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杜 英 莉同学:浅谈初入职场的秘书素质提升

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:杜 英 莉同学 指导老师:任联齐  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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浅谈初入职场的秘书素质提升

 

摘  要秘书是一种独特的职业,不仅要具备写作能力,还应具备现代秘书的办公自动化能力、口语表达能力、人际关系处理能力、环境适应能力等。当学生由校园走向社会成为初入职场的秘书,可能会出现实操能力不强、人际关系处理不清、做事缺乏自信等方面的问题。所以,本文以工学结合实习为例,分析初入职场的秘书在工作中应该具备的一些基本能力、在工作中的欠缺部分及提出的一些措施和建议

关键词秘书;初入职场;基本能力;存在问题;措施建议

今年6月份我在信泰人寿新密营销服务部进行为期两个月的工学结合实习,在实习期间,我的主要工作为办公室日常事务办理、来客接待、会议组织等工作。通过这个实习,我充分认识到身为秘书人员,文秘专业毕业生还应该学的知识还有很多,比如办公自动化、坏境适应能力、接待礼仪等,作为一名初入职场的秘书人员,应当充分反省自己所欠缺的能力,以为以后的工作能更好的进行做好知识的补充。

一、初入职场的秘书应主要具备的几种能力

(一)办公自动化操作能力

随着办公室现代化水平的不断提高,工作单位对秘书人员的办公自动化能力的要求也越来越高。作为初入职场的秘书人员,更是应该具备这样的能力。这样才可以更快的投入到工作中。具体的能力要求如下:

1.熟练运用office办公软件

Office办公软件是秘书人员主要运用的办公软件,是工作中不可缺少的一部分,主要包括word文字处理、excel电子表格、ppt演示文稿等。作为文秘专业的学生,对word文字处理软件的要求包括:盲打文字及数字键、word文档的输入与编辑,如复制、移动、替换等;文档格式设置,如字符、段落、页面格式、制表符设置,图文处理等。另外在工作中比较重要的软件是excel表格,要求秘书人员应掌握:工作表的编辑,设置工作表的格式,公式与函数的运用,数据表的管理,如筛选、排序、分类汇总等。ppt演示文稿要求秘书人员要会演示文稿的制作、编辑和格式及设置幻灯片的放映效果。

2.了解常用办公设备的使用

办公室秘书常用的办公设备包括电话、打印机、复印机、照相机、录音录像设备等。掌握这些设备对提高工作效率、加快思维节奏有着明显的积极作用。作为秘书人员应主要掌握:电话键的熟练使用,打印机的安装,打印操作,如设置打印参数;打印机的日常维护和简单的维修;复印机的使用操作,如功能键的设置;数码相机的简单操作,投影仪的连接和设置等。

(二)口语表达能力

口头表达能力是秘书必备的能力之一。作为办公室秘书人员要善于人际沟通,因为说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话,会说话是办事成功的一个基本条件,也是处理好各种关系的一个基本条件。

1.说话要准确

秘书人员在工作中任何含糊不清的表达都会影响到工作,特别是表达中涉及的数据资料更应该准确无误。因此,秘书人员在口语表达上要有诚实的态度,实事求是,不弄虚作假,不能含糊不清,要清楚,准确的表达事实和自己的想法,不要张冠李戴。

2.表达要严谨

秘书的表达要做到严谨周密,不能出现遗漏,丢三落四。秘书在向领导汇报情况时要严密,不能自相矛盾或是遗忘一些重要的材料。要把握好自己的嘴,知道什么话该说什么话不该说,在涉及领导的隐私时,自己要懂得如何去表达。并且在思考问题时要善于分析和推理,这样才会表达的更严密。

3.语言要简明

所谓简明,就是要善于抓住实质性的东西,在准确严密的基础上,用简短的语言叙述出来。表达问题简明,不仅可以节省自己的时间,也可以节省他人的时间。秘书人员在表达时要对纷繁复杂的事务善于归纳总结,对一个问题有把握、归纳、概括的能力。并且自己要对事物有一个清晰的认识和分析,这样,表达问题时就会简练。

(三)人际关系处理能力

秘书良好的人际关系有利于营造愉悦的工作气氛,使公司充满活力与生机。不仅提高工作效率,而且可以让工作中的人心情舒畅,这样的结果是管理者和员工都希望看到的同时这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。

1.合理处理与领导的关系

作为一个现代秘书,在尊重领导的前提下,不应该惟命是从,而要做领导的帮手,帮助领导出谋划策,帮助领导来做一些决定,防止领导发生一些错误。给上司提意见只是本职工作中的一小部分,尽力完善、改进、迈向新台阶才是最终目的。要让上司接纳你的观点,应在尊重的氛围内,有礼有节,有分寸地磨合。不过,在提出质疑和意见前,一定要拿出详细的,足以说服对方的资料计划。从而创造一个与领导比较合作化的环境,充分发挥自己的能力

2.与同事和平相处

作为初入职场的秘书人员,与同事处理好人际关系可以帮助自己顺利的开展以后的工作。在与同事的相处中,要平等待人,不卑不亢,尊重每一个同自己交往的人。同时,要学会对等交往,这是人际交往礼节的一种基本要求,也是维持长期人际关系的基本要求。不管是从心理上,还是在物质上,都要平等的对待任何一个人,这样才可能保证自己不进入人际交往的漩涡。同时,也要时刻保持微笑。不仅会给别人留下一个好印象,也会让别人感觉自己是一个比较好相处的人,拉近彼此的距离。

(四)环境适应能力

社会生活中的任何个体,只有经过对复杂的社会环境、社会文化和社会规范的观察、认知、模仿、认同、内化等一系列的学习和事件过程,才能达到对社会能动的适应。因此,适应社会的过程,是一个循序渐进、呈螺旋式上升的过程,需要不断地学习。

1.工作环境的适应

作为一个职场岗位的新手,要想尽快适应工作的要求,完成角色的转换,必须要充分地了解和熟悉工作环境,了解和熟悉工作对象的特点和规律,从而对新的工作有个比较全面的认识和把握。这样,对自己以后的工作会有很好的帮助。

2.人际环境的适应

初入职场,当秘书人员进入一个新的圈子时,周围的角色都发生了改变,自己要学会适应办公室的人际环境,观察不同人的办事风格和性格特点,然后根据特点来运用不同的相处之道。低调做人,要学会“入乡随俗”要随大流,和大众,多参加群体活动,尽快的适应这个新的环境以便尽快的投入到工作中。

二、初入职场,秘书所欠缺的能力

(一)办公自动化实际操作能力不强

文秘专业学生在走向工作岗位时,往往具备一定的办公自动化技能,包括基本的文字编辑、简单的电子表格制作等,但是,因为没有实际工作的实践,在办公自动化使用上还存在诸多问题

1.通常会使用office办公软件,但对知识掌握不熟练

在信息化高速发展的今天,秘书人员应紧跟时代的步伐,熟练的运用办公自动化设备是工作必不可少的能力。作为初入职场的秘书人员,在刚进入职场时,发现自己许多学过的知识在工作中并不是能够准确的运用,比如,excel表格的运用。在工作中,数据表的管理在工作中是运用最多的,比如,筛选、排序、分类汇总等都没有在工作中能够熟练的运用。并且,大多数职场新人还不是很熟练的盲打,这对提高工作效率是有很大的影响。

2.没有实际运用过办公设备

作为办公室的秘书人员,要熟练掌握自己的“工作伙伴”,这样,工作起来才能得心应手。但是,由于在学校教学的局限性,大多数文秘专业的学生并没有亲手操作过一些办公设备,比如,打印机、复印机、传真机等,只是学习书本上的理论,并没有实际操作过,这导致秘书人员在初入职场时,工作很被动,需要花一段时间去学习实践。

(二)人际关系认识不清、处理不当

当大学生由校园走进社会,由学生转变为职员时,一切的关系也在发生着一些微妙的变换。老师变领导,同学变同事,相处之道也在发生着变化。在这巨大的转变中,新人可能彷徨,迷茫,无法马上适应新的环境,主要表现为:

1.与人相处缺乏主动性

作为办公室的新人,在做事和做人方面都缺乏主动性,大多数情况下“领导让干啥就干涉,不叫干啥就不干啥”,不求无功,但求无过这样的思想限制了秘书的行为,以至于在人际交往中不敢与同事、领导妥善的相处,这样,长时间就会缺乏主动性,与同事之间的关系就会变得冷清,让自己难以容易到这个集体中,不利于工作的顺利开展。

2.容易产生“小团体”思想

初入职场,在一个陌生的环境,人的心理会自然偏向给自己第一感觉好的人,在以后的相处中也会越走越近,这样,自己也会耳濡目染一些其他同事的事情,这样自己在心理就产生了排斥现象,近而在以后工作中会偏向那些方,这样,自己就在不自觉中走进了一个小团体中,这样对以后的工作是很不利的,不利于办公室的和谐发展,也不利于秘书处理工作。

(三)做事缺乏自信,不敢尝试

当进入到一个新的环境时,面对陌生的领导和同事,心里难免会有恐慌。初次进入办公室的紧张,不敢主动和同事打交道,总感觉自己一个新人什么都做不好,会损害自己在办公室的形象,这些都是一个新人在办公室的常见现象,具体的表现如下:

1.不敢大胆尝试新的工作

不敢大胆的工作和交流,这都是一个初入职场的大学生常见的心理问题,缺乏自信,存在自卑心理。例如,公司的组训出差不在公司时,公司的晨会无人主持,经理让新人尝试一下,但是,初入职场的秘书人员就是没有勇气接下这份工作,总感觉自己不会,不敢迈出第一步,没有尝试的勇气,使自己丧失了一次锻炼自己和展示自己的机会。任何事都有第一次,只要自己抓住一次次锻炼自己的机会,这样才会让领导看到不一样的自己,自己才可能发挥出潜在的能力。

2.不敢大胆展示自己的才华

新人在工作中,并不是很能大胆的去展示自己,缺乏自信,总感觉自己没有接触过,怕出错,才不敢去尝试。大多数职场新人在初次进入工作职场时,总认为默默无闻是最好的选择,但是,如果不适时的展示自己的才华,就会在日以继日的工作环境中被忘却。具体表现为,在公司的例会中,自己对一件事有很好的看法和意见,但是,心里存在自卑心理,而不敢说出来,这样就错过了一次可以展示自己才会的机会。

(四)眼高手低,缺乏实践

“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行”。在学校,学生是老师心目中的骄子,也认为老师传授的知识自己已经掌握了,不需要老师再淳淳教导了,但实际上,当理论运用到实践中的时候,才发现自己大错特错。一件简单的小事就可以看出自己在实践中的缺点。在一次财务报销的工作中,需要向公司提供报销发票,领导让秘书人员粘贴发票,他也感觉很简单,但是,在实践中,总是粘不好,不是一列的张数对照不齐,就是把连续的几张都粘住了,不能看到每一页,一张粘贴表被反复的返工弄的都是胶水。在那一刻,才认识到,简单的事做好就是一件不简单的事,要在实践中检验理论,不能眼高于顶,认真,踏实的做好每一件工作。

三、对即将步入职场的文秘学生的建议

(一)理论与实践相结合

“实践是检验真理的唯一标准”,当学生接受良好的教育,感受大学校园浓浓的学习氛围的时候,也要深刻地认识到所学知识是要运用到实践中的,而并非只是学习。所以,文秘专业的学生要在能够利用学校的资源的时候,多学习一些知识,抓住每一次实践的机会,比如合理的利用学校的机房和网络资源。作为文秘专业的学生要时刻谨记自己的职业责任,计算机将是工作中的另一个伙伴,要熟练地使用,多练习办公自动化软件,不要认为考完职业技能证就代表结束了一切,那只是一个开始,一个学习的开始,证书不能证明一切,实践才是证明证书含金量的最有效办法。所以,学生要在学校中多利用机房,实训室,图书馆,不断地为自己充电和运用。同时,也要抓住每一次老师给的课堂实训任务,那也是锻炼自己实际运用能力的最好方法,在学习的过程中,不要保持沉默、含蓄,要认识到,只有实践了才能认识到自己失误在哪,更早,更及时的发现问题才能更快的解决问题,这样在未来的工作中才可能减少失误,使自己的领导,同事更快的认同自己,更好的实现自己的人生价值。

(二)要学会说话

说话也是一门艺术,将话说到点上同样是一门艺术,作为办公室秘书要学会在不同的场合用不同的说话的方式。作为初入职场的秘书人员要少说话多做事,要懂得在什么时间,什么地点应该说什么话,比如,公司、聚会、会议室等应采用不同的沟通方式,要在合适的场合说正确的话。并且平时要多学习,多练习,要克服自卑和恐惧的心理,多参加社交场合,增长见识,扩宽自己的思路。

(三)工作要细心

秘书工作是非常辛苦的,自由支配时间很少,脑神经长期处于紧张的备战状态,且任务繁重。常年累月辛勤的工作,更要求秘书人员对待工作细心更细心。要经得起各种挫折。对待各种工作,自己都要全身心的投入,对待文字处理要细心,不能出现错字、漏字、别字,要认真审查从自己手中出去的每一份文稿。对待日常事务,要有个合理的安排,做到详略得当,认真安排每一项自己和领导的工作。对待同事关系,也要细心,要懂得察言观色,在同事需要帮忙的时候,自己也要耐心、细心的帮助。作为一名初入职场的秘书人员,自己要给领导和同事留下好印象,细心的完成各项工作是赢得信任的最重要的一部分。所以,在职场中,无论什么时候,都要耐心,踏实地去对待你所面临的一切事物,这样,自己在职场才会走得更远。

(四)待人接物,真诚大方

实习使自己长了很多见识,认识社会上各种形形色色的人,开始改掉自己见人退缩的毛病,逐步学会大方的对待每一个人,搞好和同事、领导的关系。这是走向社会的第一步,也是最基本的要求。古人云:“爱人者人恒爱之,敬人者人恒敬之。”人与人之间的交往都是相互的,都需要相互尊重和帮助。人际关系的处理原则是:你对别人的尊敬与帮助时一束入射光,你诚心的态度是一副镜子,而别人对你的尊重与帮助是反射光。你入射光越强,诚心越真挚,那么镜面将会越光滑,反射光也会越强,此时世界将充满阳光!所以,要学会从容不迫地待人接物,真诚,自信的对待每一个人,让自己在这个环境中能更快的适应,更好的融入这个集体。

(五)调整心态,坦然面对挫折

人生难免会遇到挫折,没有经历过失败的人生不是完整的人生。在秘书这个职位上,技术性的劳动并不多,大多是些琐碎重复的工作针对秘书这个职位的特点,遇到挫折时,不妨从调整心态来舒解压力,面对挫折。古曰“天降大任于斯人也,必先苦其心志,劳其筋骨,饿其体肤,空乏其身,行拂乱其所为,增益其所不能”遇到挫折时应进行冷静分析,从客观、主观、目标、环境、条件等方面,找出受挫的原因,采取有效的补救措施。树立一个辩证的挫折观,经常保持自信和乐观的态度,要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟,正是失败本身才最终造就了成功。学会自我宽慰,能容忍挫折,要心怀坦荡,情绪乐观,发奋图强。善于化压力为动力,改变内心的压抑状态,以求身心的轻松,重新争取成功,从而让目光面向未来。

参考文献

[1] 赵中利.现代秘书心理学[M].北京:高等教育出版社,2009.

[2] 李强华.办公自动化教程[M].重庆:重庆大学出版社,2010.

[3] 周倩妮.校外实训报告[R].湖南:中南大学,2008.

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