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刘 浩同学:论性别差异对秘书工作的影响

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:刘 浩同学 指导老师:陈 云  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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论性别差异对秘书工作的影响

摘  要

现今秘书的职业趋向女性化,秘书从业人员的男女比列相差很大。造成这种情况的原因比较复杂,与国家的社会环境,用人单位和公司各自的需求有关。文章通过国内外秘书行业状况分析,以及探讨男女性别的差异,分析造成性别差异历史传统原因和社会发展的原因。最后认为应该基于男女角色的长处和弱点,根据性别特点,对秘书工作的合理安排,以提高公司的工作效率,使每个秘书从业发挥最大的作用,实现自身的价值。

关键词  性别 秘书 影响

Effect of gender differences on the secretarial work

ABSTRACT

Today Secretary of the occupation tend feminine, secretarial practitioners vary greatly between men and women than the columnThe reasons for this situation is more complex, with the country's social environmentemployers and relevant to the needs of their respective companiesArticle By analyzing foreign secretary industry conditionsand to explore gender differencesgender differences caused by historical tradition of the causes and reasons for social developmentConcluded that gender roles should be based on the strengths and weaknessesaccording to sex characteristics, reasonable arrangements for secretarial workto improve the company's efficiency, so that each secretary practitioners play the biggest rolerealize their own value.

Keywords  sex ecretary  effect


目   录

1引言……………………………………………………………………………1

2 国内外秘书行业的目前现状 ………………………………………………………1

2.1国外秘书行业目前的现状…………………………………………………………1

2.2我国秘书行业整体现状……………………………………………………………2

3 性别差异的研究…………………………………………………………………… 2

3.1 秘书性别差异在工作中的具体表现……………………………………………2

3.2 造成差异的原因…………………………………………………………………3

4克服两性差异做好秘书工作………………………………………………………4

4.1  依据特点,分配任务……………………………………………………………………4

4.2  扬长避短,提高素质……………………………………………………………………5

结  论 …………………………………………………………………………………6

  谢 …………………………………………………………………………………7

参考文献………………………………………………………………………………8


1  引言

自古以来,两性之间就会有差异。现如今,虽然性别平等,同工同酬专业概念已经被牢固地建立在了人们的职业观念中,但性别差异或多或少,还是影响人们的思想和行为。比如秘书行业,在现代社会,秘书这一职业,像很多工作一样也可以由不同性别的人来做但由于秘书职业的特殊性,也因领导干部及其秘书中出现一些不良现象使秘书的性别成为一个敏感话题

男性领导更喜欢任用女秘书,这也已经成为这个行业“潜规则”。由于秘书角色的特殊,它也不仅仅是一个职业名称。更多还是还代表着公司的形象。所以很多企业也很乐意任用年轻漂亮的女秘书。并且,秘书工作的技术性要求并不是很高,所以这个行业日趋女性化。当然,这也与女性天生的性格有一定关系,女性秘书通常比较有耐心和细心,能够很好地应对秘书琐碎的工作,应付庞大的人脉关系。

2  国内外秘书行业的目前现状 

今的单位和企业中秘书正发挥着越来越重要的作用秘书工作的重要性越来越受到重视,秘书已经不是以前众人眼里打文档的角色,而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧,还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感,以实际行动显示主动性和判断力,并在给予的权力范围内果断做出决定。当今秘书人员的工作现状在秘书的工作内容方面,秘书人员的素质方面呈现出不同的面貌。

2.1  国外秘书行业目前现状       

秘书行业在国外,特别是发达国家,发展相当成熟。在很多人印象中,国外担任秘书工作的一定都是些年轻貌美的女性,其实并非如此。在国外,秘书是一个有严格素质要求的职业。高级总裁或是高级部门的秘书职位,很难看到年轻的女秘书,事实上,这些职位大都是有教养、有经验的职业女性在支撑,她们的特殊地位,足以令部门经理和公司其他员工尊敬。除了要掌握一般的文字、外语、计算机技能之外,还要注重沟通、协调、决策和判断力方面的培养,这需要付出极大的努力。她们在企业中虽只是管理工作的执行者,却为企业的正常运营扮演了不容忽视的角色。

秘书在国外,作为一项兴盛的职业,各行各业分布数百万秘书,形成一个庞大的职业群,职业化程度相当成熟专业化水平相当发达,为各国现代秘书职业的发展提供了可资借鉴的经验。

2.2  我国秘书行业整体现状

在我国其实早在秦汉时代就出现了秘书职务和秘书性质的工作,但就其专业秘书在我国发展的时间并不是很长,到目前为止,这个职业队伍已经相当庞大。以南通为例,目前持有秘书资格证书的人数就已经达到万以上,而从事秘书职位的万人左右仍依然不能满足市场的需求,可见秘书行业发展的潜力巨大。 

职能来看,我国秘书百分之七、八十均为商业秘书,角色介乎业务与行政之间,而且绝大部分并没有经理层级的决策权,或者,是权力太大,等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚,因此,所负责任小,职权范围狭窄,待遇不高,取代性高,流动性大。 

从任职人员来看,我国秘书职业女性多、年轻人多、流动性大,短期从事秘书工作的人员多,同时秘书的专业训练不够完善,一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了,根本谈不上专业性。在我国很多的秘书从业者并没有经过系统完善的机构培养,所以只能做一些简单的、程序式的工作。我国秘书未达国际标准,在很多情况下,中国秘书不够自信,他们习惯地把自己定位在一个“低级”的角色,只是等待老板命令,不会主动提前解决问题,这显然不符合高标准高薪水的要求。领导或老板自身的独裁,也会很大程度的限制秘书的发展,秘书很少有机会表现自己决策或管理方面的才能。

从社会发展来看,近年来,我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展,城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细,专业内容和技术成分越来越强,因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多,这也给秘书工作拓展了空间。秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此,只要有领导与基层,有组织内部门与部门,有组织与社会,就会有秘书的职业发展空间,关键在于秘书自身的发展因素。 

3  性别差异的研究

3.1  秘书性别差异在工作中的具体表现

3.1.1  心理方面

有过调查表明,男性的自信心远高于女性,而且男性的抗压性也比女性要高很多。女生的心理主要表现在心思细腻、善于表达在工作中这种心理差异很容易表现出来,男秘书惯于在工作中有意无意地处于主导地位强调自己的观点,领导意识和能力表现突出。

3.1.2   思维方面

男女思维方面也有很大的不同。男性注重逻辑分析,推理判断能力很强。理解能力优于女性,思维比较灵活。但女性的记忆能力、想象力都优于男性,但思维灵活性和理解能力表现较差。男性则更善于抽象思维、逻辑思维、以及判断推理的能力,不但有较强的演绎归纳能力,而且思维的灵活性和理解力都胜于女性。

男性由于在逻辑思维判断推理方面有优势所以,通常男秘书在做事时表现更富有条理,果断大难拖泥带水,通过自身的逻辑判断,能够很好地把握住全局。而女性更多倾向于细节处理独立思考分析问题这方面还会有所疏漏

3.1.3  行为方面

自古以来,男性固有的大男子主义,容易以自我为中心,喜欢把自己的决定强加在别人的身上。而女性多半具有奉献精神,为他人着想,容易感性地对待问题。习惯照顾别人,擅长人际交流,在处理问题时,会把别人的意见纳入思考,但是男性只要做好决定,不愿提出来商量,以自我为中心。男秘书擅于自己探索发现在工作中的动手能力强于女性。相反,女秘书对动手发面的任务都不怎么感兴趣,也很少为其思考,动手能力较差,女性秘书更擅长按部就班的工作

3.1.4  语言方面

在语言方面,女性明显优于男性女性固有的温婉、含蓄在解决职场问题和接待客户这些方面会很受欢迎,不会因过于尖锐而让人无所适从所以,女秘书可以说是一个职场的软性调节剂。男性的逻辑分析或许会是双方的矛盾更加激化,并且男性的命令式语气,让人觉得不友好又很难适应。

3.2   造成差异的成因

3.2.1   历史传统原因

性别平等,无论是西方国家,还是在中国,不管要求平等的呼声有多高,但并未能得到真正意义上的平等,最多只能说比以往任何时候都有所提高了。

在我国“女主内,男主外”的家族思想尤其根深蒂固。女性往往会被分配到体力轻,任务少的工作,家里的琐事和细事,需要费时间,需要耐心的工作,基本上都由女性来完成。而男性更多承担的是经济支柱,稳固大局的作用。

由于这一历史遗留原因,或者说是习惯性的职业选择,导致更多的男性不会去选择那些没有挑战性,技术性较低的职业,男性更多愿意去担当领导、科研这些具有挑战性的工作,来满足自身的掌控欲。同样,女性更多就会选择那些前景简单、比较安稳的职业,这也可满足家庭以及长辈的要求。虽然社会已经跨越到今天的新世纪,也有很多新世纪的新女性出现在职场,但她们扮演的角色一般还是白领阶层较多,这些都与历史的习惯性有关。

3.2.2    社会发展原因

在以男权为中心的价值观笼罩下社会的话语权,通常都被男权所掌控,无处不在的力量是很难被改变的在中国,女孩从小就被冠以一些“文静、淑女、听话”的形容词。女孩如果表现得泼辣、较强势、有魄力,就会被数落成“假小子”,这家长也会干扰性地将她们引导回正常女孩子的道路上来。同样,男孩子从小也会被家长有意无意地培养成自尊自立自强的男子汉形象。这种中国社会特有“性别不同,区别对待”培养方式,已经牢牢植根社会文化体系中。随着社会的发展,这种培养方式已经成为一种应该,反其道而行之就会被社会定性为离经叛道。

正是由于这种培养方式,让女性性格特征愈发明显,在选择从事秘书这一职业过程中,她们性格优势也就显现出来,是她们更加贴合这一职业。

克服性别差异做好秘书工作 

作为秘书,我们要克服性别上的缺点,在工作中,充分发挥自身的优势。不论是女秘书也好还是男秘书也好,都有其自身的优势。但是我们如何利用性别差异更好地做好秘书工作呢?

4.1    依据特点,分配任务

首先,要注意将善于挑战的注重竞争的男秘书,放在管理部门,具有挑战性的部门去,或者是商业谈判这些时候带上男秘书更有竞争力。女性秘书更适合需要与人交流的,程序化的工作,比如,人事部门。其次,部署的任务时,也应视情况合理安排男女秘书的任务。比如,女秘书相对较强的机械记忆,常用的电话号码,单位,主文件的符号和单位的各种事件可以脱口而出。因此,单位或企业可以将文件传输档案管理工作,交给女秘书来做。男子的逻辑思维能力,具有创新精神,可以安排组织一些公关策划,企划方案,也可以适当处理一些企业公关危机。

4.2  扬长避短,提高素质

女秘书应注意一下几点:其一,发展自主性和创造性。在日常工作中,必须注意培养性格训练独立思考,自觉克服依赖,勤于观察和思考,发现和提出新的问题。同时,在某些活动中,要有勇气去参与策划,平时注重创造性思维的培养,提高多角度,逆向思维的分析问题。其二,培养保密意识。随时注意自己的言行,对任何人都必须严格保守秘密,改掉信息传播的坏习惯,提高自己的保密工作能力。其三,在待人接物方面,真诚典雅,举止庄重,态度谦和。在与男性领导人的讲话和工作,要尽可能避免长时间独自个人接触时间,与男同事一起,应尽量避免与个人生活有关的话题。其四,锻炼心理承受能力。女秘书就应始终保持平和的心态,不能被情感左右。秘书工作需要情绪的稳定,需要较强的抗挫能力。遇事不能抱怨,不要谈论同事对与错,不要太多地私下与朋友抱怨,更不能与公司的同事间倾诉。

对男秘书而言,要注意以下几点:其一,克服以自我为中心的毛病。要多关心别人的想法,多听听别人的意见,切忌武断地作出决定。注重人际交往方面的培养,这样才能更高效地开展工作。其二,在和领导沟通时,要积极地聆听领导的话,聆听是尊重领导的表现,也是秘书的本分,要克服自以为是的毛病。培养为他人着想、服务他人的意识。其三,培养正确的说话方式。男秘书在沟通时要多观察女秘书的语言风格,遇事不顶撞,切忌命令式的语气,态度蛮横。平时应多注意与人交谈时,多谈人的感情和人际关系,以增加共鸣,尤其是对于女性同事,少涉及一些政治经济方面的内容。男秘书更注重的是情商方面的培养。其四,降低权力欲望,培养奉献精神。秘书要正确理解他们的社会地位和权力。现代社会,大多数男秘书从事的是一些领导岗位,如秘书长,办公室主任等,主管负责秘书工作或部门,拥有一定的下属。这样的秘书人员和部门负责人要扮演的角色,更需要男秘书忠于领导的意见,认真落实上级指令传达,而不是点缀,要明确什么是上级,领导和自己的看法不能混为一谈,更不能将自己的看法加入领导的意见中传达出去。男秘书要正确看待自己的角色,不能挖空心思往上爬,控制自身的掌控欲,做好秘书工作本分的事。

结论

通过研究报告得出结论,男秘书和女秘书在工作中,男性注重挑战,女性注重协调男性在工作表现的比较理智,而女性更多的是感性处理工作。女性往往注意细节分析,男性擅长综合分析,总揽全局。因此,在对待男女文秘工作时,作出合理分工,安排相应的位置。能够看到男女气质特性的优劣,从而安排合适的工作是有益的。协调分配,在这种方式下,不管男秘书还是女秘书都能很好的发挥自己的长处,高效率的做好秘书工作,也能够很好的实现自身的价值。


致 谢

本论文是在陈云老师的悉心指导下完成的。在整个论文实验和论文写作过程中,老师多次询问研究进程,并为我指点迷津,帮助我开拓研究思路,精心点拨、热忱鼓励。老师对我进行了耐心的指导和帮助,提出严格要求,引导我不断开阔思路,为我答疑解惑,鼓励我大胆创新,使我在这一段宝贵的时光中,既增长了知识、开阔了视野、锻炼了心态,又培养了良好的实验习惯和科研精神。在此,我向我的指导老师表示最诚挚的谢意! 

在此,我还要感谢我们小组的成员和所有同窗们,在写作的这段时间里相互扶持、关心和帮助是极其难忘的。给我营造的和谐、温暖的氛围让我成长,无论是我的学习、工作都得到了她们的大力支持和帮助,我会永远铭记在心,并祝愿你们在今后的学习、工作中一帆风顺!感谢我的家人,给我树立的榜样力量,无时无刻不在关心我的学业,督促我好好完成毕业论文的写作,让我有不竭的动力。

宝贵的三年大学即将拉下帷幕,还有很多很多的朋友、老师,我都想对你的说声感谢,感谢你们的理解和支持。在毕业论文即将完成之际,我十分激动,难以言述我的心情,我会以最好的姿态迎接论文答辩,走好大学生涯最后一步,无愧于大学三年您们的教导。

最后,特别感谢答辩委员会的各位老师对我毕业论文的指导,恳请各位评委老师就我的毕业论文给予点评,提出宝贵意见!


参 考 文 献

   

[1] 杨素华,《老秘书与新领导的相处之道》,兰州大学主办 《秘书之友》2007(7).

[2] 赵中利、史玉峤,《现代秘书心理学》,青岛出版社,2003年版.

[3] 何青,《秘书学:理论实践与方法》,北京,中国文史出版社 2004年版. 

[4] 尚致胜,《走出困境: 如何应对挫折与压力》,北京大学出版社,2005年版.

[5] 邱浩志,《50个轻松拓展人际关系的心理法则》,经济管理出版社,2003年版.

[6] 芫君《成功秘书跟我学》内蒙古人民出版社,2004年版.

[7] 方习文,《秘书原理与实务:秘书原理》,合肥工业大学出版社,2005年版.

[8] 王千弓,《秘书学与秘书工作》,光明日报出版社, 1984年版.

[9]赵中利,《现代秘书心理学》,高等教育出版社,2004年版.

[10] 《秘书工作》编辑部,《领导同志谈秘书工作》,现代出版社,1989年版.

[11] 王永《中国秘书》北京:企业管理出版社1999年版.

[12] (美)雪莉•珊贝利(Sheri O.Zampelli)著,缪静玫译,《挫折: 从自我破坏到成功的途径》,哈尔滨出版社,2003年版.

[13] 史玉峤,《现代秘书学》,青岛出版社, 2001年版.

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