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陈文婷同学:浅谈秘书工作的语言艺术

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:陈文婷同学 指导老师:彭雪华  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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浅谈秘书工作的语言艺术

摘  要

秘书必须加强语言艺术修养,提高语言表达能力,才能更好的为公司服务。同样的目的,表达方式不同,造成的后果也大相径庭秘书在向领导汇报工作、反映情况或在公司接待访客,代表组织到下级机关传达领导指示等,都要使用语言。所以秘书在公关中必须懂得并掌握一定的语言艺术。秘书工作中的语言艺术,是指秘书在社会交往活动中借助语言媒介来使组织与公众、组织与组织之间相互理解、相互协调、相互适应,为组织树立良好的社会形象,产生最佳的“社会效应”的语言表达技巧。本文就以人际交往为切入点,重点研究了秘书工作中应具备的语言技巧。

关键词:  语言艺术 秘书 表达  沟通  人际交往

Discussion on the language art of secretary work

Abstract

The secretary must strengthen the language artistic accomplishment, enhance the ability of language expression, in order to better services for the company. The same purpose, the expression way is different, the consequences will be quite different. Secretary to report, reflected or in the company of visitors, to represent the organization to organs at lower levels to convey instruction, to use the language. So the Secretary in the public must understand and master the language art. Secretary of the work of the art of language, refers to the Secretary in social interaction activities with the medium of language to the organization and public organization and between organizations, mutual understanding, mutual coordination, mutual adaptation, for the organization to establish a good social image, produce the best" social effect" language skills. This paper focuses on the interpersonal communication as the breakthrough point, focus on the work of the secretary should have the language skills.

Keywords: Language art ;Secretary ;Expression ;communicate;interpersonal communication

目   录

1  引言……………………………………………………………………………1

2  语言对于秘书工作的重要意义………………………………………………1

2.1  有助于建立良好的人际关系………………………………………………1

2.2  有助于提高工作效率………………………………………………………2

2.3  有助于化解矛盾……………………………………………………………2

3秘书工作中的语言技巧…………………………………………………………2

3.1  掌握说话时机,巧妙开头……………………………………………………2

3.2  选择正确的话题……………………………………………………………3

3.3  正确的提问技巧……………………………………………………………3

3.4  高明的插话技巧……………………………………………………………4

3.5  间接提醒的技巧……………………………………………………………4

4  如何提高语言技巧……………………………………………………………5

4.1  加强学习语言知识、锻炼语言技能………………………………………5

4.2  提高思想文化修养水平……………………………………………………5

4.3  把握语境特点,学会角色转换………………………………………………6

4.4  总结失误,提高经验…………………………………………………………6

全文结论…………………………………………………………………………7                                                      致谢………………………………………………………………………………8

  参考文献…………………………………………………………………………9


1  引言

秘书是一种社会职业,是领导机关联系各职能部门和下属的桥梁和中转站,处于整个组织系统的沟通枢纽地位,主要从事办文办会办事等工作,近身综合辅助领导

它是一个十分特殊的职位,存在于每一个组织中,领导离不开它,它也离不开领导。其涉及组织工作的各个方面,诸如:辅助决策、调查研究、文书处理、值班和接待、保密工作等等。这种工作特点决定了秘书要广泛地与组织内外各部门、各人员打交道。不管是从工作性质还是从工作内容上看,都必须具备较高的语言素质。秘书人员能够运用语言技巧就是要把自己的意思准确的传达给对方,让对方对其理解、接受并有同感,进而使对方能按自己的意愿行动。一个优秀的秘书,不仅需要熟练的掌握各项操作技能,更要在日常工作中运用语言艺术恰当的处理好事务工作,辅助领导更好的完成各项工作,促进组织的协调运转。

语言表达能力不仅是秘书素质的重要组成部分,也是秘书开展工作的需要。因此,加强秘书语言艺术的研究是非常有必要的。

语言对于秘书工作的重要意义

语言交流是人类最直接、最活跃、最频繁的交际形式。人们可以用它来表达感情、传递信息、交流思想。语言交流作为秘书工作中必不可少的重要环节,直接关系到与他人交往的成败与效果。有研究表明,一个人在专业上的成功,只有15%是仰仗其专业技术,而另外的85%则要靠人际关系和处世技巧,而在这85%的成功部分,起决定作用的就是语言。这说明语言的作用已渗透到社会生活的各个领域,秘书作为代传领导指示的中间人,其特殊的角色地位和工作性质,就要求秘书不仅要开口说话,而且还要把话说好。 

2. 1  有助于建立良好的人际关系

秘书人际关系的好坏是秘书工作能否顺利开展的关键。人与人只有通过交流,才能加深彼此间的了解,促进人际关系的和谐发展,而交流中,起关键作用的就是语言。“良言一句三冬暖,恶语伤人六月寒。”交际双方融合还是神离,成功还是不欢而散,在很大程度上决定于言语艺术。运用语言技巧有助于在沟通中取得对方的理解和信任,使双方形成心灵上的共鸣,最终获得对方的信任。

2. 2  有助于提高工作效率

秘书工作中的任何一个环节都需要一个有效的沟通才能施行,沟通过程就是对决策的理解传达的过程。在决策者下达决策时,秘书作为传递者必须通过与决策者的语言交流了解决策者的决策意图,使彼此对该决策达到共识,这样当秘书去转述、传达决策者的决策时,才能建立在自己对决策正确理解上去传达指示,其次,要让别人执行该决策,就必须将决策表达得准确、清晰、简洁,以便执行者能够准确无误的按照决策执行,避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。秘书人员恰当的运用语言,有利于提高整个团体的工作效率。

2. 3  有助于化解矛盾

秘书工作有上传下达的任务,而公司里的人际关系是最复杂、最难处理的。

秘书如果能运用语言技巧与他人进行良好的沟通就可以化解不必要的矛盾,取得事半功倍的效果。无论是在室内或是室外工作,都免不了与人进行沟通交流,特别在这样一个强调团队合作的时代。团队里的成员都是各具特色的,在工作中由于意见的差异及个人的习惯等多方面的因素难免会有很多的分歧,甚至可能会在彼此间出现或多或少的矛盾,秘书人员只有通过和他人的良好的语言交流,才能有效地避免团队成员之间的矛盾出现。

3  语言艺术在秘书工作中的应用

秘书语言对加强行政管理、提高经济效率、增进社会效能起着不可替代的作用。在办公室中,常常会产生一些具有相当凝聚力的以一个或两个人物为中心的非正式团体。那些中心人物能够掌握小团体的话语权,且为大多数人所认同,究其原因,除了行事风格、人品等因素外,能否对语言艺术进行充分运用无疑是十分重要的。

3. 1  掌握说话时机,巧妙开头

不论一个人说话的内容如何精彩,不掌握好时机,挑在对方不愿意听或者没有认真听的情况下阐述意见,就无法达到目的。把握好时机的同时,如何开头也是十分关键的,通常在最初十分种内,最容易吸引听众;但想保持这个状况就困难了。因此,作为一个秘书人员,从讲的第一句话起,就要设法像磁铁一样吸引住你的听众。

3. 2  选择正确的话题

秘书选择话题也是有技巧的。有些人谈话总是找不到题材,认为只有那些不平凡的事件才值得谈,因此总在苦苦搜索一些奇闻异事或刺激性事件当话题。还有人认为谈些深奥的、显示学问的话题,才能获得别人的尊敬。但这类问题,一般场合上往往难以找到知己。其实,人们除了爱听这些事外,更多的人是爱听与日常生活有关的普通话题。秘书想要和对方拉近关系的时候,就要选择这类平时能接触到的话题。一个人所看到、听到、感受到的事物都是很好的话题。但是,有些话题是要小心避开的:

一是不要冒充内行,对于你不知道的事不懂装懂,尤其在一些社交场合,一旦被拆穿,将会很尴尬。二是不要在公共场合议论朋友的隐私或是评判他人的过失。不仅图一时之快失去一个朋友不值得,而且会给他人造成一种喜欢背后说别人的印象。三是不要谈论容易引起争执的话题,免得引起对方不快。四是不要向随便向人夸耀自己是成绩,让别人觉得是个爱卖弄之人。五是不要用到处诉苦和发牢骚去争取同情。

3. 3  正确的提问技巧

在人际交往中交谈的目的就是获取信息,为自己所用。提问是人们获取信息最直接的手段,各种发问方式都有其优点和局限性,不能只用其一种。提问者必须要充分考虑对方的年龄、身份、文化素养、性格特征等。那么怎样才能恰当的提问呢?要选择的提问形式有很多种:

3.3.1  封闭型提问

封闭型提问是指在特定领域内得出特定答案。先设定几个选项,减少被提问者说出拒绝的或非提问者所想得的回答。它是一种有效的为提问者获得较为理想的回答的方式,使发问者获得特定的信息或确认某些事实。

3.3.2  委婉型提问

这种提问虽然婉转但目的明确,从侧面入手,也避免了因对方拒绝回答而出现尴尬局面。对身份高年或龄大的上司、同事,最好使用此种提问方式。

3.3.3  协商型提问

让双方站在一个平等的位置上,用商量的口吻向对方提出自己的希望和要求,让别人更能接受并按照你的意图去做事。秘书处于沟通枢纽的地位,常常需要和各部门人员打交道,用协商性的提问方式更能使他人感觉被尊重,所提要求也更能为他人所接受。

3.3.4  反问

反问也有多种形式,如带疑问的,提出悬念的,幽默的等等。比起开门见山的提问,反问在某些场合反倒更有说服力。如在确实掌握信息的情况下,以肯定性的反问语句直接明确地表达自己的观点和态度比正面回答更有力。再比如抓住人们不爱当众出风头的心理,在公开场合提出反问,效果要比正面提问更好。

3. 4  高明的插话技巧

当对方在和秘书谈一个问题,但担心自己表达不够清晰或者担心秘书不感兴趣而表现出不安时,秘书人员要适时的插进一些话来安慰对方,如“你慢慢说”,“你很难过吧”“放心吧”等。让对方能够使心绪稳定下来,放松自己,从而更好的交谈。

当对方在向秘书诉说时迫切地表现出想让其理解自己所表达的内容时,秘书人员可以用一二句话来“综述”对方话中的含意,如“你的意思是……”,“你想说明的是……”等让其知道他的意思是被理解的,这样其才能继续

在会议中,当作为一名秘书突然有一个好的想法时不能因为害怕自己说错而保持缄默,要考虑好措辞,适当的使用非正式的问题提出观点,如“是否有人想到过通过某某方式和对方谈判”,“也许我们可以考虑另一个选择”等,既能够提出自己的想法,也没有让团队对你的插话感到反感。

当秘书人员感到困惑或想对对方的观点提出异议时的时候,要直言不讳的说,不能因为不好意思而不开口,要在适当的时候提出自己的想法,否则会越来越难跟上进度。

3. 5  间接提醒的技巧

秘书工作的进言献策,能否被领导采纳,不仅要看建议本身的价值如何,还要选择适当的进言方式。尔‧卡內基曾经指出:人的天性是渴望被肯定,反感被否定。无论一个错的多么离谱,在一百次中有九十九次,沒有人会责怪自己任何事。使用间接提示法,就是为了避开那些有可能触及对方自尊心或隐私的言语,不轻易批评或指责他人,而将话题从另一个角度引入。作为一个秘书人员,纠正领导的错误是其分内工作,而且要考虑措辞让领导在可接受的范围内改正。

4  如何提高秘书的语言艺术

语言作为一种工具,可以帮助人们更好地沟通情感、化解矛盾、互通有无。秘书人员在领导身边为决策服务,要以真挚的感情说话,让人感到你是真诚、可信赖的。有技巧的语言能够使秘书人员与公司中各人建立和谐的人际关系。一名合格的秘书工作者要具备超强的语言驾驭能力。俗说:工欲善其事,必先利其器。下面就语言技巧谈谈秘书从业人员该如何提高语言技巧。

4. 1  加强学习语言知识、锻炼语言技能

要学会说话、说对话离不开学习。阅读就是一个主动学习的方式,秘书人员必须不断接受新的知识,扩充自己的阅读量,才能为领导提供各种信息知识,实现自己的价值。同时,也要多下笔写作,锻炼自己运用语言的能力,例如:论文能强化人的思维组织能力,散文能训练人的感悟和观察能力,进行不同种类文章的练习能增强不同方面的语言技巧。最后不能忘了多进行口头的沟通和谈话,它可以锻炼自己的临场发挥和应变能力。

有了对语言知识方面的把握与积累,又通过不断的磨炼将这些知识转化为种种现实的表达能力,那么无论在什么情况下,都能准确无误地传递各类信息,圆满地实现目标。

4. 2  提高思想文化修养水平

作为一个秘书,尤其是服务于领导的各级党政办秘书,如果没有较深的马列主义修养,不光政治上不合格,而且业务上也难以过关。秘书人员只有具备一定的思想高度与深度较强的政治鉴别力和政治敏锐性,才能正确认识改革发展现实中的各种事物。一个人的语言运用,既受到文化素养、道德情操等自身文化品味的制约,同时,又直接体现着他本人的思想文化水平。因此,秘书的思想、道德方面的修养对秘书说话的质量有重要作用。加强理论修养,提高政策水平也就成为文秘人员一种很现实的自觉性的要求。一个秘书如果思想道德水平低下,纵使有很强的口头表达能力也不能很好的为工作服务。

德国诗人歌德曾说过:“一般来说,作者个人的人格比他作为艺术家的才能对听众要起更大的影响。”因此,秘书的话语要打动听众的心弦,不单要有说话的技巧,更要有高贵的品格。所以,对于要求自身形象完美和事业成功的秘书来说,不断努力提高自己的思想文化修养水平是必修科目。

4. 3  把握语境特点,学会角色转换

任何语言的运用,都是在一定的语境中进行的。语境对语言表达有着很强的制约作用。在不同的场合,不同的人使用同一语言所表达的信息是不同的。任何人的语言运用要取得理想的表达效果,必须让语言表达形式的选择与语言环境特点相适应。

语言表达是一个双向交流的过程,为取得最佳交流效果,必须了解并适应交谈对象。秘书是社会人,在生活工作中充当着不同的角色,对于丈夫是妻子;对公司内部是秘书,对公司外部又是公司的代表,在有些场合,却只是普通的一员。所以在不同的场合,必须明确并扮演好自己的角色。当在从事公司的工作时,必须时时想到自己是代表公司的的秘书,必须注意自己的言行,要符合秘书的角色。

不同社交场合扮演不同的角色说不同的话,深刻了解自己的角色本质,才能完美的诠释秘书这一职业。把握语境特点,学会角色转换,必须在头脑中形成一个完美秘书角色的立体形象,并按照“她”的要求去加强自己德、才、识等方面的修养,自觉地将自己的言谈举止纳入到秘书的角色要求中去。

4. 4  总结失误,提高经验

秘书经常要处理一堆繁杂的工作,或临时布置的任务,犯错是不可避免的。可能会对领导的指示理解有偏差,或是忘记传达某项决议等等。所以,身为一名秘书,必须提高时间管理及参谋能力,加强学习能力,加强自身经验,改正自己的错误,尽量避免失误。

全 文 结 论

随着社会的发展与进步,人们的交往日益密切,传统的纳言慎行观念受到挑战,善言敏行等意识逐渐在人们头脑中形成。优秀的语言表达能力不仅是秘书素质的重要组成部分,也是开展秘书工作的需要。秘书工作中,秘书人员要与组织内外、上下、左右的人员互相传递信息、协调关系、交流思想,没有一定的说话能力、不掌握一定的说话艺术显然达不到现代社会发展的要求秘书语言是秘书从业人员在职业环境中为完成本职工作、实现组织目标而进行交际、信息传递和交流的工具。具备语言技巧对于一个秘书来说是非常重要的,这并不是一件简单的事,必须通过不断的实践磨练而成。秘书要想让自己与他人在平时的交际中关系更加和谐,就得在语言技巧的提高上下苦功夫。

致  谢

在论文写作过程中,彭雪华老师为我做了精心细致的指导,他严谨的态度,精益求精的作风,深深的感染和激励着我。从论文的选题到完成,花费了彭老师大量的时间与精力。在此,谨向导师表示崇高的敬意和衷心的感谢!同时,本论文的顺利完成,离不开各位同学和朋友的关心和帮助。在此,谨向导师表示崇高的敬意和衷心的感谢!同时感谢三年期间给予我帮助与鼓励的老师、同学与朋友们,感谢你们陪伴我一同成长!


参考文献

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