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常 彦 洁同学: 结合工学实习谈谈秘书的时间管理

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:常 彦 洁同学 指导教师:张艳清  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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结合工学实习谈谈秘书的时间管理

 

摘  要秘书时间管理的好坏,直接影响着其工作效率的高低。秘书时间管理中常存在着目标不明确、计划性不强、任务延期等问题,因此秘书在工作中应该减少不必要的时间浪费,掌握时间的有序性,注意事情的轻重缓急,树立管理时间就是管理生命的意识;秘书要掌握管理时间的小窍门:提高说话效率,利用下班后的时间,为处理突发事务预留时间等。最后结合实习谈谈自身的时间管理。

关键词秘书时间管理存在问题;解决方法

众所周知,秘书工作效率的高低与秘书对时间管理的好坏有着直接的关系。在为期两个月的工学实习中,我深刻地认识到了这一点,同时在工作上也遇到了时间管理中存在的种种的问题。就这问题我请教了办公室前辈,并利用学过的知识,总结了一些解决时间管理中存在问题的方法和技巧,这对我今后的工作将有着不可忽视的作用。结合这两个月的工学结合实习,我就时间管理上存在的问题和解决方法做出以下几点分析。

一、秘书时间管理中存在的问题

(一)工作目标不明确

秘书的工作任务繁重,工作项目多,工作的时间相对较长。怎样才能做到高效率、高质量的工作呢?这就要秘书明确自己的工作目标。这一天的工作任务列出来之后,将工作做一个规划,具体到什么时间完成哪一项工作,要有明确的目标。这样才能提高秘书的工作效率和工作质量。

在工学结合实习中,因为自己是刚进入公司的新人,并且是实习工,并没有很多事情可以干,都是从最简单的事务开始干起。在自己熟悉了办公室工作后,领导交办的事情多了,可当自己真应付这些繁琐的事情时就无头苍蝇忙得团团转,但不知道自己在干些什么,干成了什么记得有一次,领导要出差,办公室主任随行,主任就交办给我了几件事情,由于没有经验,我未能对几件事情的轻重缓急作出明确的划分,只是一味按照记录本上的初始顺序去完成。最终,当紧急情况出现的时候,我才发现有些相对紧要的工作还未很好的完善,甚至有些还未着手处理,为此我挨了批评。有了这次教训,我在以后的工作中,始终坚持事先就明确工作目标,合理分配工作时间,从而以后的工作得到了很好的改进和提高。

在秘书的工作中,除了处理一些日常工作,还要处理很多临时性的事务。如果不能明确工作目标,就会导致一些重要的工作应在某个时段完成但却未能完成,从而不仅影响秘书的下一步工作,甚至会影响全局

(二)工作计划性不强

每天提早三到五分钟到办公室,利用这个时间对自己一天的工作进行一个规划,这对秘书来说是必要的。一个详细的计划,是顺利完成工作的基础。

实习中,最简单的工作就是办公室环境的整理,但就对办公室环境的整理而言,也并不容易,因为不知道整个办公室整理下来要花多长时间,甚至经常有办公室人员到齐上班了整理工作还在进行中的情况。另外,在进行整理工作时,能看到的、表面上的都做到了,但是角落里的,内在不容易发现的却总是被遗忘,只能发现了遗漏才能立马补上,这就是工作没有计划,长此下去就会被环境整理搞得晕头转向,一整天的工作更是大打折扣。一个有多年办公室阅历的秘书曾经向我传授他的经验说,做任何事情都不能没有计划,要学会将办公室分成几大块,对每一块再进行详细的分类,然后按顺序进行整理,这样工作起来就游刃有余了,能做到在上班的前三分钟对环境进行全面的整理。从中我深刻的认识到:要想有效地管理时间就要清楚自己的行为目标。

(三)工作任务的延期

“今日事今日毕”,对于秘书来说更应如此,不能将今天的工作延期至明天完成,这样的推延,不仅会阻碍下一项工作的完成,并且还会影响秘书整体工作的完成。

说起工作任务的延期,我可是深有体会。市领导召开了一次座谈会将内容刊登在了《西毫简讯》上,而要求每个单位工作人就此次座谈会写一篇自己感想,这件任务主任交给我了,说是想看看我的写作水平和思维深度。我看了内容。觉得并不难写,心中有一些想法,但并没有立马付诸纸上。主任也没有说要的时间,于是我也并不是特别的在意,这件事被搁置下来,直到我快忘的时候,主任要了,我惭愧不已,主任的一言不发,我却心惊胆战,最后,主任自己坐在电脑前一小时敲出了一篇,这件事我的印象很深,此后我再也没有对任何工作延期了。

因此,办公室秘书工作应高速有效地运转,注重工作的不要把任务繁重办公室秘书工作拖拖拉拉,这样复一日,旧任务新任务交叠在一起,就必然导致工作杂乱无章,丢三落四,工作效率低下,任务不能完成。

二、秘书时管理的原则

(一)管理时间要区分战略和战术

毫不夸张,人最宝贵的资源就是时间,所以从某种程度上来说,管理时间就是管理生命本身。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理,根据要实现的整体目标与价值,要对时间做方向性的调整,用战略来指导战术管理。近期时间安排要服从于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化,要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规,以创新方式利用时间。[1]

(二)减少不必要的时间浪费行为

人在一生中会浪费很多的时间,要珍惜时间,管理好时间。首先,要改变没有任何意义的思考及行动的习惯。美国著名的思考心理学者狄伯诺提出了提出了“五分钟思考法”,即最初一分钟决定目标及课题,次两分钟是思考的扩张及探求,最后两分钟应整理思绪,定出结论。[2]尽管如此严格地限制时间的范围,反而能使精神集中,从而有助于解决问题。另外,还要注意克服工作中引起时间浪费的因素,这些包括做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。

(三)掌握时间的先后顺序

掌握时间的先后顺序就是掌握时间的有序性。就是秘书工作要有条理,不能于应付。这种有序性要求对时间要有计划安排。工作时间的顺序确定上,在将来和过去之间要选择将来,在机会和困难的事情面前要要着重于机会不要着重于困难。一旦选择认定的方向就不要不轻易地受环境影响,在保证稳当和易办的同事注重另外要扩展自己的意识,要有长远意识,看待工作中的时间要顾忌将来,为以后的事情、任务考虑。 

(四)注意事情的轻重缓急

秘书在拟定时间计划表的时候,必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住关键性的工作,同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。即将工作按轻重缓急分为:紧急、重要、次要、一般(也可以称其为“A、B、C、D分类法”)四类,以便于安排各项工作的优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间,对比每日计划时间与实际耗用时间,分析时间运用效率;重新调整自己的时间安排,更有效地工作。将日常工作与非日常工作区分开来,先将日常工作的时间大体固定下来,然后再合理地安排其他事务,以避免不必要的混乱和相互干扰。如果发现有一些事情反复或有规律地出现,就采用“批处理”的方式进行操作,将大大提高工作安排上的科学性。[3]

(五)将工作内容交错安排

为了高效地利用时间,真正提高工作效率,秘书应把一天的工作内容交错安排这是因为长时间持续同一个活动内容,大脑细胞长时间授受一种信息刺激,会导致工作效率降低。[4]这也就是我们说的换换脑子,如果穿插进行其他内容的活动,人体原有的兴奋区产生抑制点,在其他部位出现新的兴奋区,就会提高工作效率。

     三、秘书时间管理的方法

(一)秘书应提高说话效率

言简意赅的表达是在节约自己的时间,更是在节约他人的时间。任何场合的罗嗦、离题和无休止的争执都是大忌。特别是在回答领导的问题时,更要注意说话的效率,这样才能节省领导和秘书的时间,才有利于下一件工作的有效和顺利完成。在实习中,我就注意到了说话效率也是一门艺术,有一次我跟在领导后面为领导拿着出差时的行李,刚出办公室门,就碰到了来汇报工作的办公室主任,他看到当时的形势不对,就言简意赅,挑重点的说,从办公室到单位门口直到领导坐上车这段距离,主任很好的完成了汇报工作,不仅汇报了工作还得到了领导的意见和指挥,真的是事半功倍。这就是提高说话效率的重要性。提高说话效率,不仅节约了秘书自己的时间,同时还节约了领导的时间,更有利于秘书工作的整体开展,和工作效率的提高。

(二)利用下班后的时间

利用下班后的时间,不仅只是秘书要注意的,任何一个工作人员都要合理利用下班后的时间,这会有利于工作的开展和进行。在实习中,我每天都是最后一个离开办公室,离开之前,先将自己一天的工作进行总结和核实,明确未完成的工作写在记事本第二天的第一项,然后对办公室的文件和资料进行整理和归类,将办公桌上的物品放回原处,电脑上的文件保存、整理、归类。对办公设备进行检查,确定断电,然后离开。办公桌、电脑都很容易成为堆积过量资料的地方,每天只要用下班前分钟时间进行简单整理,往往能取得事半功倍的效果,至少能为第二天工作的开展做好准备,提高第二天的工作效率和工作质量。

(三)为处理突发事务预留时间

在实习中,我有幸接触到了会议筹备,这次的会议筹备会加深我对会议的理解,也锻炼了自己对会议筹备工作的认知程度。这次会议筹备我虽是在主任的带领下进行辅助性工作,并不是对会议进行整体筹备,我依然很高兴能够参与到具体的工作中。确定了会议的事项,主任就给我了一次机会,让我完成会议的筹备方案。我用了两个晚上,把自己了解和学习到的知识都写上了,经过反复整理,最后交到主任手上的时候。主任问我,出现突发事件怎么办?这是我在筹备会议中所遗漏的,不足的地方。然后,主任就说整体还可以,细节也把握到了,就是没有考虑到突发事件。但是仅仅考虑到突发事件是不够的,还有为突发事件预留时间,以及对突发事件的解决,这样才不至于遇到突发事件时手忙脚乱。因此不要将所有的时间都排得满满的,因为一旦出现意外或临时性的工作,整个原定计划就会被打乱,从而使整个工作都不能顺利进行。所以,在时间管理的过程中,还需为处理意外的不确定性事件预留时间。

四、结合工学结合谈谈自身的时间管理

两个月的工学结合实习让我学到了很多书本上没有的东西,让我明白了工作的辛苦,也明白了作为文员、秘书、助理,最重要的就是对时间的管理和利用。经过两个月的实习我对时间观念有了很深刻的认识,也能够很好的把握时间。我将两个月的实习分为了四个阶段,并就每个阶段对时间管理做了总结。

第一阶段:作为一个实习生进入单位,首先接触到的就是简单的工作,如:环境整理、文字录入、分发报纸等。这些工作虽看似简单、轻松,可没有合理的时间安排也是忙的头晕转向。我就是这样,刚接触到这些工作觉得很轻松,就看到什么工作就做什么,虽然也是忙了一天累的不可开交,可回想起来,觉得自己什么都没干。这就是没有对当天的工作和时间进行合理的安排,之后我吸取了教训,每天下班之前对当天的工作做了总结和核实,然后把未完成的记录下来,留给明天第一件事做。

作为刚进入公司或者单位的秘书来说,简单的环境整理,文件整理、端茶倒水是必不可少的,想要做好这些工作,除了虚心和勤劳以外,制定工作计划也是必不可少的,这样才能提高文员的工作效率,还能留出空闲的学习时间。

第二阶段:在单位实习几星期之后,我也能做些别的工作了,办公室主任就将我安排在了领导的办公室,我除了每天必须的环境整理和文件归类之外,又多了一项任务,就是在最快的时间内了解领导的作息时间,并为领导制作当天的作息时间表。观察和了解了领导两星期,能够勉强制定了,但还是会有漏掉和时间分配不均的问题,特别是没有空闲时间,突然出现紧急事件或者是临时事件,我就会手忙脚乱。通过这段时期的练习,我深刻体会了时间的重要性,要对时间进行合理的管理,有效的利用。

而随着时间的推移,在单位和公司工作的秘书,领导看到你的忠诚和勤劳,交办的事情就多了,接触到领导工作的同时,不忘合理安排时间,这可使领导对你刮目相看。有计划、有目的的安排工作,不仅节约领导的时间,而且还节约了秘书的时间,并对工作的有效顺利开展做了铺垫。

第三阶段:单位要召开阶段会议,我就有了一次参加会议筹备的机会。这次的会议筹备,主任将具体事项告诉我之后,就让我完成会议的筹备方案,我满怀信心,用了两个晚上的时间,把自己所知道的、所学习到的、所掌握的知识都运用上了,还进行了反复的整理和完善,将会议筹备交到主任手上时,主任就说了一句话:出了突发事件怎么办?这点我在会议筹备过程中遗漏了。会议筹备过程中不仅只是对会议过程进行筹备,对时间的管理也要考虑清楚,并且要为突发时间预留时间,这样才不至发生而手忙脚乱。

在公司和单位工作,而会议却是锻炼秘书工作的最佳方式,处理好会议的一切事务,秘书的工作就有了进步,在会议中积累经验,使秘书以后的工作可以处乱不惊,泰然处之,更能锻炼秘书的心理素质。

第四阶段:在单位实习一个半月的时候,领导和主任交办的任务多了,也有了重要和急要的任务,我就想到了我们所学的“A、B、C、D分类法”,我就将一天的任务按A、B、C、D进行了分类,明确事情的轻重缓急,这样不会漏掉工作任务,也不会耽误事情的发展,更不会拖延完成的时间。有效合理的时间管理,让我的工作游刃有余,完成的很轻松,不仅提高了工作效率还提高了工作质量。有些时候,在工作中遇到难题,我会利用任何可以利用的时间想对策,思考解决的方法。

有了经验和良好素质的秘书,才有资格站着领导的身边。在做领导助理的时候,要谦虚,和蔼。能够起到领导和中、下层职工之间的桥梁作用,不抬高自己的身价,虚心学习,不耻下问。这样的秘书才会在工作中得以升华。

两个月的实习,使我深刻地认识到了时间管理的重要性。不论是学习还是工作,都要对自己当天工作做一个规划,有计划、有目的的完成任务,不仅不会造成遗漏和延迟,而且能够更好的开展以后的工作。另外在时间管理上,要有自己的一套思路,在掌握了时间管理的方法和技巧的同时,积累工作经验,结合自己的实际情况,有效的对时间进行管理。

实习也使我认识到了时间在秘书工作中起着至关重要的作用,明确了秘书要对自己的时间进行有效的管理、合理的分配。而秘书能不能合理地管理利用时间工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间,才能提高工作效率,提高工作质量。反之,如果让时间白白浪费就会“时倍功半”。因此,秘书必须努力掌握时间管理,切实提高工作效率和工作质量。

参考文献:

 [1]赵丽彬.浅谈秘书的时间管理[J].科技信息,2010,(6).

 [2]秘书工作中节约时间的窍门[EB/OL](2007-04-23)  

 http://www.chinatat.com/new/175_207/2009a8a21_sync390112187112890025460.shtml

 [3]文华.秘书高效率工作手册[M].北京:企业管理出版社,2012.

 [4]学文.新编秘书高效率工作手册[M].北京:蓝天出版社,2004.

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