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仲丹同学:浅析涉外秘书人员女性化的利与弊

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:仲丹同学 指导老师:陈静  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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 浅析涉外秘书人员女性化的利与弊

仲丹

 管理系 文秘专业)

摘要随着市场经济的发展与繁荣,特别是三资企业在中国的发展,使得涉外文秘这一职业的社会需求逐渐增大,给社会提供了许多就业机会。近年来,由于外企对秘书职位选拔门槛越来越高,涉外秘书人才逐渐向“复合型”人才方向发展其知识体系更趋于庞大和复杂。目前,我国从事秘书职业的女性正在迅猛增长,大有秘书女性化的趋势,女性担任涉外文秘是普遍现象。诚然,女性在担任涉外文秘工作中有必备的优势,当然也有其不足之处,本文通过比较的方法进行探究,并且提出相关对策与方法。

关键词:秘书女性化 优势 不足

随着社会的发展和企业竞争的日益加剧,秘书工作越来越受到重视。目前,我国秘书行业已形成庞大的社会职业群体,秘书从事的工作已经从简单的办公室程序性、日常事务性工作,逐渐演变为一项上呈下达、沟通内外的重要工作。同时,城市化、商业化、市场化也为秘书这一“白领”职业的发展提供了一个很好的环境。而随着专业化和技术性的要求越来越高,秘书人员在工作中还有很多地方需要协调、沟通,这也给秘书这一职业拓展了空间。

一、涉外秘书人员女性化的现状

90年代后,我国报考大专院校文秘专业的女生逐年增加,而报考文秘专业的男生仅占10%左右,这从一个侧面反映了秘书职业女性化的趋势。与此同时,秘书这个字眼在最近几年人才市场中频频出现,秘书职位的空缺也是层出不穷,其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列。秘书工作逐渐向呈职业化、普遍化、年轻化和女性化的趋势发展

放眼当今企业的秘书岗位,80%都是被年轻女性所占据,这与秘书这一职业所需要的细心、周到的特点有很大的关系。而涉外秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色,其已成为企业管理层的“左右手”。当前,秘书人员女性化已成为不争的事实,这主要有四方面的原因:

1.社会因素——社会需求的驱动

近年来,随着外资企业的不断涌入,从全国各地的人才市场的需求情况来看,秘书岗位的需求一直居高不下,且企业对秘书的要求也越来越高,社会对资深秘书人才的需求是不争的事实。另外,有一些用人单位尤其是私营企业乐于聘用形象气质佳、文化素质高的女性作为秘书,以展示企业良好的形象。

2.择业倾向

秘书作为女性求职者最青睐的职业之一,其具有入行易、缺乏专业技能的特点,从求职者心理分析,有些人往往在刚踏入社会开始工作时,希望找一份工作压力较小、工作较容易上手的职位,同时又不需要花费太多的精力,这使得很多人,尤其是年轻女性选择这一职业;而有些人则是从长远的角度考虑,据调查,48%的公众认为,“文秘是一个可以积累经验的职业,是走向管理岗位的一个阶梯”。 

3.女性自身的优势

从某种程度上讲,女性与生俱来的优势促使女性选择这一职业。相对于男性,女性在处理人际关系、协调组织方面有着明显的优势。

4.职业传统

从职业传统看,女性秘书数量远远多于男性秘书,这也会影响女性求职者的择业倾向以及用人单位的选用。现在,很多用人单位在招聘秘书、助理时都指明对象为女性。

二、女性在涉外秘书工作中所表现出来的优势

1.女性与生俱来的身心优势

心理学研究表明,多数女性温和、顺从、细致,敏感、条理性强,偏重于感性认识,乐于做程序性、重复性工作,适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。相对于男性来说,女性直觉敏锐、观察细微,在对外沟通、日常事务性工作中更容易捕捉到有用的信息,发现细节上的问题,这显然对接待、电话、会务等工作有很大的帮助。

2.女性的社交能力要强于男性

社交能力是秘书人员必须具备的素质之一,从心理学角度分析,异性相吸的道理往往会使男上司对年轻的女秘书报以一种较为宽容的态度,这对女秘书来说是处于有利地位的。据相关调查显示,有40.89%的女性认为拥有良好的沟通、协调能力是自己最大的职业优势,只有9.84%的受访者认为自己相对男性而言完全没有任何优势可言;另一方面,男性受访者中也有33.72%认为善于沟通与协调是职业女性最大的优势。

3.女性在语言方面的优势

一般来说,女性语言表达能力较强,口齿伶俐,声音也具有感情色彩。在与严肃拘谨的领导沟通时,女性的彬彬有礼、和蔼可亲的笑容较容易使对方消除紧张情绪,给客户留下美好的印象。这直接关系到公司的形象,有利于提高办事效率。

4.女性在辅助领导工作上的优势

一般来说,处于决策层、管理层的通常大多数为男性,他们往往希望女性作为他们的工作助手,这样可以得到情绪上的慰藉和生活上的照顾,这也符合异质组合的原则。例如:男性重物,女性重人;男性重理智,女性重感情;男性重竞争,女性重协调。两性差别使得彼此在工作中相互需要,有利于形成秘书与领导者的协作与互补。

三、女性在涉外秘书工作中所具有的不足

1.女性的年龄界限

虽然也有人一生都从事秘书这个职位,但相对于大多数人而言,秘书还是具有年轻化的特性。不完善的就业市场,势力的雇主,缩短了很多职业的寿命。比如说,现在面临毕业,大家都开始找工作,放眼各大小企业的招聘要求,大部分企业明确要求“年龄不超过27岁”,这使得我们在找工作的同时不得不思考今后的发展道路的问题,是转行还是继续从事这一职业?当然如果你成为一名高级秘书,那就另当别论了。

2.女性升职机会比男性少

在前程无忧组织的关于职位升迁问题的调查中,67.8%的职业女性认为在条件相同的情况下,男性同事更容易得到升迁,只有3.26%的女性认为自己比同等条件的男性更容易获得升职的机会;男性方面,55.39%的受访者认为自己比女性升职容易,但有15.45%的被访者觉得女同事的升职机会比自己要大。另外,男女双方都有近30%的受访者认为性别的差异其实对于升迁与否毫无影响。

3.女性逻辑能力与心理方面

关于女性涉外秘书的劣势问题,较多的女性受访者选择了逻辑分析能力较弱(28.04%),易于满足、进取心不强(30.12%),缺乏冒险精神(33.23%);在男性受访者中,41.40%的人认为逻辑分析能力较弱是职业女性的致命伤,31.20%的人认为女性易于满足、上进心不强,21.28%的受访者认为女性的冒险精神不如男性。

4.女性职业生涯规划与家庭的矛盾

关于职业女性30岁以后如何选择发展道路的问题,女性受访者的答案比较平均,分别为:“争取创业,自己做老板”(29.66%),“走好职业道路,谋求晋升高级职位”(37.56%),“工作追求稳定就好,主要重心放于家庭”(31.53%),还有1.25%的人选择了“辞职回家,相夫教子”。由于女性的这种就业观念,使得绝大多数企业不把她们视为真正的“企业人”而纳入正规的工作团队之中。因为企业认为,脑残星工作的“黄金时段”是从学校毕业参加工作到结婚为止,生养和教育子女往往成为女性婚后生活的重心。因而企业一般不安排她们从事复杂、重要的工作,免得她们离职给企业带来工作上的不便。

5.社会风气使得女性秘书容易被人所误解,产生各种矛盾

社会集体带着有色眼镜来看待女秘书这个职业。一个正当的职业带了颜色,这实在是一个很重要的社会问题。目前,“女秘书”这三个字,在群众心目中的印象并不光彩,一些社会现实已经将这三个字赋予了全新的“含义”,而这种含义是让人感到无比尴尬的含义,这种含义往往与一些暧昧和不光彩的感觉圈连在一起。在这种社会舆论旋涡里,即使领导干部和女秘书之间没有什么,也难免造成群众不必要的猜疑和推演,从而造成领导干部形象的损失和社会声望的复杂。另外,男领导和女秘书形影不离,也容易使人产生无端的猜忌,继而影响领导的权威和形象,影响干群关系。

由此可见,除了传统的社会分工、落后的性别观念,影响女性就业发展的因素还有很多,例如女性生育期高劳动成本、劳动力市场的供求矛盾等等。

四、女性涉外秘书的职业对策

认为秘书工作就是打打字、发发文件,这是对秘书工作最肤浅的认识;认为秘书工作就是搞搞关系、当当花瓶、陪陪领导,更是对女性秘书的亵渎。目前,外资企业越来越多,秘书不再是简单的行政事务人员,而是企业人力资源团队中十分重要的角色。

在一项“作为秘书您的主要工作是什么”的调查中,文字档案管理占34.25%,成为秘书们的主要工作,其余的工作还有行政后勤管理占26%;协助老板参与经营管理占18.27%;组织协调公司会务占12.49%;公关与政府关系占5.02%;和老板出差跑来跑去占3.97%。由此可见,秘书的职能职能已经从从过去的打打字、发发文件,发展到参与工作计划,在职权范围内协助处理政务、商务等。在外企,女性秘书更是被提高到了企业高级管理层的地位,全面承担起“桥梁、窗口、助手”的职责。而要想成为领导的“左右手”,有以下几项需要注意:

1.转变观念,正视秘书这一职业

女性涉外秘书要想获得更大的发展,首先必须转变观念,正视秘书这一行业,秘书工作看似平凡,秘书工作看似平凡琐碎,但它不再是世俗眼中的“青春饭”和“花瓶”,而是令人羡慕、常开不败的职场玫瑰,是老板的左膀右臂,是企业青睐的复合型人才。

2.及时充电为将来奠定基础

秘书的入职门槛较低,不具有明显的核心竞争力,这一点是造成从业多年的秘书学历退化的根本原因。培根曾说过“知识就是力量”,运用在职场上我们可以理解为“知识就是通往职业生涯发展的大道。”想要走出这种困境,身为秘书必须及时充电,不断地培训自身,用更专业的知识武装头脑,紧跟时代的步伐。

30岁的刘小姐现在是某家电企业的区域销售经理,7年前,她还是那家公司的文员。她说文秘可以在日常工作中接触到公司所有的部门和人员,对公司的运作和整体状况有全面的了解。而且这个工作也是一个窗口,与外界接触密切,和公司的主管部门、大客户都有关系。这些对于她今天做到这个位子确实有不小的帮助。 

她建议与其做个“有你不多,没你不少”的小文员,不如利用各种机会,不断地“充电”,在知识和经验上做好储备,在平凡岗位上体现出能力才能被领导器重。当你成为有教养、有经验、有能力、有地位的高级秘书时,你就是成功的。

3.学会自我调节

任何工作面对的时间久了,常常会产生或多或少的厌倦感,这是职业场上较为普遍的一个问题。调查表明有近七成的职业人士都有犯困、精神疲乏、不想上班或工作状态较差等情况,这种状况我们称之为“情绪疲软”,它常常会激化个人职业发展中本来存在的问题,严重影响了职业人的工作、生活。然而这种状况是可以通过个人心态调整得到改善的。另外在今天这个竞争激烈的职场生存环境中,很难“爱一行干一行”,我们所能做的就是“干一行爱一行”,环境很难改变,那么我们只好从自身得到改观,尽量将谋生和人生达到和谐的统一。

就以我自身来说,作为文员,工作大部分就是修改文件资料、做会议记录、接听电话等日常性事务,每天的第一件事就是收发邮件,上网更新招聘信息,查看有无应聘简历,接着根据每个岗位搜索新的简历,并与求职者取得联系,一个一个的通知面试,并且是连续在4个招聘网站上重复做着这样一件事,通常情况下没有领导临时交办事项的话,一个上午就这么过去了。面对这样重复性、程序性的工作,一点创造性都没有,真的很容易产生厌倦感,常常很困惑,这样的工作学到了什么?又有什么发展?而我目前有两个选择:要么继续适应这样的环境,要么选择离开。以应届生来说,刚出来工作没有任何经验,将会有很长一段时间面临这种重复性、服务性的工作,这是一个必须的过程。因此我不断地对自己进行心理暗示与激励,调节自己的情绪,调整个人的精神状态,使自己以一种精神的姿态参与到工作中去。

4.懂得自我保护,自尊自爱

作为领导身边的工作伙伴和助手,女性秘书,尤其是年轻的女性秘书常被社会冠以“花瓶”、“小蜜”的贬称。因此,女性涉外秘书要具有自我保护意识,学会自我保护。具体有以下方法:工作认真踏实,不浮夸、不取巧;穿着打扮优雅高贵,不妖冶;言谈举止端庄大方,不轻佻;对人态度真诚礼貌,不亲昵,不冷漠;不接受分外的报酬和贵重的礼物;工作时间之外不在男性上司或同事办公室逗留;尽量避免和男性上司单独出差,差旅中注意言行举止的庄重;不让对方误解你的关心和帮助;必要时要依靠法律寻求自我保护。

5.做好职业生涯规划

女性涉外秘书要想拥有良好的发展前景,就应该根据自己的目标做出明确的规划。等到积累了足够的经验,可以向行政类、助理类、人事类、公关类或业务类主管转型。在“您认为秘书将来的职位发展方向是什么”的问题调查中,选择行政主管的比例最高,是38.53%;其次分别是经理助理20.34%;人力资源经理11.39%;部门经理11.30%;还是秘书10.20%;市场/公关部主管6.21%;财务管理人员2.02%。书工作因为接触到公司业务的各个方面,在职业转换,特别是公司内部换岗具有很好的优势,此次调查显示行政主管方向的倾向最高。

女性涉外秘书只有根据自己的基础和特长作出职业生涯规划,在工作过程中不断修订完善规划,才能实现人生的最大价值。

6.其他必备的能力

当然,要想成为一位“全能型”的高级秘书,经验告诉我们,实践经历和敬业精神更是不可或缺的两项法宝,另外还应具备以下能力:

1.高效的工作能力

能将琐碎繁忙的工作变得井然有序,能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。做到临危受命、忙而不乱。 

2.善于人际沟通 

秘书最重要的职能是上传下达。当老板和员工之间的沟通有了障碍,甚至影响到了团队关系和公司的动作,秘书能够运用沟通的艺术,化解上下级之间的尴尬和猜疑。 

3.工作中注重人脉的积累

虽然秘书的工作并不是一个发展空间巨大的职位,但是这项工作之中潜藏着一个优势:与人打交道的机会。企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书,与他们工作往来的人大多身居要职。以“助人而人助”指导自身的行为,“滴水之恩当涌泉相报”自古以来被世人奉为道德行为准则。所以,以这种传统的交际理念去开掘利用“人脉资源”,仍然有着强大的惯性作用。将平日搜集到的名片和联系方式认真整理、仔细划分,这样在关键的时刻才可以将这些人脉充分地利用起来。最重要的是,在与他们进行交谈的过程中,你很有可能得到有价值的信息,成为你职业发展的机遇。

当前,各类企业异军突起,企业在要求自身发展的同时,对秘书工作人员的文化素养、社会交际、口才、写作水平等多方面的综合素质要求也越来越高。随着社会的发展,企业的各个岗位职能也逐步规范,秘书职业化一定会成为这一行业发展的趋势。所谓职业化秘书就是指接受过秘书专业技能知识、综合素质培训的复合型人才,通俗地来说就是,既要会电脑,又要会外语,还得有驾驶执照。因此,涉外女性秘书女秘书必须在实践中不断地拓展自己的知识面和更新知识结构,不断巩固和提高自身的办事能力,加强自身素质的培养,以乐观的精神和自信的态度投入到秘书工作中去,从容面对社会发展所遇到的挑战,才能在工作上取得骄人成绩,做一名职场达人。

参考文献:

[1].岳凯华.《秘书学概论》.湖南大学出版社,2005

[2].方国雄.《中外秘书比较》.吉林大学出版社,2006

[3].赵中利.《现代秘书心理学》.高等教育出版社,2004

[4].杨剑宇.《现代实用秘书学》.中国华侨出版社,1998

[5].袁国维.《秘书学》.高等教育出版社,1990

[6].禹明华.《女性涉外工作的优劣与对策》.秘书,2008(11)

[7].陆予忻,郭莉.《秘书礼仪》.复旦大学出版社,2002.2

[8]. 冉庆永.我国秘书女性化初探. 文秘之窗,1997(06)

[9]. 黎敏.浅析我国秘书职业女性化问题. 湖南经济管理干部学报. 2004(04)

 

 

苏州方言的保护及其意义现状调查问卷

一、个人资料

年龄__________家乡    ___________ 现常住地___________母语____________

二、个人方言掌握情况

1、是否了解家乡方言所属语支                                     (   )

A、了解    B、不了解

(东北官话、冀鲁官话、胶辽官话、北京官话、兰银官话、中原官话、西南话、江淮语、晋语、吴语、徽语、赣语、闽语、客家语、湘语、粤语、平话、非汉语)

2、苏州方言流利程度                                             (   )

A、精通方言,可听说读写   B、掌握方言,可完整表达 

C、了解方言,可在普通话帮助下表达    D、略有了解,听得懂不会讲 

E、完全不懂

3、是否喜欢苏州方言类节目(昆曲、评弹等及相关电视广播节目)       (   )

A、喜欢   B、一般   C、没兴趣

三、对方言态度

4、是否认为苏州方言有必要传承                                   (   )

A、作为吴地文化载体,必须被传承     B、无所谓,留则留,亡则弃 

C、方言应该消亡

5、是否认为普通话的推广终将使苏州方言绝迹                       (   )

A、普通话就是为了取代方言而产生的 

B、推广普通话必将削弱方言,久而久之,方言将面临绝迹

C、普通话是在方言沟通不能时用的,其目的不是置方言于死地

D、一切都是发展的,无用之物必将淘汰

6、是否认为苏州服务性行业人员应能听懂苏州方言                   (   )

A、理应听懂,应设立相关行业规范 

B、最好听懂 

C、没必要

7、在苏州,外出消费时使用方言的权利是否应受到保护                (   )

A、使用方言是宪法赋予的权利,理应被保护     B、无所谓    C、没必要

8、与亲友及(家中)孩童交流时是否使用方言                         (   )

A、经常使用        B、偶尔使用    C、只用普通话    D、方言和普通话混用

9、是否支持如今学校全面禁止方言的政策                           (   )

A、完全赞成                      

B、课堂上使用普通话,课下应为方言留空间 

C、不应干涉学校使用何种语言 

D、如今学生的普通话已足够流利,学校反而应当扮演保护方言的角色

10、对学校开设方言类课程有何看法                                (   )

A、支持,学校应担起传承地方文化的重担 

B、无所谓,作为一个课程,学学也无妨 

C、没有必要,和推广普通话相矛盾

11、身处异地,是否有意学习、了解苏州方言                         (   )

A、十分愿意,学习方言有助於了解当地文化 

B、无所谓,只要无碍交流 

C、在生活中很少用到方言,没必要

12、作为大城市,苏州是否应当传承方言                             (   )

A、既然是国际大都市,就不应该保留方言,只说普通话

B、国际大都市应该只说英语 

C、必须的,国际上,很多大都市有方言,如布鲁赛尔的佛拉芒语,巴赛罗那加泰隆尼亚语等 

13苏州方言留存现状是否乐观                                     (   )

A、乐观,方言必将流传千古 

B、一般,不好也不坏 

C、不乐观,方言已岌岌可危

14、苏州方言与普通话能否共存?                                  (   )

A、可以,找到平衡点即可 

B、未必,非完全竞争下人为因素主导取向 

C、不可能,二者应遵循优胜劣汰

15、认为保护苏州方言的有效方法有(多选)                          (   )

A、父母悉心传授             B、学校不该禁止方言 

C、学校开设方言类课程       D、树立服务性行业规范 

E、形成方言交流的社会风气   F、增加媒体方言类节目,设立方言新闻 

G、公共场所增加方言播报     H、开展苏州话培训班,举办一系列比赛 

I、启动语音资源有声数据库建设工程 

J、组织专家对苏州方言进行系统整理,并成立专门的博物馆进行保护

K、其他

16、日常方言使用场合(多选)                                      (   )

A、工作学习 B、日常消费 C、亲友沟通 D、任何场合

17、苏州方言消亡发展的原因(多选)                                (   )

A、政府推广普通话政策,特别是在学校领域全面普及普通话 

B、大量的外来人口就业层次不一,学习方言需求不一

C、国内城市化进程和人口流动的加快以及对当地文化缺乏尊重 

D、缺乏对方言及地方文化的保护意识

18、苏州方言的存在意义(多选)                                    (   )

A、苏州方言传承着吴地2500多年的历史文化,是吴地文化的直接标志

B、苏州方言的存在有利于保护文化多样性

C、苏州方言是社会从属的重要标志,是历史文化认同的直接载体 

D、方言是各具特色的地域文化的基础,可以拉近人与人之间的距离

19、如何提高儿童苏州话能力(多选)                                (   )

A、家庭和校园共育,共同培养 

B、集体教育和个别教育并重,加强语言情感教育

C、创设良好的心理氛围 

D、创设情景,促进学习

E、积极给予儿童赞许,委婉纠正,保持其学习兴趣,增强信心

               

 

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