当前位置:网站首页 >> 文秘资源库       2018年7月16日  星期一  16:41:14

>>文秘资源库

>>文秘专业论文设计与辅导

刘 红 梅同学:浅析秘书与同事人际关系的处理方式

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:刘 红 梅同学 指导教师:李 滟  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
字体:  【大】  【中】  【小】

 

 

浅析秘书与同事人际关系的处理方式

 

    摘  要:秘书在工作中处理好与同事的人际关系是十分重要的。秘书与同事人际交往的类型分为平行交往与下行交往。秘书针对不同类型的同事应选择合适的相处方式,还要注意一些人际交往中的忌讳。只有处理好了与各类同事的关系,秘书的日常工作才能顺利开展起来。

   关键词:秘书;人际关系;处理方式;工作忌讳

   随着社会的发展,人与人之间的关系变得越来越复杂和微妙,而现代秘书在工作中的枢纽地位,决定了秘书复杂的多层次、多角度的人际关系。对于一个秘书来说,每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。而一个秘书的成功与否与其能否处理好与同事的人际关系十分重要。秘书只有处理好与同事的人际关系才能促进事业的成功,实现自我价值,增强群体的凝聚力,推动单位健康有益的发展。

   一、秘书处理好与同事人际关系的重要性

   秘书处于单位的枢纽地位,主要以从事办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导,是领导的参谋与助手。秘书作为领导的左右手,要帮助领导处理一些日常事务,那么必定会接触到不同的人,秘书人员与其工作所接触到的人之间的关系就构成了秘书的人际关系。

   秘书与同事人际关系的好坏是秘书工作能否顺利开展的关键。所以秘书人员应该对与同事之间的人际关系问题给予足够的重视,学习和掌握处理各类同事之间人际关系的方法,培养人际交往的意识,掌握人际交往的技巧,在实践中努力提高处理与同事人际关系问题的水平。

   秘书与同事良好的人际关系,对于做好秘书工作有着十分重要的作用。

(一)良好的人际关系是秘书自身工作性质的需要

   秘书人员处于一个单位或部门的中心地位或重要岗位,承担着承上启下、内外连接,参谋辅助和决策的落实服务工作,联系面较广,涉及面较宽,涉密程度较高。秘书与同事之间各自既明确分工,又亲密合作,具有较强的综合性、机动性和应急性。这一切都要求从事秘书工作的人员与同事建立良好的人际关系环境来促进日常工作的开展。秘书如果与同事的人际关系紧张,缺乏信誉,是难以做好工作的。只有积极向上、有序竞争、和谐相处、具有生机活力的人际关系环境,才能增强集体凝聚力,激发员工的创造力,强化员工的战斗力,这是管理者和员工都希望看到的。秘书岗位是容不得私心重、过分计较个人得失、成天搬弄是非、搞宗派、影响团结的人立足的。因此,强调与同事树立良好的人际关系是秘书工作的内在要求。

(二)良好的人际关系有利于提高秘书人员的工作效率

   秘书人员在工作中与同事建立良好的人际关系,不仅可以与其他人协调一致而且还可以获得他人的支持和帮助,从而极大地减少工作中的扯皮、踢球现象。特别是当工作中出现困难时,能够借助于同事的关心帮助而加以顺利解决。同时,秘书与同事保持良好的关系还有利于形成办公室内部比较融洽的群体气氛,增进群体的团结合作,便于发挥出群体的整体效能,这些都有利于提高秘书人员的工作效率。

(三)良好的人际关系有利于秘书人员建立良好的人际环境

   秘书是处在一种以“人——人”系统为主的工作环境中,能否处理好与同事的人际关系,对秘书人员的工作情绪、日常心境有着较大影响。与同事和谐、融洽、友爱、团结的人际关系,能够使人们在工作中互相尊重、互相关照、互相体贴、互相帮助,充满友情和温暖。在这种人际环境中工作,会使人们感到心情舒畅愉快,促进身心健康。反之,在互相矛盾、猜忌、摩擦、冲突的人际关系状态中,人们相互间会感到疏远和敌对,会感到心理不安、情绪紧张,这不仅会影响秘书工作的顺利进行,而且还会直接影响到秘书人员的身心健康。

   二、秘书与同事人际交往的类型

   秘书与同事的人际交往也有着比较广泛的领域,可以分成许多种类。每一种类的交往方式都有所不同。

   从秘书与同事交往的方向来分,可分为平行交往与下行交往。所谓平行交往,是指秘书之间的交往及秘书与各同级部门中人们的交往;所谓下行交往,是指秘书与一般群众及下级各部门中人们的交往。

   秘书人员不同的交往方向,反映了秘书交往的广阔性。它们不仅代表着不同的交往对象,而且表示着不同的交往内容,其交往方式也带有不同的特点。在这两种交往中,秘书人员的角色地位有着显著的变化,平行交往秘书是与同级同事打交道;而下行交往秘书是以领导和领导部门的代言人的面目出现的。所以,秘书应该注意这种角色地位的变化及对交往的影响,恰当地处理好与各方面的关系,以保证各种信息的正常传递,真正起到上情下达、下情上达的转换作用。

   三、秘书处理与同事人际关系应具备的能力

(一)理解和领会的能力

   理解和领会的能力就是指听得准,记得牢、理解得准确。上级交代意图、布置工作要领会,下级汇报情况、请示工作,也要领会。有的人说话很简单,几乎只有几个单音节;有的人则是口若悬河,滔滔不绝,但又说不到点子上;这都要靠秘书的特殊领会能力去准确捕捉对方的思想。只有清楚领会他人的意图,才能理解他人的立场,从而和谐融洽人际关系。

(二)语言表达能力

   语言表达是一门学问,也是人际关系成败的基础。它要求秘书口齿清楚,达意准确,语言要有感染力、说服力、风度、礼貌等等。秘书要善于营造良好的氛围,掌握交往所需的规范语言和仪表举止,形成与同事和谐、平等、互助的关系。一个秘书如果很会说话,善于交际,见面就熟,就会使人容易接近,也容易被人信赖。那么,办事的成功率就比较高。

(三)应变能力

   秘书既是领导的代笔人、办事员,又是应酬各种场合的公关人员,接触的人际关系多样化。把千变万化的事情及其人际关系灵活地调理顺,是秘书人员的基本功。办公室各色人员之间难免有时会出现不和谐的因子,这就要求秘书人员能化解矛盾,转换气氛,融汇思想,在原则不变的前提下,灵活处理这些不和谐使之和谐。

(四)控制自我情绪的能力

   秘书在日常工作中,有时会受到领导的赞扬与批评,也有来自同事或其他人的议论,无论来自哪方面,都会影响到秘书的情绪。受到赞扬容易沾沾自喜,飘然欲仙;而遇到了批评又容易垂头丧气。作为秘书人员,应该有较深厚的思想修养,较强的自我情绪控制能力。当这些赞扬与非议袭来时,要把握住自己的重心,控制自己的情绪,绝不把消极负面的情绪带进办公室,带进工作中。

   四、秘书与各类同事人际关系的处理方式

(一)与同职能部门同事的关系

   秘书与同职能部门同事的关系,是指同属于秘书部门内的秘书人员之间的同事关系。如同级秘书人员,同一办公室的人员等。他们之间在职务上往往是平等的或相近的,又在同一个空间里工作,接触频繁而直接。秘书是领导与同事之间的桥梁,既要传达领导的指示给同事,又要反映同事的意见给领导。因此,秘书与同职能部门同事保持良好的关系,对秘书工作相当重要。所以要做个受同事喜欢的秘书应努力做到以下几个方面:

   相互尊重和信任

   在自尊的前提下,秘书人员之间应彼此尊重,不能随意插手别的秘书职权范围之内的事情。有的工作需要大家共同完成时,应互相协商、配合,而不能只顾自己或互相拆台;当对方主动寻求帮助时,应适时地给予必要的帮助,而当自己有能力和愿望主动去帮助别人时,则要掌握好分寸、时机和方法,不要让对方感到是自己无能,所以别人才来插手。相互信任的前提是为人要坦诚,做到言必行、行必果,讲信用、守诺言。讲信用就是要做到不欺骗他人,对自己的言行负责到底;守诺言就是要说到做到,不轻易失约、毁约、食言。在坦诚、守信的前提下,相互关心、爱护,不能胡乱猜测别人,更不能为了个人利益而排挤自己不喜欢的人,否则必然会导致与同事人际关系的恶化。

   保持乐观和幽默感

   秘书工作似乎千篇一律,变化不大,没有多大的挑战性。但秘书千万不能变得灰心丧气,要让自己变得富有幽默感。乐观和幽默可以消除彼此之间的敌意,更能营造一种亲近的人际氛围。更有助于秘书与同事的关系变得轻松,消除工作中的劳累,容易让同事感到亲近。秘书在工作时即使遇到困难,也应当保持乐观的心境。切忌逢人诉苦,在其他同事面前抱怨,秘书应当忘记过去的种种,把注意力放在充满希望的未来上,做一个生活的强者。

   化解矛盾,增进情感

  秘书与同事之间遇到矛盾时,和同事进行良好顺畅的情感交流,就能化解各种矛盾,使双方的工作顺利进行。秘书与同事之间出现意见分歧时,秘书要能客观冷静的分析、控制自己的情绪,从自身找原因。对于自己的弱点要有清醒的认识并保持必要的敏感,如果确实办错了事,应勇于为自己犯下的错误承担责任,真诚地道歉,不推托找借口。对于同事的过失应客观地看待和处理,要尽量学会宽容。同事之间出现分歧,产生矛盾,是正常现象,适时的回避与等待,可以使双方头脑冷静,便于问题的解决。即使同事做了对不起自己的事,也应以德报怨,要善于发现对方的长处和优点来弥补自身的不足,增强与同事的团结。秘书还要善于选择沟通交谈的时间、场合和对方感兴趣的话题,态度要谦虚诚恳,善于体察对方心情。另外还要讲究说话的技巧,来增进与同事的情感。

(二)与各职能部门同事的关系

   秘书与各职能部门同事的关系,是在同一组织内因为工作交往所形成的相互关系。这既是一种平等的同志关系,又是一种在组织内部工作上的分工与合作、相互支持、相互配合、相互制约的关系。也可以说这是一种广义上的同事关系,各职能部门各司其职,互相配合,保证一个组织机构的正常运转,从而保证领导决策完整正确地得到实施。离开了各职能部门,领导和与领导紧密相连的秘书部门就成了空架子。因此,秘书要想履行自己的职责,做好领导交代的工作,不搞好与各职能部门同事的关系是难以做到的。但是秘书在与各职能部门人员沟通的过程中,往往会感觉员工的斗志不高昂,人心涣散,本位主义严重,从自己部门的利益要求出发,无视整体协调的存在。这种问题的出现是由于秘书没有有效的引导彼此之间的沟通向着有利于组织发展的方向前进,应该使员工、部门为了共同的目标而合作、减少摩擦,从而有效保证组织实现整体的目标。秘书要做到与各职能部门同事有效的沟通,应努力做到以下几点:

   平易近人,协作支持

   秘书人员在与各职能部门同事的交往中,应摆正自己的位置,平等相待,平易近人。平时要主动了解各职能部门的情况,体谅职能部门的难处。秘书的工作需要得到各职能部门同事的协作与配合,各职能部门的工作也需要秘书部门的支持与合作。平时各职能部门需要向领导反映情况、提出建议等,常常需要通过秘书人员与领导联系或沟通。作为秘书,应站在全局的角度支持和帮助各职能部门开展工作,解决疑难问题。反之,秘书人员为了贯彻领导的决策,完成领导交办的事项,常常必须依赖于各职能部门同事的支持与具体执行。一旦有时任务紧、领导要求高的情况下,秘书往往会忽略各职能部门的难处。如果平时不注意向职能部门了解情况,加强联络,培养信任与感情,而是在出现状况时一味催促,这样就会于事无补。

   提供热情周到的服务

   秘书应主动帮助各职能部门与领导沟通,在职责允许的范围内帮助各职能部门同事解决工作中的问题。特别要注意平等对待各职能部门同事,建立正常的合作关系。在促进各职能部门协调的过程中,秘书人员既要忠于领导的意图,明确协调的基本原则,又要针对具体情况,切实解决他们的困难,促使各部门化解矛盾。这一过程实际上是为职能部门服务,建立与职能部门联系的过程。秘书处理好这一过程就会得到大家的尊重、赞扬和好感,别人也会在工作中对秘书以礼相待,工作环境自然就十分融洽。所以,秘书人员应将促进各职能部门的协调当作自己的职责,主动积极地做好这项工作。并通过做好这项工作,进一步促进各职能部门之间、秘书人员与各职能部门同事之间的人际关系朝着良性循环的方向发展。

(三)与下级同事的关系

   由于秘书工作的特性,使得秘书成为了领导最亲近的人,经常会代表领导去发布一些命令,指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候,秘书跟下级同事的人际关系如果处理得不好就会直接影响到员工的工作积极性,从而影响到工作的效率和工作的质量。所以秘书人员与下级同事交往应注意以下几方面:

   认清自己身份的双重性,摒弃优越感

   有些秘书认为自己是领导最亲近的人,就好像有某种特权一样,总是持着一种高傲、不可一世的态度,人人畏而远之。在交待下属去办一些事情的时候也是用命令的口吻,时间一久就会失去民心,和员工关系就会越来越疏远,这对工作来说是非常不利的。因为秘书是代表领导去办事的,如果秘书的形象在下级员工中树立不起来,那么不仅对工作的开展有影响,而且对领导在员工中的形象也会有影响,这样一来,员工的办事效率自然就会降低。秘书的工作只是帮助领导分配事情,如果因为态度而影响了他们的工作积极性,那就是秘书的失职。

   要经常和下级同事进行双向沟通

   秘书人员在与下级同事进行交往的过程中,要多与同事进行沟通。一方面,向他们宣传、解释组织的政策和举措,传达组织的计划和意图,使群众正确理解组织的政策和措施,赞同和支持组织和秘书人员的工作。另一方面,要善当听众,倾听下级的意见和呼声。经常、广泛地听取群众意见,倾听他们的呼声,保持这条信息渠道的畅通,就可以使秘书人员耳聪目明,眼界开阔,增加知识和经验,从而使工作更容易开展。

   五、秘书处理与同事人际关系的忌讳

   当秘书逐渐融合到集体中去的时候,一些新的状况往往会出现。比如说,做一些在办公室特别忌讳的事情,这样的事情在同事之间很容易因为自己的约束不力而发生。

(一)忌拉小圈子,互散小道消息

   秘书在办公室内切忌私自拉帮结派,形成小圈子,这样有损办公室的和谐氛围,也容易引发圈外人的对立情绪,不利于工作的顺利开展。更不应该的是在圈内圈外散布小道消息,充当消息灵通人士,这样永远不会得到他人的真心对待,只会对你惟恐避之不及。

(二)忌情绪不佳,牢骚满腹

   秘书在工作时应该保持高昂的情绪状态,即使遇到挫折、饱受委屈、得不到领导的信任,也应该以工作为首,以大局为重,保持平和的心态。切忌牢骚满腹、怨气冲天。这样做的结果,只会适得其反。要么招人嫌,要么被人瞧不起。

(三)忌趋炎附势,攀龙附凤

   秘书做事就要光明正大、诚实正派,人前人后不要有两张面孔,人前一套背后一套。如果在领导面前充分表现自己,办事积极主动,极尽溜拍功夫;在同事或下属面前,推三阻四、爱理不理,一副予人恩惠的脸孔。长此以往,必然会受到同事的排斥。

(四)忌故作姿态,举止特异

   办公室是严肃、正式的场合,要注意不要太赶潮流,追求时尚,给人新新人类的感觉。秘书无论穿衣,还是举止言谈,切忌太过前卫,给人风骚或怪异的印象,这样不仅会招致其他同事的耻笑,而且也会影响到单位的形象。

   综上所述,秘书人员在人际交往中要善于灵活处理与同事之间的关系,这不仅仅关系到秘书个人工作的成败,也关系到整个秘书部门或组织的整体形象和最终利益。每一位从事秘书工作的人员都应该清楚的认识到与同事建立良好的人际关系的重要性。努力培养自己的交际技巧,提高自身的交际能力,成为一个成功的秘书。

参考文献:

[1] 赵中利. 现代秘书心理学[M]. 北京:高等教育出版社,2004

[2] 任群. 中国秘书学[M]. 重庆:重庆出版社,2006

[3] 马志浩. 秘书实用大全[M]. 北京:中国人民大学出版社,1998

[4] 陈玉斌. 这样的秘书最受欢迎[M]. 北京:中国经济出版社,2005

关于我们|帮助中心|广告服务|友情链接|版权申明|在线客服|返回顶部|管理登陆

版权所有 © 2012-2018 南通三角洲文化发展有限公司   网址:http://www.chinawmw.net/    苏ICP备12017549号
建议使用1024*768分辨率及IE6.0以上浏览器对本站进行浏览
在线咨询:    QQ 2692605222   Email:bryshj@chinawmw.net

严正声明:中国文秘教育网(www.chinawmw.net)是原创作品的自由交流平台,欢迎会员踊跃投稿,拒绝平庸之作,严格遵守学术道德,禁止抄袭和复制他人文稿,如有被本网接受录入非其所有的原创作品,或作品内容违反有关规定,一经发现取消本站会员资格,并在本网站通告处理。本网不承担任何责任,但保证在接到投诉并经验证属实后,于第一时间内删除该作品。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)的作品源自文秘教育界一群顶尖级文秘教育名家、博士、教授、文秘专业教学名师及优秀文秘学生、秘书行业名家和一线秘书提供的高质量原创稿源,仅供个人学习、研究、探讨之用,严禁其他用途或商业传播,若因此造成损失,中国文秘教育网在保留追究用户的法律责任的前提下终止对用户提供的所有服务,并且没收相关账号内的点数及会员资格。

中国文秘教育网(www.chinawmw.net)将努力成为自觉遵守学术道德的示范网站。

谢谢合作!

Welcome To www.chinawmw.net!中国文秘教育网是创造资源财富,实现资源价值,增强个人才能的好地方!

苏公网安备 32060202000162号