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杨炯同学 论企业秘书工作中与领导有效沟通的基本对策

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:杨炯同学 指导教师:杨群欢  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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      论企业秘书工作中与领导有效沟通的基本对策

 

目录

摘要……………………………………………………………………3

一、沟通的相关理论

(一)沟通的定义……………………………………………………3

(二)沟通的重要性…………………………………………………4

(三)沟通的类型……………………………………………………5

二、与领导沟通存在的问题…………………………………………5

(一)缺乏沟通意识,未认清关系…………………………………5

(二)缺乏自信乐观,未摆好心态…………………………………5

(三)缺乏熟悉了解,未看透领导…………………………………6

(四)缺乏领悟能力,未培养好默契………………………………6

(五)缺乏明确目标,未搞清明白内容……………………………6

(六)缺乏辨别能力,未选择好媒体………………………………7

(七)缺乏事实依据,未弄清事实…………………………………7

(八)缺乏恰当时机,未创造好环境  ……………………………7

三、解决领导沟通存在问题的对策…………………………………8

(一)强化意识,积极主动的与领导沟通…………………………8

(二)拥有自信,放心大胆的与领导沟通…………………………8

(三)加强了解,得心应手的与领导沟通…………………………9

(四)培养默契,领会领导的言外之意……………………………9

(五)头脑清晰,目标明确的与领导沟通…………………………9

(六)准备充分,有根有据的与领导沟通…………………………9

(七)提高辨别,选择正确的沟通渠道……………………………10

(八)审时度势,轻松愉快的与领导沟通…………………………10

四、总结与思考………………………………………………………10

参考文献………………………………………………………………11

                        

摘要:秘书要深化对“沟通”的认识,了解与领导沟通存在的问题,掌握高效沟通的秘诀,并主动积极处理。懂得与企业内外进行有效的沟通,实现团队与个人的更大价值。并且健全、丰富秘书知识结构、素养提高其领会能力在相同的经验区进行有效地沟通和协调到秘书人员采用正确的信息传递方法对上级进行有效沟通,这对提高秘书工作效率有很大作用。

     关键词:秘书工作;有效沟通;存在问题;对策

一、秘书工作中对有效沟通相关理论

(一)沟通定义

在《秘书沟通与礼仪》一书中提到“沟通原意为两水通过开沟使其相通,从管理的角度可以理解为:沟通是发送者凭借一定的渠道,将信息发送给既定对象,并寻求反馈以达到相互理解的过程。”而在秘书沟通中,主要围绕秘书在从事具体工作中的信息传递与处理过程,包括如何与上级相处,如何传递信息,如何协调、处理人际关系,如何处理外部信息等,秘书工作实际上就是协助上级进行组织的管理活动,他与组织的管理运作密不可分。

(二)沟通的重要性

在工作中,“秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员,是领导者主事者的参谋和助手。秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置,能贯穿上下,沟通内外,联系左右。秘书工作有辅助性、中介性、综合性、机要性的特点,若一个秘书不能有效地发挥中介沟通作用,将无法应对纵横交错而复杂的人际关系。因此,在秘书工作中,沟通非常重要。秘书要做好工作,首先要学会沟通,良好的沟通有利于秘书人员提高工作效率。”

(三)沟通的类型

a)沟通依据不同的划分标准可以分为单向和双向类型。

如:单向沟通与双向沟通。其中单向沟通适用于秘书做报告、演讲、下达指标、任务等,具有传达速度快,保证发送者不受对方干扰的特点,但是有时准确性差,信息的接受者会产生不良心理反映。所以秘书在沟通时需要了解更深层次的信息时不宜采用此方法,应采用双向沟通,这样接受者与传递方可以多次交流到理解为止。

b)依据沟通所借用的媒介不同可以分为:语言沟通与非语言沟通。

采用语言方式具有简便易行,灵活迅速,可以直接进行情感交流,增加亲切感。但是沟通的范围有限,在团体沟通场合使用就困难了。秘书在大型会议上为简便可以使用。书面的方式则在会议时间短可以使用,并且有力长期保存。在语言沟通表达方式之外还可以使用身体语言和副语言增加表达效果使沟通内容更加丰富,获取信息更加有效。

依据沟通是否需要第三者传递可以分为:直接沟通与间接沟通。在时间充足,不受地点限制时可以采用电话或面对面进行沟通,这样可以获得准确的信息。如果受到时间地点上的限制时可以通过

c)依据沟通主体的不同可以分为:人际沟通、群体沟通、国际沟通。

根据遇到的沟通人员对象个数,身份采用等改变方式。在进行人际类沟通时,我们应注意减少冲突,增强彼此默契度。群体则应注意相互间的沟通,多协调。在国际间应注意国际基本礼仪,因为代表的是一个国家形象。

d)依据组织沟通渠道的不同可以分为:正式沟通与非正式沟通。

正式沟通是按事先规定的结构系统和信息流动的路径、方向、媒体等进行信息沟通他是比较刻板且缺失灵活与速度,但是它具有严谨正规的特点,随意是秘书在企业中时常会遇到的沟通类型。而非正式沟通是正式组织以外的信息沟通方式,通过小道消息传播,灵活随意。但是也会存在信息不真实的情况。所以沟通方式各异,作用也各异,采用最适合最有效的方式才是最重要的。

二、与领导沟通存在的问题

(一)缺乏沟通意识,未认清关系

秘书在工作时,时常会因为没有领会领导意图,没有及时和领导沟通才引起任务不准确或是对于在为领导服务时,忽视与领导的地位,强行为领导做出自己的决定。这些都是在未进行沟通与未认清关系而引起的。

(二)缺乏自信乐观,未摆好心态

没有及时将文件发出,策划书书写错误,对专业知识认识不到位,对意图领会不准确等等,发生这种情况,秘书难免会心情不好,因此在为领导服务中遇到工作失误被责怪影响的心情,这时,我们就不该让坏心情影响接下来的工作,没人会为你的坏心情“埋单”。

(三)缺乏熟悉了解,未看透领导

没有及时主动的去了解领导的行为习惯与工作风格,在工作中对于喜欢安静的领导积极汇报工作,一天三四回的跑,看上去很努力的工作,实质上是让领导厌恶你。对于工作严谨的领导,表现拖延,任务完成度不完整,办公不严肃,这些都是让领导厌恶的事情。

(四)缺乏领悟能力,未培养好默契

什么叫默契,就是在工作还是生活中对一件事物,双方都没有明白的说出,但是彼此却有一致的见解。缺乏这种默契感就会觉得工作有些力不从心,例如领导让你完成的是一件事,但是你却做这件事时和领导交代的不是同一个意思。还有的是领导通过一些肢体语言和眼神表达让你注意某件事或者是不方便用语言说的保密事项,但若与领导没有默契就会出现这种看着领导发布隐性信息而不知道,呆站着的事

(五)缺乏明确目标,未搞明白内容

在完成交办的领导任务时,没有确定一个精确目标,只是把任务完成,实质上这会令领导觉得你是一个对事情不严谨,没有从各个角度思考使任务效益达到最佳的人。如秘书对交办意见不明确,按照自己的思想构建,令领导看后不明白你所做的是否就是他所交代的。

(六)缺乏辨别能力,未选择好媒介

对于传播企业信息,扩大企业知名度等,这时应该做到与媒介积极沟通交流,以便传播。但是有的秘书不能很好的处理与媒介的交流问题。如媒体报道组织不存在的恶意信息,秘书采用暴躁,粗鲁的语言进行回复。还有的是对于恶意的媒体记者的话中有话没有提高警惕,被带进他们所设计的圈套,使公司失了形象。或者是对于应该选择报纸进行传播的消息变成的网络传播,对于电视传播的则变成了广播传播。这些都是不适合的。

(七)缺乏事实依据,未弄清事实

在进行事实调查报告时,没有经过实地考察就枉自下定论,给领导一个错误的意见,使内容失去真实性,也使任务失去原有价值。还有的是只是透过表层的信息和下属自己的见解,再结合自己的意见给领导参考,没有去有关档案中心取证,这也是失去真实性的。另一种是领导下达任务,没有根据领导提供事实着手,这也是失去任务价值。

(八)缺乏恰当时机,未创造好环境

你有一个很好的意见,但是却在领导心情不佳或者是事务繁忙的时候汇报,虽然建议很好,但是领导不见得会说好。例如秘书资格书上的一个经典案例,秘书被领导叫到办公室,要求发一份言辞恶劣的回信,原因是对方公司的发信很无礼,令领导气急败坏。秘书有多种选择,可以立即去完成任务,也可以向领导提出这件事情的后果,或者是选择一个恰当的时机,等到领导不在那么生气后再问领导需要发送这份文件么。答案肯定是选择后者。

三、解决领导沟通存在问题的对策

(一)强化意识,积极主动的与领导沟通

在廖金泽《高级秘书手册》一书中说到秘书的地位:“秘书作为上司的助手,我们的本职就是协助上司。在协助领导时要有正确的态度,主动的协助是责任,被动的应付是失职。所以,在秘书与领导交流时,与其说是助手关系还不如说是合作关系,因为两者相互依存,分工明确,优势互补。不仅是助手还是参谋,更是同事。并且两者目标一致,都是使领导更有效益”。为此我们作为秘书应将领导的效益放在最前面,因为我们是为领导服务而存在的。若秘书有服务意识,对领导交办的事项要事前积极参与调研论证,事中加强跟踪监督,事后强化绩效考评,积极主动的向领导汇报工作,并且任务应准确有效,那么这样的秘书是不会被领导冷落。

(二)拥有自信,放心大胆与领导沟通

有的工作失误不能避免,有的批评也是不能避免,那么就让他当作是你职场中的一个教育吧。在心情低落不如放松一下给自己来个减压,每天起床时给自己一个笑脸,多锻炼自己的身体,多做户外活动。不要因为失误而看轻自己,认识到自己的价值,发现自己的优点。比以往更加的努力,对每个下达的任务多方位思考,提前保质保量的完成任务,不要越权明确自己的责任。提出有建设性的意见并且与领导交流,那么领导会注意到你的价值,你的付出也是得到了回报。

(三)加强了解,得心应手的与领导沟通

秘书要想得心应手的与领导沟通就应先看透领导,就得了解领导类型,然后分别对应。首先熟悉领导的性格爱好与厌恶的事,多接触,多谈话你就会知道。对于工作狂类型的领导,就得放十一分的谨慎,严肃认真和高效完成任务,因为这类领导是对事不对人,只关注工作效益。温柔型的领导应用行为让他信任你,主动的去汇报工作,让他全方位了解你,这样他才会对你放心。对于虚荣心强的领导或者是文化程度不高的领导应多做善意的赞美,对于他的尊严要保护好,不能直接戳他的痛处。对于脾气暴躁的领导应该沉得住气,在对你发脾气时不要顶撞,不要解释,等冷静之后提醒他,这样领导也会注意并且会重视你。对于见识丰富的领导应积极求教,表现谦虚有礼,不能夸夸其谈,会令领导反感。还有一些无理取闹及猜忌心理重的领导,秘书应该从领导的角度出发,做好自己份内的事情就好。

(四)培养默契,领会领导言外之意

可以和领导成为朋友,在领导传达任务时与领导多交流,领会任务要求,平时也多和领导交谈工作上的事情,并且多注意领导习惯的肢体动作和眼神,明白各自动作的意思,揣测领导的构思方式并思考,这样长期了解下去,自然会和领导有种工作上的默契。

(五)头脑清晰,目标明确的与领导沟通

和领导交流注意力集中,不要想与工作无关的事情,交谈时根据领导意图与任务内容结合起来,并且报告思路清晰,提出使用此方式进行任务的原因,还可以提出自己的见解,要求报告时不能出现含糊语言,这样会给领导一种不精确的感觉。

(六)准备充分,有根有据的与领导沟通

报告任务或完成任务时,对于背景资料的准备要充足,并且资料是有真实依据的,不能凭空捏造。可通过档案室获取资料,或者是资深专家获取的资料。

(七)提高辨别,选择正确的沟通渠道

选择可靠适合的媒介,就得靠秘书的辨别能力与公关能力了,首先辨别这个媒介是否是合格,被公众所认可的。还有媒介的种类多样,应根据公司规模,涉及范围大小所选择。并且应考虑到经费是否合理。

(八)审时度势,轻松愉快的与领导沟通

根据领导的心理,情绪,环境,场合的变化而采用不同的方法对待。可以先观察领导的表情,肢体表达语言,眼神等等进行揣测,随着领导的意思进行。并且交谈的主题要切合领导所谈的范围,不能偏题,要对领导所谈的话题做出反馈,如点头致意,微笑,有效沟通的前提是要做到有效倾听,听的准确,表达出来的意思也就准确,也就能融入话题,交办的任务也就有效益,这样和领导的关系也紧密起来了,也让自己的价值得到领导认可。

四、总结与思考

秘书的沟通能力对于秘书从业者高效地进行工作,快捷地解决问题、把握机会、成为一个沟通能力强的得力助手是十分重要。这种能力推动着秘书从业者与组织内不同职位的人员进行友好合作并帮助领导开展有建设性的工作。

秘书人员在人际交往中不仅要善于灵活处理与领导之间有效沟通的关系,同时还应该注意与同事与群众之间的关系,这不仅仅关系到秘书个人工作的成败,也关系到整个公司领导及秘书部门的整体形象和最终利益。每一位从事秘书工作的人员都应该清楚的认识到良好的沟通能力的重要性,努力培养自己的沟通能力,从而在实际工作中为个人为组织和领导建立起良好的人际关系网。这是每一个成功秘书的“必修课”。

参考文献:

1.白平、蔡超:《秘书沟通与礼仪》,广东高等教育出版社,2009年8月.

2.林少波:《员工最佳生存手册》,北京:中国纺织出版社,2005年11月.

3.廖金泽:《高级秘书手册》,海天出版社发行,2002年9月.

4.中国就业培训技术指导中心:《秘书国家职业资格培训课程基础知识》 ,2006年8月.

 

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