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陈冉同学: 办公自动化环境下的秘书文书处理工作

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:陈冉同学 指导老师:张端端  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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办公自动化环境下的秘书文书处理工作

 

摘  要:现代秘书工作中办公自动化技术的发展经历了三个阶段,正在向数字化、网络化、集成化、多媒体化、智能化发展。自动化办公与传统办公的比较,具有快捷性、信息性、网络化的优势。办公自动化在文稿拟写、发文处理、收文处理、文书的整理和归档等秘书文书工作中起到了鲜明的作用,工作效率和安全性都得到了保障。秘书人员应切实有效地建立办公自动化体系、信息技术体系提高效率,并逐步走向智能化、自动化、现代化的崭新局面。

关键字:办公自动化;传统办公与自动化办公;秘书工作;文书处理

在现代秘书工作中,办公自动化不但减轻了秘书传统工作的压力,还促使秘书工作顺利完成了自我升级。实行办公自动化后,秘书工作的理念、流程、职能发生了极大地改变;大部分业务可以借助先进的办公设备进行处理,例如实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理等,提高了秘书工作的效率和质量,促进了秘书工作职能的提升。秘书工作也因此实现了信息化、系统化。而秘书运用办公自动化的条件下,文书处理成了很重要的一个环节,本文将着重围绕秘书在办公自动化对文书处理的应用进行讨论。

一、现代秘书工作中办公自动化技术的发展

   (一)办公自动化

办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统,它集管理、控制、服务等功能于一体,是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科,加强和加快办公自动化建设,是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度,扩大其应用的覆盖面和应用能力,是提高办公效率,优化服务质量的有效措施。是20世纪70年代中期在发达国家兴起的一门综合性技术,是借助于信息技术手段,将部分办公业务转交给各种设备处理,由设备和人员共同完成办公业务。

   (二)现代秘书工作中办公自动化技术的发展

近年来,办公自动化更是应用地非常广泛,文秘工作、档案管理、人事管理、会务管理、信息管理、协调关系、规范制度、提案管理、接待管理、统计管理等方面都应用了自动化,也使这些工作变得更加方便与快捷。说起办公自动化,大家都会想起智能化的工作流程管理、基于浏览器的事务处理、灵活的系统维护和升级、支持远程用户的数据同步、支持多种输入方式等等特点,但是却不是很了解办公自动化的产生和发展。

办公自动化在我国自20世纪70年代开始到90年代中期大致经历了三个阶段:第一个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用现代办公设备;第二个阶段的主要标志是办公过程中普遍使用电脑和打印机,通过电脑和打印机进行文字处理、表格处理、文件排版输出和进行人事财务等信息的管理等;第三个阶段的主要标志是办公过程中网络技术的普遍使用,这一阶段在办公过程中通过使用网络,实现了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等工作。[1]第一代办公自动化实现个体工作自动化,第二代办公自动化实现工作流程自动化,在第三代的时候,便以知识管理为核心了,由此看来,办公自动化正在向数字化、网络化、集成化、多媒体化、智能化发展。

   (三)传统办公与自动化办公的比较

1.传统办公的特点及不足

(1)传统办公的特点

传统的办公室管理工作主要承担着上传下达、办公物品管理、档案管理、制度实施过程中的监督以及其它事务办理等工作。在传统的办公模式中,工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制,即所谓的3C概念。就一般而言,办公管理离不开文件的制作、修改、传递、签定、保存、存档。部门内部及部门之间的任务完成完全靠人力或借助传统的交通工具等手段完成。传统的办公室采取自上而下的管理模式,上级向下一级传达指示和任务,领导的意志能得到很好的贯彻,同时下级可以一级一级地向上反映工作中存在的问题,一般不存在越级的问题。工作统一安排制定,统一实施完成,工作成绩易于评估。在当时的工作环境下,传统办公发挥了重大的作用,基本满足了当时的经济工作和行政工作需要。

(2)传统办公的不足

①管理模式陈旧。办公室只与自己业务密切相关的部分有联系,企业内的各种信息被分成了一个个孤岛。管理中随意现象、混乱现象以及官僚主义比较普遍。

②办公区域狭小。传统办公室受条件限制,往往就集中在一个房间里。

③管理成本昂贵。人力资源和办公资源经常被闲置或利用率低。

④缺乏个体创造力。工作人员不能从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来,无法释放人的创造力。员工成天围着主管转,普通员工与管理层之间的距离在物理空间上存在,心理距离也被人为拉大。

⑤办公效率和管理效率低下。决策的制定和实施周期人为地增长。传统的管理方式过分依赖领导者的个人能力、精力、经验、风格、习惯、感觉等人为因素,而员工的办公也过分依赖其个人意愿甚至喜好来进行,由于这些因素的不科学 性、不正规性、不确定性,造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本居高不下而收效甚微,不能建立健康、高效的组织办公文化。

2.自动化办公的特点及优势

提高办公室的工作效率,使办公室的工作人性化是办公自动化的长远目标。这意味着在这样的办公室系统中,人的活动集中于办公业务的核心部分,而这些活动是无论科学多么发达都不能完全由机器所取代的。80年代中期,我国制定了办公自动化的发展目标及远景规划,同时,国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化作了如下定义:办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人――机信息处理系统。其目的是尽可能充分地利用信息资源,提高生产率、工作效率和质量、辅助决策、求取更好的效果以达到既定 (即经济、政治、军事或其它方面的)目标。[1]

办公自动化是现代科学技术发展的产物,它的出现使秘书工作发生了前所未有的变化。工作人员在控制工作时间上有很大的灵活性,减少工作时间。能够实现领域交流、工作信息能存储、归档和通过计算机网络发送,减少工作空间和办公用品的耗费。办事更加方便,如一个原文件被录入,然后通过共享或网络分发,工作人员能在计算机上访问它们。或者通过电子邮件互相交流,实施管理。在办公处理方面,主要实现收文、发文的流转、审批、催办、督办等功能,并对文件、信息处理情况提供了相对空间,方便领导及时查阅,调用所需文件。在行政方面,可以实现内部请示报告、信息报送、会议通知、值班管理、信访管理、个人文件库。文档管理方面,个人可根据权限查询、编辑个人所拥有的文档,可在共享空间调用资料。由此看来,办公自动化给秘书工作真的是带来了很大的便捷。

    二、办公自动化技术在文书处理中的应用

   (一)文书拟写

文书拟写,是文书处理中的第一个步骤,现在公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。这样的好处主要体现在通过电脑排版文档,如果发现错误的文字还可以很方便的对文档进行修改和更正,使得页面更加整洁和严谨且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置,使公文格式更加规范,也体现出了公文的严肃性和权威性。办公自动化将网络变得更加方便,在拟写方面如果需要更多的资料,只用上网搜索便可以找到想要的东西,比原来查找纸质的文献资料方便快捷地多。

   (二)发文处理

公文的制发,主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。在发文时,发布的渠道更多,如QQ、邮箱、网站等媒介使信息的发布更加全面,更加便捷,在传统的办公中,发文的方式以纸质为主,很多时候有些人会因为某些方面漏掉这些信息。某些人由于职位或性格所限,有好的思想不能直接反应给上层,却可能写在论坛、工作日记里面,这时候上层在浏览信息的时候就会很容易注意到他,给他更多的机会、更大的空间去施展自己的才能。各种信息的传输是无障碍、无失真、无延迟的,领导人和员工能及时、直接得到对方思想,不再依靠个人沟通能力。打印机、复印机的辅助设备,使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。实现了无纸化办公,节约纸张等大量办公用品的消耗,节省电话费,更节省人力、时间、精力、管理等各种无形的成本,将宝贵的资源用于促进企业发展上。

   (三)收文处理

传统传送文件的方式,多是通过邮政系统靠人工投送,速度相对来说比较慢,而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件,还需要一笔不小的开支,而现在,通过传真机或者网络传输文件,是一种“点对点”的传输方式。一般情况下,只有收发双方知道文件的内容,避免了在文件传送过程中机密泄露。不仅速度快,而且成本低。正是因为如此,“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。当然,在无纸办公的条件下,纸质办公的准确性和传统性是无可取代的。

   (四)文书的整理和归档

在办公自动化环境中,秘书对档案管理的工作表现在整理,保管和保密上。 秘书人员在计算机上制作,接收文件,电子档案便应运而生。电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质,秘书人员在保管诸如此类的信息时,首先要将信息文件分门别类,建立一个文件夹,将这些内容保存在适当的介质上;确定的标识全宗名;划分全宗群;进行编号和排列。 秘书的档案保管工作是一项非常重要的工作,在确保档案完整的基础上,还要保证文件的安全。电子档案在稳定性上不如纸张材料。于是,秘书人员在保管档案时要做到以下几点:掌握好库房温度,保持库房内清洁,无腐蚀性气体,时刻检查通风状况,防止磁场的干扰,防止紫外线的直接照射。在保养和维修方面,秘书人员要保持磁带机、软盘驱动器、清洗机的清洁,定期对磁带、软盘、光盘进行检查、复制更新。

而文书档案应用办公自动化管理有着自身的优势,主要表现在一是使得办公的效率大幅度提高。在以往的档案管理工作中,工作人员大多是采用手工操作的形式,这样做既费时又费力。有了计算机管理软件,文件材料的收集、储存、分类、统计和查阅等环节变就可以自动化地进行,使得效率增高。

二是实现信息资源的充分交流与共享。运用计算机技术对档案进行管理后,档案管理由案卷级深入到文件级,由单途径管理发展为体系管理,由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展,实现档案信息与载体分离利用,可与其他信息系统建立共联,提供信息的横向与纵向、历史与现实记录,从而极大地提高档案利用工作的质量和效率,对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理,保证其查全率和查准率。同时,通过网络服务平台可以及时了解其他档案工作部门概况、工作重点以及档案管理信息动态。[2]

三是提高文件传递的速度和安全性。传统的文件传递一般是靠邮政系统负责邮发,受到距离长短的限制,影响了传递速度,或者也会发生办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的现象。而应用计算机网络技术,具有读取方便快捷、易于传递等特点,可直接通过网络进行文件信息传递,大大提高了文件传递的安全性和时效性。

     三、办公自动化在秘书工作中的展望

自动化提了多年,但效果并不明显,人们还是停留在单机字处理和表格处理的所谓办公自动化的初级阶段。信息的交流和共享,以及团队的协同运作等无法完美的实现,极大地限制了工作的效率。Internet的迅猛发展,为信息的交流和共享,团队的协同运作提供了技术的保证,同时也预示着真正的办公自动化时代的到来。办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。从技术发展角度来看,特别是互连网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看,全面的数字化办公还有一段距离,首先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配;另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。[3]路漫漫其修远,吾将上下而求所。人们应该在保留传统办公在管理上的优点的同时,运用信息技术发展的成果和现代的管理理念,继续坚定的实施办公自动化。

秘书工作实际上是实践性和操作性强的工作,需要百分之百的认真、负责及细心。在信息快速传播的今天,在办公设备自动化、信息化的环境当中,秘书的工作拉力越来越大。针对信息技术及办公自动化设备在秘书工作中的应用出现的优势和问题,秘书人员以方便要合理有效地利用各种资源,同事要注意信息的保密性和文档保存的期限性,提高自身的素质和业务水平,使公自动化信息技术朝着更加有利于秘书工作的方向发展。总之,秘书人员只有扬长避短,因势利导,切实有效地建立办公自动化体系、信息技术体系,真正做到以人为本、人机结合,才能使秘书工作提高效率,并逐步走向智能化、自动化、现代化的崭新局面。

 

 

参考文献:

[1] 张幸亚.基于NET的办公自动化系统研究与实现[].西北工业大学,2005

[2] 李魁明浅谈档案办公自动化管理[J].华章,2011,(9).

[3] 办公自动化的发展趋势[EB/OL].(2012-04-11http://hygl.whjs.gov.cn/content/2012-04/11/content_251648.htm

 

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