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沈骏骜同学:浅谈提升行政秘书职业道德修养的措施及意义

发布时间:2013-10-14  来源:原创  作者:沈骏骜同学 指导老师:杨方  发布者:网络秘书  浏览次数:0  
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浅谈提升行政秘书职业道德修养的措施及意义

人文与信息系 文秘10班

沈骏骜

(指导教师 杨方)

    摘要随着科学技术的迅猛发展,社会对于秘书人员的需求日益增加,特别是行政秘书成为企事业单位不可或缺的职位。本文首先通过分析和研究行政秘书的职业道德修养引出话题,并结合自己的工作经验说明行政秘书人员应该具备哪些职业道德修养,其次论述提高秘书职业道德修养的措施和方法,最后说明秘书职业道德修养的意义。并在此基础上不断优化,以此来提升自己的能力,更好地为企事业单位服务。

关键词:行政秘书;职业道德修养;思想道德

Abstract: With the rapid development of science and technology, society needs more and more secretaries, especially administrative secretaries. This paper through the analysis and research on the administrative secretary professional ethics accomplishment which leads to the topic. According to my experience that occupation morals of the administrative secretary and discuss how to improve our moral cultivation. And explain the significance of occupation moral. This is the key of this paper.

Key words: administrative secretaries; work ethic; ethics


第一章、行政秘书的职业道德修养及要求

(一)、行政秘书的概念

行政秘书是协助领导人联系接待,办理文书和交办事项的工作人员。他的工作内容以公司运营保障为主,工作内容较为多元化,需要具备基础的文书写作、档案管理,并熟练使用和操作办公自动化设备,包括计算机、打印机、传真机、复印机等。

行政秘书需要有良好的文字表达能力,有一定英语基础,具备较强的听说能力,工作效率高、条理性强、具有较强的应变能力和团队合作精神,有时还要负责办公用品的保管领用工作,办公设备的日常维护等工作,并帮助人事行政经理完成部门的相关工作,以及其它总裁交办的任务。

(二)、行政秘书职业道德的涵义

职业道德就是与职业活动紧密联系、符合职业特点要求的道德准则、道德情操与道德品质的总和。秘书工作是一项具有综合性、服务性、辅助性、政治性的工作,秘书岗位对从业人员的职业素质有着较高的要求,秘书人员除了要具备合理的知识结构与技能素养外,还要遵守相应的职业道德,秘书人员的职业道德是秘书工作的根基,同时它也引导着秘书工作的发展方向。

行政秘书的职业道德是指行政秘书人员在其职业范围内所需要遵守的一切行为规范的总和,是秘书在行政工作中应该具备的职业责任、职业情感、角色定位以及应该遵循的职业纪律和职业操守。行政秘书的职业道德是从事行政事务工作的必备条件。

(三)、行政秘书的职业道德修养

职业道德修养,是指从事各种职业活动的人员,按照职业道德基本原则和规范,在职业活动中所进行的自我教育、自我改造、自我完善。

行政秘书的职业道德修养,就是从事行政工作的秘书人员在道德意识和道德行为方面的自我锻炼和自我改造中所形成的职业道德品质以及达到的职业道德境界。

第二章、提升行政秘书职业道德修养的措施

(一)、严格遵守行政秘书的职业道德规范

1、行政秘书的职业道德规范

行政秘书的职业道德规范是秘书在从事职业活动中必须遵守的行为准则,是社会道德的重要组成部分。职业道德从道德层面规定秘书以怎样的思想情感、态度作风和行为方式来对待自己的本职工作,以及在进行职业活动中应该履行的职责。良好的职业道德是秘书在职业活动中必须遵循的行为规范,也是秘书人员自我完善的必要条件。

2、严格遵守职业道德的基本要求

(1)、忠于职守,自觉履行各项职责。

各行各业的工作人员,都要热爱本职工作,这也是职业道德的一条主要规范。行政秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位,自觉履行秘书的各项职责,认真辅助领导做好各项工作,不能越俎代庖,擅权越位。

2)、兢兢业业,甘当无名英雄

秘书的工作性质,要围绕领导工作而展开。脚踏实地,密切联系实际和群众,不计个人得失,有吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。

在我的工作中,主要负责街道办事处的一些繁琐小事,如有街道居民来办公室向主任反映情况,我必须做好基本的接待工作,如若主任外出办事,我必须了解居民大致反映的问题以便等主任回来时告诉他。作为一名街道行政秘书,我的工作是简单而沉闷的,除了需要具备一些基本的办公自动化能力外,还必须具有一定的沟通技巧,一定的人际沟通能力。

3)、谦虚谨慎,办事公道,热情服务。

秘书人员不能因为在领导面前工作而自命不凡,自以为是,要平等地同各职能部门商量工作,虚心听取他们的意见,在工作中要善于协调矛盾,搞好合作。秘书人员对领导和群众都要一视同仁,秉公办事,切忌因人而异,亲疏有别。同时要充分认识自己所从事工作的重要作用。

我的工作职能除了日常的办公以外,还包括对一些客人的接待,在接待之前要备好茶水并了解来宾是否和主任有预约,对每一个客人都保持礼貌和热情,如果主任开会没有回来,必要时还需要和到访者聊天,以打发枯燥乏味的等待时间,而不能自管自做自己喜欢的事情,而冷落了来访者。

4)、遵纪守法,廉洁奉公。

秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现,是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。

作为一名街道办事处的文秘人员,我其一要做的就是遵守单位的各项制度,并认真去履行。除了不迟到不早退之外,一些细节的地方也必须铭记在心,比如,上班不能挂QQ或是玩手机,不能利用闲暇的时间去做自己的私人事情,不能把不好的情绪带到单位来等等。俗话说的好,没有规矩不成方圆,不管是家庭、企事业单位、还是社会这个大家族,我们必须用相应的规章制度去约束自己,这是对自己的一种督促,同时也是一个社会团体的职责所在。

5)、实事求是,勇于创新

秘书人员要坚持实事求是的工作作风,一切从实际出发,联系实际,坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际,从客观存在的事实出发,秘书人员无论是收集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件,都必须端正思想,坚持实事求是的原则。

作为一名行政秘书,除了要实事求是办事外,还要强烈的创新意识,不断提出新问题,寻找新的路子。

创新是灵魂,是促进发展的动力,创新意识是人们对创新的认识,思想观念的心理活动。办公室工作是一项综合性很强、服务性要求很高、成就感却很低的工作,需要的是综合素质较强的文秘人员。有时候,我也感到了办公的无趣和乏味,每天需要准备大量的会议材料、简报和红头文件,除了归档和装订成册外,还要在电脑上做好详细的记录,特别是一些机密文件。

但办公室工作不是“收发室”,不是“转运站”,不能简单抄照转上级指示;不是“勤杂工”,只停留在完成一般日常事务性的工作上,而应注意研究新情况,产生新思想,解决新问题,不断有所发现,有所创造,最重要的一点就是注意灵活性。

(二)、进一步提升行政秘书的职业素养

1、培育行政秘书的基本素养,提高办公写作能力

行政秘书人员工作的周全性,除了应具备一般素质之外, 还必需具备比秘书本职工作的性质更高的要求, 其中尤以“德”、“谋”、“书”为最根基素养和营业能力。一个称职的行政秘书人员,如若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”、“张良之才”,也不能算是一个及格的秘书。秘书不为名,不为利,任劳任怨, 为了综合提高秘书人员的文稿质量,要注重“四抓”:

(1)、抓进修练内功。在进修内容上,着重学政策、学理论、学法令、学写作。

作为一名街道的行政秘书人员,有时需要去草拟一些文件,一般都是一些比较简单的行政公文,如通知、通报、请示、会议纪等。我在拟写这些文件时除了需要注意相应公文的格式之外,还应注意公文写作语言的严谨性,边工作、边进修、边总结、边提高,使撰写的文稿血肉俱全。

(2)、抓磨炼增能力。积累丰富的经验,增强公文写作能力,磨练实践能力,提高积极进取的精神。

行政秘书具备一定的写作能力和办事能力必须累计一定工作阅历和实践能力。常言道,实践出真知,我认为,秘书工作的能力的强弱和一个秘书自身接触的经验和实践能力密切相关,一个合格的秘书人员除了具备一定的专业能力素养外,还必须具备实践精神,更好地为社会服务。

(3)、秘书人员要经常博采来自方方面面、正正反反的信息,罗致精髓,为已所用;同时,要经常去各地进修考绩,解放思维,坦荡视野,增添见识、才干。

(4)、抓打点促效率。成立健全各项规章轨制,实现制度的规范化、轨制化和科学化,尤其要抓好方针,对秘书人员每次的文稿,按照难易水平、完成时限进行量化。

2、增强行政秘书的“六种意识”, 顺应成长需要

增强秘书人员的职业素养培植,不仅要强化传统的处事意识、调研意识等,还要具有自我意识、信息意识、超前意识、立异意识、竞争意识、责肆意识等六种现代意识,以顺应市场经济和国内外形势成长的需要。秘书的自我意识是指秘书人员对自身和所处情形关系的熟悉和感应感染,它是秘书人员现代意识的内容之一。虽然秘书工作具有很强的从命性、处事性特点,但秘书人员又都是具有自力人格和自力思维能力的个体,作为一个秘书人员,应该磨炼和培育自己的自力思虑和独当一面的能力 ,以便在率领抉择妄想前为之供给有用的依据,在率领抉择妄想后正确体味并执行其意图。

(三)、强化对行政秘书人员的思想道德教育

思想道德同法律、制度约束来比,本身强调的是一种发自内心的自律行为,它是行政秘书遵纪守法的基础和保障。只有经过良好的思想熏陶,才能摆脱对物欲的诱惑,才能在现有不健全的法律和监督机制下,约束好自己的行为,不用手中的权力谋取私利。

同时,增强行政秘书人员的思想道德教育有益于秘书工作更加完美有效的进行,思想道德教育是秘书人员应该具备的根基能力,对秘书自身的素养来说尤为重要。

行政秘书良好的职业道德最终依赖于科学的人生观、世界观、价值观的确定。加强思想道德建设应从两方面入手:

1、加强秘书人员的理想信念教育

经过20多年的改革开放,我国的经济建设已在世界和平崛起,但不能因为综合国力的增强,而放弃对共产主义远大理想的教育,反而应该加强这方面教育。共产主义信念教育不仅能加强行政秘书的自身素质,还能帮助他们看到社会主义初级阶段的优越性所在,自觉地维护社会主义事业的发展。

在我看来,加强秘书人员的理想信念教育是完全有必要的。共产主义的信念教育是我们从小就应该得到培养的教育之一,作为一名当今的共青团员,应该朝着党的方向迈进,爱党敬业,热爱祖国,不只是行政秘书人员,每一个社会公民都需要具备这种意识。

2、加强为人民服务、责任观念教育

只有正确地认识权利,才能正确地使用权力,从而树立全心全意为人民服务的观念增强行政秘书的政治责任感和道德责任感。

行政秘书人员的本职工作就是为社会团体服务,包括机关、企事业单位等,其本质都是为人民服务。行政秘书人员应该本着为人民、为社会服务的原则,认真负责,工作时一丝不苟。

(四)、加强法律制度和监督机制的建设

行政秘书的职业道德建设,只依靠秘书自身的道德约束、自律是远远不够的,还应出台相关的强制性法律措施。据我了解,我国目前还没有这方面的明确法律文件,但这并不意味着没有存在的必要,将行政秘书的职业道德法律化、制度化,对于提高行政秘书的职业道德,保持其清正廉洁、克己不公、依法行政、恪守机密等都具有重要的约束作用,还可以有效防止不道德行为的滋生和蔓延。

(五)、借鉴国外行政秘书职业道德建设的经验

在中国,行政秘书的职业道德建设是与中国特色的社会主义政治制度结合在一起的。但这并不意味着我们对于职业道德的建设可以闭关自守,闭门造车。国外成功的职业道德建设经验,也可拿来为我们所用。而且,较为完善的职业道德监督和惩处机制,是一个国家职业道德建设成熟的标志。

当然,借鉴国外的经验,并不是拿来照搬的,我们应该结合我国的实际情况和基本国情,在实践中不断摸索和完善。借鉴国外秘书的职业道德建设经验只是为了更好地提高我国行政职业秘书的素养建设,更好地为社会团体服务。

第三章、提升行政秘书职业道德修养的意义

(一)、良好的职业道德有助于秘书职业的发展

职业道德同人们的职业活动相联系,具有自身职业特征的道德和规范。秘书的职业特点,决定了秘书的职业道德修养的内容。由于秘书人员是秘书工作的主体,能否做好秘书工作,很大程度上取决于秘书人员所具备的职业道德修养层次的高低。良好的职业道德修养是秘书人员从事快节奏、高效率工作的动力;是秘书人员自我完善的必要条件,是秘书人员职业活动的指南。

当今社会,个人的综合素质水平日益受到人们重视,职业道德是一种职业规范,职业道德标准的多元化,代表了不同企业可能具有不同的价值观,并承载着企业文化和凝聚力,影响深远。

(二)、中华民族的优秀道德遗产基础继承了良好的职业道德

当代我国秘书的职业道德是以中华民族的优秀道德遗产为继承基础的社会主义职业道德。秘书人员必须时时刻刻遵循职业道德规范,努力使自己成为一个具有高尚道德品质的合格秘书人员。

(三)、秘书的职业道德决定了秘书工作的质量

行政秘书的职业道德是一个长期磨练和实践的过程,需要秘书人员自觉做出多方面的努力,理论和实践相结合是秘书职业道德修养的基本原则,要求每个秘书人员要身体力行,把对职业道德规范的认识贯彻到实际工作和日常生活中去。

秘书人员的职业道德决定了秘书工作的质量,我现在的工作主要是处理一些日常所需的文件,拟写一些公文,收发信件和登记材料。我觉得行政秘书的工作绝不仅仅是在办公室处理一些办公材料和草拟文件,对于秘书来说,更重要的是具有秘书的职业道德,这对加强秘书工作起着推进作用。

加强秘书职业道德也是由秘书工作的现状和发展决定的。首先,必须在思想政治上坚持四项基本原则。秘书工作的现代化,各种先进电子技术和设备,只是秘书工作的手段、工具,而对外开放是党和国家长期的战略决策,它将大大促进我们的现代化步伐。因此,良好的职业道德推动着秘书人员工作的发展,我们作为新一代的青年,应致力于提高秘书职业技能和综合素质的培养,为秘书工作的发展出一份力!

四、结论

综上所述,本人在收集了大量资料和书籍后,大致从三个方面比较清晰和完整地阐述了行政秘书职业道德修养构成与要求。本人作为一名就职于街道办事处的行政秘书人员,在查阅了相关文献材料基础之上,结合自己的实习工作经验,就行政秘书的职业道德修养提出了自己的观点与见解。在对于行政秘书的职业道德修养构成与要求的问题上,本人就如何提高行政秘书的职业道德修养措施和方法总结出几点:首先,对于行政秘书人员来说,必须严守秘书的职业道德规范和基本要求,认真做好领导的辅佐与参谋;其次,提升行政秘书人员的职业素养也是尤为重要的,同时还应强化对行政秘书人员的思想道德教育,树立其良好的人生价值观;最后,加强秘书人员的法律制度和监督机制的建设,并可以适当的借鉴国外秘书人员职业道德的成功经验,取长补短,这也是提升行政秘书职业道德修养的一种方法。


五、参考文献

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[10] 廖沛业.当领导的秘书应该注意哪些问题[EB/OL]

[11] 王庆光.秘书[M],北京:高等教育出版社,1999.10-12.


致谢

完成了毕业论文的写作,我在学校三年的大学时光也将过去,白驹过隙,日月如梭,时间在证明着我们的进步与成长。在此我感谢帮助过我的老师和同学,谢谢你们陪我走过的点点滴滴。

当然,我最要感谢的是我的论文指导老师杨方老师,杨方老师治学严谨,学识渊博,这篇论文从刚开始的拟题,在到开题报告的完成,初稿,修改到定稿,离不开杨方老师给予我无微不至的教导和关怀,在此,向杨芳老师致以最崇高的敬意和衷心的感谢。

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