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李玉婷同学:电子档案利用中存在的问题及对策

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:李玉婷同学 指导老师:裴 军  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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电子档案利用中遇到的问题及对策

 

摘  要:电子档案是与纸质档案相对应,在数字设备及环境中生成,以数码形式存储,依赖计算机等设备阅读、处理,具有参考、利用价值的电子文件的集合。由于它具有系统依赖性、非人工识读性、信息与载体可分离性、可复制性等特点,在利用中存在着软硬件设备不兼容、信息易被修改、信息传播难以控制、利用制度不健全等问题。档案人员应该提高安全利用意识,建立健全管理制度,采用双轨制归档,建立电子档案利用管理系统,加强安全管理,确保堵住电子档案利用中的漏洞,使电子档案能够体现灵活性和便捷性优势,可靠、安全、可持续地为社会提供服务,发挥其价值作用。

关键词:电子档案;利用;问题;对策

随着计算机、多媒体和网络等技术的迅速普及和快速发展,以及信息存储方式的变化,电子文件和电子档案应运而生。电子文件是在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可以通信网络上传送的文件。具有参考和利用价值的电子文件归档后就形成了电子档案。与纸质档案相比,电子档案具有利用方式多样、不受时间空间限制、快捷方便、经济环保、无损耗老化现象、能够获得更广泛信息等优点。但由于信息技术的特殊性,电子档案的利用过程中也存在着这样那样的问题。如何降低电子档案利用的风险,保障电子档案的有效利用,最大程度的发挥电子档案的利用价值,是档案工作者亟待解决的问题。

一、电子档案提供利用的方式

(一)电子阅览室阅览

电子阅览室配备专用的计算机阅览设备,为利用者提供良好的阅档环境,方便对利用者进行指导,利于控制电子档案的使用情况和保护电子档案。不便在计算机网络上浏览的以及具有机密性的电子档案,可以在电子阅览室提供利用。要建立相关的阅览制度,对利用者阅览、拷贝、摘抄档案的手续、权限等作明确的规定,保证电子档案的安全。电子阅览室阅览的特点是可为利用者提供技术支持,也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性,取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

(二)提供拷贝

档案部门可以向利用者以拷贝的形式提供记录在特定载体上的电子档案。拷贝是电子档案使用的第一途径,目的是向使用者提供档案的原始状态,确保其使用过程中的权威性。作为档案部门,当向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可向这些用户提供打印件或缩微品。 

(三)外借

档案的外借服务是档案利用的辅助手段。它是指为满足某些特殊的利用需求,经审核批准后,允许用户将档案原件带出馆外使用的一种服务方式。

档案外借应有严格的制度,在单位内部,因工作的特殊需要,会有借出电子档案磁盘或光盘在工作岗位上利用的方式。电子档案的出借必须建立严格的审查与借阅制度。无论谁外借都必须经过批准并履行借阅手续。

(四)在线查询

在线查询,即利用者使用电脑,通过网络直接查询档案查询系统上的档案数据。其特点是:与网络传输相比减少了大量的管理工作;可以使更多的用户同时利用同一份电子档案;也可根据利用者的需求,定期向系统加载数据并将加载的内容或时序向利用者通报;还可建立利用者预约申请文档,通过系统对这些申请进行处理,及时将相关的档案数据加载到档案查询系统,供利用者使用。随着计算机网络化的快速发展,互联网和各类办公网络已深入到各个角落,档案部门对电子档案的利用也重点转向在线查询,各地档案部门也建设了各式各样的档案信息在线系统。在线利用已经成为档案利用的一种重要方式。

(五)通信传输

通信与电子计算机技术结合为我们提供了广阔的网络环境,用网络传递电子档案成为一种越来越简便的方法。这一方法比较适用于馆际之间信息资源的互相交流和向相对固定的查档单位提供档案资料。可以通过点对点数据通信或互联网络来实现。使用通信网络传递电子档案更为快捷可靠,而且利用者不需获得和保管电子档案的存储载体, 保管者也不需包装和向利用者寄送电子档案存储载体的拷贝件。

二、电子档案利用中存在的问题

(一)软件、硬件设施不完备,影响利用效率

电子档案具有对数字产品具有很强的依赖性。存储在载体上的电子档案是以数字编码序列的形式存在的,电子文件不能被人直接阅读,必须借助特定的数字设备和相关软件将载体上的编码序列读取出来,然后转化成人能识别的形式显示在屏幕上或打印在纸上。因此,对软件、硬件设备要求较高,二者在更新换代的同时必须兼容。但是,由于单位财力不同,领导重视程度不一,很多单位档案部门的数字设备更新换代速度滞后,软件、硬件兼容性差,严重影响电子档案的利用效率。

(二)电子档案信息易被修改,影响档案安全

由于电子档案的易于被修改的特点,在电子档案利用的过程中可能会带来相关信息被改动或被覆盖,从而使具有原始性的电子文档面目全非,造成电子档案原稿的破坏,而且黑客攻击、病毒入侵、系统故障等都有可能破环电子档案信息。。此外,电子档案易于被修改的特点,使档案保管部门在电子档案利用之后进行检验时,很难对电子档案的原始性与完整性进行认定。

(三)电子档案信息传播难以控制,影响档案保密工作

电子档案的在线利用具有灵活性、便捷性等优势,但在利用过程中的权限控制非常简单,只有可利用和不可利用两种模式。而对于可利用模式而言,一旦用户利用电子档案,就无法控制用户在利用结束后发生的传播风险。电子档案可以被下载或者打印,产生二次传播,违背了档案保密性的原则。

(四)电子档案的利用制度不健全,影响档案安全

档案工作是一项严肃的工作,档案部门的权威性是保证档案价值的前提和基础,必须建立相关的制度来规范档案部门的作业流程,保证电子档案原件的内容、载体的安全和完整,确保电子档案的真实性。失去了真实性,就谈不上档案的价值了。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性。因此,加强电子档案的利用管理是十分重要的工作,需要多方面的密切配合,并从多个角度展开工作。但是,目前由于部分单位电子档案工作刚刚起步,缺乏审查、权限、复制等相应的制度,影响了电子档案的利用工作的开展。

三、采取适当措施,确保电子档案利用效率

(一)提高电子档案管理人员的安全意识,保护档案信息资源

由于电子档案对利用过程中的控制比纸质档案要困难许多,导致了利用工作的复杂化。如果秘书人员缺乏足够的知识和经验,就不可能及时发现问题。因此必须提高档案管理人员的安全意识,从思想上认识到档案管理工作的重要性,从技术上确保档案管理工作的安全性,达到既能使电子档案信息最大限度的被利用,又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。

(二)制定电子档案利用活动的管理制度,提高利用效率

除了档案利用的一般制度之外,对于利用电子档案也应制定专门的制度,包括利用资格审查、利用权控制、阅读操作、复制等方面的限制,以及电子档案拷贝件的回收制度、档案管理人员责任制等。首先建立电子档案利用登记制度,对用户登录时间、相关操作等信息进行记录,从而为随时印证该电子档案的来龙去脉提供完整、细致的查考信息,实现对电子档案进行时时监控。对电子档案的电子记录系统,还要辅之以必要的人工记录,两种手段共用,确保电子档案的网上安全。及时填写电子档案管理的日志,对电子档案的利用实行利用权限控制,防止无关人员对电子档案系统的非法访问,防止利用过程中的泄密和损伤。其次,建立档案利用审批制度,相关人员需要查阅和利用档案时,必须获得档案主管领导的审批。再其次,创新档案管理模式。档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理活动,使档案收集更为及时,保证电子档案的及时更新,更好的满足电子档案利用者的需求,整合档案资源,实现电子档案需求利用质的飞跃。另外,还要建立电子档案拷贝回收制度。对已到回收期限的拷贝提出催还清单,对收回来的拷贝件应做信息内容的消除处理,并在对应的利用信息文档中注明拷贝件已收回。

(三)采用双轨制归档,保证电子档案的真实性

为了在计算机系统或网络系统出现意外故障时能够确保电子档案的完整性和真实性,可以采用“双轨制”归档。即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案,使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。不过,各单位应根据各个档案的内容特点采取适宜的方法,有选择性地实行“双轨制”管理,避免造成人力、财力、物力浪费。

(四)建立电子档案利用管理系统,便于电子档案利用。

在电子档案利用的过程中,电子档案要达到完整、准确、系统地归档要求,没有相应的管理系统是不行的。因此要加强软件、硬件设施投放,建设一个电子档案管理系统。这一系统应以计算机管理为主要手段,满足电子档案管理各个环节的要求:满足档案检查的要求、修改完善的要求、电子档案信息管理的要求以及电子信息提供利用的要求。该管理系统在电子信息归档时可以对电子信息进行检查、鉴定、验收,除有关归档责任签署之外,还能够有针对性地对利用的电子档案进行检查,及时发现问题。该系统应有较强容错能力,避免由于误操作所带来不可挽回的损失。此外,在技术方面,建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改;通过验证用户信息、输入口令限定访问、阅读权限;采用密钥管理、数字签名等技术手段,保护电子档案信息的安全。

(五)加强电子档案的安全性管理,确保档案信息安全

电子档案的安全措施是十分重要的。一是运用先进的现代化网络监控技术,对网络运行实施有效监控,防止运行过程对电子信息的破坏;二是通过对员工和设备的管理杜绝人为侵害的产生;三是严格按规范进行电子文件的归档审查,保证归档电子文件的完整、准确及软硬件环境的齐套性,保证电子档案的利用环境的存在与优化;四是跟踪计算机软、硬件的更新节拍,搞好电子信息的转化工作;最后要有较强的防攻击能力,以免电子档案被篡改或被形形色色的计算机病毒攻击;五是采用的利用方式,应视利用者的情况而定,不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式;六是利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的电子档案采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密规定,有稳妥的安全保密措施。要根据电子档案内容的密级层次,进行有效的管理。一般情况下,对于内容不是完全开放的电子档案,不宜用拷贝的方式提供利用,对于提供拷贝的制作,必须在有效监控下进行。

总之,电子档案的利用与利用管理是一项极其重要而复杂的工作,要做好这方面的工作,应从制度、设备、技术等各个方面采取有效地措施,确保在每一个环节上堵塞电子档案利用中的漏洞,使电子档案能够体现灵活性和便捷性优势,可靠、安全、可持续地为社会提供服务,发挥其价值作用,更好地造福于人类。

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