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第三部分:秘书工作的适配个性心理

发布时间:2013-01-02  来源:原创  作者:主编:侯典牧 副主编:郅利聪 段利  发布者:网络秘书  浏览次数:1055  
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  第三部分秘书工作的适配个性心理
 
【学习目标】
知识目标
了解个性、气质、性格的分类;
理解个性、气质、性格的含义、特点,以及气质与性格的关系;
掌握秘书工作的适配个性。
能力目标
能够根据组织文化和秘书工作岗位的特点塑造适合秘书角色的个性。
【引导案例及分析】
有一天,所里的汤普森先生碰上了一件十分难办的案子,他非常恼火。他的属下都知道,凡是碰到这种情况,他总爱拿下级出气。果然,他责怪秘书把一份重要的文件弄丢了。同样是面对这件事,我们来看看三位秘书不同的处理方式:第一位秘书王小姐是一个很细心的人,她知道这份文件不在她的抽屉里,她查找了一下文件登记簿,发现这份文件三周前已送到了汤普森先生的办公室。但她一直不敢提及此事,任由汤普森先生指责她是所有雇员中最没有能力的秘书,并且为自己心中的怨气感到内疚,非常担心会因这件事情丢了工作。当然,最后汤普森先生在他的文件里找到了那份文件,并且发现自己错怪了王小姐。只是以后王小姐还是要时常忍受汤普森先生的指责。第二位秘书李小姐很自傲,自信自己万事不求人。因此,当汤普森先生指责她把文件弄丢了的时候,她立刻为自己大声辩解,并开始顶撞汤普森先生。她告诉他,从来没有见过像他这样缺乏组织能力的老板,并且指出文件早已签发给他了,最重要的是她对他表示自己将不会代他受过,也绝不会替他受过,更不会受他的这份窝囊气。不用说,汤普森一怒之下解雇了李小姐。第三位秘书是刘小姐。首先最重要的是,在汤普森先生怒气冲冲地走进她的办公室时,她表现得很冷静,接着对文件的丢失感到着急,在彻底查清了自己的文件后,她十分肯定地告诉汤普森先生,他早已取走了这份文件,因此文件应该在他那里。当汤普森先生余怒未消时,她以友善但坚决的口气告诉他,她感到对她的指责是不公平的,并建议如果停止双方这种毫无结果的谈话,共同去汤普森那里找文件,双方都会好过一些,并且双方都会感到满意。汤普森先生接受了刘小姐的建议,并在刘小姐的帮助下,在他的文件里找到了那份文件。
分析:
在这则案例里,我们可以看出,面对同样一件事,三位不同个性的秘书人员采取了三种不同的处事方式,导致了三种截然不同的结果。这充分表明了秘书个性对于秘书工作的重要影响,也就是秘书工作对于秘书个性具有特殊的要求,不具备或者不重视个性培养的秘书是无法适应秘书工作的要求的,当然也就谈不上成为一名优秀的、成功的秘书了。案例中不管是个性内向、无主见的王小姐,还是过于自傲、自信万事不求人的李小姐,她们的例子和教训都充分表明了这一点。
第一单元个性心理概述
一、个性的含义与结构
(一)个性的含义
个性一词最初来源于拉丁语“personal”,开始是指演员所戴的面具,后来是指演员——一个具有特殊性格的人。一般来说,个性就是个性心理的简称,在西方又称人格。
个性在心理学中的解释是:一个区别于他人的,在不同环境中显现出来的,相对稳定的,影响人的外显性和内隐性行为模式的心理特征的总和。
 
第三部分秘书工作的适配个性心理
 
 
由于个性结构较为复杂,所以许多心理学者从自己研究的角度提出了个性的定义。例如,美国心理学家奥尔波特(G.W.Allport)曾综述过50多个不同的定义;美国心理学家吴伟士(R.S.Woodworth)认为“人格是个体行为的全部品质”;美国人格心理学家卡特尔(R.B.Cattell)认为“人格是一种倾向,可借以预测一个人在给定的环境中的所作所为,它是与个体的外显与内隐行为联系在一起的”。
目前,西方心理学界一般认为阿尔波特的个性定义比较全面地概括了个性研究的各个方面。首先,他把个性作为身心倾向、特性和反应的统一;其次,他提出了个性不是固定不变的,而是不断变化和发展的;最后,他强调了个性不单纯是行为和理想,而且是制约着各种活动倾向的动力系统。阿尔波特关于个性的上述定义至今仍被西方的许多心理学教科书所采用。
苏联心理学家一般是从人的精神面貌方面给个性下定义的。从这方面理解个性的心理学家又分两种情况——一部分心理学家把个性理解为具有一定倾向性的各种心理品质的总和——目前我国的一些心理学教材也持这种观点;另一部分心理学家只从心理的差异性方面把个别心理特征理解为个性。应该说,前一种看法是比较恰当的。他们认为人的能力、气质和性格等个性特征并不是孤立存在的,而是在需要、动机、兴趣、信念和世界观等个性倾向的制约下构成的整体。而后一种看法过于狭窄,没有看到个性倾向在个性中的作用,不能把个性的各个特征作为有机的整体看待,显然没有揭示出个性的实质。
由于个性的复杂性,我国心理学界对个性的概念和定义尚未有一致的看法。我国第一部大型心理学词典——《心理学大词典》中的个性定义反映了多数学者的看法,即:“个性,也可称人格。指一个人的整个精神面貌,即具有一定倾向性的心理特征的总和。个性结构是多层次、多侧面的,由复杂的心理特征的独特结合构成的整体。这些层次有:第一,完成某种活动的潜在可能性的特征,即能力;第二,心理活动的动力特征,即气质;第三,完成活动任务的态度和行为方式的特征,即性格;第四,活动倾向方面的特征,如动机、兴趣、理想、信念等。这些特征不是孤立地存在的,是错综复杂、相互联系、有机结合的一个整体,对人的行为进行调节和控制。”
现代心理学一般认为,个性就是个体在物质活动和交往活动中形成的具有社会意义的稳定的心理特征系统。
(二)个性的结构
从构成方式上讲,个性其实是一个系统,由三个子系统组成:
1.个性倾向性个性倾向性指人对社会环境的态度和行为的积极特征,它是推动人进行活动的动力系统,是个性结构中最活跃的因素,决定着人对周围世界的认识和态度的选择和趋向,决定人追求什么,包括需要、动机、兴趣、理想、信念、世界观等。个性倾向性是人的个性结构中最活跃的因素,是一个人进行活动的基本动力,决定着人对现实的态度,也决定着人对认识活动的对象的趋向和选择。个性倾向性是个性系统的动力结构。它较少受生理、遗传等先天因素的影响,主要是在后天的培养和社会化过程中形成的。个性倾向性中的各个成分并非孤立存在的,而是互相联系、互相影响和互相制约的。其中,需要是个性倾向性乃至整个个性积极性的源泉,只有在需要的推动下,个性才能形成和发展,而动机、兴趣和信念等都是需要的表现形式。世界观处于最高指导地位,它指引和制约着人的思想倾向和整个心理面貌,是人的言行的总动力和总动机。由此可见,个性倾向性是以人的需要为基础、以世界观为指导的动力系统。
2.个性心理特征个性心理特征指人的多种心理特点的一种独特结合。所谓个性心理特征,就是个体在其心理活动中经常地、稳定地表现出来的特征,主要是指人的能力、气质和性格。能力,是指人顺利完成某种活动的一种心理特征。能力总是和人完成一定的活动联系在一起的,离开了具体活动既不能表现人的能力,也不能发展人的能力。气质,是指个人生来就有的心理活动的动力特征,表现在心理活动的强度、灵活性与指向性等方面的一种稳定的心理特征,具有明显的天赋性,基本上取决于个体的遗传因素。性格,指一个人对人对己对事物(客观现实)的基本态度,以及与之相适应的习惯化的行为方式中比较稳定的独特的心理特征的综合。
3.自我意识自我意识指自己对所有属于自己身心状况(包括自我认识、自我体验、自我调控等)方面的意识,如自尊心、自信心等。自我意识是个性系统的自动调节结构。有的学者还把自我意识称为自我调控系统。
二、个性的特点
研究个性必须探讨它的特性及表现,这样才能把个性心理与其他心理现象区别开来。个性具有以下几方面的特性:
(一)自然性与社会性
人的个性是在先天的自然素质的基础上,通过后天的学习、教育与环境的作用逐渐形成起来的。因此,个性首先具有自然性:人们与生俱来的感知器官、运动器官、神经系统和大脑在结构上与机能上的一系列特点,是个性形成的物质基础与前提条件。但人的个性并非单纯自然的产物,它总是要深深地打上社会的烙印——初生的婴儿作为一个自然的实体,还谈不上有个性。
个性又是在个体的生活过程中逐渐形成的,在很大程度上受社会文化、教育教养的内容和方式的塑造。可以说,每个人的人格都打上了他所处的社会的烙印,即个体社会化的结果。正如马克思所说:“‘特殊的人格’的本质不是人的胡子、血液、抽象的肉体本性,而是人的社会特质。”“人的本质并不是单个人所固有的抽象物,实际上,它是一切社会关系的总和。”由此可见,个性是自然性与社会性的统一。
(二)稳定性与可塑性
个性的稳定性是指个体经常表现出来的稳定的精神面貌。在个体生活中暂时的偶然表现的心理特征,不能认为是一个人的个性特征。例如,一个人在某种场合偶然表现出对他人冷淡、缺乏关心,不能就以此认为这个人具有自私、冷酷的个性特征。只有一贯的、在绝大多数情况下都得以表现的心理现象才是个性的反映。
在秘书工作中,我们经常可以看到,每个秘书都具有一些不同的、经常表现的心理特征。例如,有的秘书关心集体,热情帮助同事,活泼开朗;有的秘书对单位的事也关心,但不善言谈,稳重,踏实,埋头苦干。这不同的行为表现不仅是在单位中,在其他场合也是如此。因此,这才能把某个秘书同另一个秘书在精神面貌上区别开,也才能预料某秘书在一定情况下会有什么样的行为举止。总之,一个人的个性及其特征一旦形成,我们就可以从他儿童时期的人格特征推测其成人时期的人格特征。
尽管如此,个性或称人格绝不是一成不变的。因为现实生活非常复杂,随着社会现实和生活条件、教育条件的变化,年龄的增长,主观的努力等,个性也可能会发生某种程度的改变。特别是在生活中经过重大事件或挫折后,往往会在个性上留下深刻的烙印,从而影响个性的变化,这就是个性的可塑性。当然,个性的变化比较缓慢,不可能立竿见影。
由此可见,个性既具有相对的稳定性,又具有一定的可塑性。秘书工作者要充分认识到这一点,才能在履行秘书职责时有耐心和信心。
(三)独特性与共同性
个性的独特性是指,人与人之间的心理和行为是各不相同的。因为构成个性的各种因素在每个人身上的侧重点和组合方式是不同的。例如,在认识、情感、意志、能力、气质、性格等方面会反映出每个人独特的一面:有的人知觉事物细致、全面,善于分析;有的人知觉事物较粗略,善于概括;有的人情感较丰富、细腻,而有的人情感较冷淡、麻木,等等。这如同世界上很难找到两片完全相同的叶子一样,也很难找到两个完全相同的人。“人心不同,各如其面。”这句俗语为人格的独特性作了最好的诠释。
强调个性的独特性,并不排除个性的共同性。个性的共同性是指,某一群体、某个阶级或某个民族在一定的群体环境、生活环境、自然环境中形成的共同的、典型的心理特点。正是个性具有的独特性和共同性才组成了一个人复杂的心理面貌。
三、个性形成的影响因素
一个人的个性的形成和发展往往受内在和外在的多种因素影响。
(一)遗传和身体方面的因素
所谓遗传,是指上一代染色体中包含的遗传性状传给下一代的现象。遗传包括种系遗传和个体遗传两种,而在心理学中讨论的问题,主要是个体遗传。在日常生活中,人们会发现,子女与父母之间往往不只是容貌、体形相似,性格、智力、兴趣也有某些相似之处。这主要是受遗传的影响,但遗传不仅是在身体外形方面表现出某种相似之处,由于子女在父母言传、身教的影响下会经常观察和模仿家长的行为,所以在子女身上会逐步表现出父母身上的某些个性特征。在现实生活中,人们容易看到,一些家庭为音乐世家、文学世家、教师世家,一些家庭几代人在性格、信仰、能力方面有很多相似之处。这很能说明遗传因素、相同的生活环境、政治文化背景对下一代个性形成的影响。
身体因素主要指一个人的外表和身体的机能对人的个性的影响。人的容貌、体形的好坏对人的个性会产生直接影响:身体外部条件比较好的人容易产生愉快、满足之感,这种自豪感容易使人产生积极向上的个性;反之,身体外部条件不好的人,容易形成一种心理压力,产生一种自卑感,时间一长这种自卑感就容易使人产生一种消极的个性。同样,人的身体的某一个或多个机能有障碍(如神经系统、心血管系统、内分泌系统有残疾),也可能引起人的个性的变化,如思想压抑、情绪呆板、行动迟缓等。
(二)环境方面的因素
环境因素的影响主要是指自然、家庭、学校和社会对一个人个性形成的影响。
居住在不同自然环境下的民族反映出了人文、地理对个性的影响。南北方因为气候不同,高原、平原、海岸地带由于地势不同,对人的性格形成有很大的影响:北方人往往粗犷、豪迈、外向,南方人往往细腻、含蓄、内向;高山地带的人意志坚毅,海岸地带的人心开阔,平原地带的人多克制。自然因素对人的性格的影响带有普遍性。人们在现实生活、社会交往中也会感觉得到这种影响。但是,这是就一般情况而言的,而不是绝对的。比如,不论是高原、平原、海岸,还是北方、南方都有意志坚毅、善于克制、含蓄内向、粗犷豪爽的人。否定自然因素对人的性格的影响是不对的,而自然决定论也是不对的,因为任何事物都有普遍性和特殊性、一般与个别。自然因素对人的性格的影响也是这样,既有普遍性也有特殊性,既有一般也有个别。
家庭因素对个性的影响,是指家庭的经济与政治地位、父母的文化素养和言行、家庭成员之间的关系等因素对一个人个性的形成和发展
的影响。俗话说“父母是孩子的第一任老师”,“有其父必有其子”,这都形象地说明了家庭因素对人的个性的影响。影响人的性格的家庭因素有很多方面,比如父母的观念、思想、职业、性格、文化水平,父母对子女的态度,即父母对子女的哪些行为给予鼓励、哪些行为予以批评,希望子女成为怎样的人,如此等等,这些集中地表现为父母的养育态度、方式。不同的养育态度会直接影响子女不同性格特征的形成:父母对子女采取严厉型态度,子女容易形成执拗、冷淡、粗暴、依赖、自卑等不良性格特征;采取放任型的态度,子女容易形成冷酷、攻击、情绪不安或消极、与世无争和玩世不恭的性格特征;采取溺爱型的态度,子女容易形成任性、幼稚、以自我为中心、撒娇放肆、缺乏独立性、胆小怕事、对人没有礼貌等消极的性格特征;采取民主型的态度,子女容易形成独立、直率、积极、协作、社会适应性强等积极的性格特征。可见,父母的态度对子女性格的形成至关重要。综合家庭因素对个性影响的研究资料,我们可以得出以下结论:①家庭是社会文化的媒介,它对个性具有强大的塑造力;②父母教养方式的恰当性直接决定孩子个性特征的形成;③父母在养育孩子的过程中,表现出了自己的个性,并有意无意地影响和塑造着孩子的个性,形成家庭中的“社会遗传性”。
【知识链接】
X,Z,Y三种家庭教养模式
Kagiticibasi(1990)依据家庭中两代人之间的“独立—依赖”关系,归纳出了三种典型的家庭模式:
X型家庭中父母与子女在物质和情感上的关系都是相互依赖的,亲子关系的取向是顺从,属于集体主义模式。如韩国与日本的母亲总是热心于保持与孩子的交互作用,即母亲千方百计地把自己与孩子“焊接”起来,她们认为母子的亲密关系是儿童健康发展的重要条件。在家庭教养中,母亲总是力图创造一种“关系上的协调”,但是她们却难于培养孩子的心理独立性。
Z型家庭中两代人之间在物质和情感上都是相互独立的,亲子关系的取向是独立,属于个人主义模式。如美国和加拿大的母亲认为母子间的分离与个体化是孩子人格健康发展的条件,所以母亲尽力把自己与孩子分离开,以培养孩子的独立自主性,母亲在家庭关系中创设的是一种“个体上的协调”。但是,这也会带给双方情感上的孤独与失落。
Y型这种家庭将上述两种模式辩证地综合在一起,强调在物质上的独立和在情感上的相互依赖。中国与土耳其的家庭近似这种模式。如土耳其的研究发现(Phalet and Claeys,1990),土耳其青年既忠于家庭,又注重本人才能的自我实现。在具有集体主义文化基础的发展中国家中,大规模的城市化和现代化背景下,家庭人际关系可能向Y型转化。
中学阶段是青少年个性形成的重要时期。在这一时期,学校的文化知识、思想品质、行为规范的教育对学生良好个性的培养有至关重要的影响,而这些影响主要来自课堂教学、课外活动、班集体的风貌、师生关系与同学关系等。不同的班主任和班集体所培养出来的学生的个性往往就会有很大差别,一个优秀的班主任和一个良好的班集体,对学生良好个性的培养起着直接的和潜移默化的作用,并且对一个学生的一生都会有影响,因此选拔好的班主任、建立好的班集体在学校工作中显得尤为重要。
社会和社会实践对一个人的个性的培养和发展的作用也不容忽视,而且可以说是最终决定一个人个性的形成。当一个人从家庭、学校到最终走上社会后,为了适应日益扩大的生活领域和人际交往,在反复学习担当各种新角色、新工作应有的行为方式和对事物的态度的同时,形成和改变着某些个性特征。职业的种类、劳动报酬、荣誉、与领导和同事的关系都会对个性的变化起着重要作用。例如,人际关系的协调、领导的信任、事业的得心应手都会使人的才能得到充分的发挥,使人情绪饱满,容易显示出积极、主动、活泼、热情的个性。
(三)个体早期童年经验
早期的亲子关系定出了行为模式,塑造成一切日后的行为。这是有关早期童年经验对个性影响力的一个总结。人生早期所发生的事情对个性的影响,历来为个性心理学家所重视,特别是弗洛伊德。受世界卫生组织(WHO)的委托,鲍尔比(Bowlby,1951)对在非正常家庭成长的儿童和流浪儿做了大量的调查,在提交的《母性照看与心理健康》的报告中,他得出的结论是:儿童心理健康的关键在于婴儿和年幼儿童与母亲建立的一种和谐而稳定的亲子关系。一些国家的调查发现,“母爱丧失”的儿童(包括受父母虐待的儿童),在婴儿早期会出现神经性呕吐、厌食、慢性腹泻、阵发性绞痛、不明原因的消瘦和反复感染,还表现出胆小、呆板、迟钝、不与人交往、敌对、攻击、破坏等个性特点,这些个性特点会影响他们一生的顺利发展,使其易出现心理不健康、情绪障碍、社会适应不良等问题。早期童年经验的研究得出以下结论:①个性发展的确受到童年经验的影响,幸福的童年有利于儿童的个性健康发展,不幸的童年会引发儿童不良性格的形成。但二者不存在一一对应的关系,溺爱也可使孩子形成不良的个性特点,逆境也可磨炼出孩子坚强的性格。②早期经验不能单独对个性起决定作用,它与其他因素共同来决定个性。③早期儿童经验是否会对个性造成永久性的影响要因人而异。对于正常人来说,随年龄的增长、心理的成熟,童年的影响会逐渐缩小、减弱,其效果不会永久不衰。
除了上述这些因素以外,职业的不同也会直接影响人的个性,如教师热情、冷静、有口才、思维敏锐、有条理,文艺工作者活泼、开朗、情感丰富、富于创造性,等等。年龄也会对一个人的个性产生影响,不同年龄段的人个性会有明显的区别,这与人的思想发展、知识面扩大以及经验的丰富有关。
综上所述,个性是先天与后天的合金,是遗传与环境交互作用的结果,遗传决定了个性发展的可能性,环境决定了个性发展的现实性。多种因素的共同影响,造就了个性的形成。
【训练】分组讨论:观察这两幅漫画,谈谈在这种家庭教育环境下,孩子可能会形成什么样的性格?
 
第二单元气质与性格
一、气质的概念与类型
(一)什么是气质
气质是不依活动目的和内容为转移的、与生俱来的、典型的、稳定的心理活动的动力特征。心理活动的动力特征,首先就是指人的心理过程进行的速度和稳定性(感知觉的速度、注意力集中的长短、思维的快慢),其次是指心理过程的强度(情绪的强弱、抑制努力的程度)以及心理活动的指向性(有的人倾向于内部事物,有的人倾向于外部事物)。
(二)气质的基本特点
1.气质是表现在心理活动的速度、强度、稳定性、灵活性等方面的动力特征
在现实生活中,有的人性情急躁,容易发脾气,即心理活动的速度、强度都高;有的人却是干什么事都慢慢地,不轻易动肝火,心理活动的稳定性较好,但强度较弱;有的人则动作利索,言语迅速而有力量,心理活动的灵活性较好。
2.气质的稳定性和可变性气质与能力、性格相比更具有稳定性,不容易改变。心理学家格塞尔曾经对同卵双生子进行了长达14年的跟踪研究。经过细致地观察他发现,他们的气质发展几乎表现出一贯的个体差异,这些差异在14年后几乎没有什么变化。
3.气质的天赋性气质是在个体出生后就表现出来的独特特征,具有明显的“天赋性”。从乳儿身上就能发现,有的乳儿哭声又大又急,而有的则比较平静,哭声很小。这说明气质特征是与生俱来的。
(三)气质的类型
气质的类型是指气质特征的特殊组合模式。可根据特殊的相似性对人进行分类:
1.体液说体液说是由古希腊医生希波克拉底提出来的。希波克拉底认为,人体内有血液、黏液、黑胆汁、黄胆汁四种基本体液,每种体液对应于一种气质。在体液中,血液占优势的人为多血质,黏液占优势的人为黏液质,黄胆汁占优势的人为胆汁质,黑胆汁占优势的人为抑郁质。虽然体液说缺乏科学性,但由于体液说对气质类型的划分较客观地反映了人们在气质方面的差异,所以一直沿用到现在。
1)胆汁质。《水浒传》里的黑旋风李逵脾气暴躁,气力过人,为人耿直,忠义烈性,思想简单,行为冒失。心理学家把类似于李逵的气质,叫做胆汁质。胆汁质属于热情、直率、外露、急躁的类型。胆汁质的人在情绪方面,无论是高兴还是忧愁,体验都非常强烈,也进行得非常迅速(如暴跳如雷),情绪暴发后很快就平息下来;思维活动具有较大的灵活性,但理解问题有粗枝大叶、不求甚解的倾向;在行动上生气勃勃,工作表现得顽强有力。
概括地说,胆汁质的人以精力旺盛、表里如一、刚强、易感情用事为特征,整个心理活动都笼罩着迅速而突发的色彩。
2)多血质。多血质属于活泼、好动、敏感的气质类型,多血质的人情绪易表露,也易变化,他们很敏感,遇到不如意的事就会马上表现出来。他们思维灵活,反应迅速,但往往不求甚解;行动迅速,对工作表现有热情,如果不是条件限制,会参加一切活动,但工作劲头往往持续不长;对环境易适应,爱交往,但交情粗浅。
概括地说,多血质的人以反应迅速,有朝气、活泼好动、动作敏捷、情绪不稳定、粗枝大叶为特征。
3)黏液质。黏液质属于稳重、自制、内向的类型。黏液质的人情绪兴奋性比较微弱,心情比较平稳,变化缓慢,他们经常心平气和,很难出现波动的情绪状态,不容易发出强烈的不安和激情。他们喜欢深思,在进行任何事情前都爱深思熟虑;能坚定地执行自己作出的决定,不慌不忙地去完成任务;往往对已经习惯的工作表现出极大的热情,而不容易习惯新工作。
概括地说,黏液质的人以稳重但灵活性不足,踏实但有些死板,沉着冷静但缺乏生气为特征。
4)抑郁质。《红楼梦》中的林黛玉多愁善感,聪颖多疑,孤僻清高。心理学家把类似于林黛玉式的气质,叫做抑郁质。抑郁质属于好静、情绪不易外露、办事认真的类型。抑郁质的人内心体验深刻而丰富,对事物的反应有较高的敏感性,能体察到一半人所觉察不到的事情。他们很少表现自己,尽量摆脱出头露面的活动;动作显得迟缓、单调、深沉,不爱与人交往,常常有孤独感。
概括地说,抑郁质的人以敏锐、稳重、体验深刻、外表温柔、怯懦、孤独、行动缓慢为特征。
四种气质显示了人们“四季”般的天性。但是,单纯地属于这四种典型气质之一的人并不多,在生活中绝大多数的人是四种气质相互混合、渗透,兼而有之的人。有的人是两种气质的混合型(如多血—胆汁型、抑郁—黏液型),有的人是三种气质的混合型,有些则是四种气质的混合型。
2.高级神经活动类型说高级神经活动类型说是由苏联生理学家巴普洛夫提出的。他认为,神经活动的基本过程是兴奋和抑制。兴奋与抑制具有三个基本特性:强度、平衡性和灵活性,这三种维度上的不同表现可以组合成四种神经系统活动类型。这四种类型与体液说的四种类型有很好的对应关系:高级神经活动类型是气质类型的生理基础,气质是高神经活动类型的心理表现,其关系如表31所示。
1)强、平衡、灵活型(活泼型)。它对应于多血质。这种类型的个体能根据刺激调整自己的活动,适应性较好。巴普洛夫认为这是一种健康、充满活力的神经系统类型,对恶劣的心理、社会环境有较高的抵抗力。
2)强、平衡、不灵活型(安静型)。它对应于黏液质。这种类型的个体行为惰性较强,因此不太容易适应迅速变化的环境。
3)强、不平衡型(冲动型)。它对应于胆汁质。这种类型的人兴奋强度胜过抑制强度,易冲动,神经质,对自己的行为常常难于控制。
4)弱型。它对应于抑郁质。这种类型的个体的神经细胞很脆弱,即使是正常强度的刺激对他们来说也显得过强,从而抑制强度远远超过兴奋强度,它这使个体在适应变化方面有一定的困难,容易表现出神经官能症病状。
31高级神经活动类型与气质类型
 
 
神经过程的基本特性强度平衡性灵活性
高级神经活动类型气质类型
强不平衡冲动型(不可遏制型)胆汁质
强平衡灵活活泼型(灵活型)多血质
强平衡不灵活安静型(不灵活型)黏液质
弱弱型(抑制型)抑郁质
 
【知识链接】
看戏迟到的不同表现
A.H.达威多娃的研究表明,同是看戏迟到,四种气质类型的人言行表现各不相同。胆汁质的人跟检票员争执起来,急于想进入剧场。他分辩说:剧场的钟走得快了,他不会影响别人。他打算推开检票员跑到自己座位上去。多血质的人知道检票员不会放他进入剧场,就通过没人注意的侧厅跑到自己的座位上。黏液质的人看到不让他进场,就想:“算了,第一场可能不太精彩。我还是去小卖部等一等,到幕间休息再进去吧。”抑郁质的人想:“我总是不走运,偶尔来一次剧场就这样倒霉。”接着他就回家去了。
 
【训练】请分组讨论,分析《西游记》中四个人物各属于什么气质类型(或混合型),并分别描述其行为特点。
1.孙悟空属于
2.唐僧属于
3.猪八戒属于
4.沙僧属于
3.体型说体型说是由德国精神病学家克雷奇默(E.Kretschmer)提出的。他根据对精神病患者的临床观察,认为可以按体型划分人的气质类型。根据体型特点,他把人分成三种类型:肥满型、瘦长型、筋骨型。例如,肥满型产生躁狂气质,其行动倾向为善交际、表情活泼、热情、平易近人等;瘦长型产生分裂气质,其行动倾向为不善交际、孤僻、神经质、多思虑等;筋骨型产生黏着气质,其行动倾向为迷恋、认真、理解缓慢、行为较冲动等。
美国心理学家谢尔登(W.H.Sheldon)认为,形成体型的基本成分——胚叶与人的气质关系密切。他根据人外层、中层和内层胚叶的发育程度将气质分成三种类型。
内胚叶型:丰满、肥胖。特点是图舒服,好美食,好睡觉,会找轻松的事干,好交际,行为随和。
中胚叶型:肌肉发达、结实,体型呈长方形。特点是武断,过分自信,体格健壮,主动积极,咄咄逼人。
外胚叶型:高大细致,体质虚弱。特点是善于自制,对艺术有特殊爱好,并倾向于智力活动,敏感,反应迅速,工作热心负责,睡眠差,易疲劳。
体型说虽然揭示了体型与气质的某些一致性,但并未说明体型与气质间关系的机制:体型对气质是直接影响还是间接影响,二者之间是连带关系还是因果关系。另外,研究结果主要是从病人而不是从常态人得来的,因此,缺乏一定的科学性。
4.血型说血型说是日本学者古川竹二等人的观点。他们认为气质是由不同的血型决定的:血型有A型、B型、AB型、O型,与之相对应,气质也可分为A型、B型、AB型和O型四种。A型气质的特点是温和、老实稳妥、多疑、顺从、依赖他人、感情易冲动;B型气质的特点是感觉灵敏、镇静、不怕羞、喜社交、好管闲事;AB型气质的特点是上述两者的混合;O型气质的特点是意志坚强、好胜、霸道、喜欢指挥别人、有胆识、不愿吃亏。这种观点也是缺乏科学根据的。
二、性格的概念与类型
(一)性格的含义
性格是一个人对现实的稳定的态度和在与之习惯化了的行为方式中表现出来的人格特征。它是一种与社会相关最密切的人格特征,表现了人们对现实和周围世界的态度,并表现在其行为举止中。性格主要体现在对自己、对别人、对事物的态度和所采取的言行上。
(二)性格结构及其特征
性格是由许多不同的性格特征按照不同的特点组合而成的。
1.性格的态度特征性格的态度特征是指,个体在对现实生活各个方面的态度中表现出来的一般特征。在现实生活中,人受现实的影响,并以一定的态度反映现实生活:由于现实生活中多方面的影响,人形成了对现实生活的态度体系,而这种态度体系构成了人对现实的性格特征。性格的态度特征主要表现在:对社会、集体、他人的态度的性格特征,如爱祖国、爱集体、富于同情心、乐于助人等,相反的是对国家、集体漠不关心的态度;对劳动、工作、学习的态度的性格特征,如勤劳或懒惰、认真或马虎、细致或粗心、刻苦或敷衍等;对自己态度的性格特征,主要表现为自信、自尊、自强或自卑、懦弱等。
2.性格的理智特征性格的理智特征是指个体在认知活动中表现出来的心理特征。在感知方面,能按照一定的目的任务主动观察的,属于主动观察型,有的则明显受环境刺激的影响,属于被动观察型;有的倾向于观察对象的细节,属于分析型,有的倾向于观察对象的整体和轮廓,属于综合型;有的倾向于快速感知,属于快速感知型,有的倾向于精确感知,属于精确感知型。想象方面,有主动想象和被动想象之分,有广泛想象与狭隘想象之分;在记忆方面,有主动与被动之分,有善于形象记忆与善于抽象记忆之分等;在思维方面,也有主动与被动之分,有独立思考与依赖他人之分,有深刻与肤浅之分等。
3.性格情绪特征性格的情绪特征是指个体在情绪表现方面的心理特征。在情绪的强度方面,有人情绪强烈,不易于控制;有人则情绪微弱,易于控制。在情绪的稳定性方面,有人情绪波动性大,情绪变化大;有人则情绪稳定,心平气和。在情绪的持久性方面,有的人情绪持续时间长,对工作、学习的影响大;有的人则情绪持续时间短,对工作、学习的影响小。在主导心境方面,有的人经常情绪饱满,处于愉快的情绪状态;有的人则经常郁郁寡欢。
4.性格的意志特征性格的意志特征是指个体在调节自己的心理活动时表现出的心理特征。自觉性、坚定性、果断性、自制力等是主要的意志特征。自觉性是指在行动之前有明确的目的,事先确定了行动的步骤、方法,并且在行动的过程中能克服困难,始终如一地执行。与自觉性相反的是盲从或独断专行。坚定性是指能采取一定的方法克服困难,以实现自己的目标。与坚定性相反的是执拗性和动摇性,前者不会采取有效的方法,一味我行我素;后者则是轻易改变或放弃自己的计划。果断性是指善于在复杂的情境中辨别是非,迅速作出正确的决定。与果断性相反的是优柔寡断或武断、冒失。自制力是指善于控制自己的行为和情绪。与自制力相反的是任性。
(三)性格的分类
性格的类型是指一类人身上所共有的性格特征的独特结合。按一定的原则和标准把性格加以分类,有助于了解一个人性格的主要特点,也有助于揭示性格的实质。心理学家们曾经以各自的标准和原则,对性格类型进行了分类,下面是几种有代表性的观点:
1.以心理机能优势分类这是英国的培因(A.Bain)和法国的李波特(T.Ribot)提出的分类法。他们根据理智、情绪、意志这三种心理机能在人的性格中所占优势的不同,将人的性格分为理智型、情绪型、意志型。理智型的人通常以理智评价周围发生的一切,并以理智支配和控制自己的行动,处世冷静;情绪型的人通常用情绪来评估一切,言谈举止易受情绪左右,这类人最大的特点是不能三思而后行;意志型的人行动目标明确,主动、积极、果敢、坚定,有较强的自制力。除了这三种典型的类型外,还有一些混合类型,如理智—意志型,在生活中大多数人是混合型。
2.以心理活动的倾向分类这是瑞士心理学家荣格(C.G.Jung)的观点。荣格根据一个人里比多的活动方向来划分性格类型——里比多指个人内在的、本能的力量。里比多活动的方向可以指向内部世界,也可以指向外部世界。前者属于内倾型,其特点是处世谨慎,深思熟虑,交际面窄,适应环境能力差;后者为外倾型,其特点是心理活动倾向于外部,活泼开朗,活动能力强,容易适应环境的变化。这种性格类型的划分,在国外已应用于教育和医疗等实践领域。但这种类型的划分,仍没摆脱气质类型的模式。
3.以个体独立性程度分类美国心理学家威特金(H.A.Witkin)等人根据场的理论,将人的性格分成场依存型(又称顺从型)和场独立型(又称独立型)。场依存型者,倾向于以外在参照物作为信息加工的依据,他们易受环境或附加物的干扰,常不加批评地接受别人的意见,应激能力差;场独立型的人不易受外来事物的干扰,习惯于更多地利用内在参照即自己的认识,他们具有独立判断事物、发现问题、解决问题的能力,而且应激能力强。可见这两种人是按两种对立的认知方式进行工作的。
三、气质与性格的区别和联系
性格与气质是个性中既有区别又有联系的两个重要方面。
(一)性格与气质的主要区别
(1)二者的生理机制不同:气质是以神经过程的特性以及由此形成的高级神经活动类型为生理基础的,而性格则是神经类型特点与神经系统在生活经验的影响下共同作用的结果。
(2)气质具有先天性,受遗传因素的影响,更多地体现神经系统基本特性的自然影响,所以气质具有较强的稳定性,很难改变。而性格是后天形成的,是在人与周围环境的相互作用中逐渐发展而形成的。因此,对性格起决定作用的不是生物遗传因素,而是社会环境的作用。性格虽然也具有稳定性,但与气质相比,比较容易改变,具有较强的可塑性。
(3)气质是在行为中表现出来的心理活动的动力特征,不带有社会内容及社会评价意义。同一气质的人会以同样的方式表现在各种活动中,而不受活动内容、性质的影响。同时,气质类型仅表明人与人之间的个别差异,不存在好坏的评价。每一种气质类型都有积极的一面和消极的一面。因此,气质不具有社会评价意义。性格则恰恰相反,它是带有一定社会倾向性的个性品质,是现实社会关系在人脑中的反映。它表现出一个人的社会性及基本精神风貌,因此,性格具有社会评价意义。
(二)性格与气质的联系
性格与气质虽然存在重要区别,但同时也具有密切的联系,主要表现在以下方面:
(1)气质可以按照自己的动力特征影响性格的表现方式,使性格带有独特的色彩。例如,在选购商品的活动中,同是认真、细致的性格,多血质的消费者挑选商品时动作迅速利索,情感溢于言表;而黏液质的消费者挑选商品时却沉默寡言、动作迟缓,情感不外露。因此,不同气质类型的人,又可以具有相同的性格特征;而相同性格的人,又可以有着迥然相异的气质。
(2)气质可以影响性格特征形成和发展的速度。例如,对于自信心的建立,胆汁质、多血质的人往往不需要作特殊的意志努力就能够做到,而抑郁质的人,却要努力克服心理上的自卑感,才能建立充分的自信。又如,在购买活动中,黏液质的消费者往往能根据自己对商品的观察和认识,独立作出购买决策,不受外界干扰;而胆汁质的消费者则注意力不稳定,自我控制力差(如冲动),因而要排除外界干扰,独立进行决策就较为困难。
(3)性格对气质具有重要的调控作用。由于性格是人在社会生活实践过程中形成的对现实的稳定的态度和习惯化的行为方式,因此性格在一定程度上可以掩盖或改造气质,使气质的消极因素受到抑制,积极因素得到发展。
【训练】这一实例说明了什么?试以气质类型学说加以分析。
王亮和王锋是双胞胎,同年入学,现在已是某高中二年级的学生了。这两兄弟个子一样高,而且样貌及其相似,使得人们经常把王亮误认为王锋,把王锋误认为王亮。但是,他俩的性情却大不相同:王亮易激动,性情豪爽,办事果断,敢作敢为,行动迅速,喜欢参加各种争斗性活动,当受到挫折时怒发冲冠,爱打抱不平而不考虑后果;王锋则性情温和、安静、稳定,办事优柔寡断,行动迟缓,即使在经受挫折时仍心平气和,不动声色。然而,两人的成绩却不相上下,齐头并进。
第三单元秘书工作的适配个性
一、秘书个性结构的配置分析
(一)组织文化对个性的要求
组织文化是指在一定的社会政治、经济、文化背景条件下,组织在生产与工作实践过程中所创造或逐步形成的价值观念、行为准则、作风和团体氛围的总和。具体地说,组织文化是指组织全体成员共同接受的价值观念、行为准则、团队意识、思维方式、工作作风、心理预期和团体归属感等群体意识的总称。
组织文化包括以下几个层面:
1.理念层面的文化理念层面的文化就是以什么样的理念做事的文化。这个层面反映出组织核心价值观的要求,表现了组织的愿景规划。文化在这一层面上为“组织为什么存在”提供了意义。
2.制度层面的文化制度层面的文化就是关于如何做事的文化。这个层面反映的是如何规范和统一员工的行为,以达成组织具体的目标。这一文化层面的人格化代表是单位中各级、各类的中层管理者和基层的经理人员。一个单位的规范化管理一般都是从建设必要的规章制度做起的,所以这个层面上的文化最关键的是要对每一项制度和要求进行有说服力的阐述。
3.个性层面的文化个性层面的文化就是组织中的每一个“个性”所代表的精神追求。组织中个性的、多样化的精神追求与组织统一要求的理念和制度之间的矛盾、冲突是组织变革的动力之源。这一层面的人格化代表是组织中对确定的共性层面文化影响较小的普通成员。个性层面的文化表现出文化的柔性,是组织创新与变革的动力之源。
4.背景层面的文化背景层面的文化就是组织所在国家(地区)的各种社会文化传统,既包含中国组织所生存的东方文化与西方文化的巨大差异,也包含公有制经济与商品经济的巨大差异,还包含组织诞生前的各种产权、合作、资本构成、人员的来源等巨大差异。这些背景决定了组织文化能够获得生存的基本条件。
秘书的个性要受到多种组织文化的影响和制约,所以其个人的作用和力量非常有限。因此,适合组织文化的秘书个性应是不断的学习和沟通的能力,以及善于团结协作、热情开朗的性格。
(二)秘书工作特点对个性的要求
1.秘书工作的四大特征
1)需要当机立断处理的事情多。由于秘书角色的工作性质,决定了他们在很多时候都会遇到突如其来的事情。例如,公司正在召开董事会,秘书接到一个电话,对方要求找总经理接电话。但是公司有规定,在开董事会的时候,原则上任何人不得接电话,可如果秘书机械地拒绝对方,则有可能铸成大错,因为对方也许是公司一位很重要的客户,而且也说不定总经理因为想了解某种信息而早就在等他的电话。在这种情况下,秘书就应该悄悄地告诉总经理,听听他有什么吩咐。因此,秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。俗话说“处处留心皆学问”,如果对上司的工作比较了解,即使遇到这种突发的情况,也能马上判断出来应如何应付,而不至于措手不及,让上司生气。
2)工作内容变化快。秘书的工作内容非常复杂,变化也很多。比如,为上司安排工作日程,就是制作一张小小的上司工作日程表,但如果不是自己亲手制作,就很难品出内中三味。上司每天要处理大量的日常工作,与企业内外各方面的联系非常密切,但是,新的情况有可能随时出现。例如,秘书在日程表中安排上司于本周星期四上午9点与某某公司总经理商谈长期合作的问题,但对方星期三下午突然来电话,要求将会谈推迟到下午2点;如果推迟到下午2点,那么,原定的星期四下午去某某公司拜访某某董事长就得改到星期五上午;紧接着,星期五上午的董事会也得改期……面对这种多米诺骨牌效应,秘书又要重新与各方联系协商,及时调整上司的工作日程;调整之后,又必须马上通知有关部门。
3)一心几用的时候多。秘书工作繁杂多变,常常必须同时处理好几项工作,这是秘书工作的一大特点。例如,正当秘书给刚刚出差归来的董事长报销旅差费时,总经理来电话让秘书赶紧给他送一份资料过去;刚刚把资料找出来,值班室又来电话说有一位客人找……哪些工作应优先处理,哪些事情可以暂缓?如果秘书分不清它们之间的轻重缓急,就有可能出现捡了芝麻丢了西瓜的现象。
4)忙闲不一的情况多。秘书是忙碌的,但如果说秘书永远是忙碌的也不一定正确。有时候,各种工作一起压来,真像潮水一样要把秘书淹没。但是,正像潮水也有退下去的时候一样,秘书也有比较清闲的时候,如遇到上司长期出差等情况。忙的时候相当忙,闲的时候也相当闲,这是秘书工作的另一个特征。
秘书的工作性质要求秘书的适配气质类型最好是多血质。多血质的秘书在工作中灵活性好,随时能够根据情况的变化,及时调整自己的心情和工作思路,迅速适应变化了的工作要求,也容易做出成绩。
2.秘书的工作特点对个性的要求
1)当机立断。秘书工作变化快,同一个时间要处理的事情多,因此,就要求秘书必须具备当机立断的能力。例如,秘书小林已与张三约好,今天下午两点陪总经理去登门拜访他,商谈明年双方合作的事。正准备动身,值班秘书来电话,说李四来访,正在接待室。现在已经一点半了,秘书应该怎么办?二者只能取其一。如果按原计划去拜访张三,就不能接待李四;如果在家接待李四,就得推迟或取消对张三的拜访。这时不仅不好选择张三或是李四,而且也不好向任何一方解释。而总裁办主任正好不在家,并且一时也联系不上,没法向他请示,问题真有些棘手。尽管如此,秘书仍然要冷静。首先应该想清可以采取哪些补救措施:给张三(或李四)去电话,推迟约会或者取消约会;尽快与总裁办主任联系上,听取他的指示;如果不能按原计划拜访张三,那么,在告诉张三不能践约时一定要诚实,说明真正的原因,尽量注意说话时的语气;在处理好这些问题之后,就要充分估计取消或推迟约会造成的各种后果,如果有消极后果,就要采取新的措施以把这种后果减轻到最低程度;另外,由于总经理活动日程的变更,要及时与有关方面(比如司机)联系,以保持各部门工作的协调。
2)从容不迫。有了对策,秘书还应想好孰先孰后:是先给张三打电话还是先通知李四;是先听取总裁办主任的指示还是先接原计划办,再向总裁办主任汇报……在这种状态下,哪些措施应该优先,判断的唯一标准是怎么对公司(或总经理)有利就怎么做。反过来说就是,那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。比如说这次不能践约去拜访张三,并不意味今后也不去了,把原因说明,张三不一定就会计较;而对李四来说,由于长期的业务往来,他与自己的上司建立了密切的私人关系,这次没有接待,在知道了事情原委之后,也许会一笑了之。秘书在想这些问题时,实际上就已经把公司的利益摆在首位了。秘书遇到突发事件,只有理智冷静,才能做到从容不迫。
3)有条不紊。这天早上总裁办秘书一进办公室,老板就让她起草一封上半年的工作总结报告,明天下班之前交给他,说下个星期开公司董事会要用。她估摸了一下,得三四万字,有二三十页。刚从老板办公室出来,她还没有坐下,老板又打电话过来,说今天下午从一点开始,与公司一位副总、销售部经理和财务经理一起商量工作,她说她马上通知他们几个。刚放下电话,前台就送来一份传真——新加坡恒鑫公司老总发来的,说后天到北京,让公司帮他预订个旅馆。她刚看完传真,老板又来电话,说他没时间,下个月初就不到电视台为《一周财经观察》做嘉宾了,让她给对方发个电子邮件。她刚喘口气,人力资源部的人又过来通知她,让她填写参加存档新方法讲座的报名表,说明天下班之前为报名的最后期限。
对于一些年轻的秘书来说,一上班就遇到这么大一堆杂事,心里确实有些发怵,不知从什么地方下手,所以在实际工作中往往是顾此失彼。因此,作为秘书一定要掌握区分工作轻重缓急的方法,做到有条不紊。不管秘书的工作有多忙多杂,它们基本上都可以分为三类:第一类是N——Now,即你现在必须马上处理的工作;第二类是T——Today,即你应该今天完成的工作;第三类是L——Later,即使明天完成也可以的工作。这种日常工作分类法又叫NTL分类法。哪些工作分在哪一类,秘书自己一般心中有数。在自我分类时,一些从上司那里就分派下来的工作需要多想想,有时你把握不了,最好就在接受上司工作指示时,顺便问清楚上司希望在什么时候完成。如果用这种NTL分类法来划分,上面那位秘书这天早晨的几项工作就应该这么划分:给老板写报告是T类工作,通知副总他们开会是N类工作,把传真交给具体经办人是T类工作,给电视台发邮件是L类工作,而参加档案培训也是L类工作。因此,这天早晨秘书的工作顺序应该这么安排:首先到行政部办好四人开会要借用的会议室的手续,之后与其他三人联系;把传真给老板看一下之后,就马上把传真转给具体的经办人,并听取上司对这份电传的指示;把传真的事弄妥之后,赶紧给老板报告,争取在今天把报告写出来;至于参加档案培训报名和给电视台的邮件不急,记在本子上,明天什么时候有空再去办也不迟。
4)沉着细心。不只是那些新秘书,就是一些秘书工龄不短的人,来到上司面前时,心里也免不了有几分紧张。这种紧张往往会造成自己说话不自然或者词不达意,从而出现不必要的失误。秘书是上司的助手,服务对象主要是上司,所以这种现象很有害,必须坚决克服。秘书在听取上司的指示时,往往会遇到一些疑问,比如觉得上司说得模棱两可甚至有些暧昧,在这种情况下,秘书一定要打消自己的各种顾虑,直截了当地再问上司一遍,否则出了问题由秘书负责。这样,不仅对秘书自己不利,对上司也没有好处。
二、秘书工作的一般适配个性特质
个性影响着个体对职业的适应性。一定的个体适合于从事一定的职业,同时,不同的职业对个体有不同的个性要求。每个组织,无论是政府部门还是营利性的企业,无论组织规模大小,都需要设置秘书岗位。企业在选择秘书人员时,要考虑其对秘书的职业兴趣和职业适配个性,从而根据个体的个性特点选择合适的人员;与此同时,个体在决定要从事秘书工作时,也可以调适自己的个性特点来适应秘书工作的要求。
秘书工作对秘书人员的个性要求一般包括以下方面:
(一)正直、谦逊
正直,意味着坚持原则,在心中对善恶忠奸、是非曲直有明确的标准。正直还意味着忠于国家、人民,忠于自己所供职的企业。谦逊表现为彬彬有礼、虚怀若谷、平等待人。秘书人员在领导身边工作,常常受领导的委托向下级传达领导指示、检查工作、听取汇报,日常工作也常需同事及下属配合,故不能狐假虎威、盛气凌人。
(二)热情、坚毅
秘书需要处理好烦琐的事务及复杂的人际关系。秘书的基本角色是助手、配角,这就决定了他们常居幕后而又责任重大,付出很多但不一定能获得认同并彰显荣耀。如果没有对秘书职业发自内心的热爱,没有百折不挠的勇气和毅力,便无法克服职业活动中的不良因素,更不会自觉地锻炼以完善自己从而成为一名优秀的秘书。
(三)敏捷、稳健
秘书工作具有被动性,且繁重而琐碎,是一种脑力与体力相结合的高度紧张的劳动。如果做事不敏捷,便无法提高效率,甚至无法完成工作。因此,秘书人员一定要思维敏捷,善于观察和分析各种复杂的事物;一定要动作敏捷,做事干脆利落;一定要笔头敏捷,运笔写作思路清晰、文思泉涌。敏捷与稳健是有机的统一体。秘书思维、动作、笔头敏捷,并不是一味求快却忽视准确和稳健,而是要既求快又求稳。稳,就是要遇事细心、办事稳当、待人稳重。
(四)温和、自制
秘书处于一个单位工作网络的“结点”上,所以上下左右的工作和人际关系都要秘书去协调处理,从而达到平衡和统一。在协调各种关系时,秘书人员性格温和有利于化解矛盾、平衡利益关系。秘书人员待人处事必须讲究分寸感,善于控制自己的情感,约束自己的言论,节制自己的行为。性格温和、善于自制、处事有度的秘书,在与人打交道时总会游刃有余、如鱼得水。
(五)缜密、果断
“秘书工作无小事”,有时工作中的一些细节处理不好可能会对事情的结果产生很大的影响。性格缜密就是办事细致入微、无懈可击,这是秘书的职业本能。秘书如能在复杂、紧急的情况下控制事态并立即采取坚决的措施,或善于等待时机、抓住时机予以处置,就会达到从事秘书职业的最高境界。秘书训练专家廖金泽先生说:“秘书的职业性格集中了人类所有最美好的内容。”
三、秘书工作中常见的职业性格缺陷
(一)自傲与自卑
自傲与自卑的人一般不能正确评价自己的消极性格,这是由于不能正确认识自我造成的。刚出校门的新秘书,往往因过高地估计自己而导致了“眼高手低”的毛病;自卑的人往往把自己看得过低,遇到一点打击便丧失信心,意志消沉,做事畏首畏尾或自暴自弃。克服自傲情绪必须深入实际,了解社会对秘书职业从业者的要求,从中看到自己的缺陷和差距;克服自卑,须努力学习并掌握丰富的知识及职业技能,在实践中找到成功感。
(二)急躁
急躁是神经系统的一种过度兴奋和冲动,是秘书常见的职业性格障碍,多发生在青年秘书身上。他们工作无恒心、急于求成、缺乏计划,对问题不深思熟虑,往往因操之过急而导致失败。克服急躁情绪,就要培养自制力。林则徐认为,脾气急躁、遇事易发怒的人最容易把好事办坏。他为了克服自己急躁的坏脾气,写了“制怒”二字挂在自己的书房,后来无论走到哪里都带着这块横匾。林则徐这种时时提醒自己的方法值得我们借鉴。同时,克服急躁情绪还须从日常小事中的自我克制做起,只要持之以恒,急躁的毛病便会大大改善。
(三)守旧
秘书工作中的很多事都有规范的程序、步骤、操作方法要求,但秘书不能因此而形成墨守成规的性格。因为秘书工作具有参谋职能,如果秘书人员思想守旧、凡事按部就班、没有创新精神,便无法协助领导开创工作的新局面。
创新,须首先培养创造意识并确立科学的思维方法。培养创造意识就是要敢于标新立异,敢于提出问题和大胆设想。为此秘书人员要注重培养自己的相似思维、发散思维、逆向思维、侧向思维等现代思维方式。
职业性格的缺陷很多,因人而异,以上只是谈了几个带有共性的方面。秘书人员要完善职业性格,关键是要结合自身实际有的放矢地去努力实践。
四、秘书人员良好个性品质的培养
(一)了解自己
1.了解自己的气质常见的气质类型有胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质四种,每一种气质均有其典型的心理特征。现实生活中具有纯粹单一气质的人是极少见的,一般人往往有两种或两种以上的气质特点,只是其中某一种气质较为突出而已。了解自己的气质特点,对于培养职业性格大有帮助,因为气质会影响性格的表现方式,如同样是勤劳的人,在工作中多血质气质的人往往表现为情绪饱满、精力充沛,而黏液质气质的人则常常表现为踏实肯干、办事精细。气质影响性格形成和发展的速度,性格也制约气质的表现。气质部分地决定或构成人的性格,所以有的心理特征既可以说是气质特征,也可以说是性格特征,如性情中的易于激动、平淡恬静等。要了解自己的气质类型,可以用心理学的测试标准进行对照,把它作为分析气质的依据。
2.了解自己的性格作为秘书或者有志于从事秘书职业的人,必须从多方面、多角度了解自己的性格特征,比如:自己对人或事是否关心?对待工作是否细致?处理紧急情况是否果断?是否善于控制自己的情绪?对此,可以通过自我审视或换位思考了解自己,也可以请他人指出自己的性格特征。此外,还可借助性格测量法进行测试,如国际上流行的自然实验法、问卷法、投射法等。其中,问卷法较适用于秘书性格测试。问卷法主要有明尼苏达多相个性问卷、16 YG加州心理问卷、卡特尔16种个性问卷、性格问卷等几种。
(二)找出差距,有计划、有针对性地进行训练
把自己的性格与成为优秀秘书必须具备的性格进行对照,根据对比的结果,制订出切实可行、有针对性和计划性的性格训练方法,在日常工作、生活中持之以恒地进行自我训练。找差距可用列表格的方法:把秘书职业应该具备的性格列为第一大项,把自己的原有性格列为第二大项,把两者差距列为第三大项(同时把差距依程度分为严重欠缺、一般欠缺、稍微欠缺三个档次),把训练方法及时间安排列为第四、五项。
(三)掌握训练方法,提高效率
1.反相行事针对自己气质性格中的弱项,有意识地寻找与自己的性格气质冲突的工作去做,有目的地改造自己。例如,胆汁质气质类型的秘书多数较粗心,可以多做一些誊写文稿、立卷编目等平凡细致的工作;黏液质性格的秘书一般反应较迟缓,可以多做些实地调查、对外联络等锻炼思维敏捷性的工作。
2.寻找榜样在工作生活中多留意、多观察人与事,看性格优秀的秘书或其他人员是如何工作、如何待人处事的。榜样的作用是巨大的,是具体感性的,能在潜移默化中影响人,有时能产生比理性认识更明显的效果。
3.了解“人性”多学习社会学、心理学及人际关系学知识,多了解人与人打交道的基本理论与技巧,把从书籍中学到的知识与实践巧妙地结合起来。此处所说的“人性”,作为一个“人”的特点,既包括自己也包括别人。
4.请人挑毛病、提建议根据培养目标及自身的弱点,请上司、同事及亲朋好友监督自己的性格培养过程,随时提出改进的意见和建议。这种方法很“残酷”,但卓有成效,所以在训练过程中应该学会调节自己,以免失去信心。
【自测题】
1.什么叫个性、气质和性格?
2.秘书工作的适配个性有哪些?
3.如何培养秘书的良好个性?
4.试根据有关理论分析自己的个性特质中有哪些符合秘书工作,哪些不符合,如何纠正。
心理素质训练31:优秀秘书的素质
与季市长接触过的中外朋友,没有一个不敬佩他学识渊博。和他见面后,文学艺术家会把他看做知已,工程技术专家把他看成同行,井下工人说他是贴心人,种地的老农乐意与他扳着手指谈收成,就是那些在自己的研究领域里入痴入迷的“怪人”也会与他有共同语言。不少人称季市长是全才、天才,而只有他的妻子知道,老季不过是个比别人勤奋些的凡人。这位出了名的、勤奋的凡人后面,还有一个不出名的、更勤奋的人——市长的秘书老许。
老许与市长配合了四年,市长的书籍和资料增加了五倍。市长升任省长后,依然保持着每晚睡觉前看第二天需要的资料的习惯。秘书已经退休了,但被他画着各种符号的各类资料,还经常在原任市长、现在的季省长的手中、枕下和书桌上。
1.问题与讨论
1)从案例中分析和归纳许秘书具备怎样的个性和气质?
2)与许秘书相比,你应该从哪些方面来提高自己的素质?
2.要求
1)认真阅读案例;
2)分组讨论(分组数根据班级人数确定,3~5组均可);
3)每组安排一个中心发言人,并收集和归纳小组成员的意见;
4)由每组的中心发言人在全班发言;
5)时间安排:阅读与讨论25分钟,班级发言15分钟,老师总结5分钟。
心理测试31:气质测验
指导语:下面共有60题,只要你能根据自己的实际行为表现如实回答,就能帮助你确定自己的气质类型,但必须做到:①回答时请不要猜测题目内容要求,也就是说不要去推敲答案的正确性,以下题目答案本身无所谓正确与错误之分;回答要迅速,整个问卷限在5~10分钟完成。②每一题都必须回答,不能有空题。③在回答下列问题时,如果题目中的描述与自己的情况“很符合”记2分,“较符合”记1分,“一般”记0分,“较不符合”记-1分,“很不符合”记-2分。
1)做事力求稳妥,不做无把握的事。
2)遇到可气的事就怒不可遏,要把心里话全说出来才痛快。
3)宁肯一个人干事,不愿很多人在一起。
4)到一个新环境很快就能适应。
5)厌恶那些强烈的刺激,如尖叫、噪声、危险镜头等。
6)和人争吵时,总是先发制人,喜欢挑衅。
7)喜欢安静的环境。
8)善于和人交往。
9)羡慕那种善于克制自己感情的人。
10)生活有规律,很少违反作息制度。
11)在多数情况下情绪是乐观的。
12)碰到陌生人觉得很拘束。
13)遇到令人气愤的事,能很好地自我克制。
14)做事总是有旺盛的精力。
15)遇到问题常常举棋不定,优柔寡断。
16)在人群中从不觉得过分拘束。
17)情绪高昂时,觉得干什么都有趣;情绪低落时,又觉得什么都没有意思。
18)当注意力集中于一件事时,别的事就很难使我分心。
19)理解问题总比别人快。
20)碰到危险情景,常有一种极度恐怖感。
21)对学习、工作、事业怀有很高的热情。
22)能够长时间做枯燥、单调的工作。
23)符合兴趣的事情,干起来劲头十足,否则就不想干。
24)一点小事就能引起情绪波动。
25)讨厌做那种需要耐心、细致的工作。
26)与人交往不卑不亢。
27)喜欢参加热烈的活动。
28)爱看感情细腻,描写人物内心活动的文学作品。
29)工作、学习的时间长了,常感到厌倦。
30)不喜欢长时间谈论一个问题,愿意实际动手干。
31)宁愿侃侃而谈,不愿窃窃私语。
32)别人说我总是闷闷不乐。
33)理解问题常比别人慢些。
34)疲倦时只要短暂的休息就能精神抖擞,重新投入工作。
35)心里有话宁愿自己想,不愿说出来。
36)认准一个目标就希望尽快实现,不达目的,誓不罢休。
37)学习、工作的时间同样长,却常比别人疲倦。
38)做事有些莽撞,常常不考虑后果。
39)老师或师傅讲授新知识、新技术时,总希望他讲慢些,多重复几遍。
40)能够很快地忘记那些不愉快的事情。
41)做作业或完成一件工作总比别人花的时间多。
42)喜欢运动量大的剧烈体育活动,或参加各种文艺活动。
43)不能很快地把注意力从一件事转移到另一件事上去。
44)接受一个任务后,就希望把它迅速解决。
45)认为墨守成规比冒风险强些。
46)能够同时注意几件事。
47)当我烦闷的时候,别人很难使我高兴进来。
48)爱看情节起伏跌宕、激动人心的小说。
49)对工作抱认真严谨、始终如一的态度。
50)和周围人们的关系总是处不好。
51)喜欢复习学过的知识,重复做已经掌握的工作。
52)希望做变化大、花样多的工作。
53)小时候会背的诗歌,我似乎比别人记得清楚。
54)别人说我“出语伤人”,可我并不觉得是这样。
55)在体育活动中,常因反应慢而落后。
56)反应敏捷,头脑机智。
57)喜欢有条理而不甚麻烦的工作。
58)兴奋的事常使我失眠。
59)老师讲新概念,常常听不懂,但弄懂以后就会很难忘记。
60)假如工作枯燥无味,马上就会情绪低落。
计分维度与方法:每题得分按下表题号相加,并计算各栏的总分。
 
胆汁质
题号269141721273136384248505458合计
得分
 
多血质题号4811161923252934404446525660合计
得分
 
黏液质
题号1710131822263033394345495557合计
得分
抑郁质
题号3512152024283235374147515359合计
得分
 
 
分数解释:
1)如第一栏得分超出20分,并明显高于其他3栏(>4分),则为典型胆汁质,其余类推;
2)如第一栏得分在10~20分,并高于其他3栏,则为一般胆汁质,其余类推;
3)如果出现两栏得分接近(<3分),并明显高于其他两栏(>4分),则为两种气质的混合型;
4)如果一栏得分很低,而其余三栏得分接近,则为3种气质的混合型,如胆汁—多血—黏液质混合型等;
5)如4个栏的分数皆不高且相近(<3分),则为4种气质的混合型。
多数人的气质是一般型气质或两种气质的混合型,典型气质和三四种气质混合的人较少。
判断完自己是什么气质类型后,对照本章第二单元关于气质类型的描述,就可以知道自己的气质特点了。
心理测试32:性格测验
这个测验是菲尔博士在著名女黑人欧普拉的节目里做的。在下列每题的几个选项里,选出最符合你的一个——要根据现在的你作出选择,而不是根据过去的你。
1.你何时感觉最好?
a)早晨 (b)下午及傍晚(c)夜里
2.你走路时是……
(a)大步快走(b)小步快走
(c)不快,仰着头面对着世界(d)不快,低着头
(e)很慢
3.和人说话时,你……
(a)手臂交叠地站着(b)双手紧握着
(c)一只手或两手放在臀部(d)碰着或推着与你说话的人
(e)玩着你的耳朵、摸着你的下巴,或用手整理头发
4.坐着休息时,你的……
(a)两膝盖并拢(b)两腿交叉
(c)两腿伸直(d)一腿蜷在身下
5.碰到你感到发笑的事时,你的反应是……
(a)一个欣赏的大笑(b)笑着,但不大声
(c)轻声地咯咯地笑(d)羞怯的微笑
6.当你去一个派对或社交场合时,你……
(a)很大声地入场以引起注意
(b)安静地入场,找你认识的人
(c)非常安静地入场,尽量保持不被注意
7.当你非常专心地工作时,有人打断你,你会……
(a)欢迎他(b)感到非常恼怒
(c)在上两极端之间
8.下列颜色中,你最喜欢哪一颜色?
(a)红色或橘色(b)黑色
c)黄色或浅蓝色(d)绿色
e)深蓝色或紫色(f)白色
g)棕色或灰色
9.入睡的前几分钟,你在床上的姿势是……
(a)仰躺,伸直(b)俯躺,伸直
(c)侧躺,微蜷(d)头睡在一手臂上
(e)被盖过头
10.你经常梦到你在……
(a)落下(b)打架或挣扎
(c)找东西或人(d)飞或漂浮
(e)你平常不做梦(f)你的梦都是愉快的
计分方法:
1.(a)2(b)4(c)6
2.(a)6(b)4(c)7(d)2(e)1
3.(a)4(b)2(c)5(d)7(e)6
4.(a)4(b)6(c)2(d)1
5.(a)6(b)4(c)3(d)5
6.(a)6(b)4(c)2
7.(a)6(b)2(c)4
8.(a)6(b)7(c)5(d)4(e)3(f)2(g)1
9.(a)7(b)6(c)4(d)2(e)1
10.(a)4(b)2(c)3(d)5(e)6(f)1
分数解释:
【低于21分:内向的悲观者】
人们认为你是一个害羞的、神经质的、优柔寡断的人,你需要人照顾,永远要别人为你作决定,不想与任何事或任何人有关。
人们认为你是一个杞人忧天者,一个永远看到不存在的问题的人。有些人认为你令人乏味,只有那些深知你的人知道你不是这样的人。
21~30分:缺乏信心的挑剔者】
你的朋友认为你勤勉刻苦、很挑剔。他们认为你是一个谨慎的、十分小心的人,一个缓慢而稳定的、辛勤工作的人。
如果你做任何冲动的事或无准备的事,都会令他们大吃一惊。他们认为你经常会从各个角度仔细地检查一切之后仍决定不做。他们对你这种反应的认识一部分是由于你小心的天性所引起的。
31~40分:以牙还牙的自我保护者】
别人认为你是一个明智、谨慎、注重实效的人,也认为你是一个伶俐、有天赋、有才干且谦虚的人。你不会很快、很容易地和别人成为朋友,却一个对朋友非常忠诚的人,同时你要求朋友对你也有忠诚的回报。
那些真正有机会了解你的人会知道要动摇你对朋友的信任是很难的,但相等的,一旦这信任被破坏,就会使你很难熬过。
41~50分:平衡的中道】
别人认为你是一个新鲜的、有活力的、有魅力的、好玩的、讲究实际的而且永远有趣的人,一个经常为群众所注意的焦点,但是你是一个足够平衡的人,不至于因此而昏了头。他们也认为你亲切、和蔼、体贴、能谅解人,一个永远能使人高兴起来并会帮助别人的人。
51~60分:吸引人的冒险家】
别人认为你是一个令人兴奋的、高度活泼的、相当易冲动的人,你是一个天生的领袖,一个会很快作决定的人,尽管你的决定不总是对的。他们认为你是一个大胆、冒险的人,会愿意试做任何事至少一次;是一个愿意尝试机会而欣赏冒险的人。因为你散发的刺激,他们喜欢跟你在一起。
60分以上:傲慢的孤独者】
别人认为对你必须“小心处理”。
在别人的眼中,你是自负的、自我中心的人,是个极端有支配欲、统治欲的人。别人可能钦佩你,希望能多像你一点,但不会永远相信你,会对与你更深入的来往有所踌躇及犹豫。

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