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张 灿同学:浅谈提高秘书写作能力的几个途径

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:张 灿同学 指导老师: 裴 军  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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                                                             浅谈提高秘书写作能力的几个途径

   

         摘  要:一个称职的秘书必须具备多种能力,而拥有写作能力最为重要。秘书要从几个方面做起提高自己的写作能力:注重写作的基本训练;做好公文写作练习;了解秘书写作流程;培养语感等途径。

   关键词:秘书写作;能力;途径

   一个称职的秘书,必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、写作能力和操作现代化办公设备的能力。其中,写作能力是秘书工作人员应具备的基本能力,拥有写作能力最重要。只有文字水平提高了,文字工作做好了,办公室的参谋助手、政务服务等职能才能更好的得到发挥,才能确保机关的政令畅通、运转高效。那么,怎样才能有效提高写作能力呢?

   一、注重写作的基本训练

   (一)注重听、读、记、写 的训练

   “听”,就是认真听取领导讲话主要精神,把领导的工作思路、工作经验、具体要求记录下来;“读”,就是多阅读报刊杂志,从中了解和掌握国家的方针政策、各地区落实方针政策的具体措施;“记”,就是做好会议记录、学习笔记,关键是要把主要工作的思路、措施和取得的成效牢记在心,把各项主要经济指标完成情况及原因熟记于心,为起草文件和讲话打基础。“写”,就是起草文稿的过程。在写作基本功中,听、读、记是基础,都是为“写”服务的。

   (二)多阅读、多实践、多修改

   要提高文秘写作能力,首先,应有意识地选读一些范文,以作借鉴,把别人文章中的精粹变为自己的营养。秘书写作多是公文写作,写法上具有明显的模式化特征。现在有关秘书的著作、杂志或期刊很多,我们可以多阅读,掌握秘书写作的一般规律、方法和技巧。

   其次,要多实践。写作是一种技能,技能的提高要靠实践。要坚持不懈、久久为功。天道酬勤,勤能补拙,做到人能一之,己能十之;人能十之,己能百之,熟能生巧,最后达到左右逢源的水平。实践中可以采用项目集训的方式,也可以采用社会实践的方法,或者两者结合起来。比如:学写“调查报告”,可以利用举办 “文化节”、“科技节”等活动,开展周边地区地域文化调查、企业调查、市场调查等活动进行。

   最后,多修改。修改也是提高文秘写作能力的一个重要环节。好文章都是改出来的,从文字功底的积累和提高方面来说,秘书写作同样如此。当秘书在文本中表述的内容与领导意志或组织意志有出入时,修改文本就是别无选择的办法了。让具体的方法、措施、进度安排符合领导的意志,甚至最好让自己的语言表达习惯也能够接近于领导者的表达习惯。修改文章的全过程还要斟酌主题,看是否正确、深刻和突出;研究结构,看前后是否衔接,整体是否协调,层次是否清楚,段落是否分明,照应是否紧密,过渡是否自然;检查素材,看是否真实、典型、新鲜、生动,是否恰到好处地说明了主题;推敲文字,看每个段落、每句话、每个词、每个标点是否得当。修改文章时要铭记修改一定要态度认真。要付出气力。要肯花时间。

   二、做好公文写作练习

   (一)公文写作中“举例子”

   公文中举好例子也就是材料的典型。在新形势下,我们应该改变以往套路,要灵活地、切实地运用好各种材料。写成绩时,材料要用足,写问题时,材料也要用足,而且越典型越好,越说明问题越好,越说到要害越好。还有一种情况,以往工作总结在回顾一年来的工作情况时,大量运用材料,而写经验体会时,则简单地概括几条,不用或少用材料。如果改变一下写作套路,在谈经验体会时,多用典型材料进行分析说明,就会增强说服力。所以,只要改变一下用材料的套路,文章也能有新意。

   (二)公文写作中的“标新意”

    好公文的关键是要有新意和创意。秘书写作的公务文书分上、中、下“三品”:有新意,有新材料,为上品;少新意,但构思新,材料新,为中品;既无新意,又无新例,更无新语言,则是下品。从某种意义上来说,一篇文章的价值在很大程度上是体现在它的新意上。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识,深刻领会上级政策,经常调查研究了解当地实际,多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”,身在外而心在内,虽不是领导,但多从领导的角度来思考问题。同时,在执笔时,注意要以工作为中心,以思路为纽带,把多个观点、观点群有机联系起来,

   三、了解秘书写作流程

   (一)备好材料

   秘书写作的材料范围主要包括两个方面:精神依据和事实情况。精神依据是指党和国家的路线、方针、国家的法律、法规,上级领导机关颁布的相关政策、规定及有关的文件精神。事实情况包括直接发生的和间接转引的两类。

   1、贴近领导

   “怎么写,写什么”的问题,既是当代写作的写作诉求,也是当代写作最为重要的一个环节。当代写作更多的关心“社会教育和干部教育”。公文写作遵循法律法规的同时要做到贴近领导。

   (1)把握领导意图,了解领导用语风格  

   比如领导讲话稿要突出“精、新、美”,这里要求“七有”:文之有识,文之有理,文之有趣,文之有物,文之有情,文之有文,文之有句。写作中要敢于走出文章的套路。

   (2)站在领导的立场和高度换位思考

   收集材料之前与领导交谈,从领导口中了解相关内容,形成全面的、总体的印象。定主旨,选角度要站在领导的立场,换位思考。秘书写作和工作性质一样,办文、办事、办会,互相连通。比如:在信访工作中,有上访也有下访,有时面对的是文本,有时则是非文本。所以,作为秘书,首先要认清自己的位置,时刻注意着换位思考。写作时“走出去”和“请进来”均不可或缺。

   (3)接受领导、同事对文本的修改意见

   写作者在起草公文文稿时,由于对客观事物认识的局限性,不可能处处考虑的十分周密细致,有这样那样的疏漏不足是必然的。只有经过反复修改,才会解决任何公文撰写者可能出现的毛病。修改公文文稿,既要综合运用一般公文写作的基础知识,又要注意运用公文写作方面的一些特殊性知识。公文文稿修改,不仅有起草者个人的修改,还包括领导人员内在修改。要接受领导或同事对文稿的修改意见,既要克服“私于自是,不忍于割裁”,又要防止明知改得不当,也听之任之的现象。一定要以高度负责的精神,切实修改出高质量的公文。

   2、贴近实际

   设计,选用生活,实践中的工作任务案例或真实的工作场景作为写作的出发点。例如:《关于书刊市场检查情况的通报》×文管字[19××]×号。“针对我市书刊市场近来销售淫秽色情读物和非法出 版活动又有回潮的情况,市文化局最近会同市工商、公安、邮电等部门对市区部分书刊摊点进行了检查,现将检查情况通报如这次检查的书刊摊点约占全市书刊摊点的百分之××……”“……目前,市文化局等部门已经对从事不法经营的书刊摊点作出了处理,依据有关规定,分别给予罚款、吊销营业执照等处罚。同时,为确保书刊市场的净化,进一步加强了制度建设,市文化局已正式印发了 《书刊印刷管理规定》并准备在书刊摊点实行经营许可证制度。全市所有书刊摊点经营者,要遵纪守法,合法经营,以保证我市文化市场的纯净。广大群众要自觉抵制不健康东西的侵袭,以净化自己的心灵。市文化局还希望广大群众及时监督、检举、揭发那些不法经营者,为使我市的文化市场成为精神文明建设的先锋而共同努力。”实际的写作例子使执笔者既掌握了通报的写作格式,也领会到公文写作的语言表达,在实际工作中提高写作。

   3、贴近时代

   办公室文字工作人员只有平时大量积累素材、吸收素材,才能做到丰富词汇量、拓宽知识面、突出新颖性,起草的材料才会文笔生动、言之有物,不至于单调枯燥、陈旧老套。秘书要与时俱进,根据形势和现实情况的发展变化不断更新材料库中不合时宜的部分,不断吐故纳新,使自己的材料库始终保持开放状态,才能适应现实管理工作的实际需要。

   (二)拟好标题

   标题实际上就是公文的题眼,是观点及公文逻辑结构的集中体现。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立,一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严禁、相互照应。公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意,不能跑题、偏题和以偏概全,又要求语言简洁精练。在公文写作中,有时公文的内容较多,人们看起来、听起来,留下印象的内容并不多,所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题,所以公文好的标题或标题群,能引人入胜,起到事半功倍的效果。

   (三)列好提纲

   列提纲根本的是要认真锻炼思路,加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。列提纲之前一定要对文章有一个大致构思,就是立意。毛泽东曾说:“写文章要讲逻辑,就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构,开头、中间、尾巴要有一种关系,要有一种内在联系,不要互相冲突。”只有对内容经过精心思考,对文章的谋篇布局做到胸有成竹,再动笔写作,才能写出结构严谨,逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲,或打腹稿。列提纲,一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好,不要光列大题目,还要列小题目,就连每个小题目里各写几层意思,哪一层意思放在哪一个题目里面,也要考虑清楚。有了好的提纲文章等于完成了一半。

   (四)谋篇

   谋篇布局是思路的表现形式,所以,我们写文章要提高谋篇布局的能力,根本的是要认真锻炼思路,加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。文章谋篇布局的好坏,直接影响表达效果,所以在确立了公文的主旨后,就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局,考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系,使其“首位开阖,繁简奇飞,各极其度。”

   1、文章谋篇要收集“实用”、“应用”、“管用”和“有用”的材料

   也就是要做到“文当其适”、 “文章合为时而作”。 这就涉及到文稿使用时的场合、对象及视听效果。

   一要善于积累和运用资料。对搜集到的资料,要经常熟悉,仔细翻阅,抓紧一切时间学习、理解、消化;对重要的思想、观点、事例做上记号,有启发意义或直接能用的还要记在脑子里,认真思考,反复领会。这样做的目的是消化资料内容,做到温故而知新。通过消化吸收,一方面可以将资料真正变成一种有用的信息,记忆在头脑中的一定位置,需要的时候就信手拈来,为我所用;另一方面可以学习其中的思想观点,掌握其中的写作技巧,体会其中的思想境界,从中汲取营养。

   二是要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料,选出最有典型意义、最能说明问题资料。

   2、谋篇,注意秘书写作如何开头

   常用的形式有:目的式“以使用为了一词为标志”,原因式“以由于,鉴于等词语为标志”,根据式“以遵照,按照根据等词语为标志”,引文式,引用原发文单位文稿开头,常用于批复文种中”.

   3、积极扩展和挖掘领导意图,谋好篇。

   起草人要从更多的层次和角度去思考问题,举一反三,扩展和延伸领导形成的基本观点,对领导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来,把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见。应主动和领导同志商量研究,争取领导的指导,深化领导的意图,然后顺着领导的思想脉络,弄清楚领导要求写什么,为什么要写,要达到什么目的,从而研究挖掘出更新更深的东西。从而体现和增强文字材料的思想性。

   四、掌握公文语言的特点

   准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。准确,公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见,不准确,含糊不清,摸棱两可,执行的标准就不好把握,就不好执行。简洁,毛泽东同志说:“文字要简短,使他们顷刻之间能看完;要精警,使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要,特别是领导讲话一定要注意多用短句,忌用长句子,不要用过多修饰,把意思讲明白就可以。鲜明,公文,不能像文学作品那样,含蓄隐晦,深藏不露,更不能含糊不清,意向不明,它要求清楚、明白,无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么,都要非常确切地表述和说明,使人心领神会,一目了然。易懂,公文既要简洁又要易懂,简短而缺意,就只能使人看不懂。所以,写公文不能哗众取宠;不能用那些华丽而不易懂的辞藻;不能用那些自己生造的语言;不能有“学生腔”、“文学腔”;不讲空泛的“普通话”,多讲实实在在的“地方话”,多用群众语言。

   秘书写作同文学写作一样有个“熟读唐诗三百首,不会作诗也会吟”的过程:即通过阅读上级有关规范文件特别是经典性文件来培养语感,遵循“感受语言——领悟语言——积累语言——运用语言”的正确途径,形成语感,才能真正提高秘书写作水平。掌握公文的语言对提高公文写作有一定的作用:1)、掌握公文语言的性质,增强公文语言的针对性。2)、掌握公文语言的特点,使公文语富表达到位。3)、勤于思索,反复推敲,注重公文语言的修养。    

参考文献:

[1] 约翰·奈斯比特.大趋势——改变我们生活的十个新方向[M] .中华工商联合出版社有限责任公司.

[2] 说文.注:东汉许慎著.

[3] 程金城.秘书之友[J] .甘肃:兰州大学,2010(11).

[4] 卢如华.新编秘书写作[M].北京:高等教育出版社,2007.

[5] 管金鳞.文章写作原理[M].郑州:河南大学出版社,1988.

[6] 刘熙载.艺概·文概[M].上海:古籍出版社,1979.

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