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第七部分:秘书与领导的关系

发布时间:2013-01-02  来源:原创  作者:主编:侯典牧 副主编:郅利聪 段利  发布者:网络秘书  浏览次数:1601  
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第七部分秘书与领导的关系
       
        【学习目标】
        【知识目标】
掌握秘书与领导关系的社会属性;
掌握秘书与领导关系的实质;
掌握秘书与领导的相互影响。
能力目标
掌握与领导相处的基本原则;
掌握与领导相处的技巧;
学会有效地进行请示汇报工作。
【引导案例及分析】
 
“邮件门事件”
下班锁门引起总裁不满
2006年4月7日晚,EMC大中华区总裁陆纯初回办公室取东西,到门口才发现自己没带钥匙,而此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。
陆纯初试图联系后者未果。数小时后,他还是难抑怒火,于是在凌晨1时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信”。
陆纯初在这封用英文写就的邮件中说:“我曾告诉过你,做事情不要想当然!结果今天晚上你就把我锁在门外,我要取的东西都还在办公室里。问题在于你自以为是地认为我随身带了钥匙。从现在起,无论是午餐时段还是晚上下班后,你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室,明白了吗?”陆在发送这封邮件的时候,同时传给了公司几位高管。
秘书回了咄咄逼人的邮件
两天后,她在邮件中回复说:“首先,我做这件事是完全正确的,我锁门是从安全角度上考虑的,如果一旦丢了东西,我无法承担这个责任。其次,你有钥匙,你自己忘了带,还要说别人不对。造成这件事的主要原因就是你自己,不要把自己的错误转移到别人的身上。第三,你无权干涉和控制我的私人时间,我一天就8小时工作时间,请你记住中午和晚上下班后的时间都是我的私人时间。第四,从到EMC的第一天到现在为止,我工作尽职尽责,也加过很多次的班,我也没有任何怨言,但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情,我无法做到。第五,虽然咱们是上下级的关系,也请你注意一下你说话的语气,这是做人最基本的礼貌问题。第六,我要在这强调一下,我并没有猜想或者假定什么,因为我没有这个时间,也没有这个必要。”
本来,这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了,但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)”、“EMC(成都)”、“EMC(广州)”、“EMC(上海)”。这样一来,EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。
邮件被数千人转发,于是在瑞贝卡回邮件后不久,这封“女秘书PK老板”的火暴邮件就被她的同事在全国外企中广泛转发了。
 
第七部分秘书与领导的关系
 
分析:面对大中华区总裁的责备,一个小秘书应该怎样应对呢?一位资深人士解读说:正确的做法应该是同样用英文写一封回信,解释当天的原委,要注意语气温婉有礼。同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明,坦承自己的错误并道歉。
单纯就这个事件而言,尊重和沟通应该是处理的最佳方式。领导和秘书之间是一种工作上的默契,这种默契应建立在相互的理解和沟通之上。
第一单元秘书与领导关系的正确认知
一、秘书与领导的关系
在秘书的职业活动中,秘书与领导的关系是一种至关重要又十分复杂的人际关系。它是秘书工作的核心问题,集中体现了秘书工作的本质内容和特点。秘书是直接为领导服务的,是领导的参谋和助手,从工作角度来讲,秘书与领导的关系关乎领导乃至整个单位工作的大局;从个人角度讲,它直接关乎秘书所做本职工作的效率和秘书的身心健康、才智的发挥及事业的发展。因此,秘书人员只有真正弄清并正确掌握二者的关系,并在工作中处理好这一关系,才能始终保持认识上的清醒和工作上的主动。
(一)秘书与领导关系的社会属性
秘书与领导关系是二者在社会生活和工作中所形成的一种相互依存、相互制约、相互发展的关系,是建立在共同的事业、目标基础之上的一种立体的、多层面的关系。他们的基本关系有鲜明的社会属性。
1.社会角色上的从属关系从历史渊源的角度看,秘书产生于领导之后,在社会角色上具有从属关系。自人类出现共同生活和劳动的群体社会组织以来,就产生了领导者。当时,由于管理活动简单,还没有产生辅助管理的秘书人员。传说的黄帝、尧、舜、禹、汤是部落联盟的首领,他们管理的中央事务已超出狭小的氏族以至部落的范围,需要从社会中分离出一些专门的管理人员从事或协助其进行管理活动。据《尚书·尧典》载:虞舜曾任命一个叫“龙”的人做“纳言”,要他“夙夜出纳朕命”。这说明虞舜身边的这个叫“龙”的“纳言”,起上传下达的作用,是上古时期产生的最初的秘书人员。倘若当时能根据部落联盟首领的口授指令,用文字整理成文书,那就是原始的公务文书。
到了夏朝,凌驾于社会之上的从中央到地方的国家管理机构已相当完备。那时秘书工作机构还没有明确建制,但国家秘书工作的鼻祖——史官已正式出现。夏朝设的内史、左史、右史、太史、秩宗等都是秘书人员,代夏王草拟诏令、记载国事、管理典籍、执撑祭祀等。秘书人员的总管是太史令,辅佐夏王处理政务要事、传授旨意、策命诸侯卿大夫等。到了商朝末期,我国最早的中央秘书工作机构——太史寮得以产生,它承担着拟制、处理公文及组织祭祖典礼等政务。在此后各朝代,虽然秘书工作机构的名称变化频繁,但它的职能却没有大的变化。1911年辛亥革命后进入民国时期,国家机关才正式设置了名实相符的以“秘书”冠名的秘书工作机构。
上述历史事实说明,一开始秘书的社会角色就是为领导工作服务的。秘书应领导的需要而诞生,从属于领导工作;离开了领导工作,秘书也就失去了存在的基石。
2.管理工作上的主辅关系从社会管理工作的角度看,领导是权力主体,起决策和控制作用,秘书是助手和参谋,起辅助作用,他们存在着主辅关系。列宁指出:“国家一直是从社会中分化出来的一种机构,一直是由一批专门从事管理或主要从事管理的人组成的。人被分为被管理者和专门的管理者,后者居于社会之上,称为统治者,称为国家代表。”我国是社会主义国家,实行的是人民代表大会制度。全国人民代表大会是国家最高的权力机关,由它选举(或决定)产生中央军事机关和行政领导机关,并选举产生最高人民法院和最高人民检察院的首脑。从历史上看,无论是剥削阶级掌权的国家还是社会主义国家,都设置了秘书工作机构,但它们都是国家机关内设的办事机构,是作为各类国家机关的辅助机构而存在的。也就是说,它们不是国家领导者(即管理者、统治者)的权力主体,而只是实施权力的辅助者。
从组织的角度讲,辅助关系具有如下几层意思:一是秘书工作机构本质属性的“补助”性,即辅助性;二是领导者是行政权力主体,有“决定权”,秘书只对决策的制定和执行起辅助作用;三是秘书人员只有在依法或领导授权的前提下才能代行领导权力,不能超出赋予的权限范围而越权、越位。由此可见,社会组织在管理上普遍存在着领导与秘书的主辅关系。
【知识链接】
秘书权力的“膨胀—回位—再膨胀—再回位”现象
在不同社会制度下,都发生过秘书和秘书机构擅权以至“专政”的现象,尤其是在我国封建社会这种现象反复发生,形成秘书权力“膨胀—回位—再膨胀—再回位”这样循环往复的规律性现象。最早揭示这一规律性现象的是秘书学研究的先行者李欣,他指出:“在封建专制条件下,由于皇帝要依赖秘书官吏才能发号施令、体现皇权,又由于秘书官员要依赖皇帝的信任才能满足权欲,加上他们处在统治层的圈内,这样就产生了一个效应,一种历史现象:皇朝的秘书和近侍官员职权膨胀循环。其基本规律是:由一般秘书性职权逐渐扩权膨胀,每次膨胀到极峰就回位,每一次回位总是以变革机构来完成。秘书官员和近侍官员的职权膨胀,就意味着皇权的分散,而秘书和近侍官员的擅权,总是仗势而行。”例如,秦朝一统天下,建立了我国第一个封建集权国家,并设立丞相府作为辅助秦始皇处理日常事务的秘书机构。汉承秦制,开始也以丞相府作为中央秘书机构。但该机构却逐渐扩大,权力膨胀,并拥有了决策权。汉武帝时,为加强皇权,便分散、削弱丞相府的权力,使之转化为中央行政事务机构;同时另行建立小规模的尚书署,协助其办理文书、传达诏令等秘书事务。到东汉,尚书署扩大为尚书台,成为拥有“出纳王命,为王喉舌”,“主赞奏事,总领纪纲”的权力机构。为此,东汉末年曹操又将尚书台转化为中央政务机构,以自己身边的幕僚为秘书令,下隶秘书左、右丞,负责拟制和处理文书。曹丕称帝建魏后,改秘书令为中书令,组建中书省为中央秘书机构。魏晋南北朝时期,中书省职权再度膨胀,皇帝为分散其权力,增设了门下省、尚书省,使之互相牵制。到唐朝,“三省”扩展为政务机构,皇帝另行起用翰林学士为机要秘书,后发展为翰林学士院。明朝,由翰林学士组成内阁,作为皇帝的秘书机构。清初,内阁又蜕变为“赞理机务、表率百寮”的庞大政务机构。于是清王朝又先后另行组建新的南书房、军机处等新的秘书机构。这种延续两千多年的秘书权力“膨胀回位”的周期性现象表明:秘书机构不能喧宾夺主,侵犯和代替皇权,成为权力机关、决策机关,否则封建皇帝就要采取削弱、解体、转化或重组等办法,使秘书机构回归到辅助机构的本位上来。由此可见,领导与秘书之间的权力主体与辅助的关系是客观存在的,人们企图改变它,只能得逞于一时,最终仍要回位,还其本来面目。
3.组织上的服从关系
从组织系统的角度看,秘书与领导、秘书机构与领导机构处于同一组织系统之中,领导是上级,秘书是下级,存在着指挥与服从的关系。当然,这种关系存在于任何社会组织系统之中,但是秘书处于领导近身,直接听其指挥、为其服务,去实现其某种目标。因此,这种组织上的下对上的服从关系具有特殊性。
秘书与领导关系的社会属性是指:社会角色上的从属关系,管理工作上的主辅关系,组织上的服从关系。这三重关系是互相联系、互相制约的。其中,最能体现秘书与领导关系本质特征的是管理工作上的主辅关系,即领导的下级必须服从上级的意志。从社会属性看,秘书与领导所具有的互相结合的三重关系,是一种本质关系,是规律性的东西,人们只能认识和适应它,不能改变它。
(二)正确认识秘书与领导关系的意义
正确认识秘书与领导的关系是秘书开展各项工作的前提,它直接影响秘书工作才能的发挥。秘书人员只有对二者关系有一个科学、正确的认识,才能增强自身的参与意识和创新意识,才能提高工作独立性和积极性。
1.增强秘书工作的独立意识独立意识是指作为社会成员的个体存在的意识。秘书人员的独立意识也就是要求社会确认其在社会分工中的实际价值,即其所处的地位和所起的作用。正确认识秘书与领导的关系可以帮助秘书人员摒弃迂腐的价值依附论,时刻感到自身所肩负的责任、所拥有的权利和应承担的义务,以独立自主、积极进取的心态更好地发挥主观能动性。虽然秘书工作具有很强的服从性、服务性特点,但秘书人员是有独立人格和独立思维能力的个体,应该锻炼和培养自己独立思考和独当一面的能力,应该具有较强的主动性和能动性。
2.提高秘书工作的参与意识
参与意识是指秘书人员将自己的聪明才智融入领导者的意图、决策过程中的意识。通过积极地、适度地参与,秘书人员的个人价值就能部分地或全部地转化为社会价值,从而比一般管理人员发挥出更大、更有效的作用。对秘书与领导关系的正确认识可以加强秘书人员的责任感和使命感,使其不仅仅满足于为领导服务、对领导负责,而且时时意识到自己的工作是全局性活动的一部分,从而克服“不在其位,不谋其政”的消极观念,积极主动地参与领导的工作,为领导决策提供科学的预测和合理的评估。
3.树立秘书工作的创新意识
秘书工作固然是服务性的,但从秘书人员与领导者之间的正确关系来看,这并不意味着秘书人员对领导者唯命是从、机械服务。秘书在日常工作中,不仅应该正确领会领导意图,更应该解放思想,坚持发展、求新,充分发挥自己的判断力、分析力、想象力,及时补充领导思想的盲区,帮助领导打开思路、激活思想,在规范的角色位置上塑造自我,变被动服务为主动服务,把辅助作用发挥得更好。
(三)秘书与领导关系的实质刘利利.浅论秘书与领导的关系[J].内江科技,2007(8).
秘书与领导的关系是最为复杂、最为微妙的一种人际关系。它不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系,同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。
1.人格地位上的平等关系
领导与秘书都是国家的公民,都平等地享有宪法规定的权利和承担同等的义务。在秘书与领导的关系中,无论是领导支配秘书,还是秘书服务于领导,都不能违背公民的基本权利和义务,否则秘书和领导就会出现不正常的关系。例如,把领导与秘书工作上的上下级关系搞成人身依附关系或领导将其秘书视为仆人,不尊重其人格和人身自由;秘书将其领导视为主人,把向人民负责、向组织负责、向领导负责的一致性,变为对领导个人负责,无论是否违纪、违法都唯命是从。这种人身依附关系,不仅不利于工作和事业的发展,而且极有可能酿成大错,甚至走向反面,造成极大的危害和损失。因此,不管是领导还是秘书,都要尊重对方基本的公民权利,都要自觉地帮助对方履行公民的义务,都要自觉抵制违法违纪的行为。
2.实现工作目标中的同事关系
领导与秘书在事业发展目标上应该是一致的,在各项任务目标上,也应该是一致的。领导与秘书是合作共事的同事,为了实现共同的目标和任务,他们必须密切配合。作为领导者,应帮助秘书认清事业发展目标,明确工作任务,并给予及时有效的指导和各项帮助,使秘书能够尽职尽责,努力工作;对于秘书而言,要辅助领导确定事业目标,并为领导提供综合性的服务,当好助手和参谋。在工作当中,
如果领导者个人的事业目标违背社会公众和国家的法律法规,秘书必须及时加以劝说;若领导一意孤行,造成了对国家或人民的损害,秘书要履行检举揭发的公民义务,否则就会成为领导者不法行为的合伙。如果秘书个人的目标违法违纪,领导者要及时加以教育和制止,必要时给予严格的处分,防止严重的错误和危害产生。
3.工作职能的上下级主辅关系
从职能的角度上说,领导与秘书的关系是领导与被领导、主导与辅助、决策与参谋的关系。在工作实践中,领导是上级,处于主导地位;秘书是下级,处于辅助的地位,秘书工作往往是领导工作的延伸。领导与秘书关系和谐,配合默契,对领导工作和秘书工作都是极为有利的。
秘书和领导都要正确认识到这种工作职能上的主辅关系,防止在工作中出现以下问题:①主辅脱节。领导不了解秘书,也不去指导秘书,只要秘书听话办事就行;而秘书不了解领导,也不主动领会领导意图,不主动进行工作,只是被动应付。这种情况,不管是对于秘书工作还是领导工作都是极为不利的。②主辅错位。有的领导能力低下,对权力欲强、有野心的秘书言听计从,自己变为傀儡,而秘书却无职掌权,导致秘书专政;有的领导没有科学的工作方法,事无大小,亲力亲为,使得秘书无所事事,无所作为。③主辅不分。领导与秘书的关系已经远远超过工作关系,相互勾结成为小团体,遇到事情先考虑自己小团体的利益而不是组织的利益。这种关系是极为有害的。
4.工作中的互补关系
秘书人员和领导者之间存在一个全方位的互补关系。
1)职能互补。领导者的主要职能是决策。现代化大生产所面临的决策问题,大多具有规模庞大、结构复杂、功能综合、因素众多等特点,需要各级管理人员参与进去,其中秘书人员的重要作用不可忽视,当然秘书人员在发挥作用时更多的是接受领导者的指引或委托,这样就形成了职能互补状态。
(2)职责互补。领导者如事必躬亲,必然陷入忙乱的事务之中,导致管理工作效率低下。一个称职的领导应该灵活适度地掌握授权艺术。秘书常常会受权处理日常事务,以及在某些特定时期代表领导行使一部分权力。在特殊情况下,秘书工作人员既要敢于冒犯众怒,为领导“挡驾”,又要能甘受委屈代“人”受过。另一方面,秘书人员因独当一面或接受领导者指示开展工作而出现一些失误或损失时,领导应为秘书承担一部分责任。这样做有利于秘书人员的成长,提高其工作能力和水平。
(3)知识结构互补。年轻秘书人员接受新的管理知识的能力较强,有时间和机会系统学习和掌握现代化管理方法和手段,而领导就很难系统地更新知识,因此,秘书可以在这方面弥补领导者的不足。同时,领导者长期积累的成熟的实践经验和处理公共关系等才干,能有效帮助秘书全面看待问题、分析问题,尽快丰富实际工作经验,进行能力储备。
(4)思维方式互补。领导者有领导活动的职业重复性,这一方面使其形成了深思熟虑、善于权衡利弊的思考习惯,使其认识、处理问题的整体、全局观很强——秘书人员借此可以弥补自己的不足之处;另一方面,领导者对情况掌握不准,或受过多、过滥的信息干扰时,秘书人员就可以用广泛调查研究得到的结论规谏领导者改变思维定势,调整偏差。
5.工作沟通上的双向交流关系
领导与秘书的工作沟通,既有领导对秘书的指示、指导,又有秘书对领导的请示、汇报;既有领导向秘书了解情况、征求意见和建议,又有秘书向领导主动参谋、提供可行方案。只有建立和保持这种双向沟通关系,领导与秘书的主辅配合才能有效;只有加强这种双向沟通,才能使领导与秘书的主辅配合,逐渐达到配合默契的程度。
在领导与秘书沟通的过程中,要防止出现以下问题:①领导与秘书之间没有沟通或者缺乏沟通。②有时只有秘书的请示汇报,缺乏领导的及时明确的指示;有时只有领导的指示、命令,秘书不能认真倾听、执行反馈;有的领导只要秘书汇报工作,不愿意听秘书的意见或建议;等等。③领导讲大话、空话,就是不讲实话;秘书报喜不报忧,只为讨得领导欢心。
6.工作绩效上的一体关系
领导与秘书在工作绩效上是紧密联系在一起的。秘书不管是办理事务还是参谋辅助,不管是办文还是办会,都是为领导工作服务。秘书的工作绩效,蕴含在领导的工作绩效之中。领导与秘书的共同绩效,取决于两者相互配合的有效程度。因此,领导对秘书指导有方,促进秘书提高工作绩效,实际上也是在提高自身的工作绩效;秘书立足本职提供有效的辅助,促进领导工作绩效,同样也是在提高自身的工作绩效。
领导与秘书工作绩效上的一体关系,如果处理不当,会导致以下问题:①秘书的压抑感。领导得到秘书的有效辅助,取得了显著成绩和荣誉后,秘书因默默无闻而感到失落和压抑。这种压抑感必然会影响秘书的工作热情。②秘书的表现欲。秘书出于对领导的羡慕,而处处表现自己、摆功劳,希望得到领导的赏识。这种表现欲是有害的,会影响秘书与领导的关系及其与同事的关系。③领导的优越感或特权感。领导认为自己拥有特权或处于优越的地位,而秘书的辅助和服务是应该的,是无足轻重的。因此,把一切功绩归于自己而把一切差错推给秘书的领导,是难以得到秘书真诚的辅助与服务的。
只有正确认识到现代领导与秘书的关系,领导和秘书才能在思想上、情感上产生共鸣,更好地趋利避弊,更好地善其身、修其志、养其性,形成工作合力,提高组织效率。
二、秘书与领导的相互影响
领导与秘书的职业身份和工作地位不同,但领导与秘书工作关系的紧密使两者在行为、观念上相互制约、相互影响。其影响可分为领导对秘书的影响和秘书对领导的影响两方面。领导对秘书的影响主要体现在权力性影响、非权力性影响这两方面。秘书的行为和观念同样也会影响领导。秘书的学识修养、人格魅力主要是从辅助、协助领导决策及完善领导意图中渗透表现出来,潜移默化地影响领导。秘书与领导的相互影响中既有积极的一面,又有消极的一面,因此,我们要弄清两者相互影响的内容,在工作中尽量减少消极方面的影响,增进积极方面的影响。
(一)领导对秘书的影响
在工作交往中,领导的行为和观念会不知不觉地渗透到秘书的头脑中,所以领导对秘书的影响更为直接,对秘书工作的影响更具深刻性和长远性。一般来看,领导对秘书的影响可分为权力性影响和非权力性影响两方面。
1.权力性影响
“权力性影响力”是组织赋予的,是由领导者拥有的权力和社会地位所形成的影响力。它是一种法定的职位权力,有正式的规定,具备上下授予形式,具有命令与服从的约束力,带有强制性。领导担任着某种职务,处于单位、公司、机关的上层,是指挥者、决策者,从而他便有了与这个职务相应的法定权力,拥有了对各种资源的控制权与使用权。作为一个领导者、管理者,不论其所管理的组织是大是小,都不可避免地要运用这种权力,用指示、命令、规章制度等带有强迫性的、不可抗拒的外推力形式去影响、带动下属完成任务,这种权力也就对秘书的工作心理、工作行为产生了直接的影响。在这种影响力下,秘书所表现出的心理和行为是被动的、服从的,
在不知不觉或无意识中其意志就会受到领导行为、观念的影响、支配。秘书在撰写文稿、处理领导身边日常事务的过程中,所受的强制性影响无一不体现领导的意志。权力影响力直接影响到秘书工作的效率和质量,但这种影响力对秘书行为、观念的影响以及渗透程度又取决于秘书与领导的人生观、价值观的趋同程度,取决于两者之间个性的差异。因此,秘书人员应加强工作的积极性和独立性,实事求是,公正无私,以积极影响为主脉,提高自己的业务技能,提高组织的整体效率及社会效益。
权力不是孤立存在的,“权力性影响”如果没有“非权力性影响”做基础,不但难以让人乐于相信、自觉服从,而且也难以持久。比如,一个新上任的主管与一个已经工作多年的下属相遇,一方有职位所赋予的权力,而另一方却可以拥有实际的影响力,这就构成了对“领导能力”的考验。
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魏征进谏
唐太宗是历史上的明君,但这个明君也常常被魏征的犯颜进谏搞得很难堪。有一次,魏征又当着朝廷众臣的面触犯了他。他怒气冲冲地退朝回宫,对长孙皇后说:“总有一天我要杀了这个乡巴佬!”长孙皇后意识到大事不好,经过一番思索,她换上朝服,向唐太宗跪下道贺:“我听说主明臣直。魏征之所以忠直,就是因为您是明主啊!这是国家的幸运,臣妾怎能不向您来祝贺呢?”唐太宗顿时转怒为喜,因为历史上每个皇帝都希望别人和后人说他是明君,而不是昏君、暴君。
这个案例启示我们,秘书首先应相信领导是一个高尚的人,一个廉洁的人,一个公平正直的人。一旦领导意识到他在下属心目中是一个良好的形象,那么,他也会尽量去维护这个形象的。
2.非权力性影响
“非权力性影响”是由领导者、管理者的品德修养、知识能力、工作作风、情感魅力以及自己的工作实绩和表率作用等素质和行为形成的,是一种自然的影响力。它的特点在于它的自然性。与权力性影响不同,它既没有正式的规定,也没有组织授予的形式,但其影响力却比权力性影响广泛、持久得多,而且被影响者心理和行为更多的是转变为顺从和依赖关系。现实生活的大量事实表明,领导者对秘书起重大作用的影响是非权力性影响,其影响力、感召力、吸引力是非常巨大的。“其身正,不令而行,其身不正,虽令不从”,就深刻说明领导者非权力性影响力对领导的有效性和权威性的决定性作用,这才是领导对秘书影响的关键所在。这种影响主要体现在领导者的品格修养、知识能力和工作作风等方面。
1)品格修养是领导者非权力性影响的前提因素。具有高尚品德的领导会给秘书带来积极方面的巨大影响,反之则亦然。品格因素是指领导者的道德品质、人格等,它集中反映在领导者的言行之中,是构成领导者非权力性影响力的前提因素。如果一个领导者具有优良的品格,如公道正派,严于律己、无私奉献、以身作则等,他就具有了无形的号召力,使秘书人员产生一种发自内心的敬佩感,从而深受其拥戴,吸引其去效仿。而一个领导如果品格上有问题,如言行脱节、口是心非、表里不一,在会上或其他公共场合讲得头头是道、振振有词,教育别人无私奉献、艰苦奋斗,而自己却私下搞歪门邪道,吃喝玩乐。那么,他的威望就会大打折扣,就很难得到秘书人员的敬仰和发自内心的支持,也很难使秘书人员在心理上产生认同感,即使是服从往往也只是表面的。这样就会产生很强的负面效应,最终影响到组织的整体利益。
2)知识能力是非权力性影响的基础因素。知识能力是形成非权力性影响力的重要因素,它是多种因素的综合,包括文化知识、专业知识、法律知识、思想政治水准、科学决策能力、协调组织能力、语言表达能力等,是一个领导者综合素质的体现。当一个领导者具备完整的知识体系和正确的分析判断力,在工作中善于把多种力量有机结合,进行恰当的调配,最终达成组织目标的时候,就能带给下属一种希望,使其产生一种敬佩感。这种敬佩感就像心理磁场一样吸引秘书人员自觉自愿地接受领导的思想、行为方式,从内心产生认同感和尊重感,心甘情愿地创造性地干好领导布置的各项工作,高效地实现工作目标。如果一个领导者的知识才能与其职位不相匹配,就根本谈不上使人产生敬佩感、吸引力。可见,知识能力因素是领导者打造非权力性影响力的基础因素。
3)工作作风是非权力性影响的核心因素。领导工作作风制约着秘书工作作用,其重要性不言而喻。领导工作作风不仅对领导者个人声誉和威望有直接影响,左右领导活动的成败,而且对整个组织风气的好坏起着决定性作用,有着牵一发而动全身的效果。良好的领导作风可以增强领导的权威和影响力,使领导目标和意图得到秘书工作者的充分理解和认同,使其对领导的服从建立在更加自觉自愿的基础上,从而减少了权力与服从之间的矛盾和摩擦,增加了领导权威,增大了领导效能。良好的领导工作作风还有助于领导与秘书关系的协调与和谐,加速双方信息和情感的传递与交流,同时,还可以弥补领导知识和能力的某些不足,更好地发挥其长处与优势,从而形成一种强大的凝聚力,促进组织目标的实现。
4)情感魅力是非权力性影响的重要因素。情感魅力是指领导者对自己情绪的把握和控制,对他人情绪的揣摩、驾驭,以及体贴关心下属、平易近人,使下属产生亲切感的影响因素。一个成功的领导者,不仅要立之以德、展之以才,还要以情感人。领导者应根据秘书人员的现实性、历史性和发展性等特征,运用情感魅力,尊重下属,满足和发展秘书的一定需要,以调动秘书工作者的积极性和创造性为根本,激发其动机,提高其工作效率。情感魅力是顺利开展工作的润滑剂,是形成领导者非权力性影响的重要因素。例如,领导者平时谦和待人,尊重下属的人格,主动为下属排忧解难,让下属感受到大家庭的温暖,下属就会产生信赖感、归属感和顺从感,从而形成强大的吸引力和影响力,形成同舟共济、共渡难关的合力。相反,如果领导者待下属冷漠、傲慢、不可一世,与其沟通极少,那么只能人为地拉开心理距离,而这种心理距离一旦超过一定限度,就会慢慢地产生负面影响力,甚至是排斥力、对抗力,这些都会影响工作目标的顺利实现。
总之,领导对秘书的影响是一个多因素、多结构、多层次的复杂集合,只有当领导者在正确运用权力影响的同时,拥有受人敬佩的品格修养、令人佩服的知识才能、良好的工作作风、情感魅力,才能给人以感染力、影响力,才能实现有效的领导,使上下一心朝着共同的组织目标努力。
(二)秘书对领导的影响岳湘华.浅谈领导与秘书的相互影响[J].企业家天地:理论版,2006(7).
秘书工作的辅助性、从属性决定了秘书对领导的影响是有限的。秘书的行为、观念对领导的影响不像领导对秘书的影响那样“立竿见影”,但它也具有“润物细无声”的效果。秘书与领导之间工作联系紧密,所以在秘书工作的有些环节、场合和有些事情的决策中,秘书的一言一行、一举一动也会无形中对领导产生一定的影响。比如,秘书拟写公文、材料时,不仅要修改、修正在成文前发现的领导的某些意见、决策的失误,而且要在整理、提供材料时表达倾向性观点供领导参考。虽然从形式上看秘书的修正意见最终须经领导同意才能写进文件,但秘书提供什么样的文本、提炼出什么观点,甚至使用何种语言风格来表达,都会无形地影响领导的行为、观念和最终的决策。秘书对领导的影响主要体现在秘书个人的思想品德、谋略、学识修养等方面。
1.德
“德才兼备,以德为重。”一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“张良之才”、“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。秘书不为名、不为利,任劳任怨,甘当无名英雄:经常拟稿,但自己不署名;经常组织会议,但自己从不上主席台;经常熬夜,但白天得正常工作;节假日他人逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐,但自己却得值班,不能休息;其他人受了委屈还可嘟囔两句,而秘书必须以绝对服从为天职;等等。而这一切,还往往得不到家人的支持、别人的理解和社会的公认。凡此种种,都说明一点,没有一颗“以德为重”的心是当不好秘书的。同时,由于秘书的“德”是领导形象的补充、企业效率的折射、自身素养的反映,因此,秘书必须忠诚正直、心明步正,谦虚谨慎、兢兢业业,恪尽职责、严守机密,互相补台、竞而不妒。
2.谋
“谋”,顾名思义为出谋划策。秘书具有贴近领导、综合服务、信息枢纽这三大优势,对于出谋划策有着得天独厚的条件。而善谋是每位秘书应有的责任和应尽的义务。秘书如果谋略得当,就能帮助领导将工作做好,能在辅助决策的过程中与领导擦出璀璨的火花。诸葛亮的“三分天下之计”使魏、吴、蜀三国为争夺霸权而出现相互牵制、相互抗争的鼎立局面,而如果没有诸葛亮的这一伟大战略构想,刘备根本不可能在现在的四川省建立蜀国。三分天下的战略,不仅打破了曹魏独吞天下的企图,也改变了魏、吴两大势力争夺天下的局面,使这一时代更加纷繁复杂,更富有活力。因此,我们可以毫不夸张地说,诸葛亮这位古时的“秘书”的“谋”影响了刘备这个“领导”,以及整个三国时代。那么怎样才能做到善谋,对领导起积极方面的影响呢?
首先,要有正确的角色意识、超前意识。秘书的言行必须符合角色规范,做到既尊重领导、坚决执行领导指示,又不迷信盲从,克服对领导及其工作所持的被动的、人身依附性的仰视思维态势,切实为领导提供有价值的决策依据及参谋意见。强烈的超前意识使秘书站得高、看得远,吃透上情、摸清下情,掌握市情,胸怀全局,着眼未来,考虑问题才能快半拍、早半拍、抢半拍,真正认识秘书这一角色,并进入角色,演好角色。
其次,要深刻领会领导意图。要“参”到点子上,“谋”到关键处,就必须理解和把握领导意图。要善于通过间接或者直接的方式,把领导的所思所想、所筹所划弄清楚;要把自己的思维方式从领导的思维模式中解脱出来,在准确地把握和领会领导意图的同时,又不自作聪明,越俎代庖;还要以敏锐的观察力抓住工作中的关键环节,经过深思熟虑,形成有价值的参谋意见。
最后,注意进言技巧。要根据领导的心理、行为特征,选择适当场合和最佳时机,从要害问题切入,以委婉、含蓄的语言,巧妙地说出自己的见解或不同意见。
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楚庄王执政三年,从来不发什么命令,在政治上也无所作为,文武百官莫名其妙。有一天,右司马在马车里悄悄地对楚庄王说:“大王啊,我听说有一只大鸟栖息在南山之上,三年不飞不叫,也不理羽毛,默默无闻,这是什么道理呢?”楚庄王答道:“三年不动翅膀,是为了让羽毛更加丰满;三年不飞不叫,是为了窥看民间的情形。虽然不飞,但一飞就冲天;虽然不鸣,然一鸣就惊人。你所比喻的意思我知道了。”
这个例子告诉我们,暗示上级的时候,要尽量委婉一些。叙述时点到为止,让上级自己领悟,说得太“白”,就失去暗示的意义了。
3.书
擅长书写文稿,应该是对秘书最起码的素质要求。秘书的文化水平是其“书”的土壤和肥料,只有土壤肥沃、养料充分,“书”出来的文字才有积极的影响力和号召力。从秘书笔下的文稿可以看出撰文者的思想方法、政策水平、认识能力、工作作风的高下,以及思路的清晰度和语言表达能力的强弱。
综上所述,领导与秘书总是相互影响的。领导的行为、观念对秘书的影响是直接的、深刻的、长远的,他从权力性及非权力性两方面影响秘书。好的领导能够培养出好的秘书,可以“运筹于帷幄之中,决胜于千里之外”。而秘书的行为、观念对领导的影响是间接的、潜移默化的。高素质的秘书应有绝顶为峰的恢弘志气,始终如一的中心意志,自重自爱的人格操守,张弛有度的容忍度量,始终以积极的行为、观念影响领导。
三、秘书与领导相处的基本原则肖丽珍.秘书对领导应持的态度[J].秘书,2005(7).
秘书工作中最重要的任务就是为领导提供优质服务。秘书要为领导做好服务工作,除了理论素质高、业务能力强外,还要有正确的态度。态度正确,不仅有利于建立和谐友好的关系,更有利于秘书搞好工作,真正成为领导得力的参谋助手。秘书与领导相处的基本原则具体包括以下几个方面:
(一)服从
服从是秘书应该持有的态度之一,也是秘书工作的纪律要求。秘书与领导虽是同事关系、工作关系,但在实际工作中,一个是上级,一个是下级。因此,秘书在为领导服务的过程中应坚决贯彻执行领导的决定指示,严格按照领导意图办事,不能随心所欲、阳奉阴违、欺上瞒下、越权越位。这种服从不仅体现在口头上,更重要的是体现在行动上,真正把领导的指示精神落到实处。现实中,有个别秘书自恃才高八斗,瞧不起领导,经常与领导唱对台戏,领导向东,他偏向西,领导要这样做,他偏要那样干,以显示其过人之处。这样的秘书不可能做好本职工作,也得不到领导的信任和重用。当然,强调服从并非要秘书盲从。秘书对领导的决定如有异议,可以找恰当的时机诚恳地向领导提出。如果领导不予采纳,秘书则应一丝不苟、不折不扣地按领导的意图办事。我们既要反对拒绝执行领导决定的错误行为,又要反对在执行中听之任之、不敢谏诤的消极态度。
(二)尊重
尊重领导是秘书人员的基本态度。现实生活中,每个人都希望得到他人的尊重。领导作为某单位、某方面的负责人,对单位负有重大的责任,而秘书工作的存在是由领导工作的存在决定的,秘书工作的发展也同领导工作的发展相随。因此,秘书人员要明确自己为领导服务的界限,尊重领导、服从领导,克服那种自己的意见未被采纳就感到委屈、失望的心理。但这种尊重并非不讲党性讲人情,不讲原则讲关系,而是发自内心,并在行动上表现出来。秘书应时时处处表现出对领导的尊重,不论是在言语上,还是在行动上;不论是在公共场合,还是在个别场合;不论是在工作时间,还是在业余时间;不论是在本单位,还是在外单位;不论是在熟人面前,还是在生人面前。
(三)宽容
宽容是做人的美德。秘书在工作中应对领导常怀宽容之心。一方面要适应领导,学习领导的长处。由于年龄、性别、文化程度、成长环境、工作经历和家庭状况不同,领导在工作方式、生活习惯、兴趣爱好、性格气质等方面差别较大。如在作息方面,有的领导不喜欢熬夜,把工作放在上班时间内完成,而有的领导习惯加班加点,没日没夜地干。又如在处理工作方面,有的领导只想知道工作的结果,有的领导则要了解工作的全过程;有的领导只对采取的措施感兴趣。再如在性格气质方面,有的领导脾气急躁,有的沉着冷静;有的优柔寡断,有的干脆果断;有的粗心马虎,有的认真细致。秘书除了了解各个领导的个性外,更重要的是要及时调整自己,学会适应不同领导的习惯。这样,办事才能办到点子上,参谋才可能参到关键处。另一方面要帮助领导,为领导拾遗补缺。俗话说“金无足赤,人无完人”,领导也不例外,工作上也会有失误。对此,秘书不能冷眼旁观、漠不关心,而应真心诚意地帮助领导,学会并善于补领导之缺。在补缺的内容上,要根据领导的德才条件、个性特征和实际需要有针对性地弥补;在补缺的方式上,应当是巧妙地、在不影响领导威信的前提下适当提醒。
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东北王张作霖没什么文化,一次在给日本“友人”题词时,他把“墨”字写成了“黑”字。有人说:“大帅,缺个土。”正当张作霖一脸窘相时,身边的一个秘书却大喝一声:“混蛋,你懂什么!这叫‘寸土不让’!大帅能轻而易举地将‘土’拱手送给别人吗?”一句话既保住了张作霖的面子,又恰到好处地在上司面前露了一手,结果,他后来成了张作霖离不了的得力助手。
该案例启示我们:领导出现失误或漏洞时,作为秘书应该提醒,这是秘书的分内之职,但是要注意提醒的方式和场合,不能让领导当众出丑丢面子,可以事后私底下悄悄地告诉领导,也可以当场以巧妙的方式暗示领导,让领导及时更正。切忌当场当众指责领导,让领导下不了台。
(四)谦虚
谦虚是秘书工作的基本要求。秘书在领导身边,做了大量的工作,因而深得领导的信任。对此,秘书应保持清醒的头脑,不能有任何优越感,更不能骄傲自满、目中无人。一方面,在言语上应谦逊。无论是向领导汇报工作,还是与领导商议事情,都应做到语言委婉、语气温和、语速适中、语调平稳。另一方面在工作中应埋头苦干,不居功自傲。秘书不仅要有归功于人的肚量,不贪领导之功,不掠领导之美,还要有敢于承担责任,有受得起委屈的胸襟,把领导的鼓励当作动力,把领导的批评当作爱护,脚踏实地、耐心细致地做好每一项工作。
【训练】请分析此案例
秘书在处理与领导的关系中错在哪里?
有一位姓王的经理,不问青红皂白,写信把合作伙伴臭骂了一顿,结果几天之后真相大白,是王经理冤枉了那位合作伙伴。王经理十分后悔,决定亲自打电话向那位合作伙伴道歉,这时一旁的李秘书得意地说:“不用了,你那封信我根本没有发出去,因为我知道你会后悔的,所以我就把信压下了。”
没想到王经理大怒:“这事是你做主还是我做主?”李秘书说:“我做错了吗?”王经理说:“是的。”就这样李秘书被记了一个小过,只是没有公开。李秘书当然觉得自己满肚子的委屈,逢人便倒苦水、说委屈。不久整个公司都知道了这件事情。结果,半月之后,李秘书被开除了。
第二单元秘书与领导关系的有效处理
要想做一名好秘书,不仅仅要具备广博的科学知识,明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,还要懂得一系列工作方法和工作艺术。掌握与领导相处的技巧,有效地与领导和谐共处,是秘书工作的艺术,也是秘书工作的关键。
一、识别上司的不同领导风格,采取恰当的互动方式张瑞志.秘书要积极适应领导特点[J].秘书工作,2004(2).
每个领导都有自己的一套工作和生活规律,秘书人员要善于掌握领导的行为规律,明了领导不同风格,这样才易于领会领导意图,工作起来才能得心应手,收到事半功倍之效。否则,你为他写讲话稿,他讲不上口,不合口味;你写的文件,他认为不合他的文风;你安排的活动,不合他的兴趣和要求;甚至你说话也同他说不到一起。这样不仅搞不好同领导的关系,而且很难履行职责,更谈不上发挥好参谋、好助手作用了。那么,秘书应该如何适应领导的特点呢?
(一)了解特点,适应特点
每个领导都有自己不同的特点,秘书要通过观察了解领导的特点。
1.要了解领导方式的特点每个领导都有自己独特的、习惯的领导方式。国外有的学者把领导方式分为四种:发号施令式、叫卖式、协商式、民主参与式。秘书在安排活动、讨论决策、布置工作、了解情况时,要注意适应领导方式。
2.要了解领导作风的特点有的领导果断、有魄力、敢于负责,有的则谨慎、细致甚至有点优柔寡断;有的深入基层、就地指导,有的下去主要是发现问题、总结经验。有的领导办事善于自己直接打电话、亲自动手写函,秘书就要做好登记备案;有的则喜欢让秘书办些小事,秘书就要勤快一点。有的领导有强烈的竞争意识和进取心,有的不愿冒尖,害怕出娄子,只求平安无事;等等。
3.要了解领导文风的特点在写讲话稿时要尽量适应领导的口语习惯:有的领导在大会上讲话喜欢条理清晰,秘书拟稿应尽量眉目清楚、简明扼要;有的领导喜欢讲话生动具体、就事论理,秘书起草时应多用实例;有的领导视力不佳,秘书的字要尽量写大一点,笔画清楚点;有的领导讲话不愿用稿子,秘书要做好记录,事后整理成文。有的领导喜欢材料通俗生动,有的要求观点新颖、准确,有的要求每个观点都有“根据”,有的喜欢具体材料,有的反对具体事太多……秘书在为领导起草文件时,要注意适应领导的要求。
4.要了解领导知识占有的特点领导文化高还是低,长于文科还是长于理科,有无古文修养,是否喜欢引经据典……都要了解。对不懂古文的,不要在讲话稿中引古语典故,难以避免的生僻字应尽量在旁边注音。
5.要了解领导工作、生活的特点有的领导喜欢关起门来独立思考,秘书要尽量不让人去打扰;有的则喜欢同大家议论,秘书应根据领导意图,找有关同志集体探讨。有的领导喜欢白天工作,有的则喜欢晚上工作……秘书要注意改变自己的习惯,适应领导的生活规律,安排好工作和生活。
6.要了解领导的兴趣爱好领导中有的喜欢文艺有的喜欢体育,有的喜欢跳舞有的喜欢下棋,秘书要从有利于工作和领导休息出发,安排好有关的活动。不要专拣领导不喜欢的活动,硬要安排其参加。
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斯大林在晚年逐渐变得独裁,“唯我独尊”的个性使他不能允许世界上有人比他高明,更难以接受下属的不同意见。在第二次世界大战期间,斯大林这种过分的“自我尊严”曾使红军大吃苦头,遭到了本可避免的巨大损失和重创。一度提出正确建议的朱可夫曾被斯大林一怒之下赶出了大本营。但有一人例外,他就是华西里也夫斯基,他往往能使斯大林在不知不觉中采纳他的正确的作战计划,从而发挥了杰出的作用。华西里也夫斯基的进言妙招之一,便是潜移默化地在休息中施加影响。在斯大林的办公室里,华西里也夫斯基喜欢趁斯大林休息并且心情不错的时候和斯大林谈天说地的“闲聊”,并且往往经意地“顺便”说说军事问题,既非郑重其事地大谈特谈,讲的内容也不是头头是道。但奇妙的是,等华西里也夫斯基走后,斯大林往往会想到一个好计划。过不多久,斯大林就会在军事会议上宣布这一计划。于是大家都纷纷称赞斯大林的深谋远虑,但只有斯大林和华西里也夫斯基心里最清楚,谁是真正的发起者,谁是真正的思想来源。
该案例启示我们:每个领导都有自己独特的领导方式,秘书只有了解领导的风格、特点,工作起来才能得心应手,才能收到事半功倍之效。
(二)研究特点,积极补偿
任何特点,都是一分为二的。对于领导的特点,秘书要注意研究,扬其长、补其短。这就是对领导特点的积极适应。具有果断、干脆、负责作风的领导,有时会操之过急、考虑不周,秘书要及时提醒或适当补充,避免决断失误;具有谨慎、过细作风的领导,秘书要注意提醒不能过于谨慎,否则延时误事,造成损失;喜欢同秘书部门讨论问题的领导,秘书部门要注意提供情况和工作建议,各种不同意见都应畅所欲言,知无不言、言无不尽;没有同秘书部门平等讨论的习惯的领导,秘书部门要大量提供情况,提出经过论证的成熟意见,不要提不成熟的意见。总之,不能消极地顺应领导的特点,而应积极地补偿领导的弱点,这样才能有效地帮助领导,赢得信任,做好工作。
(三)区别特点,搞好辅助
领导交代意图具有不同的特点,秘书要区别情况,适应各自的特点,落实领导意图。比如,领导交代起草文电,特点就大不一样。有的领导观点准确,逻辑严密,几乎是“出口成章”。对这种领导,秘书应当快速作好记录,注意把口语变成书面语言。有的领导只交代意向,没有具体观点,这就要靠秘书去收集有关资料,考虑谋篇布局,列出提纲,经领导审定后动笔。有的领导善于提出新观点,但有时不够精确、严密,对整个文件的内容也缺乏具体交代。在这种情况下,秘书既要推敲领导的新观点,又要收集材料、考虑结构,然后再动笔。有的领导在交代时,常爱长篇大论,有时甚至漫无边际,秘书要善于捕捉领导的主要观点和意图,最后提出自己的看法,领导同意后,再集中收集资料,研究提纲,动手写作。还有的领导,交代写文件、讲话稿时只指方向不讲内容,也不同秘书研究。在这种情况下,秘书就要下大工夫。总之,秘书既不要因为领导交代不细而认为“领导没水平”有怨气,也不要因领导交代过细而认为是“婆婆妈妈”生厌烦,要积极适应领导的特点,做好辅助工作。除在交代写文件时领导各有特点外,在指导调查研究、布置工作、听取汇报、阅读文件以及生活事务等方面,领导也都有各自的特点,秘书应当区别特点,搞好辅助。
二、秘书与多位领导关系的有效处理
随着企业内部生产规模的扩大和现代科学技术与生产的进一步结合,企业内部结构日趋复杂,分工越来越专门化,企业越来越走向集团化,从而形成了集中领导、分散管理的多级、多层次领导。那么作为秘书,应该怎样在多位领导之间当好参谋、搞好协调呢?秘书工作者要处理好与各级领导之间的关系,应对组织的领导体制有全面的了解,并把握与多位领导相处的原则。
(一)组织的领导体制
领导体制(leadership system)是用制度化的形式规定组织系统内的领导权限、领导机构、领导关系及领导活动方式。任何组织系统内的领导活动都不是个人随意进行的、杂乱无章的活动,而是一种遵循明确的管理层次、等级序列、指挥链条、沟通渠道等进行的规范化、制度化或非人格化的活动。任何一个组织系统内的领导活动都有一套固定的规则、规定或组织章程,各种领导关系、权限和职责具有一定的稳定性和长期性。
秘书人员在开展工作时,首先应对组织中各级、各类领导机关职责与权限的划分、各级各类领导机构的设置、领导者的领导层次与幅度以及领导者的管理制度等进行全面、系统的了解,对组织领导体制的内容、类型、结构有较清楚的认识。在此基础上,秘书与领导班子关系的处理才能是主动的、有效的。
1.领导体制的内容领导体制的内容包括领导的组织结构、领导层次和领导跨度以及领导权限和责任的划分。
1)领导的组织结构。领导的组织结构是指领导机构内部各部门之间的相互关系和联系方式。它包括两种基本关系:一是纵向的关系,即隶属的领导关系;二是横向的关系,即平行的各部门之间的协作关系。它一般包括直线式组织结构、职能式组织结构、混合式组织结构和矩阵式组织结构四种。
2)领导层次与领导跨度。所谓领导层次,是指组织系统内部按照隶属关系划分的等级数量,即该组织系统设多少层级进行领导和管理。领导跨度又称领导幅度,它是指一个领导者直接有效地指挥下级的范围和幅度。
3)领导权限和责任的划分。领导权限和责任的划分的中心内容是,建立严格的自上而下的领导行政法规和岗位责任制,对不同领导机构、部门之间以及领导者之间的职责权作出明确的规定。
2.领导体制的构成要素领导体制的构成要素包括五个部分:决策中心、咨询系统、执行系统、监督系统和信息反馈系统。
3.领导体制的类型
1)一体制。所谓一体制是指同一层级的各类机关或同一机关的各组成单位,权力结构上统一由一个领导机关或一个领导者来领导和控制,其指挥、控制程度很强,权力很集中。一体制又称完整制、集约制、议员统属制,即一元化领导。
2)分离制。所谓分离制是指同一层级的各类机关或同一机关的各组成单位,根据其不同职能,权力结构上分属两个或两个以上的领导机关或领导者来领导、指挥和控制,其指挥、控制权力有一定的分散性,有一定的职责划分。分离制又称独立制,即多元化领导。
3)层级制。所谓层级制是指一个系统或单位,在纵向上划分若干层次,每一个层次对上一层次负责,即形成直接指挥、监督和控制的渠道,其领导成员由于领导职责和领导地位的差异就有了不同的心理状态和行为模式。层级制又称层次制、分级制或系统制。
4)职能制。所谓职能制是指一个系统或单位,在横向上按照业务性质的不同平行设置若干职能部门,辅助领导机关实施领导,各职能部门之间职责清楚又有互通。职能制又称分职制、功能制或机能制。
4.领导体制的结构
领导体制的组织结构作为领导内部各个基本要素的组合形式及相互关系与联系方式,主要有以下四种基本表现形式:
1)直线式。直线式组织结构又称层次制、分级制、金字塔式或传统式组织结构。它是将一个领导系统或单位,在纵向上垂直划分为若干层次(从最高的指挥中心到最低的基层单位),形成一个逐级扩散、层次分明的金字塔式的组织结构。
2)职能式。职能式组织结构又称分职制,它为了完成某一较为复杂的工作任务或实现特定的领导功能而成立某些专门性机构。凡是与完成此任务或实现此功能有关的部门或工作人员统一归该机构领导,同时领导者对其职权范围内的所有问题拥有指挥权。
3)混合式。混合式组织结构是一种将直线式组织结构与职能式组织结构有机结合起来的组织结构形式。它以直线式组织结构为基础,在每个领导层次都设立专业性的职能部门,并将其作为该级行政领导者的参谋部门,按照职能分工分别处理各类问题。这些职能部门拟订的决策、计划与方案等,应经由直线行政领导者批准下达给下级机构,其本身在原则上不能直接指挥或命令下级领导和下属职能部门。
4)矩阵式。矩阵式组织结构是一种在混合式领导组织结构的基础上,按照数学上的矩形方阵原理建立起来的领导体制,又称“规划—目标”结构形式。
(二)秘书与多位领导相处的原则
1.划分职权,单向请示
为提高工作效率,秘书人员应明确各级领导的职权范围,本着对公司负责的精神向直接上级请示、汇报工作。属于组织工作的要请示分管组织工作的领导,属于宣传工作的要请示分管宣传工作的领导,如果一件事情请示几位领导,大家的意见又不一致,事情就更难办了。比如某项工作,正职决定由某一副职负责去抓,秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心运转,有关这项工作的请示、汇报工作,就直接对这位副职,直接领导能答复的按直接领导的意见办,答复不了的,由直接领导请示上一级领导或由直接领导授权秘书向上请示,切不可越过直接领导去向其他副职或上一级领导请示。关于向上级或其他副职请示、沟通的情况,是负责这项工作的副职的责任,秘书如搞多头请示、汇报,就会把事情弄乱,使自己的工作处于被动、无序状态。如果一项工作与几位领导有关,可经主管领导同意分别征求几位领导的意见,并把他们的意见综合起来,向主管领导汇报,请主管领导拍板。因此,秘书人员在工作中应根据领导权限和责任划分进行对口请示。
2.一视同仁,善于沟通
秘书在与多位领导相处时,要从大局出发,从和谐角度去处理,心里要有一杆平衡秤,对每一位领导都一视同仁。在日常工作中,领导之间出现意见分歧是常有的事,秘书如果处理不当就会处于领导之间的夹缝中,使工作很难开展。因此,作为秘书,不论是在思想感情上,还是在行为上都不能产生倾斜度,也不能掺杂个人感情,不论哪位领导安排工作,都要做好,不能有的去做,有的不去做,或三心二意地去做。同时,在工作中要尊重领导的隐私,千万不能把某位领导对另一位领导的意见直接告诉对方,更不能厚此薄彼、添油加醋地对某领导进行挖苦、拆台。秘书应善于在领导之间转达意见,善于把了解到的不同的甚至对立的意见转变为自己的建议,私下与领导多沟通,这样既可减少领导之间的矛盾,又可使自己免于尴尬的境地。
3.从工作出发,以事业为重
在与多位领导相处时,秘书人员一定要以事业为重,从工作出发,尽力维护领导班子的团结与威信。在工作中不能表现出靠近谁、疏远谁以及听从谁、不听从谁的行为,不能当着甲领导的面吹捧乙领导,当着乙领导的面吹捧丙领导,应本着工作上的支持,关系上的维护,感情上的弥补去与多位领导相处。秘书人员应该始终与多位领导保持良好的工作关系,要主动地、双向地劝慰、弥合、消除领导之间的矛盾,不能单向地站在某一方或者被动地保持沉默,以免矛盾加深。在工作中应本着从整体、从大局出发,照顾具体情况的精神,密切联络各领导人之间的关系,解决矛盾,消除误会,实现相互间的有效配合。
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副总的私生活
公司有位年富力强的马姓副总,他的才能和魄力在公司上下得到了一致的公认。但另一方面,在公司内部也不时能听到一些有关他的风流韵事。这天,总经理问秘书:“近来公司好像有人在议论马总,作为他的秘书,你常去他的办公室,是否知道一些情况?”
事情是这样的:几天前,马总把秘书叫到自己的办公室,说:“麻烦你帮我办件事。我现在马上要准备出差了,后天下午你去王府井某某商店的首饰柜台。你说出我的名字后,人家就会给你一包东西。取到东西后,你再帮我送一下。”说着,递给秘书一张写着门牌号码的纸条。
秘书在某某商店首饰柜台取到东西后准备离开时,柜台里一位年纪较大的员工在身后又特地关照秘书:“您是打出租吗?这包东西很贵重,在路上要小心一点。”秘书当然明白,在首饰柜台前说的贵重东西,不是几百元或者一两千元能买得到的。
根据马总的纸条,秘书在亚运村找到了一栋高层公寓的××号房。出来给秘书开门的是一位穿着睡衣的年轻漂亮的女郎,她接过东西,高兴得几乎有些忘形:“啊!马哥连我的生日也没有忘记,真是太好了,谢谢马哥!”
总经理问的就是这件事。
该案例启示我们:秘书在处理问题时不能产生倾斜度,也不能掺杂个人感情,只能简单地对事件进行说明。
【训练】
曹秘书应按哪位领导的意见办?
某商业公司的孙副经理与童副经理有点小隔阂。一天,该公司的曹秘书去向分管商品购销的孙副经理请示一项业务处理意见,在返回的路上碰到了负责广告宣传的童副经理。于是,曹秘书又向这位童副经理谈了这件事,而童副经理听后也作出了指示。结果,曹秘书左右为难,且两位领导的矛盾也加深了。孙副经理责怪曹秘书多事,不按他的意见办。加之平时孙与童有些矛盾,孙又认为曹秘书与童关系亲近些,曾在一些事情上支持过童,所以意见更大了,认为曹秘书有意与他作对。而童副经理则认为,此业务是他引介的,曹秘书应先同他通气。
问题讨论:
1.按孙副经理的意见办事,因为他是主管这项业务的。
2.按童副经理的意见处理,因为他是业务引介人。
3.建议孙、童通气协商,形成统一意见后,再作处理。
4.找主要决策人——总经理裁定后,按其意见处理,这是按组织原则办事。
三、秘书向领导请示工作的恰当方式满宗洲.秘书向领导请示工作应注意的几个问题[J].秘书工作,2004(3).
秘书是领导的工作助手,请示工作是经常的事。多请示,既是对秘书工作纪律的要求,又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。但要把请示工作做好,应注意以下几个问题:
(一)做好事前准备
秘书人员必须预先做好充分的请示准备。要把与请示的问题和汇报有关的情况结合起来,通过翻阅资料和调查研究,把问题产生的背景、基本情况及相关政策搞清楚。当然,秘书掌握的情况不一定都汇报,要见机行事,有备无患,做到心中有数。请示前要想好请示的要点和措辞,汇报前,要拟好汇报的提纲,选好典型的事例。如果对相关情况不熟悉,一问三不知,领导便难以作决策,秘书也会感到被动和尴尬。不做准备的请示汇报不但浪费领导的时间,而且是对领导极大的不敬,是严重失礼的行为。
(二)请示的内容要具体
秘书部门是综合部门,每天都有大量的工作要做,也会遇到许多问题需要研究解决。但是,哪些问题要请示,哪些不要请示,要认真筛选。该请示的不去请示,是失职、是越权;不该请示的,事无巨细都去请示,会分散领导精力,影响领导处理大事。一般来说,秘书请示的内容是自己难以处理或无权处理,必须由领导者给予指示或授权办理的事情。秘书请示工作与其他业务部门请示工作不同,因为秘书工作与领导工作同步运转,所以其请示的问题多半是在工作运转过程中出现的具体问题。例如,领导要主持召开一个会议,对会议的时间、地点、规模、议程要请示;领导要下去搞调研,对调研组的成员、行动路线和日程安排要请示。因此,秘书请示要尽量做到内容单一,尤其在对重要事项需以书面形式请示时,一定要遵守一文一事的原则,不得将多项事务写在同一份请示的公文内。
(三)请示的形式要灵活
请示汇报可以是口头形式,也可以是书面形式。一般情况下,重大的事、涉及政策方面的事和需要授权批准的事,秘书要作书面请示,领导者则应作书面批复,以示慎重,并便于日后查证。一般事情、事务性工作及一些疑难的事的解决,秘书可用口头请示,领导者也可只作口头答复或指示。口头汇报时要留心领导表情的变化,要准确把握领导心理,根据领导的临场反应,判断领导对汇报内容的需求,及时调整汇报内容,控制好汇报的时间和节奏。紧急的事,秘书可先口头请示,及时办理,事后再补写书面请示,以便存档备查。
(四)请示的时机要适当
向领导请示既是要领导作决策,又是为领导提供科学决策依据的过程。秘书应根据领导的工作选择恰当的请示时机。一般来说,要先了解领导的活动安排,再请求领导接见,或直接用电话向领导提出请求,获得允许后方可去请示汇报。不要在领导忙得不可开交或全神贯注于处理某事情时打断领导的工作和思路,也不要在领导出席会议或约会时去打搅领导。同时,要严格遵时守约,一旦事前指定了预约汇报时间,秘书人员必须准时到达,这是起码的礼仪要求。如果过早到达,会打乱领导的安排,甚至会使领导因未准备就绪而难堪。如果遇到突发事件确实不能准时到达,应设法尽快向领导说明原因,请求推迟时间或另约时间,并致以歉意,不能迟迟不到,让领导久候浪费时间。
一般情况下,秘书请示必须在事前进行,待领导者指示或批准后方可行动。只有在特殊情况下,才能采取边做边请示或“先斩后奏”的方法。所谓“事前请示,事后报告”,就说明了请示和报告在时机选择上的不同特点,对此,秘书应牢记在心。
(五)请示的态度要谦恭
秘书向领导请示的过程,也是参谋的过程,实际上也反映了上下级之间的工作关系。秘书向领导请示时,领导往往也让其谈对问题的看法和处理意见,这时秘书要提出几种方案供领导选择,同时也可以谈自己的倾向性意见。秘书在提建议时要注意摆正自己的角色位置,因为秘书只有建议权,没有决策权。在请示的态度上,秘书要表现出对领导的尊敬:态度一定要谦和,请示语言应该准确、简明、通俗,吐词清晰,语调平稳,语速适中,应该用商量、请求的口气。当自己的意见同领导的意见不一致时,要保持谦虚冷静的态度,要服从领导的意见,如确需插话也应先用商量的口气说:“对不起,请允许打断一下。”或者说:“我想提个问题好吗?”得到领导同意后再陈述自己的看法。在请示汇报中,当领导否定你的意见时,不能固执己见,更不能抛开这位领导,去请示别的领导。
四、秘书向领导汇报工作的有效方法
秘书向领导汇报工作是最起码、最经常的工作之一,也是秘书的基本功之一。
(一)做好准备
无论是完成领导布置的任务之后的汇报还是中途的工作汇报,都翻开本子回忆对照一下领导布置任务时的指示,检查一下准备汇报的内容是否符合领导的意图。并且,要大致考虑一下汇报问题所需要的时间。如果时间较长,则要事先与领导打好招呼或约定时间,待同意后,准时去汇报。较复杂的问题,或者向几个领导同时汇报时,要打好腹稿或拟好汇报提纲,以免遗漏。
(二)要开门见山
开门见山即直截了当,干脆利落,突出重点。领导工作繁忙,所以汇报时要节省时间,一般以半小时以内为宜,过久易分散精力。汇报时一般只谈一个问题,如需汇报几个问题,汇报之前应先点题目。此外要根据领导的年龄、习惯、特点,掌握好汇报速度。汇报中谈到观点、数字时要放慢速度,必要时还可将事先准备好的文字说明和数据呈上,使领导边听边看,加深印象。
(三)要有论据
反映情况或提出议论要有充足的理由,情况要属实,准确,不能讲“大概”“可能”“差不多”等含糊不清、模棱两可的情况。对没有经过核实、没有把握的事情,要按事情的本来面目反映其真实的情况,并说明情况来源和可靠程度。当领导提问答不上来时,不可随意编造,要记下待事后补充汇报。
(四)要选好时机
一般情况下,当领导学习、思考问题、接待客人、阅文、休息时,不要去打扰。有时限的情况汇报要及时,失去时机,情况本身就可能失去使用价值。此外,汇报时要举止大方、明快,谈吐清楚,不必拘谨,更不必唯唯诺诺、卑躬屈膝。
五、秘书应对领导发火、批评的有效方式
任何一个人对客观事物的认识都是有局限性的,所以秘书在工作中难免会出现一些认识不到的偏差或纰漏,有时会遇到辛辛苦苦地完成工作任务不但得不到承认,反而被领导无端批评的情况。领导发火批评人,一般是工作动作慢,效果不理想,与领导预想的有差距,或吊儿郎当、没当回事;也有的是领导掌握情况不全面,问题看不准,甚至无道理,心中有气,劈头盖脸地大发光火,不容分辩的情况。对秘书而言,这是一种典型的心理挫折。秘书人员如果将遭受挫折后产生的攻击、冷漠、偏执等消极情绪带到工作中去,势必会造成与领导关系紧张,从而严重影响工作和自己的身心健康。英国学者利斯特曾说过:“我能想象到的人的最高尚行为,除了传播真理外,就是公开放弃错误。”是的,错误并不可怕,批评也不可怕,关键在于你怎样去认识它们、对待它们,如何从错误中吸取教训,从批评中汲取营养。秘书人员一定要学会冷静处置,仔细分析被领导误解、批评的原因,采取一些有针对性的方法来消除与领导之间的误会。
(一)正确认识批评
古人曾说过:“君子之过也,如日月之蚀焉。过也,人皆见之;更也,人皆仰之。”可见,闻过则喜、过而改之是自古以来就有的优良品德。因此,作为秘书可贵的是能够正确看待批评,当批评到来时,能够用豁达的胸怀积极接受批评,能够用谦虚的态度正视批评,能够用批评推动各项工作的开展。正所谓“良药苦口利于病,忠言逆耳利于行”。批评尽管是一种负面的沟通,但它却是一种可贵的资源,对于提供信息,发现错误,改正缺点,提高工作水平都有着积极的促进作用。如果一个人缺少或拒绝了这种资源,他就很难有快的进步、大的收获,也就失去了走向成功的动力。因此,秘书不要把批评当成包袱,而要清醒地认识、辩证地分析、正确地看待批评,以积极的态度把每一次批评看作是改进工作、完善个性、克制情绪、提高能力和水平的机会。在工作和生活中,要将批评作为学习进步的动力,借助各方面的批评所给予的帮助、提示和警醒,及时地纠正和改正错误,使自身的工作能力得到不断的提高。
(二)站在公司的角度看待批评
在组织系统中,领导对下属有着法定的监督、控制、指导等权力。当下属出现与组织的统一运作相背离或不协调、有误差的行为时,领导有责任对其进行批评指正,这是毋庸置疑的。如果任其而为,那就是领导的失职,他就会因此受到更上一级领导的批评、惩处。所以说,领导是在履行职责。作为下属应当具有这种起码的组织观念,被批评时不应有领导故意找自己的碴、跟自己过不去的想法。这种想法不但于改正错误无益,还会使人形成抵触情绪,影响其与上级的正常工作关系和同事感情。秘书人员要有接受正确和善意的批评的勇气,勇于承认错误,虚心听取、接纳各方面的意见和建议,并要尽快地按照领导的意见和建议作出补救措施,找到解决问题最恰当的方式方法,将损失降至最低限度,将影响压至最小范围。
(三)站在领导的角度转换批评
由于每个领导的工作方法、修养水平、情感特征各不相同,对同一个问题的批评方式就会表现出明显的差异。和风细雨式的批评好接受,而疾风骤雨式的批评就让人难以忍受。然而,作为下级,不可能去左右上级的态度和做法,所以就应当认识到,只要上级的出发点是好的,是为了工作,为了大局,为了避免不良影响或以免造成更大的损失,哪怕是态度生硬一些,言辞过激一些,方式欠妥一些,作为下级也要适当给予理解和体谅。当上级批评自己时,可以换个位置,设身处地地从领导的角度考虑一下,领导往往想得更远一些、更周到一些。秘书人员首先要从自身找原因,千万不要与领导针锋相对、直接辩护,而是要理智地接受批评,认真地想一想受批评的原因,想一想问题到底出在哪里,要采取“换位思考”的思维方式,站在领导的角度来理解批评、思考问题、找出原因,以期从批评中汲取营养,从斥责中接受教训,只有这样才能及时纠正错误,避免问题再出现。如果只是局限于自我的角度考虑问题,就会让我们陷入狭隘、偏执、片面的泥潭并难以自拔。实际上,对于许多问题的思考,适时转换思维角度,会进入别有洞天、豁然开朗的境界。
(四)理智对待不恰当的批评
秘书工作中常常会有领导批评不恰当的情况。面对这种情形,秘书人员不要直接反驳和辩解,也不要当场顶撞和对抗,而是要理智对待,学会忍耐、自我反省、总结教训。如果这种批评并不是领导恶意的指责,而是因特殊原因产生的误解,是想帮助我们查找问题,防患于未然,我们就要保持良好的心态,将批评作为一种警示,对承担的工作进行一次自查,防止错误倾向,做到“有则改之,无则加勉”。另外,可以考虑等领导冷静之后,在适当的时候,以适当的方式,私下向领导简要作些解释。据心理学家观察,当人们看到别人受委屈时既不斤斤计较,还有宽容大度的态度时,大都会因此而生恻隐之心,会给予其热情的关注和由衷的帮助。因此,对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐。当然,至于那些品质恶劣,视员工为奴隶,动辄以发脾气来压服下属、员工的领导,我们不必过于忍让,可采取比较温和的态度,强硬的措辞,有理、有力、有节地向领导表示反抗,但不可随意扩大矛盾。
【训练】读寒山的诗句,谈谈秘书人员如何应对领导的批评。
寒山是唐代著名的和尚诗人。他的诗大多富有禅理,令人回味无穷。其中,有一首是这样的:“有人辱骂我,分明了了知。虽然不应对,却是得便宜。”
【自测题】
1.试述秘书与领导的关系实质。
2.领导对秘书有哪些影响?
3.秘书对领导有哪些影响?
4.试述秘书与领导相处的原则。
5.秘书如何向领导请示工作?
6.秘书如何面对领导的批评?
心理素质训练71:秘书与领导相处的情景模拟训练
一、训练目标
通过训练,学生能够根据秘书与领导关系的实质,按照秘书与领导相处的原则,有效地进行汇报、请示工作,正确处理领导的批评。
二、训练方案与要求
(一)场景一
某保安服务中心年度总结暨表彰大会召开之前,经理看了各保安部上报的材料,发现上报的材料都只报喜不报忧。为落实材料,经理派秘书调查落实。秘书接到任务后,只是根据各保安部所记载的材料和上报材料进行比较核对,然后据此写了一个报告呈送经理会议,作为年终总结评比的主要依据。结果贡献大、成绩突出的没有评为年度先进单位,而个别虚报数字、写假材料的反被评上了,这严重挫伤了群众的积极性,影响了年终评比的质量。
讨论:
1.造成评比不准的原因何在?
2.作为秘书,你应如何做好请示、汇报工作?
(二)场景二
有一次,××省委办公厅来电话通知:中央某部某领导,在××省的视察工作告一段落,定于次日乘飞机到N市,请接机,并请告知你省某书记。因某领导是他的老熟人,希望能在N市见面。接到通知后,秘书人员即向机场问讯处查询航班时刻,问讯处答:正点是明日上午9时着陆,但可能停航。秘书人员接着即向某书记报告。书记指示:明天我去接机。其他接待安排,请接待部门安排好,并把情况告诉我。结果书记按时到机场接站,未接到客人,回来即查问是怎么回事?经再查询才得知:最近因故民航暂停。当天下午4时有一架军用飞机在N市机场着陆,某领导是乘军用飞机来的。第二次到机场才接到客人。
讨论:如果你是该秘书,你如何为领导处理好这一系列事项?
(三)场景三
秘书小李刚工作的时候,一次具体组织召开会议,负责会议通知签到的工作,时间到了人员还没来。领导到了,看到人不齐对小李大声训斥:“怎么组织的,还能干点什么不,连个会都组织不好。”小李没有见过这种阵势,不知所措,急忙解释说:“都通知了,没有到
……”还有一次各部门负责人员因工作都外出了,领导回来想开会找不到人,又把小李大训了一顿:“怎么干的,连人都找不到。”小李逐一解释人都干什么去了,惹得领导更不高兴了。事后,另一个领导对小李说:“你不服,还要掰扯掰扯吗?”不久,领导给了小李一个半褒半贬的评价:有思想,有个性,不善表达。
讨论:如果你是小李,你会如何处理上司的批评?
心理测试71:领导风格测验
以下是一些描述,根据你的领导的特征符合情况在1~5打分。如果答案是非常同意,给打5分;如果是比较同意,则打4分;如果是差不多,打3分;如果只是有一点同意,请打2分;如果答案是不同意,就打1分。
1.做事时是一个值得信赖的人吗?
2.个性温和吗?
3.有活力吗?
4.善解人意吗?
5.独立吗?
6.受人爱戴吗?
7.做事认真且正直吗?
8.富有同情心吗?
9.有说服力吗?
10.大胆吗?
11.精确吗?
12.适应能力强吗?
13.组织能力好吗?
14.是否积极主动?
15.害羞吗?
16.强势吗?
17.镇定吗?
18.勇于学习吗?
19.反应快吗?
20.外向吗?
21.注意细节吗?
22.爱说话吗?
23.协调能力好吗?
24.勤劳吗?
25.慷慨吗?
26.小心翼翼吗?
27.令人愉快吗?
28.传统吗?
29.亲切吗?
30.工作足够有效率吗?
解释:
把第5,10,14,18,24,30题的分加起来就是你的“老虎”分数;
把第3,6,13,20,22,29题的分加起来就是你的“孔雀”分数;
把第2,8,15,17,25,28题的分加起来就是你的“无尾熊”分数;
把第1,7,11,16,21,26题的分加起来就是你的“猫头鹰”分数;
把第4,9,12,19,23,27题的分加起来就是你的“变色龙”分数。
假如有某一项分远远高于其他四项,就是典型的这种属性;假如有某两项分大大超过其他三项,就是这两种动物的综合;假如各项分数都比较接近,就是一个面面俱到的人。
老虎型:具备高支配型特质,竞争力强、好胜心盛、积极自信,是个有决断力的组织者。这种领导者胸怀大志、勇于冒险、分析敏锐,主动积极且极具强烈的企图心,只要认定目标就勇往直前,不畏反抗与攻讦,誓要取得目标。老虎型领导人都倾向以权威作风来进行决策,当其部属者除要高度服从外,也要有冒险犯难的勇气,以为其杀敌闯关。
孔雀型:任何团体内,都是人缘最好的人和最受欢迎的人,他就是最能吹起领导号角的人物。当孔雀型领导人的部属者,除要能乐于在团队中工作外,还要对领导谦逊得体,不露锋、不出头,把一切成功光华都让与领导。孔雀型领导人,不宜有个老虎型领导人当二把手或部属。孔雀型领导人天生具备乐观与和善的性格,有真诚的同情心和感染他人的能力,在以团队合作为主的工作环境中,会有最好的表现。
无尾熊:他具有高度的耐心,敦厚随和,行事冷静自持;生活讲求规律但也随缘,面对困境能泰然自若。无尾熊型领导人,适宜做安定内部的管理工作,在需要精密技巧的专业的领域,或在气氛和谐且不具赶迫性等的职场环境中,他们最能发挥所长。无尾熊型领导人强调无为而治,能与周围的人和睦相处而不树敌,是极佳的人事领导者。而且他们具有高度的耐心,有能力为企业赚取长远的利益,或为公司打好永续经营的基础。
猫头鹰:他具有高度精确的能力,行事风格为重规则轻情感,事事以规则为准绳,并以之为主导思想。他性格内敛,善于以数字或规条为表达工具,而不大擅长以语言来沟通情感或向同事和部属等作指示。他行事讲究条理分明,守纪律重承诺,是个完美主义者。
变色龙:他具有高度的应变能力,性格善变,处事极具弹性,能为了适应环境的要求而调整其决定甚至信念。变色龙型的领导人,是支配型、表达型、耐心型、精确型四种特质的综合体,没有突出的个性,擅长整合内外信息,兼容并蓄,不会与人为敌,以中庸之道处世。他们处事圆融,弹性极强,处事处处留有余地,行事绝对不会走偏锋或极端。然而,由于他们以善变为专长,故做人不会有什么立场或原则,也不会对任何人有效忠的意向。因此,部属会难以忍受其善变和不讲原则的行为。
 
 

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