站。屋极宽大,每站必有修洁之屋数间,陈设极其华丽,虽王公贵人之尊,亦不以为简陋也。其中饮馔一切,均自左近大城中购置,尚有数站,为贵人所常至,此其供应,均由内廷发给。每站蓄良马四百匹,以便外国使臣或官府往来之用。盖长途陆行,马易困乏,故一到前站,则以疲马委之站员,而易马以行,沿途无濡滞之患。即高山大漠之中,去城绝远,四无居人,而驿站仍续续不断,饮馔马匹,供应周全。大可汗每以内地无业之民,遣送荒僻之地充站役,赐之耕种之地,不数年间其左近自成村落矣。因有此项制度,故各国贡使,以及大可汗派赴各国各省之专使,长途均无缺乏之苦,可谓周之极矣。驿站之间,每隔三英里,必有一小村落,约有居民四五十家,此亦公家所设。其居户大都均为邮卒,其人腰际缚鞓,上系以铃,疾行道上,声闻甚远。每遇投递公文,甲站之人,负之疾行三英里,以之交付乙站,乙站之人,再以交付丙站,故人不疲而递信极速。其所以腰际系铃者,使前站之人,预知将有公文递至,有所准备,以期不误时间也。大可汗所辖版图绵亘,非如此不足以寄号令于边远。往往边界有警,不数日即可达于大可汗。有时大可汗居上都,汗巴路早间摘佳果,令邮卒递呈大可汗,到明日午后,已达上都。若寻常旅行,自汗巴路至上都,须十日之程也。
每村之中,设书记一员,专记某件公文何时何日到站发出。尚有巡查各站之官,每月稽查站吏邮卒之勤惰一次,记其功过。邮卒除不纳丁税外,每月尚可文领工食。驿站马匹,均由左近城市人民供其喂养之费,每年由各城官吏调查户口一次,计其岁入之多寡,责令每人纳费若干,以供驿站经费。此项捐纳仍并入地丁钱粮,一同赴柜交纳。官吏但于钱粮解京之时,扣留若干,以充驿站经费。前言每站有马四百匹,其实常川在厩者,仅二百匹耳。盖马居厩中,时常应差,则易消瘦,故分马四百匹为两班,甲班供应时,则乙班放牧,每班一月一轮,故马亦得休息之时。……如遇重要军情,须加紧递送者,则每日必行二百或二百五十英里,背插飞鹰标识,以示紧急之意。此等重要军情,往往必以二人递送,人各急装,缠布于首,策快马,同时并行。至第二站,必有二骏马鞍辔以待于此,并不休息,立即换马遗行。如是者逢站更马,一日之中,可行二百五十英里。如系最要公文,即夜间,亦加班递送。如遇月在上下弦,黑夜不便于行,则站吏供给人役,令执烛前异。惟夜行时,不似白昼之迅耳。”
第四节元朝的档案管理
元朝的档案管理,沿用宋金制度,专门设立架阁库来贮藏和保管档案。内自中书省、枢密院御史台、六部,外到行省、行御史台、宣慰司、路府、州、县都设有架阁库,在加强文书工作的同时,重视对档案的收藏,并在文书工作制度的基础上制定了一套档案管理制度。
一、档案管理人员
成吉思汗曾把蒙古族长期历史过程中形成的社会习惯和行为规范,加以记录、整理,称为“大札撒”(札撒意为法令法规),作为蒙古部民世朝遵守的法律。建国后设置大断事官以执掌赋税和刑法,规定凡由断事官“断了的事,写在青册上”《元朝秘史》第203节,四部丛刊三编本。,作为不许更改的成例。忽必烈即位以后,全面推行“汉法”,改革蒙古旧制,把都城迁移到漠南汉地。随着各项“汉法”措施的推行,元朝统治机构日益完备,档案管理制度也逐步建立起来。中统初年建立的燕京行中书省,设立了专门的架阁库官。中央各大机构相继建立架阁库或者承发架阁库。地方上行省、宣慰司和路总管府等机构也建置架阁库。
架阁库就是档案库,用以收藏文书档案。承发是指文件的收发,有的机构中专门设立承发司负责文书收发,多数机构则将承发和架阁库合在一起。所属机构大小、性质不同,架阁库规模与人员编制也不一样。府、州、县及录事司机构不设专门的架阁库官员,有关事务由首领官或者吏员承担。
元朝管理档案的人员主要分为三类:
一是主管官员,主要是各级机构中的首领官。
《元史·百官志一》称,“参议中书省事,秩正四品。典左右司文牍,为六曹之管辖,军国重事咸预决焉”。中书省参议一职位在执政官员之下,也兼管文书档案。地方机构的情形,据《元史·刑法志》,“诸有司案牍籍帐,编次架阁。各路,提控案牍兼架阁库官与经历、知事同掌之;散府州县,知事提控案牍、都吏目、典史掌之”。元朝各级机构均置首领官以统领吏员、执掌衙门文书案牍、协助长官处理政务。中书省、行省、枢密院、六部等机构首领官如郎中、员外郎、都事、主事,地方机构首领官包括经历、知事、典簿、照磨、提控案牍、都吏目、吏目、典史等职,均为主管文书档案的官员。
二是具体负责官员,主要是各架阁库的管勾。
中书省统领全国政务,各种文字档案资料繁多,架阁库规模较大,分设汉人、回回、蒙古架阁库。汉人、蒙古架阁库管勾各1人,回回架阁库设1人。行省不分汉人、蒙古、回回架阁库,仅置管勾1员。枢密院架阁库置管勾、同管勾各1人。御史台及江南、陕西行御史台置管勾兼承发各1人。路总管府不设管勾一职,由照磨兼承发架阁。府、州、县首领官提控案牍、都吏目、典史亦“系亲临簿书人员”,他们也要承担管理档案之责,“不妨本职,兼充架阁库官”。《元典章》卷四吏部八·案牍。
三是吏职人员,具体从事档案入架、收藏、保管等事务。
中书省、枢密院、御史台及六部等中央机构及地方行省、宣慰司机构中,承担这些事务的主要是典吏。中书省直接承担收藏、保管档案的吏职有14人,其中汉人架阁库10人,蒙古、回回架阁库各2人。枢密院是全国最高军事机构,典吏多至17人。廉访司及地方上路、府、州、县、录事司衙门吏职人数较少,保管档案之事多由司吏或者书吏担任。
二、档案管理制度
元朝架阁库主要收藏官府“籍帐案牍”。“籍账”是指户口和赋税以及金谷钱帛出纳的簿册。同时也有大量的图册和其他资料。案牍就是文书档案,主要是上行下达的公文和刑名狱案文书。在中书省的架阁库中,“凡天下之图书、版籍、金谷钱帛出纳之文牍,尊闳庋藏,以待夫考证之用者,咸在焉。”熊梦祥《析津府志辑佚》北京古籍出版社,1983《中书省架阁库题名记》1920页。元朝档案工作出现与文书工作混合的现象,其管理制度也与文书工作密切相关。各衙门的首领官“系亲临簿书人员”,他们“经画教令,历阅简书”,既担负处理文案工作,同时兼管档案事务。从中央到地方,元朝各级官署大多设有朱销文簿,凡应处理的公文按时间先后逐日逐项抄录于文簿之上,处理完一件,则用朱笔勾销一件,以保证公文及时得到处理。文书处理完毕,当天即由承发司负责发送,盖上“日历印”注明时间,交由首领官画押,按照“一案一卷”制度,分为“生事”与“熟事”两类存放。“生事另立卷宗”“熟事行遣发放了毕,粘入本宗前卷”。 《元典章》卷一四吏部八·案牍。这里的“生事”是指新的事务案卷,“熟事”是指以往已经处理、尚未结案的案卷。各种文书档卷,官员不得私自存放家中。
已结案的文卷必须接受监察部门审核,“磨刷案牍”“刷卷”。中央由御史台负责,地方由行御史台和肃政廉访司负责审核各衙门文书档案。各衙门文卷,监察部门半年审核一次。审核内容、方法及相应的处置措施都有详尽的细则。
经监察部门审核过的文书,各衙门首领官进行整理,在卷内列具事目、首尾张数,按时间顺序排列,再经检勾人员复查,合乎要求才能移交架阁库。架阁库人员清点以后,重新登记编号并封题,在档案封面上题写名称、内容。档案入架后,不得随意取出。官府征发赋役和处理政务,需要查阅,必须尽快归还。
当时各衙门文书档案数量很大。在档案保管过程中,经常出现两方面问题:
一是文卷长期掌于同一人之手,容易被用来营私舞弊。对此,元朝规定,凡公文必须于每年年底交案,交案时公文上的贴签和收文登记簿上的标题、事目必须一致;具体管理档案人员的时间一般为一年,期满更朝。首领官在考满离任时,必须办理档案交接手续,并将架阁库档案情况登记在“解由”(官吏赴任的证书)上,“明白开写”,作为考绩的一项重要内容。
二是案牍繁多,经常丢失。这些情况多由新旧档案官吏更替时移交不认真造成的。元统治者也认识到,“官府去失文卷,多因新旧人吏交朝不明”,一再强调:凡新旧档案官吏交替时,双方必须当面将文书案牍移交清楚,“若有遗失,随即追究,不惟易为检寻,亦免日后递相推指。其交割之后,复有不肯尽心,去失文卷者,合将检勾案牍人员治罪,庶得割去沉匿文字之弊。”尤其是接受的一方,要仔细核对,如发现错失要当面查询,立即寻找,否则要依法处治。另外,每年都要清查档案,以防止档案丢失。这一制度督促交接双方都必须认真查对公文数量,不使其遗漏、缺少,有利于公文保持完整。
元朝档案的管理不够完善,有的管理人员不负责任,有的衙门交接手续不严格。至元二十一年(1294年)的一份文书中就提到,江南地方官员对“抄数、民籍、地亩卷册不肯用心收掌,”导致“脱漏户籍、地亩卷册”之事时有发生。《元典章》卷一四史部八·案牍。还有一些衙门没有储存档案的库房,到处散放着文书帐册,甚至有些档案掌握在官吏手中,因而造成案牍的散失和混乱。元朝档案清理、注销制度也不健全,案卷数量随着时间的推移愈来愈多,管理和保存的难度也不断加大。
思考与练习
1.辽国是如何学习宋朝的秘书工作经验的?
2.公文传递的急递铺制有何意义?
3.简述元朝催办制度的主要内容。
4.如何评价元朝秘书吏员的选拔制度?

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