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第六部分:论文写作

发布时间:2013-01-02  来源:原创  作者:主编:施新 副主编: 副主编:冯荣珍 丁旻 包锦阳 孙全治  发布者:网络秘书  浏览次数:1052  
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第六部分论文写作
 
【知识目标】
1.了解论文的概念、特点、种类及意义
2.学习论文写作的基本知识
【能力目标】
1.认识论文的内涵
2.掌握论文写作的基本知识
 
【案例导入】
浙江农民大学生论文选定“回乡创业”
项目计划通过将获经费支持
本报讯(通讯员 陈胜伟 记者 朱振岳)“我现在正在老家温州泰顺的山上,采集当地的植物标本,希望多了解一些植物的习性,为我自己正在策划的就业项目——苦丁茶的开发多积累一些实际知识。”日前,当记者联系上已经回到家乡实习的浙江林学院农民大学生郑月先时,她正在老家的一座山上收集植物标本,她将在对当地植物和气候进行充分调研的前提下,策划撰写自己的回乡创业项目策划书。
与郑月先一样,这段时间浙江省首届84名农民大学生们,全部回到了自己的家乡,在家乡扶贫办的支持下,对本地的农林经济以及相关情况进行调研。在完成调研后,他们将结合地方实际和自己的专业等有关情况,拟订一份有实现可能、适合自己发展的回乡创业项目策划书——这既是农民大学生今后的创业计划,也是他们毕业前需要提交的毕业论文。
据了解,这些由农民大学生完成的创业计划将进行评审,创业项目计划如果经有关专家评审,可操作性强,有关部门将给予一定的经费支持,帮助农民大学生在农村创业。
由浙江林学院负责培养的浙江省首批农民大学生,是在去年2月正式报到入学的。学习期间他们户口仍旧保留在原籍,学费全部由省政府“埋单”。
(本案例选自2007年11月28日《中国教育报》)
问题:
通过阅读本案例请作如下思考:
1.高职高专毕业论文的选题,应如何把握?
2.高职高专毕业论文应如何把握文本格式的规范性?
 
第一单元认识论文
一、认识论文内涵
论文是指对某一学科领域或工作领域的课题进行分析研究,表述新的科学研究成果或见解的一类文章。
论文有多种多样的类型,不同类型论文的写作均有不同的目的。例如,学术论文是指科研工作者向科技部门提交或供各专业杂志发表用以交流的论文。本科生和研究生的学位论文,是为了申请学位而提交给考核部门的论文。而高职高专的毕业论文,是以解决职业岗位中现实技术应用问题为主要内容的毕业论文,这种论文一般来说应具有较强的实用性,而不是以反映学识和学术水平为主要目的。本书所讲的论文是指高职高专的毕业论文。
 
毕业设计(论文)写作指导
第六部分论文写作
 
二、了解论文特点
(一)应用性
应用性是根据高职高专人才培养目标要求而提出的。2000年国家教育部在《关于加强高职高专教育人才培养工作的意见》中指出,高职高专教育是我国高等教育的重要组成部分,培养拥护党的基本路线,适应生产、建设、管理、服务第一线需要的,德、智、体、美等全面发展的高等技术应用性专门人才。2006年教育部在《关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》中也指出,高等职业教育作为高等教育发展中的一个类型,肩负着培养面向生产、建设、服务和管理第一线需要的高技能人才的使命。高职高专的毕业论文,是在毕业实习中发现问题、解决问题而形成并完成的,所以应该写成应用性的,而不是理论性的。
(二)指导性
毕业论文应在教师的指导下完成,教师具体的指导工作有以下六个方面:
(1)在学生调查研究的基础上,指导学生选题,审定学生确定的论题;
(2)指导学生制订拟订毕业论文的计划,并定期检查;
(3)指导学生搜集和阅读有关参考资料,介绍必要的参考书目;
(4)指导学生开展社会调查或科学实验,搜集第一手资料,做好材料的研究和分类;
(5)指导学生拟订论文提纲,并解答疑问;
(6)审阅论文,评定成绩,并指导答辩。在指导过程中,教师要突出启发引导,注意发挥学生的主动性和创造性。
(三)创新性
创新是科学研究的生命,一篇毕业论文总要有点创新的东西,才有存在的价值。所谓创新性,包括探索前人未曾涉足的领域,补充前人的见解,改进前人的不足,解决出现的新问题等等,只要达到其中的任何一点,都可算作具有创新性。
三、区分论文种类
(一)工作总结性论文
一个人只有不断地工作,并不断地总结,才能形成经验,提升经验,才能指导今后的工作取得更好的效果。工作总结法是为了更好地认识或解决实际问题,甚至是为了创造性地解决某个问题,对自己或他人实践过程所积累的经验进行总结归纳,分析推断,为今后解决问题提供指导性、方向性的思路与方法。工作总结法并非重复自己或他人的实践经验与方法,而应该在此基础上通过总结进一步提升,形成新的更实用的经验与方法。工作总结性论文就是基于上述思想撰写而形成的。工作总结法及其论文的撰写适合于任何一种专业。例文中的《浅谈秘书与领导的关系》属于此类型论文。
(二)调查研究性论文
所谓调查研究法是指为了做出某项涉及范围较广的决策或解决某一个牵涉面较广的实际问题,有针对性地选择一些信息范围和一些代表性广泛的信息源,运用一定的信息获取办法(如个别采访问询法或信函问询法等)广泛获取信息,并对所获取的信息进行科学处理、系统整合分析,得出决策依据或解决问题的途径的研究方法。调查研究性论文就是依据上述一系列调查研究过程和所得出的结论撰写而成的。调查研究性论文一般比较适合服务与管理类专业使用。
(三)试验探索性论文
所谓试验探索性论文是指为了对比和确定某项技术或某种原材料或某种方法的使用效果,而采取有计划有目的的试验,并对人为特定条件下所获取的事实或现象进行观察、分析、综合、判断,得出试验结果,然后如实地将试验过程和创造性成果加以归纳总结而形成的论文。这类论文以试验为获取所需信息的手段,要求学生根据一定的试验目的,通过试验获得科学的依据,或找到解决问题的方法。这类方法一般为工程技术类、种养殖类和医学类专业所采用。
(四)观测分析性论文
所谓观测分析性论文是指为了正确认识某些现象与效果或解决某一问题,有针对性地选定某些观测点或观测范围,通过直接观测、记录,取得相关信息,进行分析、判断得出结论,然后归纳总结而形成的论文。这类论文以观测为获取所需信息的手段,要求学生根据一定的观测目的,通过观测实际发生行为(现象)来分析问题的本质,寻求解决问题的新方法、新途径。观测分析与试验研究的区别主要在于所观测的对象上,前者的观察对象是自然生成的,观测者没有施加任何人为因素,而后者的观察对象则是观测者人为设计的。这种观测分析方法一般较多地用于经营管理类、种植养殖类、医护类等专业。
四、发挥论文作用
(一)撰写毕业论文是完成学业的需要
高职高专学生撰写毕业论文是作为一门课程来安排的,是学生在校期间必须完成的项目之一,是检验学生学习成果的重要标志之一。没有完成毕业论文或者完成得不好,就等于缺少了教学实践环节,就等于没有完成全部学业,当然也就不能毕业。因而,毕业论文的撰写就成了高职院校学生学业的重要组成部分,必须很好地完成。
(二)撰写毕业论文是锻炼能力的需要
撰写毕业论文尽管有老师的指导,但是从论题的确立,资料的搜集、整理、研究、分析,直到论文的撰写、修改、定稿,都由学生自己动手动脑完成,这些都是对学生选题能力、获取资料能力、研究能力和语言文字能力的锻炼。这种锻炼对学生是必需的,也是有益的。
(三)撰写毕业论文是适应和推进社会发展的需要
当今社会,经济繁荣,科技发达,但在各条战线仍会经常出现新情况和新问题,亟待研究解决。高职高专院校的毕业生,应该义不容辞地选择生活、生产中的一些课题去探讨,这既是社会发展的需要,也是自己的一份天职。实践证明,有一批较高质量的毕业论文,为有关部门的决策提供了依据,为解决一些具体问题提出了对策,因而对社会的发展具有推进作用。
综上所述,撰写毕业论文是高职教育不可缺少的重要环节,没有毕业论文的高职教育是不完整的。
 
第二单元学会论文写作
一、掌握论文写作结构
论文一般结构是:标题+署名+摘要+关键词+正文+参考文献。
(一)标题
标题是论文的眉目,又称“题名”“文题”“题目”。古人语“题括文义”,也就是指标题要概括文章的内容,体现文章的主旨或尽可能体现作者的写作意图。论文的标题一般包括总标题和小标题。
1.总标题总标题是文章总体内容的观点,位于首页居中位置,主要有以下四种写法:
(1)观点式标题。主要揭示文章的内容,表明作者对问题的看法,如《带薪休假取代不了黄金周》。
(2)内容式标题,主要揭示文章的内容,表明作者论述的重点所在,如《现代鸡尾酒的推销艺术》。
(3)议论式标题,一般在标题语句的前面或后面标有“谈”“论”“试论”“试析”“探索”“探析”“探讨”“初探”“研究”“思考”“刍议”等词语,以表明文章的体裁,如《经济型酒店品牌问题探讨》。
(4)正主副式标题。正题揭示文章的主题或表明观点,副题交代文章研究的内容,如《会议目的地的选择与评估——以上海市为例》。
2.小标题论文是讲究层次性的,设置小标题主要是为了清晰地显示论文层次,最常用的方式是:数码+对本层次内容高度概括的文字。值得指出的是,这个数码的标法,社会科学类论文一般采用“一、二、三,(一)、(二)、(三)……”的形式;自然科学类一般采用“1、2、3,1.1、1.2、1.3……”的形式。
总之,设置标题要努力做到四点:一要明确,所设标题能够揭示内容或论点,使人一看便知道文章的大意;二要简练,总标题一般不超过20个字;三要新颖,做到不落窠臼,使人赏心悦目;四要有美感,文字长短大致相同,形式均匀对称。
(二)署名
在论文总标题的下面署上作者的姓名。发表的论文在作者下方的括号内依序注明作者的单位、地名和邮编,单位名称与地名之间以逗号分隔,地名和邮编之间以空格分隔。毕业论文有统一封面的,作者的姓名按照规定写在封面的指定位置上。
(三)摘要
摘要是对论文的内容注释和评论的简短陈述,论文一般应有摘要。为了国际交流,有的论文还应有与中文对应的外文(多用英文)摘要。
中文摘要前加“摘要:”或“[摘要]”作为标志,英文摘要前面加“ABSTRACT:”作为标志。
摘要分为报道性摘要和提要性摘要。报道性摘要主要介绍研究的目的、对象、内容、方法、结果、主要数据和结论,主要适用于科研论文;提要性摘要只是简要地叙述研究的成果(数据、看法、意见、结论等),对研究手段、方法、过程等均不涉及,主要适用于毕业论文、学术论文等。
中文摘要一般不宜超过200字,外文摘要不宜超过250个词。摘要一般使用第三人称,不用“我们”“笔者”等词作主语,一般置于总标题和署名之后、正文之前,字体字号要区别于正文。
(四)关键词
关键词是反映论文主要内容的单词或术语,每篇3~8个词,按词语的外延层次从大到小排列,尽可能从《汉语主题词表》中选用规范词。每个关键词之间应以分号分隔,以便于计算机自动切分。为了国际交流,有的论文应标注与中文对应的外文(多用英文)关键词。
中文关键词前应冠以“关键词:”或[关键词],英文关键词前冠以“KEYWORDS:”作为标志。
(五)正文
正文一般由绪论+本论+结论三部分构成。(这一部分的写法应与全书一致)
1.绪论绪论又称引言、前言,是论文的开头部分,它简要说明论文的主要观点及成果、撰写本论文的目的及意义、研究范围、研究方法等方面的内容。绪论只是文章的开头,一般不写序号。如《浅论秘书与领导的关系》,在这一部分主要提出了论文的观点:秘书要做好工作首先就要处理好与领导的关系。
2.本论本论即论文的主体,是论文的核心内容,它是对研究课题作全面分析、论证,详细说明作者观点的部分。根据需要,这部分的结构有不同的形式,常见的有以下几种。
(1)并列式。即将总论点以下分为若干分论点,分论点之间为并列关系,内容紧密相连,但又分说不同的小问题。这种结构的优点是纲目清楚。
(2)递进式。即将总论点以下分为若干分论点,分论点之间的关系为层层深入,逐步上升。这种结构的优点是比较深刻。
(3)过程式。即将研究过程作为整体结构,按照发现问题、研究分析问题、最后推出结论的过程进行论文的写作。这种结构的优点是符合人们认识事物的规律。
(4)综合式。即兼用并列式、递进式的结构方式,根据文章的内容表述需要灵活运用。
需要注意的是,本论部分没有什么固定的结构方式,应根据具体情况采用适当方法科学地安排层次。
3.结论结论又称结语、结束语,是本论部分阐述的必然结果,是本论要点的归纳,是课题研究的答案。结论既要照应绪论,又要写得简明概括。结论作为文章的结尾,一般不写序号。如《浅论秘书与领导的关系》,在这一部分得出了结论:秘书与领导配合的和谐程度和有效程度,决定着秘书的工作的价值和效率,也不同程度影响着领导的工作效率。
(六)参考文献
参考文献,也就是参考书目。在论文的写作过程中,撰写者大都要翻阅查看大量的书籍、报刊,甚至要引用或借鉴其中某些观点、数据。为了反映论文的科学依据,尊重他人的研究成果,向读者提供有关信息,作者在论文正文结束后,一般应列出参阅的主要书刊和网页上文章的目录作为参考文献,置于文尾。
参考文献排序一般有如下几种方法:按照在论文撰写中参考价值的大小;按照论文参考引用的先后顺序;按照文献时代的先后顺序;按照作者姓氏笔画或外文字母的顺序。
参考文献按次序列于文后,以“参考文献:”(左顶格)或[参考文献](居中)作为标志,以[1]、[2]……按序排列,如遇多个主要责任者,以“,”分隔,一般不在主要责任者后面加“著、编、主编、合编”等词语。
参考文献的主要类型标志为:专著—M,期刊—J,报纸—N,论文集—C,学位论文—D,报告—R。
参考文献的具体写作,可参照GB/T7714-2005《文后参考文献著录规则》和《中国学术期刊(光盘版)检索与评价数据规范》要求撰写。常见的参考文献书写格式如下。
(1)专著:[序号]主要责任者。文献题名[M].出版地:出版者,出版年.起止页码.
[1]申葆嘉.财经学原理[M].上海:学林出版社,1999.2526.
(2)期刊:[序号]主要责任者.文献题名[J].刊名,年,卷(期):起止页码.
[2]熊凯.乡村意象与乡村财经开发刍议[J].地域研究与开发,1999,(3):7073.
(3)报纸:[序号]主要责任者.文献题名[N].报纸名,出版日期(版次).
[3]李明.论人道与人道主义[N].人民日报,19920315(8).
(4)引用特种文献。如论文集、学位论文、报告、内部资料等,其格式与专著相似。
(5)电子文献:[序号]主要责任者.文献题名.电子文献的出处或可获得的地址。
[4]丁俊发.中国城乡居民消费需求变化的新趋势.http//www.sina.com.
二、明确论文写作要求
(一)论题富有新意
所选论题应是职业岗位上的热点问题,只有不断地发现新情况,解决新问题,才能不断地前进。
(二)材料真实充分
材料一要真实,不论是理论材料还是事实材料,都要真实可靠,不得弄虚作假;二要充分,不仅要有正面材料,有时还要有反面材料,这样才能论证透彻。
(三)格式完整正确
格式上该写的地方,都要完整无缺地撰写,而且要撰写正确。
(四)文面清晰得体
论文结论要清晰,论述要得体,文字要简洁,图表运用要规范。
 
【知识链接】
一、管理文件阅读
广西政法管理干部学院
司法警察系2005级高职毕业论文工作安排
为使毕业论文写作、指导这一重要的实践教学环节有序有效地进行,根据广西政法管理干部学院《关于2005级高职学生毕业实习及毕业设计的安排意见》的通知精神,结合我系的教学实际情况,对我系2005级高职毕业论文工作做如下安排:
一、写作目的:
毕业论文是教学过程中从理论与实践结合上对学生进行综合训练的一个重要的教学环节。它是在学生基本学完基础课、专业课并完成实习的基础上进行的综合性训练,其目的是通过毕业论文,对学生进行一次综合训练,巩固学生所学的基础知识和专业知识,培养学生运用基本理论和技能去分析和解决本专业范围内有关问题的能力。
二、写作要求:
1.明确目的,端正态度,严肃认真,按质、按量、按时完成毕业论文工作。
2.从选题,搜集资料,调查研究,拟订提纲,写初稿、修改、定稿全过程,必须要独立思考,自己动手,坚决反对东拼西凑、抄袭。拼凑、抄袭、雷同的论文不能参加成绩评定。
3.毕业论文要理论联系实际。注意论文的思想性、科学性和实用性。专业知识要有一定的高度。剖析水平,论证事理要有一定的深度。
4.毕业论文中心要突出,论点鲜明,论据充分,结构严谨,文理通顺,篇幅在5000字左右。
5.毕业论文写作具有很强的时间性,毕业生必须在指定时间内完成写作任务,没有完成或不按时完成的,没有论文成绩,将不能按期办理毕业证。
三、毕业论文的选题 
论文选题可以从附件二中选择,也可以自行选定,选题总的要求是:运用所学的专业理论作指导,选择自己熟悉的、当前实用性较强的内容或其他内容进行写作。内容要与所学专业一致,选题应在指定范围内选。题目大小适中,不可贪大求全,要有一定的深度。
四、时间安排:
(一)完成选题。2008年4月1日至4月10日,辅导员负责收集学生选题,审查后报系部。
(二)确定指导老师。2008年4月10日至4月15日,系部根据学生的选题情况聘请论文指导教师,安排指导教师与学生见面,由指导教师对所指导的学生进行具体的指导。
(三)完成写作提纲、论文初稿。2008年4月10日至6月4日,学生撰写论文提纲、收集文献资料或实地调查必须的材料和数据,写出论文初稿并修改直至最终定稿。指导老师对所指导的学生进行具体的指导。
(四)论文成绩初评。2008年6月14日前,指导老师对定稿的论文写出评语,结合论文情况提出初评成绩,将学生论文上交系部。
(五)论文成绩评定。2008年6月20日前,系部对学生论文进行审核后,统计论文成绩上报教务处。
五、论文的结构与要求
毕业论文包括以下内容(按顺序):
论文包括封面、目录、标题、内容摘要、关键词、正文、注释、参考文献等部分。如果需要,可以在正文前加“引言”,在参考文献后加“后记”。论文一律要求打印,不得手写。
(一)目录。目录应独立成页,包括论文中全部章、节和主要级次的标题和所在页码。
(二)论文标题。论文标题应当简短、明确,有概括性。论文标题应能体现论文的核心内容、法学专业的特点。论文标题不得超过25个汉字,不得设置副标题,不得使用标点符号,可以分二行书写。论文标题用词必须规范,不得使用缩略语或外文缩写词(通用缩写除外,比如WTO等)。
(三)内容摘要。内容摘要应扼要叙述论文的主要内容、特点,文字精练,是一篇具有独立性和完整性的短文,包括主要成果和结论性意见。摘要中不应使用公式、图表,不标注引用文献编号,并应避免将摘要撰写成目录式的内容介绍。内容摘要一般为200个汉字左右。
(四)关键词。关键词是供检索用的主题词条,应采用能够覆盖论文主要内容的通用专业术语(参照相应的专业术语标准),一般列举3~5个,按照词条的外延层次从大到小排列,并应出现在内容摘要中。
(五)正文。正文一般包括绪论(引论)、本论和结论等部分。正文字数一般不少于5000字。绪论(引论)是全文的开始部分,不编写章节号。一般包括对写作目的、意义的说明,对所研究问题的认识并提出问题。本论是全文的核心部分,应结构合理,层次清晰,重点突出,文字通顺简练。结论是对主要成果的归纳,要突出创新点,以简练的文字对所做的主要工作进行评价。结论一般不超过500个汉字。 正文一级及以下子标题格式如下:一、;(一);1.;(1);①。
(六)注释 。注释是对所创造的名词术语的解释或对引文出处的说明。注释采用脚注形式,用带圈数字表示序号,如注①、注②等。
(七)参考文献。参考文献是论文的不可缺少的组成部分,是作者在写作过程中使用过的文章、著作名录。参考文献应以近期发表或出版的与法学专业密切相关的学术著作和学术期刊文献为主,数量不少于6篇。
六、打印装订要求
论文必须使用标准A4打印纸打印,一律左侧装订,并至少印制2份。页面上、下边距各2.5厘米,左右边距各2.2厘米,并按论文装订顺序要求如下:
(一)封面 。封面包括《广西政法管理干部学院学生毕业设计(论文)表》(封面)、《学生毕业设计(论文)评审表》(底封)(封面由学院同一印制、发放)。
(二)目录。目录列至论文正文的三级及以上标题所在页码,内容打印要求与正文相同。目录页不设页码。
(三)内容摘要。摘要标题按照正文一级子标题要求处理,摘要内容按照正文要求处理。
(四)关键词。索引关键词与内容摘要同处一页,位于内容摘要之后,另起一行并以“关键词:”开头,后跟3~5个关键词(采用宋体),词间空1字,即两个字节,其他要求同正文。
(五)正文。正文必须从内容摘要页开始,并设置为第1页。页码在页末居中打印,其他要求同正文(如正文第5页格式为“―5―”)。
论文标题为标准三号宋体字,居中,加粗,单倍行间距;论文一级子标题为标准四号宋体字,加粗,25磅行间距;正文一律使用标准小四号宋体字,段落开头空两个字,行间距为固定值25磅;
(六)参考文献。按照GB/T 7714—2005《文后参考文献著录规则》规定的格式打印,内容打印要求与论文正文相同。参考文献从页首开始,格式如下:
1.著作图书文献
序号 作者书名[文献类型标志].出版地:出版者,出版年.
如:[4] 劳凯声.教育法论[M].南京:江苏教育出版社,2001.
2.译著图书文献
序号 作者.书名[文献类型标志].出版地:出版者,出版年
3.学术刊物文献
序号 作者.文章名[文献类型标志].《学术刊物名》,年卷(期)
如:[5]周汉华. 《变法模式与中国立法法》[J].《中国社会科学》,2000(1)
4.学术会议文献
序号 作者.文章名[文献类型标志].编者名,会议名称,会议地址,年份,出版地,出版者,出版年
5.学位论文类参考文献
序号 作者.学位论文题目[文献类型标志].学校和学位论文级别,答辩年份
6.西文文献
著录格式同中文,实词的首字母大写,其余小写。
参考文献作者人数较多者只列前三名,中间用逗号分隔,多于三人的后面加“等”字(西文加“etc.”)。
学术会议若出版论文集者,在会议名称后加“论文集”字样;未出版论文集者省去“出版者”、“出版年”项;会议地址与出版地相同的省略“出版地”,会议年份与出版年相同的省略“出版年”。
 
二、案例阅读
浅论秘书与领导的关系
义乌工商职业技术学院文秘专业赖晶晶
指导老师:胡艳
摘要:秘书的工作性质决定了其工作必须处理好人际关系,尤其是处理好与领导的关系。这对提高自身工作效率是很重要的。秘书要处理好与领导的关系,在工作中应该遵循敬业、服从、做好请示三大原则,并充分了解领导意图、摆正自己位置、争取领导信任、彼此相互沟通、加强适应领导,达成工作上的默契,从而促进工作上的和谐关系。
关键词:秘书领导关系
秘书与领导的关系是秘书工作中的一个关键因素,做好秘书工作首先就要处理好与领导的关系。而处理好秘书与领导的关系,首先要了解秘书与领导之间是一种领导与被领导,主导与辅助的关系,即秘书要为领导服务,做领导工作上的助手和参谋。领导下达工作指令,秘书必须执行领导的指令。秘书是领导机关上情下达、下情上报的枢纽,是领导的左右手。于是一个称职的秘书就要把握与领导相处的原则与方法,懂得领导心意,适应领导的工作方法,摆正自己位置,自觉服务于领导。总之应该体现出一种和谐的关系。
一、秘书处理好与领导关系的重要意义
秘书与领导的关系,这是秘书工作中最重要的一种关系。这一关系不仅仅存在领导与被领导,服务与被服务的工作关系中,同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系,更是处理好秘书工作中其他各种关系的基础。它贯穿于秘书工作的全部活动中,处理得当,工作效能就能得到更好地发挥;处理不当就会影响秘书人员工作的积极性,也会直接影响领导的工作。所以学会与领导相处之道,正确把握并处理好与领导的关系,对每个秘书来说都尤其重要。
二、秘书与领导和谐相处应遵守的原则
(一)敬业是基本原则
要与领导建立良好关系,就要爱岗敬业,认真地、积极地、有创造性地去工作。没有一个领导能容忍没有责任心的秘书,也不会有一个领导会对不能完成工作的秘书产生好感。没有自己良好的工作表现,处理好与领导的关系就失去了基础。所以秘书必须努力提高自己的职业素质和工作能力,这也是对秘书的最基本的要求。大体可以从以下两方面体现:
1.工作中全心全意,尽职尽责。秘书,处于承上启下的地位,是领导机关上情下达、下情上报的枢纽,所以应该重视自己的职业,本着认真负责、一丝不苟的工作态度,并对此付出全身心的努力。即使是很枯燥的,周而复始的事,也要仔仔细细、兢兢业业地完成,做到善始善终。
2.工作中不要忽视细微之处。任何单位无论分工多么细致,也总有一些不起眼的地方被大家忽视,有心的秘书往往就会留意这些细微之处,并能很好地完成它,这也体现了你的敬业。在领导眼里,这些做法属于填补空白、弥补疏漏的行为。如果你比别人更细心,心眼更多一点,考虑更周全些,那么也会更被领导所重视,自然能与领导处好关系。
(二)服从是首要原则
下级服从上级,是上下级开展工作,保持正常工作关系的前提,是融洽相处的首要原则,也是领导观察和评价自己下属的一个尺度。所以对待领导的指示,一要态度坚决地执行,即对领导的指示不得以任何借口拒不执行,也不得随心所欲,阳奉阴违,越权越位;二要认真负责地执行,即不能采取敷衍了事的态度,毫无主动性和创造性,仅仅只是按部就班地执行,而是要把对领导的负责和对事业的负责统一起来,从实际出发,创造性地贯彻执行。作为一名秘书,要时刻注意自己的情绪,只要领导说得对,就应该坚决服从,哪怕对领导的指令和意图暂时不理解,但行动上也要服从。
(三)做好请示是重要原则
向领导请示也是一门学问,但凡事无论大小都向领导请示也是不明智的。领导的主要精力是管理大事和把握关键,无关紧要的事会让他产生权威性被降低的感觉。因此,秘书行请示就要把握一个度,请示的问题必须是关键的,有价值的,才能更好地使领导感觉和体会到他的权力的有效性和价值。如何把握请示的关键,一般要注意以下几个方面:
1.抓住关键事情即领导主管领域的事情。如影响面广,牵涉利益方面的,一定要多多请示。
2.找准关键地方。如会议地址的选择,排名或座次安排就应征询领导意见。
3.掌握关键时刻。请示也要把握“火候”,该请示时不能懈怠,不该请示时要等待时机。
4.分析关键原因。请示前你应该对请示的原因有个圆满的说法,要让领导感觉到事情很重要,需要慎重考虑,也要让他知道你考虑问题很周到。
5.采取关键方式。方式不同,请示的效果也会大有区别,应该看事情的轻重缓急,酌情选择。
三、秘书与领导和谐相处应把握的方法
(一)了解领导意图,懂得辅助决策
在工作中,秘书要正确处理与领导的关系需要一定的前提条件,即秘书首先必须了解领导的方针政策,并辅助决策。一个单位和部门,日常需要处理或解决的问题涉及方方面面,作为领导,不可能把全部精力和时间投入到每项具体工作中,而是更多地交给秘书人员办理和完成。从而秘书在日常工作中必须具备敏锐的观察能力和较强的思维能力,了解哪些是自己应按常规处理的日常事务;哪些必须请示有关领导后,才能处理的;哪些又属于自己不该知晓的问题,该回避的等等。还有领导没想到的,要替领导想到并做到;领导身份不便出面协调办理的事,要替领导出面协调、办理;领导需出席或参加有关重要会议,秘书应及时主动地为领导收集准备会议相关资料及发言材料。在任何时刻,秘书都应树立乐于奉献的精神,甘心为领导做好幕后工作。一个称职的秘书应时时刻刻替领导着想,做好领导的“二传手”,积极辅助领导出谋划策,做到只参谋,不决策,让领导自己拍板决定。
(二)摆正自己的位置,不要越权越位
秘书要处理好与领导的关系,还要不断地提醒自己认清自己的身份,摆正自己的位置,不要越权越位。首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中,秘书永远要遵循规则,为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作,包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等,处于从属地位,其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。所以秘书一定要清楚自己只是领导的助手,只是负责掌管文档、安排事务并协助领导或机构处理日常工作的人,在企业中起着承上启下的作用,是领导与员工之间的纽带。另外,秘书是辅助型角色,而不是决策型角色,所以把握分寸是关键。
(三)自觉服务领导,主动做好工作
一个好的秘书不是等着领导来分配任务,而是应主动并积极地替领导计划好工作任务,所以要具有自觉服务意识。主要体现在:在会议管理方面,应做好会前筹备,主动收集会议信息,整理会议资料,撰写会议演讲稿供领导参考;参加会议时要认真听、记、想,做好会议记录,一般不要发言,但要随时准备发言;会议结束后,做好会议整理,跟踪反馈落实会议精神;跟随领导待人接物时要热情、谦和、礼貌,但为了保证领导的工作和休息,该挡驾的还是要挡驾;参加活动应尽量靠边靠后,找不显眼的地方,但注意力要集中,随时准备应付各种情况。在事务管理方面,把自己当做是领导的管家婆,要创造一个良好、健康的工作环境,妥善安排领导每天要接待的访客和参加的各种活动,最重要的是对领导的日程安排要了如指掌,并不忘提醒。
(四)取得领导信任,彼此相互沟通
以诚相待是人际交往中最重要的砝码,大多数矛盾都是能用诚信来解决,并赢得良好声誉的。任何一个精明能干的秘书,如果没有领导对他的肯定及信任,那么要想在工作中取得突出成绩是不可能的。日本学者土光敏夫在《依赖的基础》一书中提到:要站在对方立场来思考事物;确确实实遵守约定;言行必须一致;彼此要经常沟通;多体谅对方难处;使领导依赖自己的基础,莫过如此。信任分为两种,一种是对人品的信任,一种是对工作能力的信任。可以从四方面来争取领导的信任:
1.勇于接受任务。如果你对工作推脱扯皮,表现得非常懒散或没有自信,一般都会失去领导的信任;勇于接受任务,这是一种积极、自信、有魅力的表现,那么领导必然对你的人格表示赞赏。
2.信守承诺。对自己所承诺的话一定要负责,即使不能兑现也要有充分理由。但是,你在接受任务时信誓旦旦,到头来却迟迟不付诸行动,或拖拖拉拉不见成效,那么领导肯定不会信任你。相反,每次你都能保质保量地完成任务,领导就会对你另眼相看。
3.勤于沟通。即使你工作表现相当出色,但不与领导进行及时沟通,领导也不一定对你产生信任感。比如你把一件事办得很完美时,记得一定要向上级汇报,不要以为领导什么都知道。把事情讲明白,领导才能对你的能力有全面了解,你才能更好地争取领导信任。
4.告诉领导你的行踪。不要使自己成为不知去向的人,离开办公室一定要有人知道,以便领导可以找到你。
(五)善解人意,达成工作上的默契
从客观上看,每个秘书人员都希望自己的工作得到领导的赏识和重视,领导也希望身边的秘书可以善解人意,办事精干可靠。要创造这样一个良好的合作氛围,秘书人员必须清楚地了解领导的个性、思维方式和工作作风。所以秘书要善解人意,从领导者的角度去考虑问题,善于倾听领导的言论,理解领导意见和意图,从而促进和协助完善领导的意图,达到“心有灵犀一点通”的境地,才能与领导珠联璧合,达成思想上的默契。以起草领导讲话为例,往往领导只给拟写文稿的任务,没有详细的提纲,这任务的难度是可想而知的。如果在接受任务时,秘书能摸清领导思路,领会领导意图,甚至掌握必要的参考线索,那么就完全可以把文稿撰写得符合领导心意了。从心理角度分析,领导常常只过问大事,而不拘泥于小事,所以秘书要替领导办他不愿办的小事,如打扫办公室,接电话,写总结等。另外领导在工作中发生冲突,但不想失面子或得罪人,那秘书就要甘当“挡箭牌”,挺身而出;领导在工作中向你发脾气,那秘书就要耐心地听领导发泄,从而理解并谅解,这样领导就会感觉到你是善解人意的,是他的好帮手,从而有助于工作的顺利进行。
(六)适应领导,跟上工作节奏
众所周知,领导人由于年龄、文化程度、成长环境、工作经历、家庭状况的不同,在工作方面、生活习惯、为人处世、兴趣爱好等方面差异较大,各有千秋。所以秘书不仅要清楚了解,更要学会适应领导的这些特征习性。如在作息习惯方面,有的领导喜欢按部就班,把工作放在上班时间完成;而有些领导由于工作繁忙,必须加班加点,作为秘书的你一定不能抱怨,只有去适应。《周恩来和他的秘书们》一书中曾写道:“周总理每天工作到凌晨3~4点钟才睡觉。第二天11点多起来,从上卫生间就开始办公了,在卫生间看报纸、文件、参考资料,白天接见外宾、参加会议,晚上批文件,时间安排得满满的……。”所以秘书的生物钟只有与领导保持一致,才不会误事。又如在交谈习惯方面,对于同一工作,有的领导只要求知道结果,有的领导则要了解全过程。于是秘书必须针对领导交谈习惯有选择地汇报,才能达到目的。反之,既耽误了时间,又没什么效果,领导还不满意。所以,秘书要适应领导,与领导的思想保持一致,迎合领导的工作方法,这样工作起来就能提高效率,相处也就更融洽了。
在新的历史时期,秘书工作的主要服务对象是领导,秘书的主要任务是为领导者提供及时有效的综合性公务和服务。秘书与领导配合的和谐程度和有效程度,决定着秘书工作的价值和效率,也不同程度地影响着领导的工作效率。所以秘书在工作上与领导应相互信任,配合默契,实现辅助性与主动性的统一,充分发挥助手的作用。
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[7]芜君.成功秘书跟我学[M].呼和浩特:内蒙古人民出版社[M],2004
[评析]
赖晶晶同学的《浅论秘书与领导的关系》,选题具有较强的现实意义,从秘书处理好与领导关系的原则和方法两个角度进行深刻论述,分析全面客观,针对性很强。论文观点鲜明,逻辑清晰,文句通畅。
 
案例二调查研究性论文
现代民营企业秘书工作技能运用情况的调查
温州职业技术学院文秘专业傅玉琴沈科丹张利香
指导教师沈潜
摘要:随着社会的不断进步,社会分工的不断细化,对秘书工作技能的要求也不断地提高。包括对秘书工作技能的硬件要求和软件要求。具体要求包括会电脑操作,会使用现代化办公设备,能够处理好人际关系,做好待人接物工作等。本文通过部分民营企业秘书来了解现代企业秘书工作中技能运用情况,从而对学校秘书专业的课程改革、技能培养、实践教学等方面提出参考意见。
关键词:民营企业;秘书;技能;课程;意见
一、引言
随着社会的发展,经济的繁荣,对外贸易的往来,各种社会关系的多样化、复杂化, 对秘书工作人员的文化素养、社会交际、智谋、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高,对其工作技能也提出了更高的要求。了解和把握这些变化和要求对秘书专业人员的培养是很重要的。
12月8日至12月14日的一星期时间里,我们通过网络向滨海大酒店的工程部秘书,罗纳河酒业秘书,托马斯国际广告有限公司助理等50位秘书工作人员分发了调查问卷共50份,回收有效问卷47份。
在此期间我们还对温州市武荣阀门有限公司秘书 Mary, 托马斯国际广告有限公司助理Seven,还有罗纳河酒业秘书邵婉仙进行了访问,向他们具体了解现代企业秘书工作技能运用情况,旨在对学校秘书专业的课程改革、技能培养、实践教学等方面提出参考意见。与此同时,我们查阅各种资料文献,包括《秘书学》、《秘书理论与实务》和《秘书技能》等,就秘书工作的发展历史作了详细的了解。
二、当前企业秘书的基本情况
(一)企业秘书的专业和学历结构
21世纪是信息时代、知识经济的时代,社会需要具有综合素质的复合型人才。选专业,学习专业,目的都是为了自己以后能够做自己适合的职业。那么从事秘书工作的人,是否都是毕业于文秘专业呢?为此我们对包括滨海大酒店的工程部秘书,罗纳河酒业秘书,托马斯国际广告有限公司助理等47位企业的秘书工作人员进行了问卷调查,得到以下结论:
 
从图表中我们可以看到,从事文秘工作的人并非都是文秘专业的毕业生,更多的反而是非文秘专业的学生。由此得出,我们文秘专业的毕业生在从事文秘工作并没有占明显的优势,原因值得我们思考研究。
另外一方面是学历问题。现如今很多企业招聘人员,首先就是看他的学历,如果学历不能达到公司的要求,那么很抱歉,你没有机会进入我公司。那对于文秘工作来说,各企业会有一个什么样学历要求呢?
在我们调查的 47 人中,从事文秘工作的有53.19%是大专学历,38.30%是高中及以下学历,另外本科和研究生学历各占4.26%。由此看出,企业对秘书工作者的学历普遍要求是大专学历,这对我们高职院校文秘专业的学生来说是一个很好的消息,说明对目前来说文秘专业的毕业生找对口专业的工作机会还是很大的。不过从另一方面来讲,学校也肩负了更大的压力,需要培育出适合企业需求的人才。
(二)专业技能使用情况
 秘书工作对技能要求相对于其他工作而言是比较高的,也许有人会说,秘书相当于是打杂的,哪需要什么技能呀?这种理解是错误的。正因为秘书工作多而杂所以他需要全方面的知识和技能。从企业出发,他需要秘书既能撰写文稿,又能处理文书、档案;既会使用电脑,又懂得外语,既能管好内部事务,又善于公关、业务洽谈,开展经营活动。也就是说,秘书人员要有“十八般武艺”。这样,企业就能提高效率、节省开支。在这样一个金融危机的大环境下,企业是非常喜欢全方面复合型人才的。
我们走访了温州市武荣阀门有限公司、托马斯国际广告有限公司、罗纳河酒业等企业,对是秘书专业毕业的秘书工作人员进行了访问。从他们那里得知,电脑操作和办公设备使用,这两项是最常用的技能。在应用文写作方面,他们表示,民营企业没有多少文件、文稿要写,也没有多少文书需要处理,会议服务也很少。不过要经常拟写业务往来方面的函电、传真、起草经济合同和协议,还要接待客商,参与业务洽谈,以及广告宣传等。
由此看出民营企业秘书的工作实务性很强。但是偏偏学校里老师抓的是公文写作,报告、请示、函、批复等。很少接触合同拟订,招标文件拟写等.所以学校在写作这个大方向上的课程要好好地考虑一下。
三、在校专业学习对实际工作的作用
(一)文化基础课和专业必修课对工作的影响
文化基础课是专业必修课的基础,随着当今社会对人才“宽口径、厚基础、复合型”的要求,学生的培养计划中,基础课程学时数占总学时数的比例大为提高。
1.文化基础课。文化基础课是最为基本的课程,从小学一直到我们学习结束,贯穿整个学习生涯。包括语文、数学、英语、政治、体育、计算机基础等等。在促进专业发展的前提下,以“实用、够用”为原则制订教学,帮助学生更好学习。和已经是文秘的学姐闲聊中得知,学习文化基础课是非常重要的。比如说语文,语文是基础中的基础,把语文学好了,自然提升自身内涵、提高修养、提高理解能力。其次是数学,理科好的人,思维一般都是很灵活的,能够灵活处理一些突发事件。比如领导在和客户进行电话洽谈,秘书工作者及时记录电话号码,公司地址及注意事项等,免去很多不必要的麻烦。
2.专业必修课。对从事秘书工作者对学校专业课程设置的意见的调查结果:
 
专业必修课对工作的帮助程度的大小,要根据实际的工作内容而定。从调查的数据中我们可以看到,学校在专业课程设置方面应该下苦功。有17.02%的人觉得学校的专业课与自己的专业根本就对不上号,这样的问题学院领导因引起重视。14.89%的人认为专业课程对工作没有帮助,看到这组数据,学院领导也应该好好研究下,为什么学校课程设置会对学生工作帮助一点也没有,这是值得反思的!59.57%的人认为所学专业课对工作是很有点帮助的,不过仅仅是有点帮助而已,为什么是这个局面呢?只有23.04%的人认为,所学专业课程对工作是有帮助的。作为一名秘书工作人员必须循序渐进,不断学习,增强和深化知识,建立和完善应具备的知识结构,提高综合素质,以适应秘书工作发展这一要求和需要。
(二)实训环节对实际工作的作用
实训是学校给学生的一个把理论应用于实践的平台,让学生了解自己的能力,有利于提高学生的实践能力和创新精神,并通过解决在应用过程中遇到的困难和问题来培养学生的应变能力,为今后走上岗位打下基础。调查对象普遍认为实训是很重要的,学校可以延长实训时间,再多一点实践操作及岗位实习。有40.42%的调查对象认为实训周对实际工作是有一些帮助的,27.65%的人认为实训周对日后工作有较大帮助,认为没有帮助的则占总人数的14.89%,说不清是否有帮助的也有17.02%。
(三)职业资格证书对工作的帮助
职业资格证书是表明劳动者具有从事某一职业所必备的学识证明。它是劳动者求职、任职等的资格凭证,也是境外就业、对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。通过对47位秘书工作人员的问卷调查得知拥有浙江省中级秘书证占总人数23.40%,浙江省高级秘书证占总人数19.15%,国家职业资格五级占总人数4.26%,国家职业资格四级占总人数2.13%,国家职业资格三级占总人数6.38%,国家职业资格二级占总人数14.89%,没有秘书证占总人数53.19%。从调查结果我们可以明显看到,没有秘书证书却在从事秘书工作的人员占调查总人数的53.19%。虽然职业资格证书能够证明你有从事某一职业的学识,不过现代企业更需要实际操作能力强的人才,所以学校得重点培训学生实践操作能力。
四、现代企业对秘书的工作技能要求
(一)对秘书技能的普遍要求
随着现代化办公设备代替以前的手工操作,企业对秘书的工作技能要求也发生了变化,最普遍的要求就是秘书工作者会电脑操作,会复印、传真,会接发电子邮件,会查阅网上信息。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术,提高实际应用水平,做一名技术过硬的新时代企业秘书工作者。
(二)对秘书技能的特殊要求
秘书技能的特殊要求也可以称之为对秘书工作人员提高自身知识内涵、素质修养的要求。秘书人员首先是加强有关的国家法律、法规学习,特别是与企业生产经营有关的法律法规知识,更要熟悉掌握,例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等。秘书人员办理任何事情,都要思维敏捷,加快工作节奏,按照工作程序办文、办会、办事,特别要注重时效。要抢时间、赶速度,争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。此外,秘书还应重视第一印象,学会倾听他人的谈话;学会向他人表达发自内心的赞美;学会保持自然、轻松和愉悦的表情;学会用朴实、亲切和准确的言语表达思想;学会“罔谈彼短,靡恃己长。”
五、对文秘专业课程设置的意见和建议
现代社会是一个迅速发展、竞争激烈、机遇与挑战并存的时代,为了让学生更好地掌握专业技能,毕业后能够找到工作,很快地适就岗位,学校也是殚精竭虑的思考课程的具体设置方案。总是在制订好新的课程表,以让学生能更好适应工作环境时,现实工作环境又发生了变化。所以,课程设置总是存在一定的不足之处,对于这点我们要认识到。
经过对秘书人员的调查和访问,我们对学校文秘专业的课程设置提了以下几点意见和建议:
(一)应重视企业应用文书的写作训练
在应用文写作方面:现代民营企业要求秘书工作者拟写招标书、合同、协议,而不再是传统的公文写作。所以学院应该结合实际,让学生经常拟写如合同、招标书等实用性应用文,可以对今后工作有较大的帮助。
(二)加强办公设备的使用和维护方面的操作练习
办公软件使用方面:在学习“计算机应用基础”课程的基础上,进一步学习各种常用办公软件的基本功能和使用方法,掌握常用数据库软件、文稿演示软件、网页制作软件的基本功能和使用方法。让学生熟练操作这些办公软件。
办公设备使用与维护方面:学习常见办公设备的基本原理,掌握常见设备的操作方法,了解常见设备的安装、保养及排除常见故障的方法。使学生在走上工作岗位后,能够熟练操作。
(三)进一步加强法律和会计方面的课程
学习法律、会计这两门课是相当有必要的,特别是会计,在很多民营企业中,秘书不是全职,他属于兼职,秘书兼会计。所以,文秘专业的学生应该学习会计这门课,并且考取会计资格证。
(四)开设形体、礼仪课程
秘书在外代表了公司的形象,所以学院应该开设形体课程。通过上形体课、礼仪课,提高身体素质,塑造优美的身体形态和良好的坐、立、走的姿态,使他们看起来更有气质。
(五)加强实训
实训课应该走出学院。所以学院应该加大人力、物力和财力,建立文秘专业实训基地。虽然这么做可能会有困难,但在学校里实训,不能更好地反映出学生掌握技能的不足。
我院文秘专业的宗旨是要培养适合本地区经济与社会发展需要,具有较强的公务文书写作能力、熟练使用计算机和其他现代办公设备能力、较强的公关协调和辅助管理能力,能够在基层机关、企事业单位从事文书、秘书工作及其他管理工作的复合型秘书人才。
课程的设置离不开老师的努力,也离不开学生的支持。学院在进行课程设置的时候应该让学生也能参与进来,让学生谈谈自己的切身体会,对课程设置的具体看法,课程设置中有哪些实质性的建议等等。学生应该与老师共同努力,研究出一套既能适应环境变化,又能符合学院实际情况的课程设置方案,让以后的课程设置更加完善,更加符合时代的发展。
结语
在如今市场经济条件下,要想做一个合格的具备各方面素质的好秘书是很难的。要想使自己在这个职业中长久地生存下去,最终实现个人价值,首先还是要从职业技能开始完善自己!俗话说得好,“只要功夫深,铁杵磨成针”,坚定信念,克服困难。记得鲁迅先生曾说过一句话,现在想起来仍记忆犹新,他说,“地上本来并没有路,走的人多了,也便成了路。”在这里,我想套用一句作为结束,“塑造完美的个人职业形象是困难的,但只要下苦功(外练功夫,内练筋骨),没有什么是做不成的。”
致谢:本论文是在我的指导老师沈潜副教授的亲切关怀和悉心指导下完成的。他严肃的科学态度,严谨的治学精神,精益求精的工作作风,深深地感染和激励着我。从课题的选择到项目的最终完成,沈老师都始终给予我细心的指导和不懈的支持。在此谨向沈老师致以诚挚的谢意和崇高的敬意。
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http://ypzx.nje.cn/renwen/typenews.asp?id=177.
[15]试论现代企业秘书应具备的知识结构
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[16]私营企业秘书的现状与发展前景
http://www.examda.com/ms/congye/20090215/094120260.html.
[17]关于企业秘书工作的探讨  
http://www.studa.net/Secretary/080930/171513682.html.
[评析]
傅玉琴、沈科丹、张利香共同撰写的《现代民营企业秘书工作技能运用情况的调查》,选题贴近专业和贴近岗位,调查工作认真细致,调查数据真实可靠,所提现代民营企业对秘书工作技能的要求和对文秘课程设置的建议,很有参考意义。论文主旨明确,条理清晰,文句通畅。
 
【自测题】
一、阅读前面的案例分析,回答问题:
1.结合例文,谈谈毕业论文的特点和种类。
2.结合例文,谈谈毕业论文在格式上有哪些要求。
二、情景写作
选择你所熟悉的某个课题进行研究,撰写一篇论文。

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