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第一部分绪论

发布时间:2013-01-02  来源:原创  作者:主编:侯典牧 副主编:郅利聪 段利  发布者:网络秘书  浏览次数:1111  
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第一部分绪论
 
【学习目标】
知识目标
掌握秘书心理学的概念;
了解秘书工作所需要的心理与行为理论;
理解学习秘书心理学的意义。
【能力目标】
掌握学习秘书心理学的方法。
 
【引导案例及分析】
一位在一家美国公司驻香港分公司做第一秘书的女士在商场上有很高的声誉,却因为一件事被迫离职了。
事情是这样的:美国总公司的几位最高领导者决定在港举行宴会,出席宴会的有美国总部要员,香港公司的总经理及一些要员,以及一些合作关系密切的大客户。作为香港分公司第一秘书的她乐以女强人自居,在任何方面都要求自己干得非常出色。可不知什么原因,在一些宴会中,她展露的风头有时竟凌驾于总经理之上。总经理是一位“好好先生”,在不损及自己利益的情况下,每每让她发言。这样盛大的宴会她还是第一次经历,所以在筹办开始,她就抱着很谨慎的态度,务求取得总公司主管的赞许。宴会当晚,她周旋于宾客间,确实令现场气氛甚为欢悦,直至分别由总公司的高层主管及分公司的总经理致词时。开始,她在旁边逐一介绍他们出场,但轮到她的上司,即子公司总经理出场时,她不知怎么在介绍之前,竟说了一番致谢辞,感谢在场客户一贯的支持。虽然只是三言两语,却已让总公司的主管皱眉。因为她负责的,只是介绍上司出场,而非独立发言。在宴会中,总公司主管与她交谈时,发现她每提及公司的事,总是以个人主见发表自己的看法,全没有提及总经理的意见,给人感觉她才是分公司的主管。结果该子公司总经理被上级邀请开会,研究他是否忠于自己的职位,是否懒散到由秘书代为处理日常事务。自此之后,总经理对她的态度开始有了较大的转变,最后她自动辞职孟庆荣,刘艳.秘书工作案例及分析[M].北京:清华大学出版社,2007:3132.。
分析:秘书的任务是协助领导开展工作。在公司高层眼中,你做出的成绩,自然也是公司主管领导下的成果——下属尽力完成上司指派的工作是分内的事。而如上所提的秘书那样,因为她过于越位的表现,导致总部怀疑她的上司失职,上司自然会把她视为危险人物。这位女秘书的出格表现,显示出其工作价值观、工作角色、个性、人际沟通能力等多方面与秘书岗位不匹配。因此,要做一个秘书工作者,就需要学习和掌握多方面的心理学相关知识,以使自己更好地胜任秘书工作。
第一单元秘书心理学及其应用
一、秘书心理学的产生
随着经济的发展和企事业单位组织结构的变革,秘书工作的范围在不断扩大,参谋性职能在加强,专业化程度在提高,工作的平台也日趋现代化,这无疑会给秘书人员的工作带来更多的要求。在这种形势下,秘书人员怎样才能更好地承担起参政、处事、提供服务的职能,同时又能自悦身心,轻松工作呢?为解决这一问题,我们把以研究人的心理规律和心理现象的科学,同研究处理人的事务的科学有机结合,于是便产生了一门新兴学科——秘书心理学。因为现代意义上的秘书学产生比较晚:20世纪80年代初期秘书学走过了它的初创阶段,80年代中后期出现了蓬勃发展的局面;而秘书心理学研究,直到20世纪90年代才发展起来季水河.秘书心理学[M].长沙:中南工业大学出版社,1997:4.。
 
秘 书 心 理 与 行 为
第一部分绪论
 
心理学的原理应用于不同领域,便会产生不同领域的心理学,职业心理学是心理学的原理在各种职业活动中的应用,而秘书心理学就是职业心理学的一种。秘书心理学是为秘书工作者更好地做好秘书工作服务的。
二、秘书心理学的概念
秘书心理学作为一门新兴的交叉学科,是心理科学与秘书事务有机结合的产物。对它的理解可以从三个方面把握:第一,它运用了心理学的有关原理和方法;第二,它研究和解释的是秘书活动的心理现象和规律;第三,它的最终目的是指导秘书的实践活动。因此,秘书心理学就是运用心理学的基本原理和方法,研究秘书人员及其活动的心理现象和规律,并对其提供指导的一门应用性学科侯典牧.秘书心理学[M].北京:首都经济贸易大学出版社,2008:2.。
人的任何活动都涉及心理和行为两个方面:心理是行为的内在原因,行为是心理的外在表现。因此,秘书心理学也涉及秘书工作者的心理和行为这两个层面。
三、秘书工作所需要的心理与行为理论
秘书要做好本职工作,就必须具备与其工作相匹配的心理素质特征,这就要求秘书工作者必须正确认知与其所从事的工作相匹配的心理素质,如认知、能力、气质、性格、价值观等,秘书工作的主要特点是辅助领导者处理事务,其中最重要的就是处理好双边的互动关系,同时,秘书作为领导的助手经常要帮助领导处理内、外部的接待和交往事务,这就要秘书掌握与领导的互动心理规律,掌握人际交往和沟通的心理规律和技能,能够恰当地利用激励理论协助自己开展工作;秘书是具有独立意识的人,但秘书工作的特点决定其常常只能扮演配角,这就要求秘书学会自我生涯设计和压力管理,以便在面对多种压力时,能够使自己工作舒心且卓有成效。
具体来说秘书工作所需要的心理与行为内容主要表现在四大方面:
(一)秘书工作者的心理素质与秘书实践活动的适配问题
首先,由于秘书角色的特殊性和工作的独特性,要胜任和做好秘书工作,任职者就必须具有与秘书工作适应的性格、气质特征以及完成工作所必备的知识和能力。其次,秘书作为一个职业,对个体来说要做得有意义、有兴趣、有成就感,对企业来说要录用合格的秘书人员,以保证秘书工作职位的稳定性,而不至于造成秘书人员的频繁跳槽,这就要求任职者具有与秘书职业相匹配的职业价值观。可见与秘书职位相匹配的性格、气质、知识、能力和价值倾向等理论知识都是秘书工作者所要学习的重要内容。
(二)秘书工作者的角色定位、交往沟通及其与领导之间的互动关系问题
秘书工作者要做好本职工作,就必须对秘书工作的角色有一个恰当的定位,定位准确才能处理好各种工作关系,才能把秘书工作做得恰到好处。秘书的社会角色行为,主要包括秘书的角色特征、角色条件、角色规范和角色意识等方面的内容。广大秘书工作者应对秘书的社会角色形成比较清晰的认识,对秘书这一角色在社会中所处的地位及其相应的行为表现有一个整体上的把握,从而为扮演好自己的角色提出明确的目标和指导。
秘书工作者作为领导的助手,处在一个机构或团体的中枢位置,经常要参与机构或团体的多种重要活动,上下内外的沟通、协调等都是十分重要的。因此,如何有效地进行人际交往与沟通,是秘书工作者要解决的现实问题。了解和掌握人际交往的基本心理规律和技巧,有助于秘书工作者提高人际交往的能力。
为领导服务是各行各业秘书第一位的基本职能,所以领导活动的基本范围和利益指向决定了秘书活动的对象,而秘书与领导的关系也成为秘书最首要、最基本的社会关系。因此,正确认识秘书与领导关系的实质,掌握秘书与领导关系的心理规律和有效处理的方式,是秘书工作者做好秘书工作的重要前提。
(三)秘书工作者在工作中的激励问题
秘书主要是协助领导做好组织的管理工作,而管理工作的核心就是激励。领导的工作是否有成效,关键在于其是否能够极大程度地调动员工的工作积极性。秘书作为领导的助手,要为领导服好务,协助领导做好管理工作,就需要掌握激励的有关理论和规律,这也是秘书内外交往与沟通所需。
(四)秘书工作者的自我生涯设计与压力管理问题
秘书职业具有工作成绩的内隐性、服务对象的广泛性、自我提高的机遇性等特点,如何设计自我生涯,规划自己的人生,是广大秘书工作者非常关心的问题。因此,了解职业生涯规划的影响因素,掌握职业规划的流程,了解秘书职业生涯发展的特点和趋势,掌握职业生涯资源的自我开发的有效方式,是广大秘书工作者尤其是初入秘书行业的工作者迫切需要学习的内容。
人们在工作中只有身体健康、心理健康、心情愉快才能提高工作效率。然而,秘书由于其工作的烦琐性和复杂性,每天都面临来自内外的多重压力,如果长时间得不到调整,就会变得身心疲惫,甚至引发身心疾病。因此,如何管理好自己的压力问题也是新时代的秘书工作者要学习的重要内容。
四、秘书心理与行为的内容结构
根据秘书职业和工作中的心理需求,可把秘书心理与行为的内容分为三大部分:
1)秘书工作人员与岗位的匹配。该部分主要涉及秘书的社会角色意识、角色定位、角色适应,秘书工作岗位性格与气质的需求特点,秘书工作的职业价值观,现代秘书的知识素养和能力需求等内容。
2)秘书工作的有效开展与适应。该部分主要涉及秘书的人际交往实务,秘书与领导的关系,激励理论在秘书工作中的应用等内容。
3)秘书工作人员的自我发展与管理。该部分主要涉及秘书的职业生涯规划,秘书的压力管理等内容。
第二单元学习秘书心理学的意义与方法
一、学习秘书心理学的意义
1)通过秘书心理学的学习,可以使秘书工作者对秘书这一角色在工作中所处的地位及相应的行为表现有一个整体上的把握,从而为扮演好自己的角色提供有益的指导。
2)通过秘书心理学的学习,可以使秘书工作者明晰秘书工作对人的素质要求,为审视自我、提高自我、发挥优势、更好地胜任秘书工作提供帮助。
3)通过秘书心理学的学习,可以使秘书工作者掌握人际关系与交往的心理规律和技术,正确认识秘书与领导间关系的实质,掌握秘书与领导间关系的有效处理方式,为减少工作冲突、提升工作绩效打下基础。
4)通过秘书心理学的学习,可以使秘书工作者更好地设计自己的职业生涯、调节身心健康,使工作富有成效,身心更加健康,生活更加幸福。
二、学好秘书心理学的方法
秘书心理学一方面探讨秘书活动中与工作关系密切的实际问题,同时也涉及心理学的一般基础理论问题,这对没有心理学基础的人来说是比较难以理解和掌握的。因此,要学好秘书心理学必须注意以下三点:
1)尽可能广泛地联系生活实际,来理解心理学的基本理论。人常常凭借自己的经验来判断和理解事物。因此,借助于自己的生活经验来理解复杂难懂的心理学理论,会使晦涩难懂的理论变得生动和容易理解。
2)要把秘书心理学教材作为一个整体进行理解和把握,前后知识要联系起来,这样才能融会贯通,形成科学的认知结构。知识结构的建立,可以帮助我们找到各部分之间的内在联系,加深对知识的理解,同时也有利于记忆。研究表明,一旦按照自己的理解将知识结构化,对知识的掌握就深入到了一个新的层次。
3)尝试性地运用所学的秘书心理学知识。人们对事物的理解高度依赖于自己的直接经验,所以任何知识在缺乏直接经验支持的时候,理解的深度都会有一定的局限。“要想知道梨子的味道,就得亲自尝一尝。”如果你没有吃过梨子,那么你对梨子的认识再多,“梨子”对你仍然是一个遥远的概念。对于秘书心理学的学习也是一样,如果结合实际工作中所碰到的自己的或别人的有关秘书心理的问题,用所学到的秘书心理知识去分析,那么知识的理解会跃升到一个新的更高的层次,对知识的选择也将有更为现实和深刻的意义。获得有实践经验支持的知识,与简单地从课堂上和书本上获得的知识相比,无论在理解的深度上,还是在应用的活跃性上,都会有明显的优势。
心理素质训练11:我对这门课的期望
1)给每个学生发一张“我的期望”卡,给他们两分钟时间,让他们写出主要想从这门课程里面得到什么?
2)接下来让大家分享一下他们想从这门课中得到的东西的想法。
3)大家讨论通过什么有效的教学互动形式可以达到此目的。
“我的期望”卡
 
姓名:
班级:
我的期望:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
 
心理素质训练12:这门课对秘书工作的应用价值
学生分组讨论:结合教材的三大模块即秘书工作人员与岗位的匹配、秘书工作的有效开展与适应及秘书工作人员的自我发展与管理,讨论这门课对秘书工作的重要应用价值。
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