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李 玉 丹同学:试论秘书信息反馈工作对领导的决策作用

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:李 玉 丹同学 指导老师:金 仁 重  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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试论秘书信息反馈工作对领导决策的作用

 

摘  要:当前,我们正处在一个信息社会,秘书作为领导的参谋和助手,其基本职能之一是发挥参谋辅助作用,而这一作用的重要体现就是提供情况和信息。在秘书获取信息的众多渠道中,信息反馈工作以检查输出信息的真实性,对信息传递进行检验和调整等为目的,为领导决策提供基础和依据。因此,秘书在进行信息反馈时,要明确信息反馈的内容和范畴,要严格遵循信息反馈的基本要求,利用不同途径做好信息反馈工作,从而体现信息反馈工作对领导决策的预测作用、验证作用、指导作用。秘书信息反馈工作做得怎样,在某种程度上反映着秘书为领导参谋服务的层次和质量,反映着秘书的整体工作水平。

关键词:秘书;信息反馈;反馈作用;反馈要求;反馈途径

信息是现代社会的宝贵资源,随着社会的发展,信息的价值将不断攀升,信息时代的到来,既给秘书工作带来了发展机遇,同时也带来了严峻的挑战,秘书人员要想在信息时代做好信息工作,不仅要注重信息的收集、整理、筛选、储存、传递,更要重视信息的反馈工作。秘书的信息反馈工作是从信息使用过程或市场活动中发现问题、捕捉新视点所进行的信息活动,是证实信息、扩充信息、挖掘和开发高层次信息的有效途径。初级信息主要是为领导提供情况,但要制定决策,还必须对信息使用过程中集中反映的某些重要问题作系统、周密的分析与综合,通过大量的动态信息反馈进一步发现深层次信息,提高信息质量,辅助领导决策。 

一、秘书的信息反馈工作

(一)信息反馈

信息反馈是将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。反馈的本质就是根据以往的情况来调整未来的行动。当前信息反馈工作的形式主要表现在以下几个方面:

1.正反馈和负反馈

正反馈一般为决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈,使系统的输入对输出的影响增大。负反馈一般为决策执行中的问题、失误方面的信息反馈,使系统的输入对输出的影响减少。

2.纵向反馈和横向反馈

纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式。横向反馈是同级组织之间的信息反馈。

3.前反馈和后反馈

前反馈是在信息发出前,信息接收者向信息发出者表示的要求和愿望,希望将发出的信息能满足自己的需求。后反馈是在信息发出后,信息接受者对信息做出的反应。

(二)秘书信息反馈工作

秘书的信息反馈工作是信息工作中的最后一道工序,也是反映信息工作整体质量的重要体现。根据确定的具体目标和具体要求所涉及的内容,信息反馈可以包括很多方面,主要是:有关方针、政策和重大工作部署执行情况的信息;新思想、新观点和独到见解;经验型信息;反映工作中存在问题的信息;对全局有影响的倾向性、苗头性信息;反映意见、建议的信息;反映重大事件,突发事件的信息。

秘书信息反馈是围绕其内容在规定的目标范围内对信息进行深度提炼,所以,秘书信息反馈可以借鉴信息的综合处理要求分为两个方面:第一,信息反馈要具有广度。“广度”是指秘书在进行信息反馈的时候,对于综合出的信息材料面要宽,情况和问题要全面。这就要求秘书储存好各方面的信息,在丰富、翔实的信息材料的基础上,使信息反馈时的分析综合具有一定的覆盖面;第二,信息反馈要具有深度。“深度”是指秘书在进行信息反馈的时候,根据既定的目标和要求,归纳出的信息材料要有情况、有分析、有对策。具体要求是:反馈要恰如其分,要有必要的事实数据,要有分析和建议。这样才能供领导层对做出的决策进行实效性的参考或更新。

二、信息反馈工作对领导决策的作用

对决策实施效果等信息,秘书要进行反馈,决策者据此决定是否调整、修改或补充原来的决策,以更好地指导工作,因此对于秘书而言,信息反馈对领导决策具有十分重要的作用。

(一)通过系统反馈预示事物发展趋势的预测作用

秘书信息反馈工作的预测作用主要体现在对已知信息内容的深入分析,并建立在这种分析基础上的对未知或未来信息的科学预测。

秘书的信息反馈不同于一般的反映情况,它不是被动反映,而是主动收集,在各种不同的决策方案执行后,秘书应发挥主观能动性,对其产生的影响或遗留的问题进行必要的加工整理,对其中的决策偏差、疑难问题等要系统性、全面性的作出进一步的解释说明,预测事物接下来的发展方向,并提出倾向性的意见。如领导要出国与一家公司进行商业谈判,前期工作秘书必须收集有关这家公司的背景资料以及所属国家的社会文化习俗等信息;而在领导谈判间歇阶段,秘书可以及时收集谈判中产生的信息,并与谈判前储存的信息进行比较,检验已输出信息的真实性,并分析和预测接下来的事态发展,为领导的谈判决策提供参考作用;而在谈判结束后,秘书又必须对此次谈判中产生的问题或谈判后所带来的影响作出总结,并及时、准确的向领导反馈,从而为下一步的公司合作提供可行性的依据。

秘书通过系统的反馈信息,将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映,通过领导决策、执行、反馈、再决策、再执行、再反馈的循环往复的过程,协助领导使管理工作不断改进,不断完善,为后续工作的进行提供预测性的建议和方案,充分体现信息反馈的预测作用。

(二)通过追踪反馈可以检验决策目标的验证作用

领导的一项决策经研究出台后,其实施情况、取得成效以及在实践中产生的问题等形成了各种各样的信息,而秘书的本职工作就是要做好决策施行的信息追踪反馈工作,及时收集决策执行的情况:取得了哪些进展,存在什么问题,并综合处理这些信息,以备领导实行追踪决策。在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中,追踪反馈可以检验决策目标是否符合客观实际,为修正和调整决策提供依据

而信息的追踪反馈又催生了新的决策的产生。信息反馈可以将决策实施后取得的成效和产生的问题及时全面的反映给决策部门,通过对已使用信息的检验和验证,从而催生新的理性的决策。其验证作用主要表现在以下两个方面:第一,从实际工作来看,一条重要的反馈信息再通过追踪收集,得到实际验证后,可以引出一项重要决策提出一个新的指导意见、启发新的工作思路,可以推动某项政策的落实、督促解决某个方面的问题;第二,从推动工作的角度看,信息的追踪反馈是领导掌握工作进度的“显示屏”,它能够从积累的工作经验和信息储存量中,通过信息之间的对比分析,衡量和验证决策的正确与否。

今年的五月至七月份,我在河南万盛缸套有限公司的财务部实习,我主要的工作就是验证会计凭证,填制会计凭证、粘贴票据等,通过协助整理公司的一些凭证或工作登记,我深刻的体会到了秘书信息反馈工作对领导决策的验证作用:第一,真实准确的反馈财务数据有助于领导了解和验证公司财务资金的流向。财务工作提供信息的目的是为了满足财务信息使用者的决策需要,因此,秘书人员提供的财务信息就应该做到内容真实、数字准确、资料可靠;第二,通过计算机网络统计,对数据进行分类、计算、汇总、更新、分析等一系列操作,使得分析后的信息动态地反映企业组织的财务状况和经营成果,并及时的反馈给领导,以便领导对企业下一步的财务计划进行检验,或作出调整以及更新;第三,通过对数据档案的整理、装订入册,方便在领导需要时及时反馈有用的数据信息,使领导能够及时检验、更正或重新做出管理决策。

因此,秘书人员在涉及财务方面的工作中必须按照财务工作要求,对数据记录清晰,账户对应关系明确,文字摘要清楚,数字金额准确,以便向领导反馈准确的数据信息,一方面可以验证领导的决策,另一方面也方便领导能准确完整地把握反馈信息的内容,更好地加以利用。

(三)通过信息反馈发现、交流和推广经验的指导作用

1.对秘书工作的指导作用

秘书信息工作本身涉及的范围很广,涵盖了社会生活信息、经济信息、政治信息等方面,秘书在进行信息反馈工作的时候,通常也会根据既定的目标收集不同层次、不同性质的反馈信息,然后通过对收集的反馈信息进行分析、推断、总结、归纳,将对领导决策有价值的信息反馈上去,而在这一过程中,秘书也加强了自身的锻炼,积累了收集和处理各个方面信息的经验,如对日常事务的处理,对文书的起草,对会务的组织与管理等,通过对多方面、多层次信息的分析和了解,提高了秘书信息反馈工作的分析能力,指导了秘书工作更好更快的开展。

2.对领导工作的指导作用

领导决策执行后,是秘书对决策实施效果的落实和检验阶段,在此过程中,秘书搜集决策实施过程的反馈信息,以客观事实为依据,收集反映当时工作活动产生的现实情况,执行偏差,出现的问题等,然后对实施效果产生的信息进行分析,获得对事物本质的新认识,并将这些整理过后的信息反馈给领导,根据领导的需求目的让领导对其进行取舍,便于促进领导及时修订决策或重新决策。

信息反馈对领导的这种指导作用是建立在对领导意图的正确理解上,秘书不可随意发表个人意见或直接做出决策,要正确认识自己的立场,做好对领导决策的参谋辅助作用。例如下面案例中:

李指挥长看到各工地进程进度表之后十分高兴:“本月工程进度比上月提高了30%,这是了不起的成绩。”方秘书在一旁提醒道:“这报表里可能有水分。”“何以见得?”李指挥长问。“本月比上月阴雨天气多,施工困难大,加上主要施工机械又损坏了好几台,工程进度不可能提高这么多。一则可能有虚报,二则可能有只顾进度不顾工程质量的问题。”方秘书说。李指挥长觉得方秘书的话很有道理,决定派人到各工地调查。调查的结果证明,方秘书预计的两方面问题都是存在的。李指挥长立即采取了有力措施看,严厉地处理了虚报进度和不顾质量的错误倾向,确保了工程的顺利进展。

案例中方秘书根据自己的积累和对公司情况的收集,在领导需要的时候,能主动提供有效的反馈信息,为领导做出新的决策提供依据,充分体现了信息反馈对领导决策的指导作用。

由此可见,信息反馈工作对领导的决策作用也是举足轻重的,反馈信息的质量直接影响着为领导决策服务水平的高低,所以,在秘书的信息工作中,重视反馈工作是对领导决策作用的进一步提升。

三、信息反馈工作的基本要求

秘书作为领导的近身综合辅助人员,围绕领导的中心工作和需求进行信息反馈,前提是领会领导的意图,了解领导的工作需求,这就要求秘书要经常研究办公室各部门各个时期信息需求的重心,善于从公司文件以及会议精神中了解领导对信息的需求,善于从客观情况的发展变化中分析领导对信息的需求,向领导反馈需要了解和需要掌握的信息,并循着领导工作的进展持续不断地提供动态信息,特别是带有苗头性、倾向性的新情况和新问题,要及时发现及时反馈。而做好这些工作,就需要秘书清晰的认识领导决策对信息反馈的要求。

(一)明确信息反馈的目的需求

尽管信息反馈具有明确的目的性,但由于秘书人员主观认识或客观条件的局限,获取的反馈信息经常存在与目的需要并不相关或关系不大的那部分。因此,在信息反馈过程中,应围绕领导者的要求根据信息材料与所要了解或所要解决的问题是否相关而决定取舍。信息反馈的使用价值与领导者目的需求的统一性,要求对信息材料的效用大小作出初步评价,对使用价值或有或无、大小不等的原始信息进行取舍。

(二)审查信息反馈的完整情况

对原始信息进行开发、利用后,就每一类新的反馈信息来说,秘书人员要充分发挥主观能动性,审查各类信息是否齐全,能否反映一个事件的全貌,能否体现问题的基本实质,要重点考察是否有重复或遗漏之处,要有比较的观点,对重复信息进行实际效用的评价,然后根据领导的意图进行取舍,并进行新一轮的信息反馈。秘书人员要知道,信息材料的遗漏现象必然会破坏它的完整性,影响对事物的整体把握,所以,秘书在弄清缺少什么之后,应及时组织信息的再收集,并及时反馈,做好补遗工作,以确保信息反馈的完整情况。

(三)提高信息反馈的准确程度

信息的生命力在于真实,信息的价值在于真实,信息对领导工作的参考作用还在于真实,信息经过反馈后是否准确是影响信息使用价值的重要因素。秘书首先应对粗糙的原始信息进行仔细的审核鉴别,使其准确无误,然后再将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集,譬如对某些数据材料,应经过再计算加以验证,对那些含混不清、模棱两可或表述混乱的信息,若与同类其他信息相重复,就干脆剔除,在非重复而又必须保留的情况下,要针对性地组织信息的再次收集处理,通过不断的进行信息处理,提高信息反馈的准确程度,使其达到最初的目的需求,实现领导决策的高标准。

(四)把握信息反馈的时效间隔

信息产生后,往往有一定的有效时间区限,从时间角度对不断变化的信息进行收集、审查、鉴别和效用评价,通过和以往的信息进行合理筛选也是很有必要的。从目的需求出发,已经老化并失去价值的信息就予以淘汰;对于同一事物在不同时间内的信息,一般取进舍远,以新为重。当然,如果有多当面的比较分析的必要,秘书应视当时的具体情况酌加处理。

四、做好信息反馈工作的途径

信息是领导决策的基础和依据,信息反馈是进一步提高领导决策作用的方式和有效途径。秘书要想更好的为领导提供参谋辅助服务,发挥领导的决策作用,就要在工作过程中不断地思考和总结如何做好信息反馈工作,确定信息反馈工作的思路、重点和措施,不间断地为领导提供高质量的信息。而提高领导决策作用的途径主要表现在四个方面:

(一)积极反馈不盲目,提供决策依据

在工作实践中,秘书的工作都很繁琐,对领导决策执行效果的评估也必须注重效率,这就容易使大量重复信息或问题信息堆积在一起,造成秘书对信息的随意反馈或是盲目反馈,为获得具有代表性和精确性的信息反馈,应注意以下几点。

1.信息反馈要针对性,由于信息反馈是主动收集,秘书在对已收集的反馈信息进行整理的时候要根据领导决策的目的需求,有针对性的进行反馈。

2.信息反馈要准确真实,秘书对搜集的反馈信息要进行管理、加工、分析,并将其结果与既定目标和要求进行比较分析,找出差距,确保其反馈的真实性。

3.信息反馈要广泛全面,领导决策会根据秘书反馈的信息进行决策调整或整改,因此,秘书加强反馈信息的层次化,多信源、多通道反馈,为领导决策提高正确、高效的依据。

(二)加大综合反馈力度,保证决策执行

信息反馈必须要有连续性,即秘书要对工作活动的情况连续地、有层次地进行反馈,这样做不仅会增强反馈的力度,也有助于对信息认识的深化。要加大综合反馈力度,首先要明确领导对信息反馈的目的需求,弄清领导的工作进展情况和急需解决的问题,然后围绕领导的工作重心,从不同的方面进行信息的反馈,如从工作活动的全过程考虑进行信息反馈,或是对工作活动的某个过程从不同角度进行信息反馈,还可以对工作活动中的某个关键问题在短时期内连续不断地进行信息反馈,总之,通过不断有目的性的加大综合反馈的力度,为领导进一步决策提供保障。

(三)强化信息反馈职能,确保决策时效

信息本身具有时效性,所以在进行信息反馈时也不能过于迟缓,以便影响了领导的决策时效,因此,秘书应强化信息反馈的职能,做到两个完善:第一,完善信息反馈的收集方法,要选择适合工作情况和领导需求的方法,做到善于从决策执行的效果中发现和捕捉新信息,从工作活动中发现有价值的信息,从表面现象中发现潜在信息,及时准确的收集到反馈信息;第二,完善信息反馈的工作制度,建立针对信息反馈方面的收集、过滤、存储等过程的各项制度,规定信息反馈的合理流程,尽量减少信息反馈的重复性,以保证反馈信息的实效性。通过强化信息反馈的职能,秘书能够更好地确保领导决策的时效性。

(四)优化信息反馈的渠道,巩固决策成果

信息反馈的渠道有多方面,个别的会谈、口头反映情况、回报情况属于信息的反馈;召开会议、搜集各方面的反映也是信息的反馈;开展调查获取情况同样也是信息的反馈。但是现代的信息反馈机制依靠的是信息网络,一个完整、可靠、机敏的信息网络是信息反馈最有效的渠道,所以,秘书选择高效的信息反馈渠道对巩固领导决策成果很有必要。领导者通过秘书运用信息网络反馈回来的循环往复的反馈信息,可以对组织进行最有效的管理和最科学的决策,在整体工作活动中呈现出高水平的决策成果。

秘书信息反馈在信息工作中地位十分特殊,它既在领导决策之后,又在领导决策之前,决策、执行、反馈,三个步骤形成了一个循环的模式,它既反映了前一阶段决策的效果,同时又对下一阶段领导进行计划的调整和修正起着参考作用。因此,秘书在工作中不仅要重视信息反馈,还要建立一套相应的工作制度,以保证反馈的顺利进行,反馈信息要保证质量,力求灵敏、迅速、准确、适用,反馈回的信息也要进行筛选、加工、核对,以使领导决策时得到可靠有用的信息。

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