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王 亚 东同学:浅谈领导对秘书的影响

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:王 亚 东同学 指导老师;党 好 收  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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浅谈领导对秘书的影响

 

摘  要:领导工作的存在决定了秘书工作的存在,领导与秘书之间有着紧密的关系。秘书作为领导的助手,应该正视自己的角色定位,不能一味地盲从于领导。只有摆正位置,处理好领导的关系,正确对待领导的影响,才能更好地开展秘书工作。

关键词:领导;秘书;影响;措施

随着秘书工作范围的不断扩大,领导和秘书之间的利益关系也越来越紧密,古时领导视秘书如肱骨之臣,当今的秘书人员更是领导人的左膀右臂。由于这种关系的存在,领导很容易对秘书的行为、观念产生巨大的影响,作为一名优秀的秘书应该正确地处理领导对自身的影响,前提是秘书应清楚自己与领导之间的关系,只有这样秘书才能充分发挥自身的主观能动性,搞好自己的本职工作。在更好的为领导服务地同时,提高自己各方面的能力。

秘书与领导的关系是秘书工作的一个关键要素,做秘书工作首先要处理好与领导的关系。真正弄清并正确掌握二者的关系,秘书才能保持角色认识上的清醒和工作上的主动

一、领导与秘书的关系

秘书要做好本职工作,了解并可以正确的运用领导对自身的影响。首要就是要清楚自己和领导的关系。在当今社会中,秘书与领导关系被赋予了新的内容,对这一关系的界定为:组织上的上下级关系、工作上的主辅关系、人格地位上的平等关系等。秘书与领导在工作中往往以这种复杂的多维性关系,充分发挥着领导与秘书的组合效应。作为一名秘书人员在与领导相处时,只有事先了解和清楚自己与领导人员的关系才能在工作上与领导有一个良好的配合。同时要了解领导、熟悉领导,与领导在工作上做到协调配合,节拍一致。

(一)组织上的上下级关系

在一个组织中,领导与秘书属于领导与被领导的上下级关系,这种关系也决定了秘书工作中处于服从性和从属性的地位。领导与秘书的上下级关系是组织上的关系。秘书作为领导的下属必须坚决执行领导的指示,服从领导的指挥。秘书要有高度的组织性和纪律性。组织上的上下级关系要求秘书要正视自己的角色定位,不能将自己摆在同领导平起平坐的地位,更不能越权行事。

秘书在与领导相处时,要牢记自己的身份,服从领导的引导、调度和指挥,在做事时要主动积极,思想态度也要乐观向上,要有任劳任怨的精神,在工作忙、任务重时,要主动的替领导分担,为领导减轻压力。但不能超越自己的职权范围。要凡事多请示、多汇报,得到领导允可,方可全力去做。

(二)工作上的主辅关系

秘书的从属性地位决定了秘书的基本任务是为领导服务,以使领导从日常琐碎的事务中解脱出来,一心一意想大事、办大事,秘书的所有工作都应该服务于领导为领导解除后顾之忧,秘书辅助作用的最高层次便是发挥参谋作用,为领导决策提供高的水平的建议和意见。

秘书的工作主要是围绕领导的工作需要而展开,辅助与服务于领导工作,当好领导的参谋及助手。同时,秘书在与领导相处时,要主动领会领导的意图。当然,随着组织事务日趋繁多,秘书的个人素养与以往相比日益专业化、知识化。当前许多中、高级秘书都已具备一定的辅助决策能力,可以而且应当被领导善加利用,为实现共同的组织目标服务。除了事务型、程序型的日常辅助性工作以外,秘书的辅助决策作用越来越被重视。现代各类组织中,秘书这种参谋作用正逐渐由隐性转为显性,也因此常常被称为领导决策的“外脑”。同时秘书应切记自己起的是辅助、参谋的作用,最后还是要由领导作决定,不要形成喧宾夺主的印象。

(三)人格地位上的平等关系

伴随着当今市场经济的发展,秘书与领导已不再是单纯的“拐杖与主人”的这种关系,在当今形势下,秘书与领导作为社会人来说,在法律面前是平等的。领导和秘书都是国家的公民,承担着相同的义务,因此,秘书工作者与领导一样都有维护自己人格的权利。。秘书与领导之间应该互相尊重,不应该只强调秘书对领导的尊重,而忽视了领导对秘书的尊重,领导不能视秘书为仆人,不尊重其人格和人身自由;同样秘书也不能视领导为主人,不能整天点头哈腰,唯唯诺诺,无论是违法乱纪都惟命是从。

秘书应尊重领导并尽可能的为领导排忧解难,领导也应该尊重秘书的人格,不干扰秘书情感活动上的自主性。只有这样秘书和领导才能有一个良好的工作环境,完成共同的工作目标。

二、领导对秘书的影响

秘书在领导身边工作,每天都在和领导接触,领导的行为观念在不知不觉中就渗透到了秘书的工作和生活中,并且领导对秘书的影响更为直接,对秘书工作的影响更具深刻性和长远性。一般看来,领导对秘书的影响可分为工作方面的影响和人格力量影响两方面。

(一)工作影响

领导与秘书的关系在工作上是一个主客体的关系,要想达到一个和谐有效的配合程度,在工作上,领导交办的事项,秘书都要愉快地接受下并努力去完成。在态度上不能有冷有热,在行动上不能有挑有拣。同时秘书处于一个上情下达的工作地位,所以秘书在处理领导身边的日常事务,无一不体现领导的意志,但这并不意味着秘书就像一个木偶只能逆来顺受。因为每一个秘书都有自己独特的个性。虽说领导的权力直接影响到秘书工作,但正因为人独特个性上的差异决定了秘书接受领导行为、观念的影响程度是不一样的。因此这种影响主要表现在秘书的工作方式、思维方式、观察能力和写作能力四个方面。

1.工作方式

一个人的性格决定了他的工作方式,秘书的工作是服务领导,是以领导的工作为核心,秘书时刻配合领导的工作方式。领导是一个有生命的人,其在工作方式、内容上都深深的有人为的烙印,而作为与领导工作最密切相关的秘书人员,就必须在做好模式化的工作同时,不断地了解适应自己所服务的领导的性格方式,以及在处理同一事件的习惯性和差异性,在了解的同时秘书必须不断的去改变自己的工作方式及内容,以适应所服务的领导人员。潜移默化中领导的工作方式也会渗透到秘书的工作方式中。例如,不同的领导有着不同的脾气秉性,而作为秘书有时要在多个领导之间进行工作,对于每一个领导的性格习惯要有一定程度的了解,才能很好的衔接各个领导之间的业务,这对于秘书的知人的素质要求很高,也要求有很高的适应能力,也要根据不同的情况改变自己的工作方式。

秘书由于与领导的近身位置,并经常办理领导交办的事项,所以可以说秘书是领导工作的延续和继承,所以几乎也要延续同样的工作方式和内容,所以领导的工作必然性的影响并决定了秘书的工作方式和内容。

2.思维方式

秘书良好的思维能力是其认识问题和解决问题的重要前提。一份工作报告的起草、一个活动方案的制订及其它日常工作的处理都需要秘书有一个良好的思维能力。秘书每天在领导的身边工作,每天都在传达领导的指令,在潜移默化中会影响着秘书的思维习惯。通常情况下,领导的每项工作的全部过程秘书都是比较清楚的,观察领导如何分析问题,领导者考虑问题的宽度和思索问题的深度,遇到不了解的地方,可以在私下里与领导沟通,从而从中学习其中的知识和经验。日积月累,秘书也会形成类似于领导人的思维方式,看问题跟领导人不谋而合,有助于工作的完成。

同时作为领导的参谋和助手,秘书辅助领导时,应向领导提出具有建设性的意见,良好的思维能力有助于秘书正确的领会领导的意图。帮助秘书顺利完成领导交办的事项。

3.观察能力

作为一个组织的首脑,领导者一般都有较强的分析认识能力,并且认识水平较高,领导者对形势的的变化、社会动态的走向往往具备灵敏的反应,从而能够用自己独特的视角去发现问题,提出解决的方法。秘书在这样的工作环境中工作,可以从中不断地学习领导的这种观察能力和观察方法,久而久之培养出敏锐的观察能力,可以帮助秘书正确地认识各种问题,收集有用的信息,更重要的是敏锐的观察能力可以帮助秘书处理复杂的人际关系,并协助领导处理好一些比较棘手的问题,进一步密切了与领导的关系,提高秘书的认识品质。

4.写作能力

写作能力一般指的是完成写作任务的本领,是秘书人员在处理事务、沟通交流时必须具备的一种写作本领。秘书在为领导服务时起到了参谋辅助的作用,在很大程度上是通过撰写相关文件所体现出来的。不同的人有着不同的写作风格,不同的领导也有着不同的文风。秘书在起草领导的文件时要了解领导的文风特点以及领导的讲话习惯才能写出适合领导的讲话稿,有利于提高领导的威望。

领导的思维方式、观点立场是秘书起草文稿的重要依据。一个称职的秘书要善于把领导的思想与自己的想法相结合融入到文稿中,体现出领导的个性。同时,秘书也在于领导草拟讲话稿的时候,使自己的写作水平更上一层楼。

(二)人格魅力影响

人格魅力影响是指领导者的品德修养、知识水平、情感魅力以及自己在工作中的表率等素质和行为所形成。人格魅力影响比领导对秘书工作方面的影响力具有更大的力量,作为一名优秀的秘书工作人员,要正确地对待这种非权力性的影响,汲取精华,剔除糟粕,才能更好地服务领导,辅助领导。这种影响主要包括品德、知识能力、作风、情商四个方面。

1.品德

领导对秘书在品德方面的影响不可小觑。所谓“近朱者赤,近墨者黑”。身为领导只有自觉抵制享乐主义、拜金主义、极端个人主义的侵蚀,过好是非关、权力关、欲望关,使自己真正具有先进性的影响力,一位品德优良的领导者,通过自身的示范作用影响周围的工作环境,形成良好的风气,不仅人们敬佩他,而且也会得到秘书的信服。如果没有高尚的道德作基础,作为一个领导口是心非,表里不一,一个优秀的秘书往往对于这样的领导没有认同感,只会产生很强的负面效应。

人们之所以从内心愿意听从领导的智慧,是因为这些领导人受到他们的信任和敬重。领导者的一言一行如果随时体现出高尚的道德修养,那么,在各级成员和秘书之间就会形成一种良好的风气,增强组织的向心力,从而保证领导工作的顺利进行。只有领导树立了好的榜样,秘书才更能信服,并服从于领导。从而,秘书自身也会督促自己向领导学习,提高自己的道德素养。

2.知识能力

知识是一个人宝贵的财富,是一切聪明才智的源泉。作为一个组织的领导应有很深的政治理论水平,扎实的基础和广博的专业知识和技能,只有这样才能在实践中运用正确的理论指导实践,作为领导身边的秘书工作者,只有不断地配合领导学习知识的脚步,,同时也提升自身的素养。才能更好地在工作上辅助领导,为领导出谋划策。

能力是形成影响力的重要因素,它是多种因素的综合。能力必须靠知识的铺垫进行升华,一个领导者具备比较完整的知识体系,并在实践中表现出较强的综合能力,可以吸引下属自觉自愿地接受自己的思想、行为方式。同时一位具有较强综合能力的领导在工作中约束并指导着秘书的工作,秘书在工作中不断地学习领导的办事方法,提升自己。

3.作风

一个人的作风代表自身的涵养和道德品质,领导者有着良好的作风才能使自己的领导目标和意图得到他人充分的认可和理解。领导作风对领导的个人声誉和威望,对领导活动的成败,都有着牵一发而动全身的效果。一个良好的领导作风可以树立领导的权威和影响力。作为领导者的秘书会充分信服和认同自己的领导,从而更好地为领导工作,减少与领导的工作摩擦,更高效率的完成工作。

良好的作风有助于人际关系的协调与和谐,加速信息和情感的传递与交流,形成强大的凝聚力。秘书作为一个上传下达的位置,经常与组织中的领导层和同事互相交流有着复杂的人际关系,在某些时候,秘书是领导者的代表,秘书要时刻保持自己也要有一个良好的作风和形象,从而维护领导的威望和形象,更有利于秘书工作在各个部门的开展。

4.高情商

所谓情商指的是个人对自己情绪的把握和控制,对他人情绪的揣摩、驾驭,以及对人生的乐观程度和面临挫折的承受能力。高情商也有许多通俗说法,比如大将风范、临危不惧、心理素质高、抗挫折能力强等等。据研究,人的成功80 %来自于情商,20 %来自于智商。领导跟秘书接触频繁,关系十分密切,领导必须注重发掘情感潜能,并运用情感能力影响他人。领导者发掘情感潜能,并运用情感能力影响秘书,其实质就是领导者通过领导思想、领导行为,和秘书在工作上的一些沟通,满足和发展秘书的一定需要,激发其动机,以创造性地完成相关任务的过程。

三、秘书如何正确对待领导的影响

(一)服从而不盲从

秘书工作本来就是为领导服务的,服从上级是对秘书而言是一条最起码的准则。在部门中起到—个上传下达的作用,秘书处在这个位置上,就像和领导拉—套马车,按领导的意图前进。对领导者的意见,从分析中加深领会意图。增强执行信心。但是,服从并不等于盲从和不加分析的附和。秘书工作者不能唯命是从,缺乏独立思考的能力,跟在别人的后面亦步亦趋,秘书对领导正确的意见要坚决执行,对该完成的事情要积极主动,同时要善于分析领导的意图,从分析中拾遗补缺,进一步完善。在领导做出与自己领导身份不符的行为或明显的失误时,秘书要及时提出意见,加以制止和劝说,但必须注意要以真挚的态度向领导分析问题,不可盲目顶撞。

(二)提高自身素养,增强办事能力

秘书作为领导的左右手,要具备较强的办事能力,增强职业才干。办事能力除了必须具有辅助决策、撰写公文、沟通信息、协调关系、组织会议、办理事务等方面的能力外,在表达能力、办事能力、交际能力、应变能力、管理能力、操作能力、调研能力等均有更高的要求 。特别是与不同人交往的能力、应付复杂关系的能力、协调不同行为主体关系的能力,了解新情况处理新问题的能力等,秘书必须达到一定的水平。作为一名当代合格的秘书,不仅要有合理的知识结构,还必须具有较合理的能力结构。因此秘书人员要练好自己的基本功,提高办事能力,增强职业才干,是做好秘书工作的基础,也是处理好与领导关系的基本出发点。

(三)摆正位置,保持距离

秘书应该应对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思想路子、语言特点和生活爱好、甚至他的工作经历,都应当了解得清清楚楚,这样就可以把服务工作做到恰到好处。与领导的共同点多了。就在某个方面有了共同语言,这样更有利于自己工作的开展。在工作中也尊重自己。如果秘书在这方面做的过分,可能会使领导觉得你心有所图,若遇上比较严谨一点的领导,不光得不到赏识,还会让领导觉得你使人讨厌,所以秘书在处理问题时,要有分寸。

秘书人员常在领导身边做事,工作环境的影响对秘书的价值观有着严重的考验,作为一名秘书要有甘做无名英雄的思想。与领导相处时,应树立正确的权力观、地位观和利益观,秘书无论是在工作中还是在于领导相处中,都要安分守己,做好本职工作。

秘书要正确的认识到领导的能力及这些能力对自己的影响。首要的是秘书要正确认识到领导与秘书的关系,就是工作中的领导和服从的关系以及工作以外的良师益友关系;。同时,领导跟秘书的沟通也十分重要,秘书要经常与领导进行一些思想沟通,信息沟通等秘书才能清楚明白领导是如何看问题的,只有这样做领导和秘书才能更好的趋利避弊,领导与秘书在思想上、情感上发生共振,行动合拍,配合得当,形成合力,使工作出效率,上层次。

领导和秘书之间的关系向来都是十分紧密的,一荣俱荣,一损俱损。领导和秘书职业身份和工作地位不同但又相互关联。领导对秘书的影响是巨大的,尤其是领导的行为、观念对秘书的影响是直接的、深刻的、长远的。主要在工作方面和自身的人格魅力两方面影响秘书。好的领导能够培养出好的秘书,可以“运筹帷幄之中,决胜千里之外。”秘书也要对于领导对自身的影响运用得当,从中不断地锻炼自己,提高自己的各项综合能力。

参考文献:

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[2]张萍.浅谈秘书与领导的相处艺术[J].科教文汇,2008.

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