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高 波同学:浅析现代秘书的公关能力

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:高 波同学 指导教师:管文娟  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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浅析现代秘书的公关能力

 高 波

(苏州市职业大学   管理学院   10涉外商务秘书)

摘 要:公关能力作为一种深层次的思想体现,引导着个人的行为和组织的发展,它能够促使现代复合型秘书人员出色地完成秘书对内、对外工作的各项任务。文章阐述了公关能力的概念及其特征,并结合自身实践谈了秘书公关能力的重要性及内容,接着提出可以从形象力、亲和力、沟通力和策划力四方面去提高个人的公关能力。

关键词: 秘书  公关 能力

随着经济全球化的持续发展,秘书已成为各个组织领导的左手右臂。秘书是上司同外界联系的中介,是一个企业对外的“窗口”,其言行举止、精神风貌、道德品质工作态度等各方面,都直接反映了秘书自身的素质和形象,由此影响上司以及整个组织的形象。秘书工作与公共关系是必然联系的。秘书工作的方方面面,无不渗透着公共关系的因素。如果秘书欠缺公关能力,将直接妨碍工作沟通,信息获取等多方面,最终将影响本职工作。笔者实习至今一直在苏州市光电缆业商会(以下简称:商会)从事秘书性质的工作,笔者将以自身工作经历来阐述秘书人员应具备的公关能力以及怎样培养秘书人员的公关能力。

一、公关能力的概念及特征

公关能力是指有目的、有计划地,以真诚为基础,为改善或维持某种公共关系状态而进行的具有互利性质的活动能力。对于秘书人员来讲,公关能力表现为在社交场合的融入能力、适应能力、控制能力以及协调能力等等。良好的处理公共关系的能力是现代高级复合型秘书人才所必需的重要素质之一。公关能力主要具有公众性、形象性、互利性、长久性、真诚性和沟通性等六大特征。

二、秘书公关能力的重要性

公共关系是社会组织运用传播手段实现与公众之间的双向交流,使双方实现各自利益的一种管理活动。对于一个组织而言,秘书的公关能力的重要性主要体现在内部公共关系和外部公共关系上。下面将结合本人具体工作实践,谈谈秘书公关能力的重要性。

(一)内部公共关系的重要性

1.组织与员工关系

员工是社会组织赖以生存和发展的基石,员工是社会组织与外部公众沟通最有效的媒介。秘书处理好员工关系可以增强组织的凝聚力、竞争力。

2.组织与上级单位关系 

苏州市工商业联合会是商会的管理单位,商会重大活动的顺利开展常常需要赢得上级的支持,那么适时地向工商联领导汇报和反馈商会近期的动态是笔者的一个常规工作,这样有助于增强上级的专注度,以及可获得更多有有利的资源。

(二)外部公共关系的重要性

1.组织与客户关系

协调客户关系是组织良性发展的关键。对于商会来说,会员就是客户,会员的信任和支持是商会存在最大的价值。而要想取得会员的信任和支持,必须以服务企业和服务行业为中心,开展有益于会员企业和行业发展的会议或活动,及时将有关企业或行业的政策法规传达给企业负责人,哪怕是一条简短的信息,都可成为与会员沟通情感的因子。久而久之,会员就会对商会产生依赖,由此,信任就产生了。

2.组织与政府关系

商会是政府职能的外延,基于中国的实际,很多商会并没有承担政府的相关实质性职能,而这些职能的承接,才是商会这类社会组织对会员单位的引力所在。因此,获得的政府指导、调节、监督和检查等是尤为重要的。笔者的一项工作内容就是不定期地以短信或者邮件的形式向相关部门领导汇报工作,以寻求关注和支持。得到政府的支持,工作就成功了一半。

3.组织与媒介的关系

新闻媒介是树立组织形象的特殊公众,新闻媒介有助于提高组织公共关系工作的效率,新闻媒介能有效促进组织与社会公众之间的信息交流。公益事业或项目要做大,做得有影响力,一靠真实的服务,二靠扩大声势。2012年初,商会的公益项目入选苏州市首届公益创投。在商会秘书长的带领和指导下,笔者参与项目启动仪式;撰写项目报道并发布;参加创投办公室举办的各种能力建设培训并发表结合商会项目而发展出的想法;联系各大网站,刊登项目情况等各种形式和途径宣传项目。至今,网上关于商会项目的报道或转载已不可计数,借此,商会公益项目被社会关注,并得到更多支持,这就是媒介的传播效益。

4.组织与竞争者关系

对于商会,其竞争者大抵就是同行业的其他社会组织。相对于同行业的其他社会组织,二者的受众是一致的,在受众数量一定的时候,二者必然存在着竞争,这种情况下,谁的服务好,谁的工作周到,谁的活动更符合企业的利益诉求,那么谁就可以赢得企业的亲睐。

三、秘书公关能力的内容 

随着社会经济的不断发展,秘书人才的职能范围日益扩大,社会职业化的趋势也日益增强。在新的形势下,秘书人才必须具备一定的公关素质,才能胜任自己的工作。在具体工作中,秘书人才的形象力、亲和力、沟通力和策划力不仅影响着秘书个人的职业形象和工作效果,更关系着整个组织和团队的工作效能和工作质量。

(一)形象力

秘书工作所处岗位有一定的特殊性,它是服务于各级机关、社会团体及企事业单位,贴近领导,面对群众,是党政机关、企事业单位的“门面”和“窗口”, 秘书的形象关系到整个组织的利益。笔者刚开始西装革履地进入商会,谁知商会秘书长穿着却略显随便,简洁大方,却不失职场仪态。相比较秘书长的“随便”,笔者倒显得有些不自然。秘书长建议,商会不是企业,工作氛围比较宽松,无需穿着太过正式,以舒适简约为主,便于工作即可。这仅仅是对于笔者工作单位而言。其实不同单位对于各自整体形象都有不同的勾勒,有要求身着西服的;有统一订制服装的;也有开放时尚的,这跟不同单位的文化氛围有关。作为秘书,必须要有良好的形象力,一是仪表,二是着装。仪表得到公众的认可,往往可以获得良好的“第一印象”。而良好的“第一印象”有助于留住别人的眼光和获得帮助。

另外,秘书的着装扮相得体,能使交际对象感到轻松愉快,使人沉湎于舒适之中,构成一种精神酬赏,这也是尊重他人的表现。所以,秘书注意仪表形象并不是小题大做,它关系到秘书社会活动的成败,代表着整个组织以及所服务的领导的形象,这是意义重大的。

(二)亲和力

秘书工作是事务性的,日常工作中少不了迎来送往、协调联络等对外事宜。在处理这些事情时,秘书必须要热诚以待,以显示自己对别人的关心与重视,这样才能更好地沟通并维持各种人际关系,化解工作中的各种矛盾。在商会工作中,笔者的人际圈主要包括市工商联行业商会处领导,质监局、人社局、经信委等政府部门领导,会员企业董事长及总经理等负责人,其他商会秘书长及其秘书,还有各大酒店经理人等管理类人员,在与这些中上层管理人员沟通时,只有具备较强的亲和力,言语注重轻重缓急、语气谦卑尊重、吐字清晰明亮,才能使沟通较为顺畅地进行。然而亲和力的度如果把握不好,将会失去其本意。过分的亲和等于示弱,将会置自身于被动;缺乏亲和力又会疏远对方,使得沟通交流过于生硬、程式化,最终将影响人际关系和工作。做好商会工作,必须要做到不卑不亢。就拿与会员单位负责人之间的社交来讲,由于商会多是接触企业总经理以上级别的人员,所以言语上必须要富有亲和力,以示尊重;同时又必须适当拿出领导架势,因为在管理制度上,商会级别高于企业,商会领导企业,否则,商会将被企业所牵制,陷入被动局面。想要把不卑不亢拿捏得当,对于秘书来说是需要勤学苦练的。

(三)沟通力

秘书工作中,沟通无处不在,关系到与各种公众、组织打交道的能力。笔者在商会中对内不仅要与商会工作人员以及会员单位负责人交流沟通,而且还要对外与主管单位工商联、指导单位质监局等政府部门领导,以及酒店经理等业务合作伙伴联系。为了更好地完成工作任务,创造更多的利益和价值,秘书必须联系上下左右,广交朋友。如何处理好这些关系对于秘书而言至关重要,人际关系越融洽和谐,工作就会越顺利。如果人际关系扭曲,那么工作就很难开展。语言表达往往是沟通能力的反映,而秘书的表达能力很大程度影响工作的成效。笔者在工作中经常会与企业总经理等直接沟通,时而会遇到因心理地位不平等而紧张,从而影响事务的传达;或因对信息掌握的局限,而使沟通效果大打折扣。另外,笔者还经常身处各种会议活动和生疏环境,由于阅历不够,会经常出现“怯场、惧生”等心理障碍,从而限制了与他人的正常沟通或产生沟通不畅等问题,这些将不利于开展对外事务。

(四)策划力

现代秘书工作内容繁杂,在商会从事秘书工作更是如此。笔者不仅要承担办文、办会、办事,辅助领导决策等任务,同时还要参与涉及会议、庆典策划与组织、参与新闻发布会、展览会、启动仪式等专题策划活动。随着社会经济的发展,公关策划已成为当今秘书人员工作的必修课。秘书要学会充分运用公共关系的一些传播手段,根据组织现状和组织目标要求,利用现有条件,以实际调研为基础,谋划设计公关策略、专题活动和具体公关活动最佳方案。2012年5月31日,商会秘书长策划了一个会议活动,将商会工作会议、行业高峰会议、商会公益项目、行业发展报告、行规行约等多个议题有机安排于一体,场内,各类参会人员纷纷与会,各大媒体的长枪短炮也早早候场。由于整个活动议题新颖,设置紧凑,安排合理,活动圆满开展,好评如潮,网络报道转载无数。这成为秘书长在商会打的第一个漂亮仗,为众人津津乐道,更重要的是获得了工商联领导的肯定和赞许,从而巩固了其秘书长的地位。这是笔者在商会做好秘书工作所必须掌握的一项能力。

以上四种公关能力相辅相成,互为依存。良好的形象是获得亲和力的前提; 亲和力又是有效沟通的基础; 在沟通中调研并掌握了大量第一手资料, 才能策划出具有独特创意的公关活动; 这些能力的获得有助于提高秘书的综合素质。秘书只有具备了强烈的公关意识并能够主动运用公关技巧与方法从事秘书工作,才能够在职场中长袖善舞,游刃有余。

四、秘书如何提高自身的公关能力

(一)在形象力方面

要培养秀外慧中的形象力。秘书人员以清新淡雅的仪容、端庄得体的服饰、优雅大方的姿态投入到工作中,这是最基本的要求。另外还要随着场合不同灵活着装,不能一成不变。如果秘书想要维持长久的人格魅力,那么,高尚的道德情操、全面的业务、自然和人文知识、典雅的气质,则必不可少的。特别在内在气质的培养上,秘书首先要树立正确的人生观、价值观,热爱秘书事业,树立奉献精神,遵守社会公德和职业道德, 勤奋学习,博览群书,陶冶情操,提升气质,内外兼修,不断完善自我形象和人格,更好地辅助领导做好工作。

(二)在亲和力方面

要培养不卑不亢的亲和力。秘书人才作为“管家”,要摆正自己的位置。秘书处于单位或组织的枢纽部位,虽在领导左右,但不能有特殊感、优越感,更不能以“二把手”高居。在与人处事中,要正确履行自己的职责,不能凭借领导的权势或部门的特殊性装腔作势。要具有谦虚而恭敬的礼仪态度,能够正确地看待自己,正确地看待别人。不高估自己,不低估别人。待人接物文明礼貌,做到不卑不亢。对来访企业人员热情接待,让对方感到亲切愉快,有回家的感觉,竭尽所能给予帮助,同时要有原则,不能不顾组织的利益。同时,还要有意识地克服与同事、客户、朋友等交往中存在的不和谐因素。营造互相信任,亲切友好的人际氛围,使亲和力成为人际关系的“润滑剂”。

(三)在沟通力方面

要培养左右逢源的沟通力。在言辞方面,秘书与人交谈要讲究遣词造句,要讲究圆融处事,中庸才是王道。要根据对象不同,使用不同的语气:对下级和平级,语气要磋商,态度要谦虚;与上级沟通,语气要是探询的、请示的,态度要谦恭。这样,秘书才可以与众人之间建立起互补互利的交织网,为工作积累人脉资源和获得更多社会支持,促使工作任务更加顺利开展。在生疏环境中,秘书要做到不羞怯、不惧生,主动、大方地与对方接触,递送名片,实事求是地介绍自己,推销自己,创造积极主动的交流环境,克服人际交往的心理障碍。在思想上,秘书应灌输开放型、全方位的思维模式,提升信心,直面各种交流场面。这样才能有助于消除“怯场”心理障碍,同时还能训练表达能力,使自己的语言不断丰富化和逻辑化。

(四)在策划力方面

要培养新颖独特的策划力。创新是任何一个事物持久发展所必须的原动力。秘书工作想要做得出类拔萃也离不开创新思维。活动策划与实施是组织工作中常用的必备技能。一个成功的活动能够提高组织及品牌的知名度和美誉度,为组织创造无形资产。在活动策划中,秘书要能够运用已有的秘书工作基本知识和业务经验,经过观察、分析、加工、推理等,建立新理论,提出新办法,帮助组织获得预期的效果。 成功的策划是建立在严密、精准的调研分析之上,秘书要知己知彼,洞悉市场动态和需求,另外还要对活动的可行性、经费预算、交通情况、政策法规等了然于心,并进行比对,形成调研报告,以供领导决策时参考。同时敏锐的洞察力是秘书所必不可少的。职场如战场,风云变幻,无处不在。商会是一个与多方面打交道的平台,明争暗斗不可避免。秘书要善于洞烛先机,及时采取应对措施剔除不利的公关因素,防患于未然。

合格的秘书, 首先必须加强自身的公关意识,与外界形成长期、友好、和谐的沟通和协调;其次,必须拥有良好的公关语言,对公众关系进行好的协调;第三,形成良好的公关礼仪,塑造和展现良好的企业形象;第四,培养良好的公关品质,树立坚强的意志和良好的心理素质,为企业排忧解难,创造财富;第五,拥有良好的公关能力结构,妥善处理企业的各种事务;第六,灵活应对突发事件,并进行有效而合理的处理。

参考文献:

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指导教师:管文娟,苏州市职业大学管理学院,邮箱:gwj@jssvc.edu.cn

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