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沈佳英同学:华冠(嘉兴)家饰有限公司接待活动的策划

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:沈佳英同学 指导老师:杨方  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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     华冠(嘉兴)家饰有限公司接待活动的策划

目  录

一、活动背景 2

二、活动前期准备工作 3

() 活动名称 3

() 活动时间 3

() 活动地点 3

() 活动参与会人员 3

() 活动日程 3

() 活动通知 4

() 准备活动必需品 4

() 布置好活动现场 6

() 准备活动文件资料 6

三、活动中期的组织服务工作 6

() 活动现场的科学管理 6

(活动现场外的科学管理 7

四、活动结束后的善后落实工作 7

()活动后检查现场 7

()离场工作 7

五、活动总结 8

活动背景

本次NTR与华冠(嘉兴)家饰有限公司联合商量出来的参观接待活动,主要是为了扩大两公司在未来几年内的销售市场做准备,同时也是为了提高两公司之间的友好合作、加强联系。因此,经过两公司高层的商议决定在201338日在华冠(嘉兴)家饰有限公司总部内进行参观、了解,以加深公司之间的合作,建立更亲密的友好合作关系,该活动主要是促进华冠与NTR间的交流与和互通信息、展望未来销售市场打基础。

活动前期准备工作

(一) 活动名称

华冠(嘉兴)家饰有限公司接待活动的策划

(二) 活动时间

201338日上午8:30中午12:30

(三) 活动地点

浙江省桐乡市人民路1800号,即人民路与凤栖路口华冠嘉兴办公大楼二楼会议厅内,如下图中的华冠家饰公司的地址

(四) 活动与会人员

NTR总公司与上海喜天公司共同派来40位来访代表,华冠嘉兴林董、林副总、姚副理、吴副理、业务经理小樊、英语秘书小岳、行政秘书小沈等多人参加此次接待活动。

(五) 接待活动日程

时间

间隔

环节

具体描述

8:30

来宾到达

来宾到达公司

8:30-8:45

15min

来宾到场

茶歇∕参观样品间

8:46-9:10

15min

来宾就座

开始简报

9:11-10:40

90min

参观工厂

参观工厂制作流程

10:41-11:00

20min

返回会议厅

返回会议厅内

11:01-11:30

30min

问答时间

来宾对参观中的问题进行提问

11:31-12:00

30min

用餐时间

用餐

12:01-12:30

30min

休息

餐后休息、汇集

12:30

来宾离去

来宾离去

此次参观,是来访代表为了更加具体形象化的了解华冠(嘉兴)家饰有限公司主要的生产管理模式,亲眼观察产品的制作流程、制作产品的设备以及对产品生产过程存在的要求等,确定参观路线。

(六) 活动通知

华冠(嘉兴)家饰有限公司接待活动于2013年3月8日上午8:30—12:30在华冠(嘉兴)总部办公大楼2楼会议厅内进行,请各位来宾准时出席,谢谢。

(七) 准备活动必需品

物资明细表

序号

项  目

数 量

用  途

备  注

01

投影仪

1架

做简报时用

小心使用

02

无线话筒

4个

做简报和问答用

会前调试设备

03

音响

1只

使来宾听清内容

04

椅子

48把

安排座次

05

环保袋

40只

存放公司简章、圆珠笔、口罩、小样等物件

方便来宾存放公司的资料等

06

圆珠笔

记录用纸

40支

每人一份

提问环节可以记录

标有公司logo

07

卫生口罩

40个

参观制作流程时的保护措施

制作流程车间有悬浮颗粒,用以保护

08

公司简章

40份

有助来宾了解公司

简章要日文版本

09

公司产品小样

120件

给来宾留念、观赏

3类样品,每类40件

10

会务接待桌

2张

摆放点心、茶、咖啡等物件

11

餐布

1张

装点接待桌

12

饮水机

1个

泡茶或咖啡

来宾较多,单用一个烧水时间间隔较大

13

电热壶

1把

14

多功能插板

3个

设备接通电源

使用设备较多,多功能插板比较适合

15

一次性纸杯

3袋

接待来宾使用

卫生,方便;之后还会使用,所以多准备些

16

速溶咖啡

2盒

快速、便捷

17

黑咖啡组合

1组

有些来宾喜好黑咖啡

18

咖啡搅

拌勺

2个

19

纸巾

1包

200张抽取式纸巾

20

饮用水

6瓶

用电热壶烧的水

中等瓶装饮用水

21

纸篓桶

10只

22

小展柜

1个

放笔记本电脑和投影仪都设备

23

帷幕布

1张

阻挡不必要的日照光

会议室投影屏背面光线太亮,不利做简报

24

照相机

1台

参观拍摄和拍照

25

5号电池

6节

照相机换电池

相机电池不够时,用以备用跟换

26

点心器具

4个

盛放打开的点心

来宾不会自己打开较大件的点心,只会选择较小的点心垫肚

27

洗手液

1瓶

清洁

28

洗手间用纸

1沓

洗手后专用擦手纸

29

午餐用具

40套

接待日本客人用餐具

日本来宾

工作分配

序号

执行单位

或人员

工 作 内 容

备  注

1

清洁班

31日打会议厅、样品室、园区的卫生;

布置会场之后再次打扫会议厅,检查样品室卫生,注意园区内绿化卫生

37日下午检查卫生成果

2

总务处

安排会场座次的摆设,购买布置会场用品

35日前备齐

3

行政部

准备茶点需要食品;

会前检查会场设施是否有无不妥之处

37日或8日检查会场

4

贸易部

挑选公司样品,布置展示位置;

准备相关产品信息资料,罗列数据;

5

设计人员

制作公司简报,要求图文并茂

6

电子设备部

对需要用到理想的设备进行检测,保证设备齐全,使用无误

7

保安部

维持会场次序;

做好保健保安工作;

8

总务主管

处理临突发时间

9

小岳、小沈

担任会务服务工作

英文秘书小岳熟练与国外来宾交流;行政秘书小沈有相关的会务服务经验

    

(八) 布置好活动现场

清理之前会议厅内一切摆设,将会场布置成“而”字形形式:

将准备好的40把椅子搬进场地,按照每排每座紧挨着的方式排放座位,每排座椅从左往右对齐,前后两排之间等距,在第五六两座之间留出一列空,用于之后安置投影仪等投影设备;

在每张座椅之上放置的环保袋内,提前放入特意准备好的口罩、纸张、笔及公司准备的三个玻璃小样品;

    在一排来宾席 斜对面位置,布置一张主持台,供演讲者在发言时放置相关资料;

“而”字形会场的左手电梯出口边安排一张长方形的茶点桌,将茶、咖啡等物品放在靠近有墙的以便,以防不慎掉落,奥利奥等点心放在专用盛放物品的玻璃托盘中,以求视觉美;

在茶点桌下附近、靠近墙柱等地方放上几个垃圾桶,以便来宾扔废弃之物;

茶点桌旁边布置一台饮水机、一把电热水壶、两把热水壶,有利于节省等待烧水的时间给来宾带来不便;

会场右手墙边立体架上摆放一些小型的家居品,如相框、时钟、首饰盒等物件。

(九) 准备活动文件资料

制作来宾卡,在来宾卡上明确标明与会者的工作单位、姓名、职位等;

制作会议会议简报;

将制作的会议简报再翻译成日文,准备40份日文式简报;

相关产品信息资料。

 活动中期的组织服务工作

(一) 活动现场的科学管理

检查活动现场

开展接待活动之间的时间,达到活动会场再次确认桌椅、电源、照明、音响、话筒等设备以及安全情况。发现问题及时解决,或交办给处理临时突发时间的主管。

签到、分发文件

当来宾到达现场,将来宾卡和所涉及的文件的交到每位来宾手中,请告知妥善保管自己手上的东西,便于接下来的参观之用。

(二) 活动现场外的科学管理

经费预算

经费预算表

支出项名称

收入项

支付金额(元)

备  注

来宾客60

120.00

适当的放松活动资金,将多余的部分作为活动中的流动备用金。

NTR来访展示台卡

15.00

欢迎NTR客人横幅一条

20.00

纸杯、筷子

80.00

咖啡、水、饼干

400.00

NTR来访备用饮料

280.00

猪排试吃

40.00

NTR来访人员猪排

450.00

厨房用品(NTR用)

400.00

香蕉

350.00

纸巾

18.00

总计

2173

除却人力物力之外的,现金预算在2173元,实际所用金额按照实际支出金额算。

用餐安排

此次活动实际40位来访人员,应来访人数较多,同时来访代表之前就提出要与公司员工一同就餐的建议,最后觉得在本公司食堂一起用餐。38日中午的伙食主要是猪排、西兰花、红枣、香蕉、饮料等。

交通

NTR公司来宾是己公司安排的专用接送车辆,因此华冠公司不需特意安排车辆接送。为保证来宾在活动时间内车辆的安全与方便,故将车辆安排在华冠公司编号为1112停车场地。

保健保安

总务主管做好饮食卫生的检察,事先备好常用药物,以备不时之需。

活动结束后的善后落实工作

(一) 活动后检查现场

会活动结束后,英语秘书和行政秘书检查会场,整理相关借用物品等,分门别类最好会场的清点工作。

(二) 离场工作

最好来宾的返程准备,提前十分钟通知接送车辆司机达到办公大楼门口;在来宾等候期间将不可携带走文件资料和来宾卡收回。

资金预算结算表

活动费用核算表

支出项名称

收入项

支付金额(元)

备  注

来宾客60

120.00

作为一名优秀的出纳人员,必须将每笔资金的去向做一个明细,以便会计人员核账;同时也能随便回答领导对活动资金方面的提问等。

NTR来访展示台卡

10.00

欢迎NTR客人横幅一条

20.00

纸杯、筷子

79.00

咖啡、水、饼干

300.00

NTR来访备用饮料

258.00

猪排试吃

30.00

NTR来访人员猪排

442.50

厨房用品(NTR用)

370.00

香蕉

370

纸巾

11.80

NTR付餐费

900.00

纸篓桶10

40.00

小计

900.00

1786.30

经过仔细核对每笔出账后,公司此次接待花销1786.30元,比预计少386.70元,因来访人员自有比较强的AA制观念,因此餐费收入900.00元,因此最后的公司总共花费只有886.30元。

活动总结

这是一次较大的接待活动,我在工作中渐渐地看到理论与实践之间的差距。有些在理论中很清楚的东西,一旦照搬到实践中只会觉得自己不懂得变通,看不清事实上应该如何应对。我想这边是刚出学校步入社会的我们所缺少的东西吧。唯有通过自己努力的工作,在工作尝试才能够摸索出自己的今后的发展方向和应该为之努力的目标吧。

附件:

公司简报

华冠集团主要由华冠(嘉兴)家饰有限公司、华泰(桐乡)玻璃明镜有限公司、华广(桐乡)彩印纸品有限公司、华山彩印股份有限公司、华格林(深圳)家饰有限公司等构成。

    华冠(嘉兴)家饰有限公司,是由有30余年经验的台湾华冠集团投资,公司坐落于浙江省嘉兴市桐乡市人民路1800号,占地面积72000平方米,员工500人,企业专业生产相框、镜框、等家用壁饰品。

    华冠已通过ISO 9001以及FSC认证。企业内部有专业的产品设计人员,成熟的生产技术,先进的设备,严格的品质控管,为客户提供高品质、价格的的产品。

     华冠优势只要体现在华冠(嘉兴)家饰有限公司已通过FSC认证,可提供FSC木质产品,以及通过ISO 9001的认证为提供更好的服务,有OEM以及ODM的能力,不断于产品间发上位客户提供更多的选择。

主要设备有抽条机、自动裁板机、烘干房、接木机、分条机、集尘器、压花机等设备。

    产品展示如下:

华泰(桐乡)玻璃明镜有限公司是由华冠集团这在台湾有30年真空镀膜经验的华崟实业股份有限公司组建的国内大型专业制镜企业,公司坐落月浙江省嘉兴市桐乡市第三期经济开发区内,资本额300万美金,电力800KW

华泰环保无铅镜是世界首创采用高科技大面积水平连续式全自动磁控溅射镀真空膜设备,华泰所研发新创的环保无铅镜制程工艺讲成为镜业的产业革命,对全球的环境保护作出一定的贡献。

主要产品:环保无铅镜片(符合欧盟ROHS环保规范)、印刷镜、双色镜、PC镜、化妆盒用镜、穿衣镜等。

华泰优势主要是已通过ISO 9001认证,同时采用最先进的水平连续式全自动磁控溅射镀膜生产线,主要生产符合欧盟标准的环保无铅镜,可控制反射率以及生产不同颜色的镜片,引进意大利CNC切割机,可确保玻璃尺寸准确。

主要设备有制镜镀膜设备、切割设备、磨边设备等,如图:

意大利BOTTERO CNC全自动切割机                  制镜镀膜设备

华广(桐乡)彩印纸品有限公司是由华冠集团这在台湾有30年真空镀膜经验的华崟实业股份有限公司组建的国内大型专业制镜企业,公司坐落月浙江省嘉兴市桐乡市第三期经济开发区内,资本额200万美金。

华广优势在于进口日本最新小森(KOMORI)五色平板印刷机,以及色控机,为控制更准确的颜色,采用最先进的CTP制版机,可将电脑中的颜色数据直接输出至印刷机中,以确保颜色的准确性,摆脱以往旧式的菲林以及钢板可能造成的色差,为了环保,已申请纸头的FSC认证,于2008年年底通过ISO 901认证。

华广主要有印刷机、色控机、CTP制版机等设备,如图:

    

CTP制版机                          冲版机

     产品展示如下图:

 

 

华冠(嘉兴)家饰有限公司 接待活动的策划说明

        目  录

一、活动背景说明 3

二、活动前期准备工作说明 3

() 活动名称说明 3

() 活动时间说明 3

() 活动地点说明 3

() 活动与会人员说明 4

() 接待活动日程说明 4

() 活动通知说明 4

() 准备活动必需品说明 4

() 布置好活动现场说明 6

() 准备活动文件资料说明 6

三、活动中期的组织服务工作说明 7

() 活动现场的科学管理说明 7

() 活动现场外的科学管理说明 7

四、活动结束后的善后落实工作 8

()活动后检查会场说明 8

()离场工作说明 8

五、活动总结说明 8

参考文献 13

    14

活动背景说明

本次NTR与华冠(嘉兴)家饰有限公司联合商量出来的参观接待活动,主要是为了扩大两公司在未来几年内的销售市场做准备,同时也是为了提高两公司之间的友好合作、加强联系。因此,经过两公司高层的商议决定在201338日在华冠(嘉兴)家饰有限公司总部内进行参观、了解,以加深公司之间的合作,建立更亲密的友好合作关系,该活动主要是促进华冠与NTR间的交流与和互通信息、展望未来销售市场打基础。

活动前期准备工作说明

活动名称说明

活动会议为事而开,要讨论的核心内容即为议题,又称活动名称。华冠公司此次的接待活动主要是接待来访交流活动,因此定义华冠(嘉兴)家饰有限公司接待活动的策划。

活动时间说明

活动时间主要是选在双方都没有重要事件,且时间较为宽裕的时候。38日时值春暖花开的季节,气温较适合出行。

活动地点说明

此次接待主要以参观华冠生产过程、交流产品信息为主,故选择在华冠嘉兴公司内部举行,一来方便来宾参观工厂的生产制作过程及对产品质量的查看,二来又能看到公司员工的工作状态。

活动与会人员说明

根据活动性质、议题、任务,确定出席会议人员范围。与会人员一般包括主持人、来宾、接待员、摄影人员等,对出席会议的人数要有较精确的统计;对到达活动现场的对方公司来宾的人数也进行一次明确的统计,以便做好其他准备工作。

接待活动日程说明

活动议程是对以确定的议题列出发言或讨论的先后顺序。议程应当简单概略,并冠以序号将其清晰地表达出来。

活动通知说明

发活动通知主要有书面(文件、信函、请柬、墙报、海报等)、口头、电话、传真、电子邮件、广电媒体等多种方式,根据活动范围、活动时间长短选用。而我公司此次的活动通知选用电话联络主要考虑到两个因素:第一,我公司内部没有人可以直接与日本人日文交流,因此联系了上海分公司的日文翻译宋小姐;第二,选择电话交流主要因为此次接待活动的相关事情都是英语秘书与宋小姐单线联系,而且电话联络较为快捷有效,便于及时知晓相关重要信息资料。

活动方式说明

根据活动议题和与会者具体情况,考虑采用何种方式召开会议:或集中开,或利用电话、广播等方式分散开。但我公司这次的活动是一次参观交流的会议,是较轻松和集中的会议,根据以上的考虑选择座谈会的形式比较妥当。

准备活动必需品说明

一般的活动必需品有:纸、笔、签到册、座位名签;饮料、茶叶、茶杯、烟缸、纸篓;音响、录音、录像设备;通风、照明设备;电脑、投影、白板等演示设备;横幅、标语、气球、旗帜、会标、台布、花卉等宣传装饰用品;磁带、票箱、奖品、代表证等需用品。当然,每个活动的不用,对所需物品的要求也不同,而我们的活动必需品主要相差在产品小样、口罩、来宾卡公司简报等,不需用座位名签、烟缸、气球……详细的物资明细可参照策划中的物资明细表。

工作分配说明

一次接待活动的事情比较多,交予不同的人负责不同的事情能够高效的做好此次活动的工作,且分工明确,不会出现工作做重、少做等现象。根据各个职务的不同职责布置不同的工作任务,真正地做到各司其职。

活动现场布置说明

现场布置首先要根据活动的规模、主题,选择不同的座位布局。如小型的座谈会可选用圆形、椭圆形、长方形、“T”字形、“U”字形、“回”字形;中型会议一般采用山字形、“而”字形、半圆形的较多;最后大型的会议适合用星点式、众心拱月式这两种。根据以上的小中大会议的特点,由此可见我们的活动采用“而”字形较妥。

准备活动文件资料说明

活动文件包括:活动的程序性文件,如活动议程表;活动中心文件如发言稿、工作报告等;活动指导性文件就有法律、法规、政策等;参考性文件有技术资料、统计资料;而会议管理性文件包含会议通知、会场示意图等等。

活动中期的组织服务工作说明

活动中期的组织服务工作主要分为两种,一是活动现场的科学管理,二是活动现场外的科学管理。

活动现场的科学管理说明

检查现场说明

活动开展前检查会场,如桌椅、电源、照明、音响等设备及安全情况。发现问题及时解决。

签到、分发文件说明

参加活动人员一定要签到,而签到的方式不只是薄式签到,还有卡正式签到、座次表签到、电子计算机签到。本次我们选用卡正式签到,将印好的签到证发给每位与会人员,卡上一般印有活动的名称、日期、座次号、编号、名字等;而座次表签到一般按照会议规模,事先制定好座次表,座次表上每个座位填上与会人员姓名、和座位号码,参加活动的人员到会时,就在座次表上销号表示出席;电子计算机签到就相当快速、准确、简便,参加活动的人员进入活动场地,只要把特质的卡片放到机内,签到机就将与会人员的姓名、号码传到那个中心,与会者的签到手续在几秒钟内办完。

活动现场外的科学管理说明

经费预算说明

活动前经费预算,合理安排,预留部分流动资金。提倡精打细算,节约开支;反对奢侈浪费。

 

用餐说明

根据参会人数及具体情况、以及来宾要求安排用餐地点、安排伙食,注意荤素营养搭配等具体情况。

活动结束后的善后落实工作说明

活动后检查现场说明

活动结束奥后,秘书人员要抓紧时间组织有关人员收拾清理会场,归还借用物品,保持会场原貌。如发现与会者遗失物品,应及时联系归还。

  

离场工作说明

做好与会人员的返程工作,对贵宾要先送行。会期长的,在会前或会中秘书人员应做好车船机票的预定工作,对需送行的要安排好交通工具。

资金预算核对说明

做好资金预算复核工作,将接待活动中需要支出的项目一天一天的登记清楚,将每一笔款项的金额在支付栏填写。出纳人员做好报账工作,复核所有开支、收入,结算最终的费用。

活动总结说明

这样一次活动,带给我的不仅仅是活动的精彩与否,而是工作方向的转变。使得年轻的我们在工作的历练中一次次的加深印象——有时候的工作不单是工作,而是一个人在工作的过程上成长、蜕变,因为这些是在学校里不能触碰到的。如果说学校是个象牙塔,那个社会就是个大染缸,至于自己想要拥有怎样的未来,是现今的我们该思考的,因为每一次的选择都伴随着一个相应的结果。在工作上犯了一次错误,或许被原谅,或还有纠正错误的机会。但是,在人生的道路是没有人可以回头再重来的,人生的旅途只有前进,没有回头的。因此要走好当下的每一小步,不该在未来的时间内怨。

不论在何种情况下,自己都该细细思考一下,工作有工作上的思索,生活有生活的状态,感情有感情的烦恼,要想活着快乐,就要明确自己想要做些什么,又能做写什么……

参考文献

孙荣,《秘书学概要》[M],上海社会科学出版社;2006-8

楼淑君.《新编秘书理论与实务[M]机械工业出版社.2010-2

墨,《从就业看当前文秘专业教学存在问题与对策》[J],职业培训教育网,2011-06-29

葛红岩、施剑南,会议组织与服务[M],上海财经大学出版社;2007-11

田长广,《现代策划案例精选》[M],北京大学出版社;2008

赵中利,现代秘书心理学[M],北京高等教育出版社,2004-02-01

张京品、铃木典夫,零起点轻松说日语[M],中国宇航出版社,2011-01-01

朱小平,《新编出纳速成》[M],中国致公出版社,2007-06

高海生,秘书基础[M],高等教育出版社,2002-12

致   谢

在本人完成本论文的过程中,受到了许多老师以及同学的帮助,使我深受感动。在这里,我由衷地向他们表示深深地感谢。谢谢各位指导老师给予我的指导和帮助。

                                                     2013年5月

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